"Si un proyecto sigue estando en tu mente, es que aún te quedan cosas por planificar."
Entre todos los métodos de productividad personal que existen, podríamos decir que éste es el más popular.
Parte de la premisa de que el tiempo no se gestiona y de que sólo se pueden gestionar las actividades. De hecho, considera que la ausencia de determinación para fijar las “acciones siguientes” es la principal vía de agua de la productividad.
Considera que la capacidad de pensar, destreza clave del ser humano, está seriamente amenazada por:
- la dificultad creciente de mantener la concentración en un mundo lleno de distracciones,
- y el mal hábito de utilizar la mente como almacén de memoria para albergar un enorme y creciente caudal de información.
Esta sobrecarga genera agobio y estrés, lo cual nos impide gobernarnos en el día a día.
CONTROL - Proceso de pensamiento fundamental: 5 pasos
Por ello, debe crearse un hábito (rutina) de control del flujo de trabajo consistente en:
- CAPTURAR o RECOPILAR los asuntos inconclusos en una “bandeja de entrada”, lugar seguro y fiable, para que la mente humana se dedique a pensar (“Be water”), no a recordar.
- ACLARAR o PROCESAR qué es cada cosa y qué vas a hacer con ella
- ORGANIZAR los resultados en carpetas o listas:
ELEMENTOS REALIZABLES (sí requieren acción)
– Acciones siguientes (agrupables “por contextos”)
– Calendario
– Proyectos (actividad que pide más de una acción)
ELEMENTOS NO REALIZABLES (no requieren acción)
– Lista de comprobación
– Algún día / Tal vez
– Referencias
- REVISAR con regularidad el sistema
- HACER lo adecuado en cada momento
PERSPECTIVA - Modelo de los niveles de altitud o de enfoque
La mayoría métodos de productividad personal son “top-down”: empiezan desde arriba definiendo un plan estratégico, una misión, objetivos,… y van descendiendo hasta las metas, tareas, etc.
No es que GTD establezca que tenemos que emplearnos en la gestión de las actividades en lugar de pretender gestionar el tiempo y quedarnos ahí. Lo único que hace es que les da la vuelta, asume una ruta “down-top” (modelo de abajo arriba) y establece que hasta que no existe un adecuado control de la base, no se pasa al siguiente escalón. De esta manera, el modelo GTD crea un paralelismo con la que representa la maniobra de despegue de un avión, donde se fija:
- la cota cero para las “actividades” que se llevan a cabo en la pista antes de levantar el vuelo
- la cota 3 kms para los “proyectos“
- 6 kms para las “áreas de atención“: los aspectos de tu vida a cuyo seguimiento te has comprometido
- 9 kms para “metas y objetivos“: grandes aspiraciones con fecha de ejecución
- 12 kms para la “visión“: lo que representa tu idea del éxito
- y 15 kms para el “propósito“: el para qué
Siempre que pienses que te enfrentas a una decisión complicada, estás dudoso y necesitas mayor claridad, vas a necesitar ascender.
Cuando sabes a dónde quieres ir pero te falta generar movimiento, vas a tener que descender en la pirámide.
Mapa de planificación
Es una herramienta de pensamiento que emula al funcionamiento de nuestro cerebro cuando planifica, actuando de una forma sencilla pero potente. Está pensada para ayudarnos a tomar el control y adquirir perspectiva de cualquier asunto.
Según la claridad que necesiten los proyectos debemos seguir más o menos pasos de entre los siguientes:
- Definir propósitos y principios (tienes deseo de hacer algo)
- Visualizar los resultados (imaginas cómo será)
- Generar tormenta de ideas (ideas cómo hacerlo)
- Organizar (clasificas estas ideas)
- Identificar próximas acciones (defines 1ª acción que convertirá deseo en realidad)
Aplicando la regla del 80/20: En el 80% de proyectos sólo necesitaré 2 y 5; para el 15%, también el 3 y 4; y sólo para el 5% tendré que seguir todos los pasos
Autoevaluación
¿Cuánto sabes de GTD?
