Introducción
Como podemos apreciar en nuestra comparativa, vamos a abordar el análisis de una de las grandes, grandes. Nos hallamos ante una fantástica aplicación que ha irrumpido con fuerza en el universo de la gestión de tareas desde su creación en 2013. Goza de buenísimas valoraciones entre los usuarios. Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Todo se sincroniza en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable.
Cuando te das de alta en TickTick registras una dirección de correo electrónico de referencia. SETTINGS – CALENDAR & EMAIL – Add tasks via email: Puede enviar sus tareas por correo electrónico a todo@mail.ticktick.com, a través de su correo electrónico registrado.
También es posible enviar tareas a su dirección de correo electrónico única. [todo+a1b2c3d4e5f6@mail.ticktick.com] Las tareas enviadas a esta dirección de correo electrónico se agregarán directamente al INBOX de TickTick.
Elementos estructurales
Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet.
La pantalla ofrece tres zonas verticales, como se puede ver a continuación:
Zona IZQUIERDA
Esta barra lateral alberga los accesos directos a:
- nuestro avatar personal, donde se sitúan los ajustes de configuración
- todas las tareas, las que vencen hoy, mañana y los próximos días
- un calendario (en formato día / semana / mes) con todas las tareas registradas.
- inbox o bandeja de entrada pendientes de asignación a listas
- listas – etiquetas – filtros personales: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego utilizar el conjunto de información a nuestro gusto. Con las etiquetas (“Tags“) de TickTick puedes organizar tus tareas que compartan una categoría, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos. Los filtros de TickTick (“Custom“) te permiten guardar tus vistas de tareas preferidas para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
- completadas y eliminadas
- resumen de toda la información introducida (tareas acabadas y por acabar)
- Espacio para tratar los HÁBITOS (tareas con frecuencia repetitiva)
Zona CENTRAL
Aquí diferenciamos dos zonas:
- la subzona superior (fija), donde en primera instancia aparece a la izquierda el nombre de la lista que nos está mostrando, mientras que a la derecha es donde se define el criterio de ordenación de las tareas que mostrarán más abajo (por tiempo, título, etiqueta o prioridad). A continuación se ubica el espacio sombreado desde donde añadimos las tareas nuevas (que irán a parar al INBOX, salvo que se indique lo contrario).
- la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba, con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
Zona DERECHA
Aquí aparece el detalle de la tarea seleccionada en la zona central. A su vez, aquí se distinguen tres subzonas:
- En la esquina superior izquierda de esta zona, pueden marcarse como completadas las tareas, gestionar fechas en el calendario y asignar prioridades (!!! ALTA – !! MEDIA – ! BAJA). La prioridad de cada tarea determinará el color de su casilla checkbox.
- En la zona media, el detalle de la tarea (su contenido)
- En la zona baja están las opciones de ubicación en listas, estilos de escritura, comentario, papelera y el resto (···), como son etiquetas, archivos adjuntos, historial de la tarea, copia de enlace e impresión.
Generación PDA con TickTick
TICKTICK nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.
Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.
Alternativa básica
Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando con “···” la opción de imprimir, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.
Alternativa completa
El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:
- las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Para catalogar las actividades nos serviremos de las listas (lists)
- Existe un tratamiento diferenciado de los HÁBITOS (Tareas con frecuencia periódica), y en eso le gana la mano a su competidor directo TODOIST y es el único que consigue acercarse a TOODLEDO.
Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).
Por su parte, el sistema de etiquetas (tags) nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:
- @Clave, importancia máxima
- @Laboral, importancia alta
- @Personal, importancia baja
- @Relleno, importancia mínima.
Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros (customs) para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:
Críticas
Positivas
'Importación datos de otras aplicaciones'
TickTick, consciente de la multitud de oferta existente en el sector de los gestores de tareas, facilita al máximo el tráfico de datos desde otras aplicaciones. Este hecho es una invitación al cambio para los usuarios indecisos, y pone en primer lugar de la lista a los de TODOIST, a quien considera su competencia directa.
'Filtros / Custom'
En el capítulo de generación de la PDA con Tick Tick, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.
La potencia de la herramienta se multiplica cuando nos brinda la capacidad de crearnos nuestras propias vistas seleccionadas con los criterios que nos convengan con tan solo un click.
Las opciones abiertas son la normal y la avanzada. En ambos casos, la simplicidad para establecer los filtros es encomiable, lo cual representa un valor a tener en cuenta.
'Calendario propio'
La solución que ofrece TickTick, incorporando el calendario dentro de la aplicación como una opción de visualización más, nos resulta realmente cómoda. Además, por partida doble, ya que nos permite habilitar activando la opción correspondiente desde SETTINGS-LABS un “mini-calendario” en la zona inferior del sidebar lateral izquierdo.
'Tratamiento específico de los HÁBITOS'
Las tareas que tienen una frecuencia periódica son tratadas de un modo específico en TICKTICK. Para poder disfrutar de esta extraordinaria posibilidad, debemos activar el servicio desde el apartado de SETTINGS-configuración en el epígrafe LABS-etiquetas.
'Gamificación'
La aplicación, además, cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. Se accede a esta sección pinchando en nuestro avatar – STATISTICS, tal y como se reproduce más abajo. Está disponible en la versión web y móvil, pero no en la versión aplicación de escritorio.
Rivaliza en este sentido con el sistema KARMA, empleado por su competidor más directo, el clásico dentro de los gestores de tareas TODOIST.
Negativas
'Multi-idioma'
Ni la versión web ni la aplicación de escritorio de TickTick están preparadas estos momentos para usuarios de habla hispana. Sólo en la versión móvil se han producido avances parciales, que no alcanzan a su sección de ajustes.
Conclusión
Con sus muchísimos pros y la contra del idioma -en vías de solución-, consideramos que TICKTICK es una herramienta tecnológica de 1º nivel para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.
Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:
