Introducción
Cada herramienta está pensada para un uso principal.
Los gestores de calendario tienen como público objetivo a aquellos que necesitan tener una plataforma recordatorio para generar listas de asuntos pendientes (to-do-list) con orden temporal. Se trata de no olvidar los compromisos adquiridos con ellos mismos y con los demás en cada momento. No solapar unos con otros y tener la apariencia de llegar a todo, sin profundizar. Sirven a la perfección para implementar determinadas técnicas de gestión del tiempo (TIME BOXING o POMODORO). Es decir, para establecer límites temporales en la duración de los eventos. Cumpliendo este cometido, se puede dar por bien empleado.
Recogen información sobre eventos (sucesos que tienen una ocurrencia prevista) tales como cumpleaños, aniversarios, viajes, citas,.. Los eventos permiten registrar datos sobre quién, dónde, cuándo y cómo. El calendario es una parte importante de cualquier sistema de organización personal, pero no es una herramienta de organización por sí misma.
No tiene en cuenta el contexto en el que te encuentras ni el motivo que hay detrás de cada uno de tus actos. Tampoco puedes llevar con él un seguimiento de los asuntos que tienes aparcados a la espera de que se despierte tu interés en llevarlos a cabo. O las tareas delegadas en terceras personas. Para eso, ya necesitas dar un paso más y acudir a un gestor de tareas.
Contenido
Para los que tienen requerimientos mínimos, piensa en lo que te podrías encontrar anotado a mano en un calendario de cocina. Asuntos que van directamente relacionados con una fecha concreta y funcionan como simple recordatorio sin requerir de nosotros más acción que nuestra presencia. Nos referimos, por ejemplo, a EVENTOS del tipo:
- Festividades
- Cumpleaños, santoral,…
- Viajes
- Citas concertadas (médico, abogado, tutorías,…)
- Agenda deportiva, cultural o familiar…
Para quienes requieren un mayor grado de sofisticación o de concreción, los gestores de calendario también pueden suplir el contenido de lo que se anota en una agenda física. En este caso, funcionan como una lista de tareas pendientes (TO-DO-LIST), que buscan ubicación de día y hora para llevarse a cabo:
- Llamadas a realizar
- Correos a enviar
- Informes a elaborar
- Visitas a atender
- Reuniones a las que asistir
Ahora hay multitud de opciones en el mercado, con fantásticas interfaces para el usuario, que puede visionar lo que tiene que hacer en cada momento y no descuidar ningún evento. Cabe señalar que algunos gestores de calendario permiten opciones de etiquetado y asignación de prioridades, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Para ello están los gestores de tareas y/o proyectos.
Selección
