HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DEL MÉTODO “ON-TIME”

Las herramientas informáticas de productividad están íntimamente relacionadas con el método al que sirven. Pero no se trata de una relación de igual a igual: Las herramientas son sustituibles y están subordinadas al método. Mañana podríamos elegir cambiar de herramientas porque aparecen otras con mejor diseño y/o funcionalidades pero el método permanecería invariable en lo sustancial. Es más importante el fondo que la forma, pero la forma también es importante. Y a elegir la mejor entre las posibles nos hemos dedicado en este apartado.

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE PRODUCTIVIDAD

Introducción

Investigamos qué herramientas informáticas de productividad había en el mercado a nuestro alcance que pudieran servir a nuestro método. Las Stores de Android y de Apple están repletas de aplicaciones de gestión de notas, tareas y calendarios que te permiten definir listas de tareas pendientes. Es importante no confundir una simple “to-do-list” con lo que representa una buena PDA (“Programación Diaria de Actividades”), que acarrea una cuidada elaboración meditada.

De entre las alternativas analizadas, desechamos aquellas que fueran difíciles de aprender a manejar (usabilidad mental), poco operativas a la hora de utilizar (usabilidad física) o que supusieran un coste por su uso.

Aquellos nostálgicos que sigan basando su programación diaria en anotaciones manuales sobre papeles, tienen todo nuestro reconocimiento y admiración. Pero incluso ellos reconocerán que, al ritmo que trabajamos en la sociedad actual, no es fácil. Con el caudal de información que manejamos cada día en nuestro trabajo, resulta muy complicado dar la espalda al uso de las herramientas digitales. A esto se une la evidencia de que, hoy en día, es más probable que todos llevemos encima un smartphone, antes que papel y boli.

¿EVERNOTE o TRELLO? La decisión

La decisión tomada representa, de entre todas las opciones analizadas, la que pensamos que encaja mejor en el método de productividad que cumple nuestros requisitos:

  1. requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
  2. estar adaptada a todos los formatos digitales (móvil y escritorio),
  3. ofrecer una curva de aprendizaje corta y empinada
  4. disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente
  5. permitirnos generar una Programación Diaria de Actividades (PDA)
  6. ofrecernos la posibilidad de identificar y gestionar el DAFO (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades) 
  7. servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos
  8. sistematizar el seguimiento de resultados
  9. analizar las causas que los han provocado

La era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. 

Después de experimentar un tiempo, nuestra elección final es EVERNOTE, con la inestimable colaboración de GOOGLE CALENDAR. La actuación conjunta de estas increíbles herramientas informáticas de productividad cumple con los requerimientos formulados y puede llegar a tener una potencia brutal en nuestro rendimiento.

La disyuntiva TRELLO o EVERNOTE nos mantuvo en duda un tiempo. Y tiene sentido, pues ambas plataformas están pensadas para gestionar tareas y proyectos. Después de probar ambas herramientas para implementar nuestro método tuvimos nuestras dudas pero acabamos decantándonos por EVERNOTE.

¿En qué destaca EVERNOTE sobre TRELLO?

  • Abarca canales de entrada de información a los que TRELLO no llega (audio, nota manuscrita,…).
  • Es tremendamente versátil para catalogar entradas con etiquetas infinitas; TRELLO, sin embargo, tiene menos posibilidades de etiquetar aunque sean mucho más visuales.
  • El buscador de EVERNOTE es brutal, permitiendo encontrar cadenas de texto en pdf’s o en imágenes, lo cual es tremendamente útil en muchas ocasiones.

¿En qué destaca TRELLO sobre EVERNOTE?

  • Es muy agradable a la vista y cómoda de ver mientras que EVERNOTE tiene un diseño muy sobrio.
  • El trabajo colaborativo con equipos y miembros está en el ADN de TRELLO, que lo hace mucho mejor. EVERNOTE permite compartir información con terceros por correo o a través de su Work Chat, pero su uso no es tan intuitivo.

La función de calendario merece una mención aparte:

  • EVERNOTE no tiene más que recordatorios sin vista calendario
  • y TRELLO la ofrece con los POWER-UP “calendar” y “cronofy“, que tienen el problema de que sólo integran los vencimientos del tablero en el que estamos y no de la globalidad de tableros.

