La toma de decisiones es una actividad cotidiana y transversal. Continuamente estamos eligiendo entre distintas alternativas y cada elección implica dar prioridad a una opción con respecto a las demás. Disponer de una herramienta que nos ayude a tomar decisiones puede resultarnos de ayuda, siempre que esté bien diseñada y contemple todos los escenarios posibles.
Cuando hablamos de organización personal, de poner orden en nuestra agenda diaria y gestionar adecuadamente los inputs que nos llegan cada día, una de las técnicas más populares es, sin duda, la matriz urgencia-importancia. ¿De dónde viene su popularidad y cómo ha sido considerada hasta la fecha? ¿Está bien conforme está o es mejorable?
REVISIÓN HISTÓRICA
Dwight D. Eisenhower
General del ejército de los EEUU, durante la 2ª Guerra Mundial, había alcanzado fama mundial como el estratega militar que planificó el desembarco de Normandía, el 5 de junio de 1944, día “D” que, según los expertos, marcó el desenlace final de la contienda que todos conocemos. Posteriormente, los réditos de su buen hacer le auparon a la presidencia de los EEUU desde 1953 hasta 1961, entre Harry Truman y John F. Kennedy.
Es curioso, pero nadie tiene constancia escrita de que definiera la matriz que lleva su nombre, tal y como la conocemos ahora. Tan solo se sabe que, recién aupado al cargo, durante un discurso en 1954, citando a un rector universitario sin especificar su nombre, pronunció la frase:
Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.
Stephen Covey - "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva"
Eisenhower falleció en 1969. Veinte años más tarde, Stephen Covey publicó su famosa obra “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“. Inspirándose en la cita a la que acabamos de hacer mención, al tratar del Hábito 3 (“Poner primero lo primero”), rescató la idea de relacionar entre sí las variables urgencia e importancia. Dándole forma de matriz 2 x 2, pasó a denominarla MATRIZ DEL TIEMPO y así fue como la hizo suya. Por este motivo, muchos la conocen como MATRIZ DE COVEY.
Esta herramienta demostró ser útil para la toma de decisiones sobre las tareas a realizar, pues invitaba a seguir estrategias distintas, según el cuadrante de la matriz en que se ubicaban. Su uso ha permitido priorizar unas sobre otras y mejorar así la gestión de la carga de trabajo.
David Allen - “Getting Things Done”
El creador del método GTD rechaza de plano la utilidad en el uso de esta herramienta. Basa sus planteamientos en la idea de que eso de “planificar y priorizar” son conceptos antiguos a superar con sus famosos “control y perspectiva”, ya que no se puede adivinar el futuro y la realidad es cambiante.
Desde GTD se tacha de absurdo, ineficiente, ridículo e inútil el hecho en sí de planificar entendido como decidir qué vas a hacer y cuándo. Consideran, pues, que la matriz de Eisenhower no sirve como herramienta de toma de decisiones, ya que, según dicen, está basada en criterios subjetivos, como la importancia y la urgencia.
Lo objetivo, según GTD, es basar la toma de decisiones, en la intuición, en el corazón, en el intestino, en el estómago o en las vísceras.
Iñaki Bustínduy & J.A. Aguilar - "La gestión LEAN del tiempo”: Método LTM
Estos autores coinciden en negar que las variables de priorización, urgencia e importancia, puedan ser tenidas en cuenta para limpiar nuestras agendas de tiempo ineficaz:
- La URGENCIA, por ser amiga de la “no calidad”. Exige trabajar al límite, promueve la multitarea, empuja a caer en errores más a menudo. Además, la calidad del entregable es inversamente proporcional a la proximidad de la fecha de entrega.
- La IMPORTANCIA, por su carácter subjetivo e individual: lo que es importante para ti, quizás no lo sea para mí. Por lo tanto, no es un criterio homogeneizable para la eficacia.
REFORMULACIÓN "Matriz del tiempo"
Antonio Ferrer - "Método ON-TIME"
Tal y como se expone en el “Ensayo crítico sobre GTD”, desde ON-TIME consideramos erróneos los planteamientos del Sr Allen. En relación a las argumentaciones del “método LTM” de Bustínduy & Aguilar, consideramos lo siguiente:
- La URGENCIA reunirá connotaciones negativas y será indeseable, peligrosa y amiga de la “no calidad”, pero existe. No iremos a buscarla, pero tampoco podremos negar su existencia. Unas actividades tendrán una proximidad a su vencimiento superior al que tendrán otras y este dato se ha de tener muy en cuenta. Obviarlo puede acarrearnos consecuencias.
