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Análisis: MATRIZ DEL TIEMPO
26/01/2023 / Deja un comentario
La toma de decisiones es una actividad cotidiana y transversal. Continuamente estamos eligiendo entre distintas alternativas y cada elección implica dar prioridad a una opción con respecto a las demás. Disponer de una herramienta que nos ayude a tomar decisiones puede resultarnos de ayuda, siempre que esté bien diseñada y contemple todos los escenarios posibles.
Cuando hablamos de organización personal, de poner orden en nuestra agenda diaria y gestionar adecuadamente los inputs que nos llegan cada día, una de las técnicas más populares es, sin duda, la matriz urgencia-importancia. ¿De dónde viene su popularidad y cómo ha sido considerada hasta la fecha? ¿Está bien conforme está o es mejorable?
REVISIÓN HISTÓRICA
Dwight D. Eisenhower
General del ejército de los EEUU, durante la 2ª Guerra Mundial, había alcanzado fama mundial como el estratega militar que planificó el desembarco de Normandía, el 5 de junio de 1944, día “D” que, según los expertos, marcó el desenlace final de la contienda que todos conocemos. Posteriormente, los réditos de su buen hacer le auparon a la presidencia de los EEUU desde 1953 hasta 1961, entre Harry Truman y John F. Kennedy.
Es curioso, pero nadie tiene constancia escrita de que definiera la matriz que lleva su nombre, tal y como la conocemos ahora. Tan solo se sabe que, recién aupado al cargo, durante un discurso en 1954, citando a un rector universitario sin especificar su nombre, pronunció la frase:
Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.
Dwight D. Eisenhower Tuit
Stephen Covey - "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva"
Eisenhower falleció en 1969. Veinte años más tarde, Stephen Covey publicó su famosa obra “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“. Inspirándose en la cita a la que acabamos de hacer mención, al tratar del Hábito 3 (“Poner primero lo primero”), rescató la idea de relacionar entre sí las variables urgencia e importancia. Dándole forma de matriz 2 x 2, pasó a denominarla MATRIZ DEL TIEMPO y así fue como la hizo suya. Por este motivo, muchos la conocen como MATRIZ DE COVEY.
Esta herramienta demostró ser útil para la toma de decisiones sobre las tareas a realizar, pues invitaba a seguir estrategias distintas, según el cuadrante de la matriz en que se ubicaban. Su uso ha permitido priorizar unas sobre otras y mejorar así la gestión de la carga de trabajo.
David Allen - “Getting Things Done”
El creador del método GTD rechaza de plano la utilidad en el uso de esta herramienta. Basa sus planteamientos en la idea de que eso de “planificar y priorizar” son conceptos antiguos a superar con sus famosos “control y perspectiva”, ya que no se puede adivinar el futuro y la realidad es cambiante.
Desde GTD se tacha de absurdo, ineficiente, ridículo e inútil el hecho en sí de planificar entendido como decidir qué vas a hacer y cuándo. Consideran, pues, que la matriz de Eisenhower no sirve como herramienta de toma de decisiones, ya que, según dicen, está basada en criterios subjetivos, como la importancia y la urgencia.
Lo objetivo, según GTD, es basar la toma de decisiones, en la intuición, en el corazón, en el intestino, en el estómago o en las vísceras.
Iñaki Bustínduy & J.A. Aguilar - "La gestión LEAN del tiempo”: Método LTM
Estos autores coinciden en negar que las variables de priorización, urgencia e importancia, puedan ser tenidas en cuenta para limpiar nuestras agendas de tiempo ineficaz:
- La URGENCIA, por ser amiga de la “no calidad”. Exige trabajar al límite, promueve la multitarea, empuja a caer en errores más a menudo. Además, la calidad del entregable es inversamente proporcional a la proximidad de la fecha de entrega.
- La IMPORTANCIA, por su carácter subjetivo e individual: lo que es importante para ti, quizás no lo sea para mí. Por lo tanto, no es un criterio homogeneizable para la eficacia.
REFORMULACIÓN "Matriz del tiempo"
Antonio Ferrer - "Método ON-TIME"
Tal y como se expone en el “Ensayo crítico sobre GTD”, desde ON-TIME consideramos erróneos los planteamientos del Sr Allen. En relación a las argumentaciones del “método LTM” de Bustínduy & Aguilar, consideramos lo siguiente:
- La URGENCIA reunirá connotaciones negativas y será indeseable, peligrosa y amiga de la “no calidad”, pero existe. No iremos a buscarla, pero tampoco podremos negar su existencia. Unas actividades tendrán una proximidad a su vencimiento superior al que tendrán otras y este dato se ha de tener muy en cuenta. Obviarlo puede acarrearnos consecuencias.
