TODOIST

Introducción

Nos hallamos ante la aplicación de gestión de tareas por antonomasia. La más popular sin duda y una de las más completas del mundo. Y, por lo tanto, como no podía ser de otro modo, podríamos simplificar diciendo que lo tiene todo: se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

En cuanto a la posibilidad de integrar el correo electrónico en la aplicación, cabe señalar lo siguiente: Sólo es posible a partir de la versión PREMIUM. Además, en la actualidad, aún no es posible obtener direcciones de email de la tarea con la aplicación para Windows. En cambio, sí lo es usando la versión web.

En cada proyecto ofrece la posibilidad de abrir el menú (···) a la derecha y marcar “ENVIAR TAREAS A ESTE PROYECTO POR E-MAIL”. Sugerimos hacerlo sólo con la BANDEJA DE ENTRADA. De este modo, funcionará como INBOX único a partir del cual podremos ir reasignando tareas a los distintos proyectos. El asunto del email será el nombre de la tarea mientras que el cuerpo se añadirá como un comentario.

Elementos estructurales

Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet, pues guardan concordancia casi plena.

La pantalla ofrece dos zonas verticales, como se puede ver a continuación:

Zona IZQUIERDA

Esta barra lateral alberga los accesos directos a: 

        • icono Ξ para ocultar este sidebar
        • buscador rápido
        • bandeja de entrada que acoge las tareas pendientes de asignación a algún proyecto concreto
        • un capítulo abierto para las tareas que vencen hoy y otro para las que lo hacen en los próximos 7 días
        • Proyectos – etiquetas – filtros: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego encontrar las tareas rápidamente y utilizar toda la información a nuestro gusto.
            • Personalmente, consideramos desacertada la utilización del término Proyectos para hacer referencia a lo que no son más que listas de actividades. Pensamos que confunde a quien se acerca al mundo de las aplicaciones de gestión y aún no distingue entre tareas y proyectos.
            • Con las etiquetas de Todoist puedes organizar tus tareas por categorías, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos.
            • Los filtros de Todoist te permiten guardar tus vistas de tarea más importantes para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
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Zona DERECHA

Aquí diferenciamos dos zonas:

        • la subzona superior (fija), donde a la izquierda está el icono “+” para añadir las tareas nuevas, a la derecha los iconos de notificaciones y configuración. Entre medias, la herramienta de seguimiento de nuestra productividad KARMA cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. 
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        • la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba desde el icono (···), con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
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Generación PDA con TODOIST

TODOIST nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativas básicas

Una vez tengamos actualizada la información en TODOIST, tras el CHECKING, basta con haber configurado la herramienta para que nos envíe un RESUMEN DIARIO (Daily Digest). Cada mañana recibiremos un email que incluye estadísticas de productividad y tareas pendientes para hoy.

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando HOY, bastará con buscar, en el icono de configuración, la opción de imprimir. Nos preguntará si queremos sólo títulos o títulos y comentarios de cada actividad, y ¡ya está!. Con esto, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber, las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS, TAREAS y HÁBITOS. Para catalogar a todas estas actividades nos serviremos de los llamados proyectos, que no dejan de ser carpetas o listas

PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el sistema de etiquetas nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

'Multi-idioma'

TODOIST está habilitado para personas que hablen inglés, chino, sueco, danés, neerlandés, finés, francés, alemán, ruso, italiano, japonés, coreano, noruego, polaco, portugués, español, sueco o turco. 

'Copias de seguridad automáticas'

TODOIST Premium crea automáticamente copias de seguridad diarias de tus proyectos, tareas y comentarios activos. Puedes restaurar fácilmente tus copias de seguridad en cualquier momento mediante la importación de proyectos. 

'Ayuda on-line'

El centro de ayuda de TODOIST-HELP y su buscador están desarrollados de un modo especialmente didáctico, lo que facilita sobremanera que la curva de aprendizaje en el uso de la herramienta sea corta y empinada. 

