Introducción
La agenda y el calendario electrónico de GOOGLE están disponibles en versión web y, además, se pueden descargar en nuestro teléfono o en nuestra tablet. Su uso nos permite ahorrar tiempo y aprovechar cada día al máximo.
GOOGLE CALENDAR no se limita a un único calendario sino a tantos como cada cual desee, permitiendo personalizarlos individualmente por nombre, color, configuración propia y posibilidad de compartir.
Desde hace unos años, Google decidió facilitar a sus usuarios de GMAIL la integración con los de sus aplicaciones Calendar, Keep y Tasks. Por lo tanto, todo usuario de Google Calendar puede recurrir a la sincronización de estas cuatro herramientas.
Ofrece la posibilidad de ver todos los calendarios en un solo sitio con vista mes, semana o día en un instante. Y cuando decimos todos nos estamos refiriendo a.
- “MIS CALENDARIOS”
- Por defecto, GOOGLE CALENDAR te permite crear “EVENTOS” (los de Gmail se añaden a tu calendario automáticamente) en los que se pueden activar notificaciones de aviso.
- Si activamos el calendario “Recordatorios” podemos crear avisos de tareas.
- Para gestionar “TAREAS” debemos activar el calendario “Tasks” lo cual genera la sincronización automática con GOOGLE TASKS.
- “OTROS CALENDARIOS”
- Podemos suscribirnos al calendario de un tercero (si nos autoriza, previa solicitud por nuestra parte)
- Explorar calendarios de intereses (festividades por credos religiosos o países, competiciones deportivas, fases lunares,…)
- Crear uno desde una URL ajena.
Elementos estructurales
En la barra lateral izquierda figura, de arriba abajo:
- El símbolo “+” para crear nuevas
- Un mini-calendario mensual
- Mis calendarios
- Otros calendarios
En la barra superior, encontramos:
- El símbolo “Ξ” para ocultar o mostrar la barra lateral
- Un botón para acceder directamente al día de hoy
- El mes en el que nos encontramos
- Un buscador inteligente que permite discriminar por calendarios, persona, lugar,…
- Menú AYUDA
- Menú CONFIGURACIÓN
- Visión elegida: día, semana, mes, año, agenda, 4 días
En la barra lateral derecha, enlaces directos a GOOGLE KEEP y GOOGLE TASKS
En la zona central, se muestra el calendario con sus entradas en la visión elegida.
Diferencias entre EVENTO y TAREA
GOOGLE CALENDAR se configura como gestor de calendario de eventos, que te habilita la posibilidad de integrar tareas siempre y cuando utilices a GOOGLE TASKS como tu gestor de tareas.
Este es el motivo por el cual, al pulsar el “+” se abre el cuadro de diálogo y aparecerá por defecto la opción de EVENTO, tanto si hemos creado un calendario nuevo como si lo hemos importado (por ejemplo, de un gestor de tareas como TODOIST). Sólo si tenemos activados los calendarios “Recordatorios” y “Tasks” nos aparecerán como opciones adicionales: RECORDATORIO y TAREA, respectivamente.
Cuando están todos los calendarios marcados como activos, el hecho de que la herramienta nos dé a elegir en cada alta entre estas tres alternativas, es posible que confunda al usuario. Le invita a pensar que se trata de opciones que pertenecen a la misma categoría, pero no es así.
Los EVENTOS y las TAREAS son sucesos que ocurrirán. Los RECORDATORIOS deberían ir aparte, pues no son comparables. Sólo son avisos de que “algo” va a ocurrir. En todo caso, se asemejan a las NOTIFICACIONES. Aclaremos estos términos y entenderemos mejor cómo debemos usar cada uno de ellos.
Evento
Un EVENTO es algo que está previsto que suceda en algún lugar determinado día (en ocasiones tendremos incluso concreción de la hora de inicio y la hora de finalización) con la participación o no de otras personas. Nuestra intervención con respecto a un EVENTO es pasiva. Sucederá con o sin nuestra intervención.
En “Más opciones” podremos definir si se repite automáticamente con cierta periodicidad, incluso establecer que se cree una notificación o un correo de aviso con la antelación que deseemos. No se puede marcar como completado: Cuando pasa el momento establecido, el evento desaparece sin que hagamos nada.