En cualquier caso, las dos herramientas están preparadas para sincronizarse perfectamente con la aplicación de calendario electrónico personal GOOGLE CALENDAR

Último paso

A partir de ahí, queda encajar su uso en el ciclo de trabajo establecido por nuestro método. EVERNOTE se ensambla con GOOGLE CALENDAR para permitir cumplir la función del método. A saber, qué es lo que tenemos que hacer en cada momento, qué no tenemos que hacer y, sobre todo, entendiendo el por qué.

Conclusión

Existen multitud de tutoriales en internet que abordan la forma y manera de crear y administrar una cuenta en esta plataforma, explicando al detalle todas sus funcionalidades. Si quieres conocer más de EVERNOTE, pincha aquí y en su web te lo cuentan. 

Pero nosotros, en lugar de dedicar esfuerzos a explicar en profundidad los aspectos más formales de esta fantástica herramienta informáticas de productividad, nos centraremos en detallar cuál es el uso que les damos. Sin mayores pretensiones, nos limitamos a contar algo que hemos comprobado que funciona: nuestro caso particular.

¿De qué modo usamos EVERNOTE  (sincronizada con GOOGLE CALENDAR) para disponer de un método de gestión de tareas que nos permita contribuir a la mejora de nuestra productividad?

CIRCUITO DE INFORMACIÓN

1.- LA FASE PREVIA

El espacio físico

Recomendamos crearse un ritual sencillo que nos sirva para marcar una distancia clara entre la jornada de trabajo que finaliza y el espacio de tiempo que vamos a dedicar a crear la PDA(n+1) y a actualizar la visión de conjunto. Por ejemplo, el de asearse antes de arrancar, lavándose cara y manos, respirar hondo, beber agua, incluso encenderse una barrita de incienso y ponerse alguna música suave, sin letra y en volumen bajo, de tipo Zen o Feng-Shui. A partir de ahí, proceder.

Es fundamental apartarse unos instantes del mundanal ruido, aislarse en soledad, reservando un lugar físico diferencial para llevar a cabo las pautas que el método establece. Un espacio distinto al que empleamos para desarrollar nuestro trabajo, y que sea exclusivo para llevar a cabo esta labor. No se requiere un gran despliegue de medios, bastará con una silla y una mesa donde poder operar cómodamente con agenda, smartphone, tablet y/o portátil. Sólo limpieza y orden. Cuanto más austera sea la decoración, mejor. Y cuantos menos estímulos visuales o auditivos, mayor grado de concentración. Si algún elemento no es necesario para aquello que hemos venido a hacer, mejor que no esté. 

El ambiente que debe reinar en él es de paz y tranquilidad. Debe estar lo suficientemente iluminado y ventilado como para favorecer el aprovechamiento de la mínima energía necesaria para emplearse en estas lides. Conviene acceder a él hidratado y lo suficientemente despejado como para hacer bien lo que debe ser la última tarea laboral del día. En definitiva, debemos buscar y ambientar un lugar para pensar con claridad acerca de qué vamos a hacer con nuestra vida en las próximas horas. Y cuanto más en serio nos lo tomemos, mejor nos irán las cosas. Quien piense que cualquier sitio es bueno para departir con uno mismo, se equivoca.

2.- INPUTS: Recopilación de toda la información en la libreta "INBOX" DE EVERNOTE

El espacio virtual

Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información.

EVERNOTE nos brinda la posibilidad de extender sus límites hasta el infinito y más allá, para salvar esta carencia de nuestra mente y convertirnos en superhéroes. Pero para conseguir estos superpoderes, no basta con descargarse la aplicación. Tendremos que seguir unas pautas sencillas:

Habilitar una libreta, un cubo o un saco llamado “INBOX”, que cumpla la función de “recogedor” o “bandeja”, donde vayan a parar absolutamente todas las entradas de información (inputs) que pasen ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resultan de interés.

Recopilar todo (lo que merezca la pena retener), de forma única y exclusiva en un sitio implica que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a esos inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX de EVERNOTE:

  • Información que entra a través de canales como INPUTS, bien sea directamente o bien tras el proceso de revisión
  • Tareas inacabadas detectadas en el checking diario
Esquema gráfico del CIRCUITO DE INFORMACIÓN del MÉTODO ON-TIME

