CORREO ELECTRÓNICO

Herramienta de comunicación digital asíncrona (diferida), que abarca tanto el ámbito interno a la organización como el externo.

Orden espacial

Cuando nos disponemos a gestionar el e-mail debemos disponer de un orden preestablecido: Una estructura de carpetas y etiquetas que nos ayuden a decidir qué hacer con cada mensaje. Cuando nos ponemos a ordenar la ropa, cada pieza tiene su espacio reservado en un armario con estantes y cajones. De igual modo, la decisión sobre cada uno de los mensajes en nuestra INBOX debe encajar en ese orden. Esto nos permitirá minimizar el número de mensajes sobre los que no hemos decidido qué hacer, mensajes que ocupan un espacio inútil en nuestra mente. 

Por último, e íntimamente relacionado con este último punto, es aconsejable darle la importancia que tienen dos aspectos que tendemos a trivializar. Se trata de asuntos-malas hierbas, que crecen como una enredadera. O peor, como una plaga invasora. Y se acaban convirtiendo en causa de desorden y caos en la organización de nuestra bandeja de entrada:

  1. Establecer un cordón sanitario para diferenciar entre lo personal con lo profesional. Disponer de una dirección distinta para derivar asuntos relacionados con cada faceta de nuestra vida es lo correcto.
  2. Aumentar el grado de autoexigencia para mantener suscripciones a newsletters. Pensemos que van acumulándose, ocupando un espacio muchas veces innecesario en nuestro INBOX y en nuestra mente.

Rutina temporal

técnicas de gestión del tiempo

A la hora de transmitir o emitir un mensaje, lo primero que debemos hacer cuando nos disponemos a redactar un e-mail es cuestionarnos la mayor. Debemos cerciorarnos de que estamos ante la herramienta adecuada para el destinatario que quiero alcanzar.

No perdamos de vista que estamos ante una herramienta asíncrona, no funciona en tiempo real. No se debe esperar de ella una respuesta inmediata. Si es mejor usar el teléfono, un chat, una videollamada o convocar un live-meeting, hagámoslo. Por lo tanto, no le pidamos peras al olmo: Prohibido comunicar urgencias a través del e-mail.

Para aplicarme en la tarea de gestionar mi correo electrónico, con fines prácticos, nos conviene crear un símil entre el e-mail y las comidas:

  • Comemos a determinadas horas todos los días, no cuando nos apetece, no picamos entre horas.
  • Sólo ponemos la comida en la mesa cuando vamos a comer, no la tenemos disponible a cualquier hora.
  • Si queremos que la comida nos siente bien, no podemos estar haciendo otras cosas mientras comemos.

Ocupar los momentos de pausa, por descanso o por simple distracción, en abrir correos es un error típico y garrafal. Es una conducta alienante, una huída hacia adelante que nos hace perder el ritmo de trabajo. Como tomo conciencia de que no estoy trabajando porque mentalmente “me he ausentado”, abrir un correo me hace sentir de nuevo ocupado.

Por eso decimos que, o somos nosotros los que elegimos cuándo leer y contestar correos, o ponemos nuestra agenda a merced de esta herramienta. Es mejor no menospreciar su extraordinario poder de atracción, porque nos puede engullir profesionalmente. Muchos profesionales malversan gran parte de su valía haciendo un mal uso de la herramienta, y acaban por convencerse de que su trabajo es responder e-mails.

El hecho de que la aplicación con la que gestionamos el e-mail esté integrada en el mismo dispositivo que utilizamos para trabajar es un arma de doble filo. Facilitar tanto el acceso simplifica quizá demasiado las cosas. La tentación es demasiado grande. El refranero es sabio y nos dice “evita la ocasión y evitarás el peligro”. De modo que no lo podemos dejar abierto mientras trabajamos. 

Aconsejamos reservar dos espacios de tiempo, uno a mitad jornada y otro hacia el final, para dedicarnos a la tarea de leer y contestar correos. De igual modo que bloqueamos en nuestra agenda unos huecos para el desayuno o el almuerzo, debemos decidir cuánto tiempo necesitamos para gestionar e-mails y cuándo lo vamos a hacer. Para hacerlo bien, debiéramos pensar que salimos de nuestro despacho para trasladarnos a otro dedicado exclusivamente a esta tarea. En los momentos elegidos, nos centramos única y exclusivamente en ello. Sólo en esos momentos habilitaremos la aplicación. La abriremos para empezar y la cerraremos al acabar. Parece una obviedad, pero es muy importante hacerlo así para evitar:

Redacción

A la vista está que todo lo que debemos tratar a la hora de redactar un correo gira alrededor de estos tres elementos clave:

  1. Destinatario ⇒ Hay que elegir bien y usar de un modo adecuado la posibilidad de que éste no sea único o que podemos poner en copia  (normal: CC /oculta: CCO) a más gente. No creemos más ruido del estrictamente necesario. Modo de saber qué es lo correcto: ponerse en la piel del otro. Estas mismas reglas sirven para los reenvíos.
  2. Asunto ⇒ Tiene más importancia de la que le damos normalmente, pues resulta crucial para facilitar búsquedas, clasificar mensajes y, sobre todo, aportar claridad de ideas. La regla básica debe ser “un asunto-un mensaje“. Es decir, no queramos aprovechar un correo para tratar de un tema y, ya que estamos te comento otra cosa que no tiene nada que ver con el asunto. Es mejor enviar 2 correos, cada cual con su asunto respectivo. Para redactar el asunto se sugiere la estructura “A-B (-C)“, donde
    1. A es la/s palabra/s necesaria/s que sintetiza/n “de qué va esto
    2. B es el complemento suficiente que concreta “a quién se refiere
    3. C es la etiqueta opcional (FYI : para vuestra información) que sirve para discriminar entre mensajes en orden a su importancia, simplificando la tarea de priorizar lecturas al destinatario
  3. Mensaje ⇒ Antes de escribir, pensar en las 5w+1h: qué, por qué, dónde, cuándo, quién y cómo. Ahí encontraremos los puntos clave para no omitir ningún dato relevante y evitar los rodeos. La claridad, la brevedad y la concisión deberán presidir la redacción.

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