Contexto
Para empezar, nuestra intención es que conozcas, de entre todas las técnicas de gestión del tiempo que existen, las más relevantes. No hay mejores ni peores. Por lo tanto, a cada persona, según su situación particular, le encajarán antes unas que otras.
Es verdad que algunas van mejor para no procrastinar, otras mejoran la concentración, otras son excelentes para consolidar hábitos, las hay que están pensadas para combatir las interrupciones,…
Conocerlas es el punto de partida para empezar a sacarles provecho.
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
Técnicas de gestión del tiempo
- Matriz del tiempo (“urgencia-importancia”), de Eisenhower o de Covey
- Time-boxing o “caja del tiempo”
- La técnica de los 2 minutos, de David Allen
- La tarjeta roja, expuesta por Daniel Grifol en su blog
- Pomodoro, de Francesco Cirillo
- Seinfeld, de Jerry Seinfeld
- Autofocus, de Mark Forster
- Mindfulness o “atención plena”
- Mapas mentales, de Tony Buzan
OTRAS TÉCNICAS:
Time-boxing o “caja del tiempo”
En primer lugar, la técnica Time-Boxing. En vez de emplearse a fondo el tiempo que haga falta hasta que concluimos algo, se trata de fijar topes máximos para conseguir objetivos, tomar decisiones o realizar tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. Es importante marcarse fechas límite realistas con cierta holgura por los imprevistos que puedan acaecer.
Beneficios:
- Obliga a priorizar y enfocarse en lo fundamental
- Eleva la automotivación y la autoconfianza
- Ayuda a agilizar la toma de decisiones
- Permite simplificar y evitar ornamentaciones superfluas
- Combate el perfeccionismo patológico
- Evita dejar las cosas para el final
La técnica de los 2 minutos, de David Allen
Si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces hazlo. Así, sin listas ni recordatorios.
Es una manera muy efectiva de combatir uno de los principales ladrones del tiempo: la procrastinación. Si algo se deja para después, se acaba complicando. Sorprende la cantidad de cosas que se pueden hacer en 2 minutos (contestar un correo, confirmar una cita, ordenar la mesa,…)
Herramienta para la gestión de interrupciones que consiste en algo tan simple como disponer de un objeto rojo llamativo en tu mesa de trabajo y establecer el pacto con tus compañeros de trabajo que mientras mantengas levantada la “tarjeta roja” no se te puede molestar bajo ningún pretexto. Parte de la base de que no hay nada que no pueda esperar un momento.
Al no ser interrumpido, la concentración es máxima y, por lo tanto, podemos dedicarnos a resolver asuntos importantes. Se aconseja hacer un uso adecuado de los tiempos de “tarjeta roja levantada” para ganar credibilidad entre el equipo y que te tomen en serio.
Pomodoro, de Francesco Cirillo
Una de las técnicas de gestión del tiempo más famosa es la técnica Pomodoro. Son cinco los pasos básicos para implementarla:
- Decidir la tarea a realizar
- Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
- Trabajar la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
- Tomar una pausa breve (5 minutos)
- Cada cuatro “pomodoros” tomar una pausa más larga (15 minutos)
Esta técnica se adapta al ritmo natural de nuestra concentración y nos permite mejorarla. También tiene efectos beneficiosos en cuanto a creatividad y agilidad mental, ayudándonos a rebajar el estrés y la ansiedad.
Además, con esta técnica nos podemos plantear llenar de contenido las pausas que establece y tornarlas “pausas productivas“. Se trataría de destinarlas para los usos personales del tiempo de trabajo: contestar mensajes, devolver llamadas a familiares y amigos, charlar con un compañero, consultar redes sociales,…
Seinfeld, de Jerry Seinfeld
El objetivo de la técnica Seinfeld es el de crear y consolidar hábitos. Las pautas para ejecutarla son extremadamente sencillas:
- Cuelga un calendario grande en un lugar muy visible, cuya visión te sea imposible evitar varias veces al día
- Agénciate un rotulador grueso
- Cada día que cumplas con el hábito, táchalo en el calendario con una gran cruz
- Crearás así una cadena de cruces
La regla a seguir es igual de simple: “Nunca debes romper la cadena”
Autofocus, de Mark Forster
A continuación, entre las técnicas de gestión del tiempo, la conocida como Autofocus consiste en seguir estos siete pasos:
- Anotar en la lista todas las cosas pendientes
- Dibujar una línea al final de la lista. Todo lo que hay por encima de la línea se llamara la lista cerrada. Todo lo que aparece después de la línea se llama la lista activa o lista abierta.
- Trabajar con la lista cerrada
- Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas, pero no continúes hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas.
- Ahora sí puedes cruzar la línea y trabajar en la lista abierta
- Cuando alcances el final de la lista abierta, es momento de regresar al principio de la lista cerrada, es decir, sólo completarás una vuelta en la lista abierta.
- Tachar las tareas de la lista cerrada. Cuando lo hayas conseguido ésta será ahora la nueva lista cerrada o lista de trabajo atrasado.
El Autofocus parte de la idea de que emplearse en la tarea de establecer prioridades entorpece la gestión de nuestro día a día. El individuo, de un modo natural e inconsciente, ya sabe lo que es importante. Para ello y por analogía, toma el nombre del enfoque automático en las cámaras (AF). Cada tarea incluida en la lista es igual a cualquier otra. Lo importante es dedicarse a hacer. Por ello es ideal para combatir la procrastinación.
Además, hace uso intensivo de la simplificación pues para implementarlo sólo se necesita para utilizarlo una libreta, un bolígrafo y un rotulador fosforescente.
Mindfulness o "atención plena"
A continuación, toca hablar de esta técnica, que incluye la práctica de la meditación. Su objetivo es el de desarrollar atención plena a las experiencias que se viven en el presente con la finalidad de librarse de los pensamientos tóxicos. Se pretende vivir el momento con curiosidad, interés y amor, aceptando los pensamientos, las sensaciones y los sentimientos tal y como se manifiestan, sin juzgar si son correctos o no.
Se distinguen las meditaciones que tienen relación con:
- los aspectos mentales de la persona
- los sistemas somáticos, el cuerpo y sus
- componentes
Quienes practican esta técnica consideran que ayuda a combatir el estrés y la depresión.
Mapas mentales, de Tony Buzan
Por último, presentamos este soporte para estructurar pensamientos a través de su representación gráfica, herramienta clave para favorecer el flujo de ideas. Permite que unas generen otras por asociación y se pueda ver cómo se conectan, se relacionan y se expanden (al no tener que seguir una organización lineal). Nos permite aumentar el potencial de nuestra mente.
Está basado en asociaciones. Se utiliza para generar y fijar ideas, así como para comunicarnos con otras personas en un entorno gráfico y creativo (sin reglas). Para crear un mapa mental, tras una “tormenta de ideas” (brainstorming) se recomienda plasmar en un papel blanco en horizontal una idea central con uso de imágenes y colores, anotar ideas sueltas alrededor de esta idea central y unir todos los elementos con flechas (ramas o conectores) para formar una estructura nodal.