La secuencia temporal

  • [1] NUEVAS ENTRADAS POR CANALES: Durante el transcurso de la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información.
        • Cuando se trata de material informativo de interés que surge en el transcurso de una reunión o de una conversación, presencial o telefónica, la recogida de datos ha de pasar por escribirlo en una nueva nota.
        • Cuando se trata de correos electrónicos, EVERNOTE te facilita una dirección específica, que permite especificar la libreta destino escribiendo su nombre en el “asunto” precedido del símbolo @.
        • Y cuando se trata de contenidos web, la extensión EVERNOTE WEB CLIPPER te facilita las capturas. En el resto de casos, EVERNOTE está preparado para albergar la información en nueva nota (audio, cámara, adjuntos,…).
        • También es posible desde cualquier dispositivo compartir videos, mensajes y documentos con EVERNOTE.
  • Al final de la jornada, se realizará el checking diario donde confluirán:
  • Con todo ello llegamos a dos sub-conjuntos de información:
        • [2a] TAREAS PENDIENTES: Las actividades que no se han llegado a concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX de EVERNOTE para ser tratadas en la siguiente fase.
        • [2b] TAREAS FINIQUITADAS: Las que sí se han llegado a concluir se someterán al análisis acerca del grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados) en EVERNOTE -etiqueta 6-. Asímismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea será sometida al análisis DAFO en EVERNOTE -etiqueta 7- para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. Esta fase es vital para insuflarnos la energía necesaria con la que seguir batallando por cumplir objetivos.
  • [3] FEEDBACK DE LO REVISADO: En los momentos de revisión periódica (diaria y semanal), con la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será el último afluente de información que desembocará en el INBOX. Por último, es más que recomendable que la revisión incorpore un capítulo de “repaso de los logros alcanzados“: visibilizar lo conseguido con el esfuerzo es la mejor fuente de energía para recargar fuerzas de cara al futuro. 

3.- CLASIFICACIÓN DEL "INBOX" DE EVERNOTE

Una vez volcada toda la información al INBOX de EVERNOTE es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada [nota]

EVERNOTE nos brinda la posibilidad de utilizar:

  1. las PILAS y las LIBRETAS para definir los bloques de tareas [notas] que nos permiten saber “qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  2. y las ETIQUETAS para definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (persona), “por qué” (asunto), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada [nota], independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser etiquetada 5 veces.
  3. Asimismo, cuando una tarea toca a su fin y llega el momento de marcarla como “finiquitada“, lo que corresponde es:
    • por una parte, comparar las expectativas que habíamos generado al ponerla en marcha con el resultado obtenido.Aquí es cuando utilizamos la etiqueta que denominaremos “CONTRIBUCIÓN A RETOS” la cual nos va a permitir llevar a cabo un seguimiento de los resultados en cualquier momento y generar un histórico.
    • por otra parte, analizar las causas de que el resultado haya sido el que es. Aquí echaremos mano de la etiqueta “ANÁLISIS DAFO“.

4.- OUTPUTS: GENERACIÓN Programación Diaria de Actividades (PDA)(n+1) y ACTUALIZACIÓN TRELLO

Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:

  • GOBIERNO DEL FLUJO DE ACTIVIDAD (control): Las etiquetas de prioridad, espacio y tiempo, con la correspondiente asignación de recordatorios, nos permitirán generar desde EVERNOTE la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1). La posibilidad de conectar estas plataformas entre sí nos permite generar la visión gráfica en el GOOGLE CALENDAR.
  • VISIÓN PANORÁMICA DEL STOCK DE INFORMACIÓN (perspectiva): Por su parte, las etiquetas que tratan de personas (quién) y asuntos (por qué) nos permitirán repasar cómo quedan las actividades que se consideren finalizadas. Y, por último, lo más importante: llevar un seguimiento de resultados a base de evaluar en qué medida a contribuido al cumplimiento de retos cada actividad finalizada y los motivos por los cuales esto ha sido así (análisis DAFO).

 

5.- Colofón final: capítulo de imponderables

Utilizamos EVERNOTE para confeccionar nuestro PDA(n+1), que enviamos a la libreta #PDA perteneciente a la pila de TAREAS DINÁMICAS, que pueda ser consultada fácilmente a lo largo de la jornada.

Este despliegue de información sobre las tareas a realizar, tantos las previstas como las imprevistas, nos aporta una visión global mucho más rica y real. En nuestras revisiones semanales, será objeto de análisis cuál ha sido nuestra actividad a lo largo de la semana:

  • Cuántas tareas de las previstas en el PDA se han ejecutado y se han dejado de ejecutar cada día.
  • Cuántas tareas no previstas en el PDA han ido surgiendo cada día.

