TOODLEDO

Introducción

Nos hallamos ante la aplicación de gestión de tareas que irrumpe con más fuerza y personalidad. Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS) y, por supuesto, lo sincroniza todo en la nube automáticamente. Pero su interfaz no quiere destacar por minimalista sino por ser la más técnica y profesional. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

Elementos estructurales

TOODLEDO va más allá de lo que es un simple gestor de tareas y abarca un amplio espectro de cuestiones relacionadas directamente con la productividad:

      1. TAREAS (TASKS)
      2. NOTAS (NOTES)
      3. ESQUEMAS (OUTLINES)
      4. LISTAS (LISTS)
      5. HÁBITOS (HABITS)

Comparten una misma distribución de pantalla, consistente en:

  • En la barra superior
      1. a la izquierda, se indica en qué ámbito nos movemos
      2. a continuación, añadir un item más
      3. a la derecha, el menú de configuración, con nuestro avatar
  • Por debajo de la barra superior, el cuerpo de la pantalla dividido en dos:
    1. Sidebar lateral izquierdo, con las opciones del menú correspondientes y la posibilidad de ceder el espacio que ocupa pulsando “|” minimizándose para quedar reducida a una columna de iconos
    2. El resto del espacio, para los contenidos

1.-Tareas (TASKS)

De las cinco elementos cuya gestión aborda TOODLEDO, éste es sin duda el principal. Para hacerlo, toma en consideración una serie de características que deben ir asociadas a cada variable para tenerla debidamente catalogada y etiquetada. En este aspecto, destaca en comparación al resto de sus homologables. Desde el menú de configuración podemos definir que los campos sean éstos o menos (según las necesidades de cada usuario). Pero de lo que se trata es de que, de cada tarea, tengamos al menos la posibilidad de considerar los siguientes factores:

    • Carpeta (FOLDER)
    • Contexto (CONTEXT)
    • Objetivo (GOAL), diferenciando:
        • para toda la vida (lifelong)
        • largo plazo (long term)
        • corto plazo (short term)
    • Agenda (DATES/CALENDAR):
        • fechas de inicio (START DATE)
        • fechas de vencimiento (DUE DATE)
        • repeticiones
    • Prioridad (PRIORITY): puntúa entre -1 y +3
    • Etiquetas (TAGS)
    • Estado (STATUS), diferenciando de mayor a menor proximidad a su ejecución
    • Localización (LOCATIONS)
    • Compartir (SHARING)

Extensión CHROME

Tal es el punto de minuciosidad alcanzado que cuando, desde la extensión habilitada para CHROME, pinchamos para añadir una nueva tarea, directamente nos sale una configuración por defecto (modificable a nuestro antojo) como la que se ve a continuación:

Dirección correo exclusiva

Para poder enviar correos electrónicos (con archivos adjuntos) a Toodledo que se conviertan automáticamente en tareas, debemos abrir la pestaña de configuración pegada a nuestro avatar y, desde la columna de HERRAMIENTAS (TOOLS), pulsar en More…, y bajar hasta Email Access para configurarlo

2.-Notas (NOTES)

En cualquier agenda de mano tenemos un apartado para tomar notas y aquí se habilita un espacio virtual para tal efecto.

3.-Esquemas (OUTLINES)

De igual modo que podemos disponer de un apartado para tomar notas, tenemos otro para crear esquemas con elementos de subordinación y alternancia, ideales para representar estructuras de contenidos. 

4.-Listas (LISTS)

Y cómo no, un espacio virtual para crear tantas listas como se desee, usando elementos de tablas con filas y columnas personalizables. 

5.-Hábitos (HABITS)

TOODLEDO nos habilita un espacio exclusivo para definir cuáles son los asuntos que nos gustaría repasar a diario. Esta herramienta, usada con criterio, nos puede resultar de gran ayuda para forjar un modo de trabajar orientado a resultados.

Como vemos, cuando queremos añadir un nuevo hábito (“+ ADD HABIT“) nos pregunta los aspectos que van a permitirnos contestar y llevar el seguimiento deseado.

Generación PDA con EVERNOTE

Llega el momento de la verdad y debemos transformar toda la información acerca de las tareas a realizar, debidamente catalogada y etiquetada, en nuestra deseada PDA. Para realizar esta labor, TOODLEDO nos permite seleccionar el criterio de ordenación en base a los tres parámetros que sean de nuestro interés dentro de la lista de factores definidos a la hora de etiquetar cada tarea. La selección realizada se puede observar en el gráfico más abajo junto a la palabra SORT.

Lo normal es que, para que no se nos pase nada de lo que tenga que hacerse en el día, definamos como 1º parámetro de ordenación de salida de la información FECHA VENCIMIENTO (DUE DATE). El 2º y 3º de los parámetros a definir van a gusto del consumidor. Nosotros utilizamos como 2º parámetro es CARPETAS (FOLDERS) porque de este modo visualizamos las tareas CLAVE, LABORALES, PERSONALES y de RELLENO. El 3º que utilizamos es IMPORTANCIA (IMPORTANCE) y así hacemos uso del algoritmo disponible en la herramienta que permite asignar niveles en función de las etiquetas definidas.

Críticas

Positivas

HERRAMIENTA: Planificador (SCHEDULER)

Esta herramienta es especialmente útil para cuando te sientes indeciso o no tienes la energía o la motivación para ser tan productivo como podrías ser. Tienes que  especificar cuánto tiempo tienes disponible para trabajar y Toodledo te sugiere lo que debes hacer.

HERRAMIENTA: Estadísticas (SCHEDULER)

Estos gráficos permiten realizar un seguimiento de su progreso e identificar dónde enfocar nuestra atención:

      • Gráfico circular (PIE CHART)
      • Gráfico de líneas (LINE GRAPH)
      • Tabla de burbujas (BUBBLE CHART)
      • Presupuesto (BUDGETING)
      • Tiempo de finalización (COMPLETION TIME)
      • Edad de la tarea (TASK AGE)

Negativas

 

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