Cada herramienta está pensada para un uso principal.

Los gestores de calendario tienen como público objetivo a aquellos que necesitan tener una plataforma recordatorio para generar listas de asuntos pendientes (to-do-list) con orden temporal. Se trata de no olvidar los compromisos adquiridos con ellos mismos y con los demás en cada momento. No solapar unos con otros y tener la apariencia de llegar a todo, sin profundizar. Sirven a la perfección para implementar determinadas técnicas de gestión del tiempo (TIME BOXING o POMODORO). Es decir, para establecer límites temporales en la duración de los eventos. Cumpliendo este cometido, se puede dar por bien empleado.

Recogen información sobre eventos (sucesos que tienen una ocurrencia prevista) tales como cumpleaños, aniversarios, viajes, citas,..  Los eventos permiten registrar datos sobre quién, dónde, cuándo y cómo. El calendario es una parte importante de cualquier sistema de organización personal, pero no es una herramienta de organización por sí misma.

No tiene en cuenta el contexto en el que te encuentras ni el motivo que hay detrás de cada uno de tus actos. Tampoco puedes llevar con él un seguimiento de los asuntos que tienes aparcados a la espera de que se despierte tu interés en llevarlos a cabo. O las tareas delegadas en terceras personas. Para eso, ya necesitas dar un paso más y acudir a un gestor de tareas.