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COMPRENSIÓN FARRAGOSA
Tener unas nociones básicas de GTD® es relativamente fácil, pero no basta para llegar a ponerlo en práctica. En el otro extremo, tener la necesidad de releer varias veces sus libros y de asistir a formaciones oficiales para lograr entenderlo, permite calibrar su grado de dificultad real.
LA COMPLEJIDAD DEL SER HUMANO
Cuando uno se para a pensarlo un poquito, se da cuenta de que el ser humano es mucho más complejo que un examen de integrales, logaritmos neperianos, inecuaciones de tercer grado y raices cúbicas. De hecho, aún hay gente que sabe resolver estos problemas. En cambio, lo nuestro no.
Por una parte, nos caracterizamos por una variabilidad constante en función de cuál sea nuestro estado anímico, nuestras emociones, nuestras indefiniciones, etc. Por otra parte somos animales de costumbres. No sabemos hasta qué punto actuamos como autómatas que repiten cotidianamente una serie de rutinas. Cada cual tiene interiorizadas las suyas y, muchas veces, de un modo inconsciente.
Si, con la intención de combatir su imprevisibilidad, uno decide mejorar la gestión de las actividades que realiza y la información que maneja en el tiempo, no hay mejor receta: automatizar procesos y sistematizar unas pautas de comportamiento que le permitan atarse en corto y evitar la necesidad de ir improvisando sobre la marcha a toda hora.
Sin embargo, cuando alguien se nos acerca para sugerirnos cambios en alguno de nuestros hábitos, hay algo en nuestro interior que se estremece. Y aunque se produzca una reflexión profunda que entienda las bondades de pasar de una forma de hacer las cosas a otra distinta, la cabra tira al monte. Por este motivo, los métodos que nos ayudan a mejorar nuestra productividad, en general, no lo tienen nada fácil. Topan contra la raíz.
De ahí nace la exigencia de simplificar hasta el extremo. Si te dedicas a esto de proponerle a los demás nuevas formas de hacer las cosas que ellos ya hacen cotidianamente, no hay más remedio. Los fundamentos argumentales de tus teorías tienen que ser sólidos, pero las formas también van a importar, y mucho. Y el esfuerzo pedagógico a la hora de desplegar tu propuesta ha de ser total, para vencer la barrera natural que tenemos las personas a cambiar lo que está en lo más profundo de nuestro ser.
LA COMPLEJIDAD DE GTD®
Hasta aquellos que lo siguen con devoción y alaban a pies juntillas, aconsejan leerse varias veces sus libros para acabarlos de entender. La pregunta que yo me hago es ¿esto es normal? Puedes decir que la materia es fácil mientras reconoces que es conveniente leer varias veces sus libros para entenderlos. Lo que no puedes es, a continuación, descargar sobre el receptor la responsabilidad del problema para captar un mensaje. Algo falla.
Resulta sospechosa la cantidad ingente de personas que verbalizan lo complicado que les resulta GTD® y las dificultades que tienen para asumirlo como un método de organización propio. Somos muchos los que pensamos que no hay malos alumnos sino profesores mediocres, y que si el alumno no aprende, el maestro no enseña. A lo largo de su trayectoria, David Allen, consciente de sus problemas para hacerse entender, realiza algunos intentos, a todas luces insuficientes, para avanzar en esta labor.
Breve reseña de las obras de David Allen
- Profundizando un poco en su obra, nos damos cuenta de que todos sus postulados quedan expuestos densamente en el primer libro «Organízate con eficacia» (2001) y los demás aportan poca o ninguna novedad.
- «Sé más eficaz» (2003), más que un libro, es más que una recopilación de newsletter inconexas, de los meses en que se gestaban sus pensamientos, agrupadas en cuatro temáticas con rasgos comunes.
- En «Haz que funcione» (2008) introduce algún concepto nuevo como la matriz de autogestión que resulta interesante y quiere ser un intento de explicar mejor los conceptos ya expuestos con anterioridad. Sin embargo, le pesa más el ego y acaba convirtiéndola en una ceremonia de autobombo para declararse ante el mundo, henchido de vanidades, encantado de haberse conocido.