- La IMPORTANCIA será subjetiva e individual, pero es que precisamente soy yo quien tiene la necesidad de decidir. Soy yo, y no otro, el individuo que se ve en la tesitura de comparar entre actividades a realizar, cuáles contribuyen en mayor medida a sus objetivos y cuáles lo hacen en menor grado.
Desde ON-TIME queremos reivindicar, pues, la usabilidad de la MATRIZ DEL TIEMPO como herramienta de priorización. Eso sí, reformulándola y adaptándola a los requerimientos prácticos de la era digital que habitamos. Una era donde, tanto el ritmo como el caudal de entrada de información, crecen exponencialmente y las prioridades cambian a velocidad de vértigo.
Por ello, realizamos un par de retoques en su diseño que nos permiten solucionar dos problemas:
En el Cuadrante I, donde confluyen lo urgente e importante, Covey invitaba a pasar a la acción inmediata (“Hazlo ya”). Consideramos que gestionar de este modo la inmediatez que entrañan las emergencias, las urgencias, los imprevistos y las interrupciones, no es adecuado y, por lo tanto, merece ser repensado. No parece sensato darle siempre prioridad total a lo que llega desde afuera pidiendo paso, sin tener en cuenta aquello que estamos haciendo voluntariamente y con intención de cumplir, porque nos hemos preparado con antelación para ello.
Así pues, el método ON-TIME propone sustituir en el Cuadrante I la instrucción “Hazlo ya” por la Matriz de prevalencias, un mecanismo que nos permite definir a priori, en qué casos daremos prioridad a una tarea programada y en qué casos ésta tendrá que cederle el paso a una tarea sobrevenida.
La matriz de urgencia-importancia, tal y como está definida, sólo sirve para gestionar las actividades. Sin embargo, resulta de vital importancia gestionar, además, la información que no se traduce en acción, pero sí que requiere de nuestra atención y, por lo tanto, nos afecta.
Para ello, el método ON-TIME define un cubículo al que denomina FILEBOX en el que albergarán los ITEMs que no requieren acción, pero sí atención, distinguiendo entre EVENTOS (con fecha) e INFORMACIÓN (sin fecha).
Los EVENTOS podrán tener más o menos urgencia (proximidad al vencimiento) mientras que la INFORMACIÓN podrá ser más o menos importante (según su grado de contribución potencial a objetivos). Pero, en ambos casos, el rol que asumiremos será el de testigo.
El método ON-TIME pone el foco en el HACER y basa todo su desarrollo en permitir que coexistan y sean compatibles dos tipos de realidades:
- La programada (Programación Diaria de Actividades: PDA)
- La no programada o sobrevenida: transformación de los INPUTs de información salvaje que nos van llegando (llamadas, correos, mensajes, pensamientos…) en ITEMs domesticados, tipificados, clasificables y gestionables con un tratamiento diferencial (eventos, encargos, deseos, tareas, urgencias, imprevistos…)
Estas realidades son perpendiculares porque se relacionan entre sí en modo caos o amenaza constante de choque. De ahí que, para evitar que se produzcan los impactos, se necesite regular este tráfico de un modo claro.
ON-TIME define una estructura de cubículos (BOXES) para clasificar los ITEMs (INPUTs transformados) conforme van entrando en nuestro sistema a lo largo de la jornada laboral, siguiendo unas normas básicas que dotan de sentido y cordura la organización de nuestra agenda personal. Sin bandejas de entradas ni intermediarios que resten efectividad al proceso de trabajo (WORKFLOW). Poniendo nombre y apellidos, etiquetando, a la vez que ubicando en espacios concretos, todo lo que llega a nuestra mente. En tiempo real, sobre la marcha, mientras está transcurriendo la jornada.
La técnica del INTERROGATORIO SECUENCIAL es la que nos permite lograr este resultado. Sobre cada INPUT, se debe averiguar:
- ¿Requiere más ATENCIÓN por nuestra parte?
- NO: OUTBOX ⇒ ELIMINAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Supone llevar a cabo alguna ACCIÓN?
- NO: FILEBOX ⇒ ANOTAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Debemos asumir la AUTORÍA EN LA EJECUCIÓN?
- NO: SIDEBOX ⇒ VIGILAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Es preciso meter PRISA para que pueda hacerse DENTRO DE LA JORNADA LABORAL?
- NO: INBOX ⇒ PLANIFICAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Exige tal INMEDIATEZ que pide ser ejecutado YA?
- NO: LATER ⇒ REUBICAR
- SI: NOW ⇒ Matriz de Prevalencia
- Tipo de TNP que entra
- Tipo de PDA en que me encuentro
La secuencia animada del proceso de trabajo o WORKFLOW que sigue el Método ON-TIME se puede visualizar en el siguiente vídeo:
Tras llevar a cabo esta reformulación, la MATRIZ DEL TIEMPO quedaría configurada así:
