MICROSOFT TO DO

Introducción

Aparentemente, todas las aplicaciones de gestión de tareas son muy similares. Sin embargo el gestor de tareas MICROSOFT TO DO tiene un plus que la distingue del resto. Sobre todo, me tiene fascinado por su marco conceptual, que es simple y poderoso a la vez. 

La mayoría de sus homólogas cuentan con una BANDEJA DE ENTRADA (donde recepcionan las entradas de INPUTS) y luego distinguen entre HOY-MAÑANA-PRÓXIMOS DÍAS según la fecha de vencimiento que se ha indicado en el proceso de alta de tarea.

En cambio, el gestor de tareas MICROSOFT TO DO, no necesita bandeja de entrada pues ya cuenta con la integración con el gestor de correo y calendario OUTLOOK.

Elementos estructurales

El gestor de tareas MICROSOFT TO DO arranca de una lista de tareas pendientes global de los asuntos que están por resolver y que hemos ido dando de alta en la aplicación. Luego, suma las tareas provenientes de correos electrónicos marcados con la bandera. A partir de ahí distingue:

  • Las que tienen fecha prevista de ejecución porque así lo hemos definido en la edición de la tarea con el icono del calendario (PLANEADO)
  • Las que tienen prioridad para el usuario porque han sido marcadas con el icono de la estrella (IMPORTANTE)
  • Las que se ha decidido hacer durante el día de hoy agregándolas a la lista de MI DÍA con el icono del sol

Para los que no hacemos más que darle vueltas al tema y nos pasamos el día analizando cuál es el mejor modo de organizar nuestro workflow, esta estructura resulta brillante. ¿Por qué? Pues porque a veces pensamos que gestionar tareas es algo parecido a ensamblar las piezas de un puzzle y que lo estamos haciendo bien si conseguimos meter muchas tareas en cada jornada laboral. Y las cosas no son así. En primer lugar porque no conocemos la duración exacta de las tareas y lo normal es que erremos en nuestras estimaciones y el puzzle no encaje. Sin embargo, con MI DÍA lo único que hago es tener en cuenta:

      1. Los eventos del calendario que tocan
      2. Las tareas a las que se les ha asignado un vencimiento y ha llegado (PLANEADO)
      3. Las tareas de mi lista de pendientes que considero que voy a poder llevar a cabo durante la jornada laboral, empezando por las que he incluido en el apartado IMPORTANTE.

No existe más que una intencionalidad de hacer lo que toca por fecha y el mayor número de asuntos importantes. Cuando acabe la jornada laboral, la lista de MI DÍA se queda vacía y todo lo que no haya conseguido marcar como realizado retorna a su estado.

Si, además, utilizáramos la aplicación de gestión de proyectos de MICROSOFT PLANNER para trabajar en equipo, tendríamos la posibilidad de controlar las tareas que desde allí se nos asignan. Para esto existe el apartado de ASIGNADAS A MÍ.

Aparte, para cerrar el círculo conceptual, MICROSOFT TO DO habilita la posibilidad de crear listas con tareas que queramos tener clasificadas de determinada manera según nuestro criterio. Para los efectos de nuestro método ON-TIME nos resulta útil para controlar:

  1. Los asuntos que tenemos aparcados a la espera (SIDEBOX)
  2. Los eventos -con su correspondiente fecha de ocurrencia- que, sin ser tarea, queremos tener controlados (FILEBOX DATE)

Además, estas listas se pueden agrupar (en nuestro caso, en una llamada BOXES) si se considera oportuno diferenciarlas de otras listas según su naturaleza.

Generación PDA con MICROSOFT TO DO

La PDA en MICROSOFT TO DO se corresponde a las claras con el listado de “MI DÍA”.

Críticas

Positivas

"Etiquetado"

La única manera de etiquetar es escribir en el título de la tarea el signo “#” con el nombre de la etiqueta que se desee pegado a él. Ni siquiera habilita un plan alternativo. Todo lo que sobra, fuera: el colmo de la simplicidad. Cuando se quiere listar todas las tareas que comparten una etiqueta, se pincha sobre ella, y ya está.

Negativas

"Filtros"

A diferencia de sus competidores más fuertes, la aplicación no ofrece vistas rápidas con filtros de selección predefinidos.

"Integración"

Considerando normal que una aplicación joven aún no ofrezca posibilidades de integración a través de IFTTT o ZAPIER, no entendemos cómo aún no es posible integrar MICROSOFT TO DO con el calendario de su propio ecosistema MICROSOFT OUTLOOK. Efectivamente, la integración del gestor de tareas MICROSOFT TODO con las aplicaciones de su propio ecosistema está a medio terminar (con el gestor de correo, sí; con el gestor de calendario, no; con el gestor de notas, tampoco). Esto nos impide tener vista calendario para contemplar las tareas y los eventos programados a través del gestor de tareas. Un handicap muy importante.

Así como GOOGLE integra GMAIL con TASKS, CALENDAR y KEEP, en MICROSOFT todavía están en ello.

Conclusión

Pese a estas carencias, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros sí que tienen y MICROSOFT TO DO no tiene, consideramos que tiene lo básico para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con la vista calendario que brinda Google Calendar.

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