- «GTD® para jóvenes» (2018) es un reconocimiento solapado del nivel de dificultad que entraña la comprensión de su método, un nuevo intento de hacerse entender al público en general disfrazado de adaptación a un público adolescente. Una especie de “GTD® para dummies”, que ignora que precísamente los jóvenes lo pillan todo a la primera, siempre que se pueda entender. Esto no es un problema de juventud. El problema es de densidad, enrevesamiento y falta de flexibilidad.
- Con su última entrega «Organízate con eficacia-Cuaderno de trabajo» David Allen convierte GTD® en un extenso (casi infinito) formulario de treinta y seis pasos para ejecutar diez acciones con las que dar por implementadas las cinco fases del proceso de control. Bueno, en realidad, cuatro (pues se olvida de abordar la última: hacer). Y ello, prescindiendo por completo de la gestión vertical, sin tocar ni de soslayo la perspectiva.
La curva de aprendizaje
Una vez que se toma conciencia de la penosa gestión de expectativas que se lleva a cabo en este método (y que se expone en el epígrafe anterior), se entiende mejor su falta de claridad en la exposición. La curva de aprendizaje de GTD® es empinada al principio, pero en seguida se frena a un nivel medio de comprensión, y de ahí no suele pasar.
A lo que el gran público alcanza es:
- a traducir al español la expresión “Getting things done”
- a memorizar las cinco fases del hábito productivo
- a explicar en qué consiste la regla de los dos minutos
- a saber que hay que hacer una revisión semanal
La opinión del formador oficial
El formador oficial y máximo referente de GTD® en España, no oculta la realidad:
“Dicho de otro modo, es prácticamente imposible aprender GTD® sin desaprender previamente todo lo que nos han venido contando con anterioridad sobre organización personal, gestión del tiempo y otros conceptos relacionados”.
Productividad personal (Spanish Edition) (p. 22). Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
Misión imposible para los programadores informáticos
Como “GTD® es como es” y se prohíben las versiones o las aportaciones, podemos afirmar que nos movemos en un entorno inalterado en los últimos veinte años. Quiero decir que no es un compendio de ideas que haya estado sujeto a alteraciones dinámicas y cambios constantes. Es, por ello, normal que docenas de articulistas y blogueros se limiten a crear entradas para divulgar y repetir lo que otros ya han dicho que David Allen dijo. Lo que ya no es tan normal es lo que ocurre con las empresas de programación de software dedicadas a emular el funcionamiento de GTD®. Son compañías cuyo número, durante todo este tiempo, no ha parado de crecer exponencialmente. Y ni aún ante este remanso de estabilidad y paz, rodeados de talento por doquier, existe aún una aplicación informática que pueda considerarse “la buena” para ganarse el beneplácito y el visto bueno de David Allen. ¿De verdad que no hay ningún programador capaz de apuntarse este “tanto”?
CONCLUSIÓN FINAL
Resulta tremendamente curioso que, navegando por la web, observes que apenas nadie formule una opinión crítica o aporte sugerencias de mejora. No se acaba de comprender bien que genere tanta unanimidad y que sea merecedor de tanto reconocimiento un método que:
- no se puede entender si no te lees varias veces sus libros;
- no se puede aprender sin desaprender todo lo que sabíamos;
- no existe aplicación informática capaz de reproducir su funcionamiento;
- según su autor, se tarda como mínimo dos años en implantar;
- no se consigue llevar a la práctica por una parte sustancial de sus seguidores.
GESTIÓN DE EXPECTATIVAS FRUSTRANTE
Siempre y en todo lugar, es mejor ir de menos a más que de más a menos. Aunque la distancia entre dos puntos es la misma, el trayecto entre la ilusión y la desesperanza es más penoso hacerlo en un sentido que en el contrario. Una mala gestión de las expectativas puede llegar a ser muy frustrante. Acabar confesando que ibas de farol, es todo un SINCERICIDIO
DE MÁS A MENOS
DEL CIELO...
Este apartado es breve, pero también tiene su importancia y, por lo tanto, requiere de su espacio. Dicen que a buen entendedor, con pocas palabras basta. En esta vida, suele ser más fácil ir de menos a más que al revés. A todos nos gustan los finales felices. Es absolutamente necesario estar convencido de que lo que ofreces es algo bueno. Es legítimo, incluso, transmitir un cierto entusiasmo en la exposición de tus postulados ante la audiencia.
Pero lo que no es nada conveniente, porque genera decepción, es empezar prometiendo el cielo para luego bajar al suelo y reconocer que aquellas promesas no eran más que un modo de hablar. «Organízate con eficacia» arranca dándonos la bienvenida a una mina de oro de conocimientos. Y este ha sido el nivel a lo largo de toda su obra.
Son innumerables los fragmentos de sus libros que podría transcribir para reforzar la idea de que este modelo era la bomba. Podría dejarlo estar ya de una vez o no acabar nunca. Optaré por la primera opción, pero no me resisto a dejar constancia de estos dos testimonios en
“El modelo te ofrece la fórmula para saber manejar absolutamente todo lo que puedas encontrarte en la vida cotidiana...”
“Un experto informático que se había convertido al GTD® me explicó: David, acabas de exponer todas las subrutinas que se han de aplicar a cualquier cosa que aparezca en tu universo”
Haz que funcione (p.25). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
...A LA TIERRA...
En el libro «Productividad personal«, su autor ya se había encargado de aterrizarnos a todos, rebajar expectativas y situar en el lugar que le corresponde al concepto clave del método GTD®:
“Control es la forma abreviada de expresar «sensación de control»”
Productividad personal (Spanish Edition) (pp. 61-62). Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
...PARA BAJAR AL INFIERNO
David Allen, pese a considerar que su método dota de objetividad al proceso de toma de decisiones, reconoce en el mismo libro que, después de todo, a la hora de decidir qué hacer…
““A la larga deberás confiar tanto en tu INTELIGENCIA como en tu INTUICIÓN (...). Hay demasiados aspectos que solo la parte aglutinadora de tu mente (...) es capaz de procesar”
Haz que funcione (pp.189-190). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
Y, al final, la claudicación total, el reconocimiento encubierto de su propio fracaso, bajo el título de: “El factor de éxito del movimiento per se” dice así:
“solo tienes que seguir moviéndote (...) por lo que no nos engañemos con tópicos idealistas para alcanzar un estado perfecto de total claridad en relación con todo lo que haces en cada momento. (...) La clave está en el movimiento. En realidad, cualquier acción te proporcionará mayor sensación de control que vacilar, incluso aunque la actuación no sea la más adecuada”.
Haz que funcione (pp.190-191). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
Este es, en mi opinión, el párrafo más importante de la obra completa de David Allen. Justo en este punto es donde se evidencia que el método GTD® encalla en la arena de la playa de la productividad personal. Aquí es donde el seguidor convencido ve cómo se abre la tierra bajo sus pies, donde pierde la seguridad y el convencimiento en donde pisa y se queda con la opción única de agarrarse a la fe, al creer en lo que no se ve, al tener que confiar sin una base de rigor científico.
He de reconocer que con la lectura de estos párrafos, me invadió la perplejidad al tiempo que sentí que David Allen había plasmado aquí lo que realmente piensa. Había cometido, lo que en términos coloquiales se conoce como un “SINCERICIDIO”.
El resto de promesas vanas son fruto de la falta de mesura y del exceso de vehemencia que le lleva a exagerar sus proposiciones, hasta el límite de comprometer su propia esencia.
ADANISMO, SUPREMACISMO Y NARCISISMO
Por regla general, cuando alguien derrocha virtudes a raudales y está muy seguro de sí mismo, no suele ir por la vida autoproclamándose como el mejor del mundo mundial. No tiene necesidad de hacerlo porque los halagos ya le vienen de fuera. “Dime de qué presumes y te diré de qué careces” es un gran refrán.
SUPREMACISMO Y NARCISISMO A PARTES IGUALES
LA FALACIA “ARGUMENTUM AD POPULUM”
No es que a David Allen le hayan faltado motivos para envanecerse, una vez constatada su gran popularidad mundial. Pero la fama y el éxito, no siempre se acompañan de un material de calidad suprema. En multitud de ocasiones, la vida no es justa con las personas. Y, además, la verdad científica no tiene por qué ser democrática. Conozco numerosos artistas, músicos y pintores, que son formidables y no venden una escoba. Y viceversa. El mero hecho de que uno tenga muchos seguidores, por ejemplo, en redes sociales, no lo convierte en poseedor de una verdad revelada.
Una frase muy usada en el mundo anglosajón viene a ilustrar esta idea de un modo un tanto escatológico. Podría traducirse así: “Comamos mierda. Millones de moscas no pueden estar equivocadas”.