- La IMPORTANCIA será subjetiva e individual, pero es que precisamente soy yo quien tiene la necesidad de decidir. Soy yo, y no otro, el individuo que se ve en la tesitura de comparar entre actividades a realizar, cuáles contribuyen en mayor medida a sus objetivos y cuáles lo hacen en menor grado.
Desde ON-TIME queremos reivindicar, pues, la usabilidad de la MATRIZ DEL TIEMPO como herramienta de priorización. Eso sí, reformulándola y adaptándola a los requerimientos prácticos de la era digital que habitamos. Una era donde, tanto el ritmo como el caudal de entrada de información, crecen exponencialmente y las prioridades cambian a velocidad de vértigo.
Por ello, realizamos un par de retoques en su diseño que nos permiten solucionar dos problemas:
En el Cuadrante I, donde confluyen lo urgente e importante, Covey invitaba a pasar a la acción inmediata (“Hazlo ya”). Consideramos que gestionar de este modo la inmediatez que entrañan las emergencias, las urgencias, los imprevistos y las interrupciones, no es adecuado y, por lo tanto, merece ser repensado. No parece sensato darle siempre prioridad total a lo que llega desde afuera pidiendo paso, sin tener en cuenta aquello que estamos haciendo voluntariamente y con intención de cumplir, porque nos hemos preparado con antelación para ello.
Así pues, el método ON-TIME propone sustituir en el Cuadrante I la instrucción “Hazlo ya” por la Matriz de prevalencias, un mecanismo que nos permite definir a priori, en qué casos daremos prioridad a una tarea programada y en qué casos ésta tendrá que cederle el paso a una tarea sobrevenida.
La matriz de urgencia-importancia, tal y como está definida, sólo sirve para gestionar las actividades. Sin embargo, resulta de vital importancia gestionar, además, la información que no se traduce en acción, pero sí que requiere de nuestra atención y, por lo tanto, nos afecta.
Para ello, el método ON-TIME define un cubículo al que denomina FILEBOX en el que albergarán los ITEMs que no requieren acción, pero sí atención, distinguiendo entre EVENTOS (con fecha) e INFORMACIÓN (sin fecha).
Los EVENTOS podrán tener más o menos urgencia (proximidad al vencimiento) mientras que la INFORMACIÓN podrá ser más o menos importante (según su grado de contribución potencial a objetivos). Pero, en ambos casos, el rol que asumiremos será el de testigo.
El método ON-TIME pone el foco en el HACER y basa todo su desarrollo en permitir que coexistan y sean compatibles dos tipos de realidades:
- La programada (Programación Diaria de Actividades: PDA)
- La no programada o sobrevenida: transformación de los INPUTs de información salvaje que nos van llegando (llamadas, correos, mensajes, pensamientos…) en ITEMs domesticados, tipificados, clasificables y gestionables con un tratamiento diferencial (eventos, encargos, deseos, tareas, urgencias, imprevistos…)
Estas realidades son perpendiculares porque se relacionan entre sí en modo caos o amenaza constante de choque. De ahí que, para evitar que se produzcan los impactos, se necesite regular este tráfico de un modo claro.
ON-TIME define una estructura de cubículos (BOXES) para clasificar los ITEMs (INPUTs transformados) conforme van entrando en nuestro sistema a lo largo de la jornada laboral, siguiendo unas normas básicas que dotan de sentido y cordura la organización de nuestra agenda personal. Sin bandejas de entradas ni intermediarios que resten efectividad al proceso de trabajo (WORKFLOW). Poniendo nombre y apellidos, etiquetando, a la vez que ubicando en espacios concretos, todo lo que llega a nuestra mente. En tiempo real, sobre la marcha, mientras está transcurriendo la jornada.
La técnica del INTERROGATORIO SECUENCIAL es la que nos permite lograr este resultado. Sobre cada INPUT, se debe averiguar:
- ¿Requiere más ATENCIÓN por nuestra parte?
- NO: OUTBOX ⇒ ELIMINAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Supone llevar a cabo alguna ACCIÓN?
- NO: FILEBOX ⇒ ANOTAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Debemos asumir la AUTORÍA EN LA EJECUCIÓN?
- NO: SIDEBOX ⇒ VIGILAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Es preciso meter PRISA para que pueda hacerse DENTRO DE LA JORNADA LABORAL?
- NO: INBOX ⇒ PLANIFICAR
- SI: siguiente pregunta
- ¿Exige tal INMEDIATEZ que pide ser ejecutado YA?