'Reprogramar vencidas'

Muchas veces se quedan tareas programadas pendientes. El hecho de tener que ir pasándolas de ayer a hoy supone una pérdida de tiempo constante. Una opción tan simple como ésta da buena muestra de lo que ofrece TODOIST: pragmatismo total. En estos pequeños detalles se distingue de sus competidores.

'Programar inteligente'

TODOIST dispone de un programa de inteligencia artificial que aprende de nuestras costumbres. Tanto más cuanto más se usa la herramienta. De esta manera, cuando buscas una fecha de vencimiento ideal para una tarea, ‘Programar inteligente’ tiene en cuenta:

    • Tus hábitos
    • Urgencia de la tarea
    • Días laborales vs. Fines de semana
    • Próximas tareas
    • Tus objetivos diarios y semanales
'Filtros'

En el capítulo de generación de la PDA con TODOIST, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.

Es de agradecer la posibilidad que nos brinda TODOIST de generar vistas adaptadas a las preferencias del usuario que permiten encontrar lo que éste necesita a golpe de click. Como ellos mismos dicen en su web “Cuando se utilizan correctamente, los filtros son el súper poder de las listas de tareas: te permiten concentrarte en las cosas correctas, en el momento correcto”.

Los símbolos utilizados para crear filtros son:

      • @arroba para hacer mención a etiquetas
      • #almohadilla para hacer mención a proyectos
      • &and para enlazar un criterio del filtro con otro
      • |barra vertical para significar esto “o” lo otro
      • !signo de admiración para excluir un criterio de búsqueda.
      • *asterisco para utilizarse como comodín
      • ,coma para combinar 2 o más búsquedas en un filtro.
      • ()paréntesis para englobar varios criterios.

La herramienta permite crear filtros basados en combinar:

      • Fecha de vencimiento
      • Nivel de prioridad
      • Etiqueta
      • Proyecto 
      • Fecha de creación de la tarea
      • Proyecto compartido & asignación de las tareas
      • Palabra/s clave/s

También puedes combinar consultas para crear búsquedas más potentes (aquí es donde la magia de los filtros realmente ocurre)

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'Gamificación'

En las versiones web y móvil –no así en la aplicación de escritorio Windows– está disponible la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento personalizado de tu grado de implicación con la herramienta basado en la teoría de juegos. Se asignan puntos según las tareas que vas completando cada día y los objetivos que uno se marca. Según la puntuación alcanzada va subiendo, vas escalando niveles de profesionalización KARMA.

'Directorio de integraciones'

TODOIST se ocupa de publicitar y mantener actualizado un DIRECTORIO DE INTEGRACIONES para que podamos conectarlo con otras herramientas que andemos usando.

Las categorías en que las clasifica son: Automatización, Business, Comunicación, Email, Administración de archivos, Planificación, Productividad y Registro de tiempo

'Recordatorios por ubicación'

Puedes incluso crear recordatorios por ubicación que se activarán cuando llegues o te vayas de un lugar específico con Todoist en tu dispositivo móvil.

'Distinción entre comentarios de proyecto y comentarios de tarea'

Los comentarios comparten icono (bocadillo). Sin embargo, los de proyecto tienen un carácter permanente y se adjuntan al proyecto en sí, mientras que los de tarea son más circunstanciales y se adjuntan a la tarea con la que se relacionan. 

'Calendario propio'

El único punto negativo que, a nuestro entender, tenía TODOIST era su dependencia de integración con otras aplicaciones para disponer de visión calendario.

Desde abril del 2020 ya disponemos de un nuevo menú a la izquierda con la opción PRÓXIMO que nos permite el acceso directo al calendario de TODOIST sin necesidad de integrar la aplicación con un gestor de calendario externo, lo cual era la principal (por no decir la única) carencia que le encontrábamos a la herramienta.

Conclusión

Con sus fantásticas prestaciones, consideramos que TODOIST es la mejor herramienta tecnológica disponible para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.

Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el vídeo que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

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