Control de Tareas No Programadas (TNP)

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
El factor control de interrupciones, imprevistos, urgencias y emergencias es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento control de interrupciones, imprevistos y urgencias/emergencias: TNP

En primer lugar, corresponde indicar que este elemento se aborda como propio de la variable EQUIPO a efectos de simplificación, pues en absoluto es exclusivo de ésta. Puede asociarse perfectamente a cualquiera de los elementos de la variable ENTORNO: Familia, Amigos, Contactos, Clientes, Proveedores,… Ni siquiera las que ocasionan los jefes y/o compañeros de trabajo son las más importantes en cantidad y calidad.
 
Al final, lo que unas y otras comparten es su carácter EXÓGENO: son terceras personas las que las originan.

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TAREAS NO PROGRAMADAS (TNP)

Son aquellas tareas que escapan del control predictivo de la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (PDA). Indudablemente, lo deseable es que se minimice el espacio temporal que ocupan a lo largo de una jornada laboral. Lo mejor es que la PDA abarque lo máximo posible y así podamos emplearnos a fondo en la labor de prepararnos para alcanzar el mayor nivel de excelencia posible y con esa intención echamos mano de un buen método de productividad. La ejecución de las TNP siempre va a depender en mayor medida de nuestra capacidad de improvisación y, como se sabe, ésta no está al alcance de todo el mundo.

Las Tareas No Programadas (TNP) ocupan el espacio opuesto al ámbito de decisiones propias que representa la Programación Diaria de Actividades (PDA ). Si en la PDA actúo con anticipación y proactividad, con las TNP me muestro reactivo. Son aquellas cosas que tengo que hacer sin haberlo decidido yo previamente, asuntos que aparecen sin cita previa, que irrumpen sin avisar y que vienen de fuera: alguien lo ha decidido por mí. 

No obstante, tampoco debemos caer en el error de denostar las TNP, ni considerarlas como un estorbo, un perjuicio o un problema. No hay que olvidar que forman parte consustancial de la jornada laboral. Al final, todo es trabajo y, como tal, es bienvenido. En ocasiones, las TNP pueden representar verdaderas oportunidades y no podemos despreciar el valor potencial que encierran.

A mayor grado de especialización, más grande es la necesidad de aplicar la excelencia en el trabajo y, por tanto, de reducir las TNP a la mínima expresión en favor de la PDA.
 
Y viceversa. En los trabajos sencillos y poco sofisticados es más fácil desarrollar capacidad de improvisación, por lo que ya no importa tanto tenerlo todo programado. 
 
En cualquier caso, lo que debemos aspirar es a realizar TC que aporten valor y contribuyan al logro de nuestros objetivos. Éste es el principal motivo por el cual el modelo de CITA PREVIA va ganando adeptos, porque permite hacer más PDA y menos TNP.
Las tareas que llevamos a cabo serán más o menos importantes en función del valor que aporten al cumplimiento de los objetivos, no en función de si estaban o no programadas. Por una parte, podemos tener tareas programadas que no aporten valor y, por otra, tareas no programadas que acaben resultando extremadamente provechosas.

Tipología TNP (de menor a mayor impacto en PDA)

Interrupciones

En primer lugar, hablemos de las interrupciones. A diferencia de las distracciones y las preocupaciones que brotan del fuero interno, éstas son causadas por estímulos externos. Estímulos externos pueden ser:

  • ANIMADOS, desde las órdenes, peticiones o encargos de un superior hasta las bromas entre compañeros de trabajo pasando por consultas, dudas, comentarios, charlas de pasillo…
  • INANIMADOS, como los e-mails, las redes sociales, la TV, la radio … 

En general, todo aquel agente externo que rompe mi ritmo de trabajo, me obliga a trabajar y parar, forzándome a ser más lento y torpe. Por consiguiente, al cortar el hilo de nuestra concentración, afectan de lleno a nuestro nivel de rendimiento, destruyendo nuestro “yo” diario. En resumen, son fuente de insatisfacción, agobio y ansiedad. 

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factor control de interrupciones

Son pequeños impactos en la concentración, hechos puntuales que alteran levemente el desarrollo de la tarea que nos ocupe realizando. No tienen fuerza suficiente como para alterar el orden establecido en la PDA, aunque conviene andar prevenido ante ellas pues si se propagan pueden tener efectos perversos en nuestro rendimiento. Con asertividad podemos evitar que su impacto se propague más de la cuenta.