- NO: LATER ⇒ REUBICAR
- SI: NOW ⇒ Matriz de Prevalencia
- Tipo de TNP que entra
- Tipo de PDA en que me encuentro
La secuencia animada del proceso de trabajo o WORKFLOW que sigue el Método ON-TIME se puede visualizar en el siguiente vídeo:
Tras llevar a cabo esta reformulación, la MATRIZ DEL TIEMPO quedaría configurada así:
TÉCNICAS GESTIÓN DE ESPACIOS
15/01/2019 / Deja un comentario
Contexto
Las técnicas de gestión de espacios van más allá de lo que conocemos como ergonomía. La creación de un espacio ambiental positivo (estado de salud físico y mental saludable) en el trabajo es crucial. Además de atraer y retener talento, la creación de un entorno material y humano de apoyo favorece la calidad de vida y mejora la productividad. Concretamente, en estas facetas:
De la variable VOLUNTAD:
• Autoconfianza
• Reconocimiento
• Responsabilidad y compromiso
De la variable CONOCIMIENTOS:
• Creatividad e innovación
De la variable ENERGÍA:
• Concentración
De la variable EQUIPO:
• Clima laboral
• Trabajo en equipo
• No absentismo
Técnicas de gestión de espacios
Diferenciación estancias según necesidades
Entre las distintas técnicas de gestión de espacios destaca una. La que se basa en proporcionar una gama de espacios distintos (grandes-pequeños, iluminados-reservados, abiertos-cerrados, individuales-grupales,…) para satisfacer distintas necesidades:
• conciliación personal y profesional ⇒ tintorería, guardería, tienda,…
• descanso ⇒ salas de estar
• actividad física ⇒ gimnasio, canchas de juego
• control del estrés ⇒ parque, terraza, jardín, sala audiciones
• concentración máxima ⇒ biblioteca
• privacidad ⇒ despacho
• nutrición ⇒ cantina, comedor,…
• ergonomía ⇒ puestos de trabajo bien diseñados
• reuniones ⇒ salas de juntas
Factores que influyen positivamente
• Ubicación de fácil acceso para los trabajadores, bien comunicada por carretera, metro, bus…
• Techos altos
• Iluminación suficiente, aprovechando la luz natural
• Ventilación adecuada
• Buenas vistas
• Espacios abiertos sin cubículos separadores:
o Pocas columnas interiores
o Pocas paredes
• Espacios compartidos para fomentar la comunicación con el resto de los compañeros
Artículos de interés sobre las técnicas de gestión de espacios
TÉCNICAS GESTIÓN DEL TIEMPO
15/01/2019 / 1 comentario en TÉCNICAS GESTIÓN DEL TIEMPO
Contexto
Para empezar, nuestra intención es que conozcas, de entre todas las técnicas de gestión del tiempo que existen, las más relevantes. No hay mejores ni peores. Por lo tanto, a cada persona, según su situación particular, le encajarán antes unas que otras.
Es verdad que algunas van mejor para no procrastinar, otras mejoran la concentración, otras son excelentes para consolidar hábitos, las hay que están pensadas para combatir las interrupciones,…
Conocerlas es el punto de partida para empezar a sacarles provecho.
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
Técnicas de gestión del tiempo
- Matriz del tiempo (“urgencia-importancia”), de Eisenhower o de Covey
- Time-boxing o “caja del tiempo”
- La técnica de los 2 minutos, de David Allen
- La tarjeta roja, expuesta por Daniel Grifol en su blog
- Pomodoro, de Francesco Cirillo
- Seinfeld, de Jerry Seinfeld
- Autofocus, de Mark Forster
- Mindfulness o “atención plena”
- Mapas mentales, de Tony Buzan
OTRAS TÉCNICAS:
Time-boxing o “caja del tiempo”
En primer lugar, la técnica Time-Boxing. En vez de emplearse a fondo el tiempo que haga falta hasta que concluimos algo, se trata de fijar topes máximos para conseguir objetivos, tomar decisiones o realizar tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. Es importante marcarse fechas límite realistas con cierta holgura por los imprevistos que puedan acaecer.
Beneficios:
- Obliga a priorizar y enfocarse en lo fundamental
- Eleva la automotivación y la autoconfianza
- Ayuda a agilizar la toma de decisiones
- Permite simplificar y evitar ornamentaciones superfluas
- Combate el perfeccionismo patológico
- Evita dejar las cosas para el final
La técnica de los 2 minutos, de David Allen
Si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces hazlo. Así, sin listas ni recordatorios.
Es una manera muy efectiva de combatir uno de los principales ladrones del tiempo: la procrastinación. Si algo se deja para después, se acaba complicando. Sorprende la cantidad de cosas que se pueden hacer en 2 minutos (contestar un correo, confirmar una cita, ordenar la mesa,…)
Herramienta para la gestión de interrupciones que consiste en algo tan simple como disponer de un objeto rojo llamativo en tu mesa de trabajo y establecer el pacto con tus compañeros de trabajo que mientras mantengas levantada la “tarjeta roja” no se te puede molestar bajo ningún pretexto. Parte de la base de que no hay nada que no pueda esperar un momento.