Este simple análisis nos puede dar una medida de hasta qué punto nuestro trabajo es predecible.

INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS

Registro entradas

El registro de todas las entradas que nos lleguen por distintos canales no viene a consumir un espacio de tiempo significativo. Sin embargo, es de vital importancia no dejar pasar el momento de recoger la información. Primero para que no se nos olvide y se pierda, y segundo, porque liberará nuestra mente de la pesada tarea de recordar y podrá así emplearse en otros menesteres más brillantes.

Para medir la rentabilidad de la inversión en tiempo, necesitamos estimar el tiempo empleado en registrar las entradas. Suponemos una media de 12 entradas nuevas al día, y una duración de 1 minuto para enviar cada una al INBOX de EVERNOTE (reenviar correo con asunto @”inbox”, compartir un documento desde el móvil, grabar un audio,…).

Duración estimada: 12 minutos (diarios)

Checking PDA(n): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que acaba

Partiendo de la programación diaria de actividades del día que acaba PDA(n), procedemos a realizar el checking distinguiendo entre:

  • tareas completadas, que servirán para:
    1. actualizar la información de las notas en las libretas y
    2. etiquetar en EVERNOTE evaluando cuál ha sido el grado de contribución al cumplimiento de retos
  • y tareas pendientes, que se añadirán otra vez al INBOX de EVERNOTE para ser sometidas a una nueva revisión

Esta tarea no debe extenderse más allá de lo necesario, siendo concisos y precisos.

Duración estimada: 6 minutos (diarios)

Análisis y clasificación

Llega la hora de analizar, una a una, cada entrada del INBOX de EVERNOTE. Toca definir qué es cada cosa (de qué LIBRETA debe formar parte) y asignarle las ETIQUETAS:

1.- TIEMPO: día y hora, dando de alta también el “recordatorio” (duplicamos esta información como mecanismo de control para no cometer errores en una cuestión tan sensible)

2.- ESPACIO

3.- ASUNTO

4.- PERSONA

5.- PRIORIDAD

Pongamos que existen 15 entradas (entre las nuevas que vienen del registro y las inacabadas que vienen del checking) y que a cada una le dedicamos 1 minuto.

Duración estimada: 15 minutos (diarios)

Generar PDA(n+1): PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES del día que vendrá

Una vez clasificadas adecuadamente las entradas, el proceso de generación de programación diaria de actividades del día siguiente es sencillo. Consiste en acudir a la etiqueta TIEMPO y seleccionar el DIA 1A_XXXXYYZZ donde “XXXX” será el año, “YY” el mes y “ZZ” el día.

Nos saldrán todas las notas con esa etiqueta. Las seleccionamos todas y creamos nota como Tabla de contenido. Esta nueva nota es, en sí misma, el PDA(n+1): la deseada programación diaria de actividades para el día siguiente.

Como una nota más que es, podemos archivarla en la libreta #PDA de la pila TAREAS DINÁMICAS, que nos facilitará el checking del final del día siguiente.

 

Duración estimada: 3 minutos (diarios)

RESUMEN DE TIEMPOS: sesión diaria

Esto representa que, aparte de los minutos que a lo largo de la jornada emplearemos en registrar nuevas entradas, debemos reservar:

  • 1 hora de tirón para la sesión diaria, de lunes a viernes
  • 1 hora para la sesión de revisión semanal los viernes

Nuestra recomendación es que el momento de realizar la sesión “checking + análisis y clasificación INBOX EVERNOTE + generación Programación Diaria de Actividades PDA(n+1)” coincida con final de la jornada laboral.

Es el momento en que todo está más reciente y aún guardamos todos los matices en la memoria. La energía requerida para llevar a cabo esta labor es de un nivel de intensidad bajo y a esas alturas de la jornada no se dispone de más fuerzas. Es, por tanto, el momento ideal para emplearse en llevar a cabo, sólo para las tareas FINIQUITADAS:

  • Seguimiento de resultados (contribución a retos)
  • Justificación mediante Análisis DAFO

Por las mismas razones, también recomendamos que la sesión de revisión semanal de todas las libretas de todas las pilas sea cada viernes, a final de la semana, cuando concluya la sesión de revisión diaria.

En este punto acaban los requerimientos del método de productividad y el uso de las herramientas informáticas de productividad, hasta que arranca una nueva semana y vuelta a empezar.

 

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