Dicho esto, hay que señalar que existe una corriente de pensamiento dentro del mundo del liderazgo personal que propugna una visión distinta de las interrupciones. En este sentido, en su fantástico libro “Vivan las interrupciones“, Douglas Conant & Mette Norgaard establecen el poder de lo que ellos denominan “puntos de contacto”.

Punto de contactos son cada una de las muchas interacciones que los líderes tienen con los demás durante su jornada laboral les da la ocasión de «tocar» a alguien: de influir, guiar, ofrecer claridad, inspirar, crear una sensación de apremio y moldear el curso de los acontecimientos. Según ellos, “la tarea de un líder es traducir esas promesas en resultados reales, sobre el terreno. Pero, ¿cómo tomas unos conceptos abstractos y los asientas en la realidad? ¿Cómo tomas unos puntos inanimados y les das vida? Lo hacemos ocupándonos de un punto de contacto en cada momento”.

El ejemplo de interrupción por excelencia es la típica interpelación que te llega de un compañero “¿tienes un minuto?”, la charla de café que se alarga más de la cuenta, una llamada que no debiste atender, una notificación de entrada de un mensaje o de un correo electrónico que nos despista de nuestra tarea, etc…

"Las constantes interrupciones no son interrupciones, son oportunidades para llegar a alguien y mejorar la situación. Son el trabajo."
Douglas Conant
CEO del grupo Campbell Soup Company

Imprevistos

A continuación, tratemos los imprevistos. Son circunstancias sobrevenidas, paréntesis o tareas sorpresa pasajeras que aparecen espontáneamente. Aunque, en principio, se pueden solventar sin quebrantar la programación diaria, si se nos agolpan varias, pueden afectar al control de agenda deseable.

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Factor control de imprevistos

Alteran temporalmente nuestra PDA sin generar dudas respecto a la continuidad de la jornada laboral según estaba prevista. Implican una gestión por nuestra parte y normalmente incorporan un cierto margen de maniobra para ubicarlas en el tiempo.

Los imprevistos arrastran una cierta mala fama, que no tiene por qué confirmarse con el transcurso de las cosas. Como sorpresas que son, pueden ser positivas o negativas. ¡Cuántas veces no nos hemos llevado la grata sorpresa de que nos ha entrado un pedido o un encargo de trabajo por gestiones llevadas a cabo en el pasado y que ya dábamos por fracasadas!.

Lo que sí son, y esto es indiscutible, es Tareas No Programadas (TNP). Y, como tales, quedan fuera del ámbito de la Programación Diaria de Actividades (PDA). Este rasgo propio de su naturaleza le resta capacidad de gestión por nuestra parte. Por eso debemos tener desarrollada una cierta capacidad de improvisación, para sabernos desenvolver y salir airosos -hasta victoriosos- de asuntos que se nos presentan sin avisar. 

Ejemplos de imprevistos: una visita que se alarga más de la cuenta, pinchamos la rueda o nos paran en control de tráfico cuando estamos llegando a una cita con nuestro agente de seguros, recibimos una llamada de un cliente importante que está de paso por la ciudad y nos invita a comer, se suspende la reunión de coordinación prevista para la tarde, el jefe nos pide que le actualicemos toda la información sobre un asunto antes de salir a comer, etc…

Urgencias

A continuación, las urgencias. También son tareas sorpresa que aparecen espontáneamente. No obstante, se diferencian de los imprevistos en la intensidad del impacto que ocasionan en la agenda de actividades que tenía programadas. No siendo definitivo, supone un trastorno importante.

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Factor control de urgencias

Aunque requieren atención máxima e inmediata, en el momento en que surgen no parece que vayan a hacer peligrar la reanudación posterior de la jornada laboral.

Su aparición justifica que deba rehacerse la PDA una vez superada la urgencia, decidiendo “los muebles que se pueden salvar” a partir de un “informe de los daños causados”. 

Como su propio nombre indica, la urgencia sólo urge, es decir, incorpora el factor prisa en el tiempo. No tiene por qué cargarse un TC, ni siquiera una TE o una TO. Va a depender de lo que sea. Puede ser que nos conceda un margen para actuar. Estoy en medio de una visita con un cliente y se me convoca a una reunión urgente. Lo normal es que se me deje acabar y que se me diga “dentro de media hora…” o “cuando acabes…”

Ejemplos de urgencias: el jefe nos convoca a todos a una reunión para anunciarnos cambios importantes en la empresa, un cliente amenaza con romper relaciones por un fallo grave en la entrega de un pedido, un miembro del equipo con el que compartimos proyectos en común nos anuncia que causa baja, etc…

Emergencias

Y por último, las emergencias. Éstas sí dinamitan la agenda de actividades que tenía programadas y me hacen perder el control por completo. Hablamos de sucesos que rompen en pedazos la PDA a partir del momento en que se hacen presentes.