Ejemplos de EVENTO son:
- Un partido de fútbol BARÇA-MADRID el próximo sábado, a las 21:00
- Un concierto de Marc Anthony, el 12/06 a las 22:30
- La fiesta sorpresa de 40 cumpleaños de un compañero de trabajo, prevista para el próximo domingo, a las 18:30
- Una cena de padres del cole el sábado, a las 21:30
- Una reunión de centro de trabajo este viernes, a las 8:30
- Una LYNC para toda la plantilla, cada lunes a las 9:00
- etc…
Como podemos ver, en todos los casos, el evento ocurrirá estemos nosotros en él o no. SOMOS TESTIGOS DE LOS EVENTOS. Si tenemos que ocupar un papel activo en un EVENTO, debemos crear la TAREA correspondiente. Si, por ejemplo, está previsto que sea yo quien se encargue de comprar un regalo para la fiesta sorpresa del domingo, deberé dar de alta una tarea independiente del evento (podría no comprar el regalo y la fiesta seguiría su curso y ocurriría igualmente sin mi participación)
Tarea
Una TAREA es algo que implica acción directa por nuestra parte. Por lo tanto, nuestra intervención con respecto a la TAREA es ACTIVA. Como se ha dicho, se debe activar el calendario de “TASKS” para habilitar la posibilidad de darlas de alta. En el proceso de alta estableceremos, en principio, una fecha (y se quiere una hora de realización prevista) pero, mientras no se marque como “completada”, la tarea seguirá “pendiente” aunque haya transcurrido la fecha fijada. No es posible asociarle una NOTIFICACIÓN de preaviso a una TAREA. Si se desea disponer de una llamada de atención al respecto, deberemos dar de alta un RECORDATORIO específico para ello.
Ejemplos de TAREA son:
- Llamar a mi hermana
- Visitar a un cliente el próximo viernes, 12/06 a las 22:30
- Enviar un correo a mi jefe mañana a 1ª hora
- Crear un grupo de Whatsapp con mi equipo para una organizar una cena de navidad
- Coger el avión para ir a Madrid
- Redactar un informe de seguimiento de las ventas durante el último trimestre
- etc…
Como podemos ver, en todos los casos, la tarea ocurrirá siempre que nosotros participemos activamente en ella. Y si no es así, quedará pendiente. SOMOS PROTAGONISTAS DE LAS TAREAS.
Tipos de tarea
En función del grado de concreción con que vienen definidas nos podemos encontrar:
- TAREAS INCONCRETAS: Aquellas que suponen voluntad de llevarlas a cabo pero a las que les falta encontrar el momento exacto. Mientras éste se desconozca deberán aparecer únicamente en la lista de tareas pendientes.
- TAREAS CONCRETAS: Se sabe dónde, cómo y cuándo debemos llevarlas a cabo. Éstas son las que deben ocupar un espacio en el calendario junto a los eventos.
Esta conceptualización es válida siempre que utilices GOOGLE TASKS como tu gestor de tareas. Cuando importamos, por integración, un calendario de una aplicación externa (como por ejemplo TODOIST) a GOOGLE CALENDAR, se quiebra este marco conceptual. Las TAREAS importadas se quedan catalogadas como EVENTOS, con las implicaciones que esto tiene y que se acaban de explicar aquí:
- Se podrá asociar una notificación o correo de aviso.
- Una vez transcurra el momento para el que se ha previsto su ocurrencia, se darán por realizadas.
Diferencias entre NOTIFICACIÓN y RECORDATORIO
“Podríamos decir, con el ánimo de simplificar, que un RECORDATORIO es a una TAREA lo que una NOTIFICACIÓN a un EVENTO.”
Notificación
Una NOTIFICACIÓN es una llamada de atención (vía PUSH o CORREO ELECTRÓNICO) que tiene el objetivo de avisarnos de que un EVENTO va a ocurrir y debemos saberlo. Si éste tiene definido día y hora, deberemos establecer con qué antelación queremos recibirla. Si el EVENTO está marcado como “todo el día” le informaremos de a qué hora concreta del día que digamos, queremos tener el aviso.
Recordatorio
Como se ha dicho, se debe activar el calendario de “RECORDATORIOS” para habilitar esta posibilidad. Un RECORDATORIO también es un simple toque de atención que, en este caso, tiene el objetivo de avisarnos de que nos hemos propuesto hacer algo (TAREA) y queremos que se nos recuerde. Sólo requiere fijar día (y hora, si es el caso). Además, si es algo que se repite, podemos fijar con qué periodicidad. Cuando llega ese momento, se activa el recordatorio y debemos marcarlo como completado para que desaparezca. Para crearlo, tenemos la opción de darlo de alta desde GOOGLE CALENDAR siempre que el calendario “Recordatorios” esté activado.
Generación PDA con GOOGLE CALENDAR
Podemos configurar nuestros calendarios de Google Calendar de modo que GMAIL nos enviará cada mañana un correo con un resumen de todo lo que tenemos planificado para ese día. Para ello debemos seleccionar la opción “Agenda diaria” y seleccionar “Correo electrónico”. De ese modo, tenemos una versión simplificada de nuestra PDA.