Al no ser interrumpido, la concentración es máxima y, por lo tanto, podemos dedicarnos a resolver asuntos importantes. Se aconseja hacer un uso adecuado de los tiempos de “tarjeta roja levantada” para ganar credibilidad entre el equipo y que te tomen en serio.
Pomodoro, de Francesco Cirillo
Una de las técnicas de gestión del tiempo más famosa es la técnica Pomodoro. Son cinco los pasos básicos para implementarla:
- Decidir la tarea a realizar
- Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
- Trabajar la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
- Tomar una pausa breve (5 minutos)
- Cada cuatro “pomodoros” tomar una pausa más larga (15 minutos)
Esta técnica se adapta al ritmo natural de nuestra concentración y nos permite mejorarla. También tiene efectos beneficiosos en cuanto a creatividad y agilidad mental, ayudándonos a rebajar el estrés y la ansiedad.
Además, con esta técnica nos podemos plantear llenar de contenido las pausas que establece y tornarlas “pausas productivas“. Se trataría de destinarlas para los usos personales del tiempo de trabajo: contestar mensajes, devolver llamadas a familiares y amigos, charlar con un compañero, consultar redes sociales,…
Seinfeld, de Jerry Seinfeld
El objetivo de la técnica Seinfeld es el de crear y consolidar hábitos. Las pautas para ejecutarla son extremadamente sencillas:
- Cuelga un calendario grande en un lugar muy visible, cuya visión te sea imposible evitar varias veces al día
- Agénciate un rotulador grueso
- Cada día que cumplas con el hábito, táchalo en el calendario con una gran cruz
- Crearás así una cadena de cruces
La regla a seguir es igual de simple: “Nunca debes romper la cadena”
Autofocus, de Mark Forster
A continuación, entre las técnicas de gestión del tiempo, la conocida como Autofocus consiste en seguir estos siete pasos:
- Anotar en la lista todas las cosas pendientes
- Dibujar una línea al final de la lista. Todo lo que hay por encima de la línea se llamara la lista cerrada. Todo lo que aparece después de la línea se llama la lista activa o lista abierta.
- Trabajar con la lista cerrada
- Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas, pero no continúes hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas.
- Ahora sí puedes cruzar la línea y trabajar en la lista abierta
- Cuando alcances el final de la lista abierta, es momento de regresar al principio de la lista cerrada, es decir, sólo completarás una vuelta en la lista abierta.
- Tachar las tareas de la lista cerrada. Cuando lo hayas conseguido ésta será ahora la nueva lista cerrada o lista de trabajo atrasado.
El Autofocus parte de la idea de que emplearse en la tarea de establecer prioridades entorpece la gestión de nuestro día a día. El individuo, de un modo natural e inconsciente, ya sabe lo que es importante. Para ello y por analogía, toma el nombre del enfoque automático en las cámaras (AF). Cada tarea incluida en la lista es igual a cualquier otra. Lo importante es dedicarse a hacer. Por ello es ideal para combatir la procrastinación.
Además, hace uso intensivo de la simplificación pues para implementarlo sólo se necesita para utilizarlo una libreta, un bolígrafo y un rotulador fosforescente.
Mindfulness o "atención plena"
A continuación, toca hablar de esta técnica, que incluye la práctica de la meditación. Su objetivo es el de desarrollar atención plena a las experiencias que se viven en el presente con la finalidad de librarse de los pensamientos tóxicos. Se pretende vivir el momento con curiosidad, interés y amor, aceptando los pensamientos, las sensaciones y los sentimientos tal y como se manifiestan, sin juzgar si son correctos o no.
Se distinguen las meditaciones que tienen relación con:
- los aspectos mentales de la persona
- los sistemas somáticos, el cuerpo y sus
- componentes
Quienes practican esta técnica consideran que ayuda a combatir el estrés y la depresión.
Mapas mentales, de Tony Buzan
Por último, presentamos este soporte para estructurar pensamientos a través de su representación gráfica, herramienta clave para favorecer el flujo de ideas. Permite que unas generen otras por asociación y se pueda ver cómo se conectan, se relacionan y se expanden (al no tener que seguir una organización lineal). Nos permite aumentar el potencial de nuestra mente. Está basado en asociaciones. Se utiliza para generar y fijar ideas, así como para comunicarnos con otras personas en un entorno gráfico y creativo (sin reglas). Para crear un mapa mental, tras una “tormenta de ideas” (brainstorming) se recomienda plasmar en un papel blanco en horizontal una idea central con uso de imágenes y colores, anotar ideas sueltas alrededor de esta idea central y unir todos los elementos con flechas (ramas o conectores) para formar una estructura nodal.
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