Se trata de asuntos de fuerza mayor que surgen muy ocasionalmente pero que te hacen saltar por los aires toda la programación. La emergencia es algo más rotundo que la urgencia, mucho peor. Cuando un asunto emerge se antepone a todo. Si estoy reunido con un cliente y suena la alarma de incendios para dar oreen de evacuación, no me tomo un tiempo para acabar la visita.

No permiten albergar expectativas de que la situación vaya a ser reversible en el día. Su aparición justifica que se dejen de hacer, durante la jornada laboral, todo tipo de tareas. 

Ejemplos de emergencias: un accidente, una enfermedad repentina, un desastre natural, un incendio, una huelga general,… sucesos que rompen en pedazos la PDA a partir del momento en que se hacen presentes.

Ejercer un control efectivo sobre INTERRUPCIONES, IMPREVISTOS,  URGENCIAS y EMERGENCIAS es una cuestión crítica cuando tenemos pretensiones de ser productivos. Para ello, es conveniente, aparte de disponer de planes de contingencia ex-profeso, desarrollar una cierta capacidad de improvisación.

Análisis DAFO "control de interrupciones, imprevistos y urgencias/emergencias"

Para afrontar la amenaza y controlar las interrupciones, lo primero es tomar conciencia de la dimensión del problema. No hacerse trampas al solitario. Visionar mentalmente una cuerda cortada en varios trozos anudados entre sí, como representación gráfica de en qué se convierte una tarea interrumpida. En 2º lugar, establecer medidas correctoras con carácter asertivo a través de diálogos serenos y constructivos.

La necesidad de contar con el resto de compañeros es incontestable. Cualquier esfuerzo individual sin concitar la aprobación del grupo será baldío. Las pautas para afrontar el problema son, pues, de aplicación al colectivo humano que comparte un espacio de trabajo. Todos deberán ser conscientes de la gravedad del asunto y del impacto sobre la productividad. Todos deberán preguntarse si están utilizando el momento y el canal adecuados para dirigirse a sus congéneres.

Hay que protegerse de la acción de las fuentes de interrupciones más importantes desarrollando planes de acción. Pero lo más efectivo para controlar las interrupciones es la prevención (alejamiento o desconexión de los estímulos externos, barreras físicas, advertencias claras, fijación de horarios para atención, …).

El impacto que las interrupciones tienen sobre el rendimiento, podríamos representarlo gráficamente así:

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Gráfico que refleja cómo afectan las interrupciones al rendimiento

Asímismo, es importante diferenciarlas de los imprevistos y de las urgencias/emergencias, para darle a cada cual su tratamiento. No obstante, tanto los imprevistos como las urgencias deben formar parte de nuestro quehacer diario. Por lo tanto, se deberá tener previsión de su ocurrencia entre las tareas a realizar y asignarles un hueco diario en la agenda. No sabemos cuáles, pero sí que aparecerán. Y si no lo hacen, tenemos que tener previsto el relleno para que este hueco no quede vacío.

Habrá, pues, que protegerse de la acción de las fuentes de  imprevistos y urgencias más importantes desarrollando planes de acción y prevención. En el diseño de estos planes, las preguntas que tienen que formularse son:

  • “¿Qué puedo hacer para que esto no ocurra otra vez?”
  • “¿Sabía que esto podía pasar?”
  • “¿Hice algo al respecto?”
  • “¿Se puede delegar?”
  • “¿Es inaplazable o se puede abordar más tarde?”

Por último, se recomienda visionar este vídeo, donde Berto Pena nos da sabios consejos prácticos para afrontar esta amenaza a nuestro rendimiento.

Frases célebres de "Control de interrupciones, imprevistos y urgencias/emergencias"

Citas y aforismos

interrupciones, imprevistos y urgencias
Paulo Coelho

“La vida nos coge desprevenidos y nos obliga a caminar hacia lo desconocido cuando no queremos, cuando no lo necesitamos”

“La calma absoluta no es la ley del océano. Lo mismo ocurre en el océano de la vida”

interrupciones, imprevistos y urgencias
Santiago Posteguillo

“Así es como se conoce realmente a las personas. En sus reacciones ante lo inesperado”

Refranes y proverbios

Dios creó el tiempo pero el hombre creó la prisa
Proverbio irlandés
Vísteme despacio que tengo prisa
Refrán

Artículos de interés para la mejora de control de interrupciones, imprevistos y urgencias/emergencias

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias/emergencias en el rendimiento:

 

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