Si lo queremos decir de un modo más fino, utilizaremos la falacia ARGUMENTUM AD POPULUM (que se podría traducir como “argumento a la gente” o “dirigido al pueblo”). Se trata de responder a un argumento haciendo referencia a la opinión que de ello tiene la gente en general, en lugar de al argumento por sí mismo: si mucha gente sigue a alguien es porque ese alguien es bueno.
Lo que es normal...
Es perfectamente comprensible, lógico y normal que, cuando alguien piensa que hace algo bien, lo quiera mostrar a su público. Ese reconocimiento, al que todo el mundo aspira, es legítimo, va en la esencia del ser humano y parece funcionar como el alimento que el alma necesita para desarrollarse. De hecho, desde nuestra más tierna infancia, las personas pensamos que el mundo empieza y acaba en nosotros. Pedimos la atención del entorno que nos rodea para ensalzar cada uno de nuestros pequeños avances. Más de una vez, de pequeñitos, nos hacemos pesados.
Superada esta etapa temprana de egolatría alevín, en la que todo se disculpa, se nos va haciendo comprender, a lo largo de la vida, los valores que aportan el recato, la humildad y la modestia. Sobre todo, porque ni estamos solos ni hemos sido los primeros en llegar. Y lo que somos se debe, en gran parte, a lo que otros hicieron antes de entrar nosotros en acción.
...y lo que no es normal
Con esto, uno debe alcanzar la edad adulta convencido de que lo estético es esperar a que los reconocimientos y los halagos provengan de fuera. No de tu propio fuero interno. Además de considerarlo un tema educacional o cultural, creo que eso ya es una cuestión de elegancia y gusto personal. En cualquier caso, el auto halago podrá ser más o menos censurable, pero cierto es que uno tiene que estar muy convencido de lo que hace y creer mucho en sí mismo, antes de “vendernos su libro”.
Luego, existe un punto donde se traspasa la frontera entre lo que es censurable y lo que no lo es. Yo este punto lo sitúo en el momento, a partir del cual, uno añade a su ensalzamiento personal, la crítica despiadada contra todo lo que se mueve a su alrededor. Esa fase en la que se empieza a despellejar y poner de vuelta y media a los demás.
ENSALZAMIENTO PERSONAL
En realidad, ya sé que este no es un defecto achacable al método en sí. Reconozco que tiene un cariz más de estilo personal del autor. Podría omitirlo, pero creo que es importante conocer la naturaleza de la fuente. Sobre todo, cuando has bebido o piensas beber el agua que emana de ella.
Por este motivo es que no me resisto a la tentación de dejar constancia de lo que para mí son rasgos de altanería y de grandilocuencia, que están en el tuétano de los planteamientos de GTD®. A lo largo de sus libros, expresa sin recato lo convencido que está de sus teorías. Aquí dejo unas cuantas muestras de lo que llamo «ensalzamiento personal»:
“Es indudable que durante los años venideros asistiremos a una corriente incesante de nuevos datos científicos, que confirmarán lo que he llegado a saber como cierto desde el primer día de mi experiencia con este modelo”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 319). Empresa Activa. Edición de Kindle.
“Ser capaz de reunir todos esos ingredientes con el ritmo y el equilibro oportunos puede que sea el elemento fundamental de la competencia para este nuevo milenio”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 304). Empresa Activa. Edición de Kindle.
“Cuando preparaba esta nueva edición, familiarizarme con lo que escribí entonces supuso un gratificante reconocimiento de que los principios de la productividad sin estrés que describía e incluso la mayoría de los mejores métodos para su aplicación no han perdido fuerza ni la perderán en un futuro previsible. Para que un equipo de exploración espacial aterrice en Júpiter en 2109, tendrán que emplear los mismos principios para mantener el control y la atención que utilizaría cualquiera en la actualidad”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 17). Empresa Activa. Edición de Kindle.
“Lo que aquí prometo fue muy bien descrito por un cliente mío, que escribió: «Aplicar habitualmente los postulados de este programa me salvó la vida… aplicarlos fielmente cambió mi vida»”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 31). Empresa Activa. Edición de Kindle.
CRÍTICAS A SUS COLEGAS
No deja títere con cabeza
Ahora viene la segunda parte. En la introducción a esta revisión del método ya indiqué que no me encontraba cómodo levantando el dedo para señalar lo que, para mí, son “errores” de GTD®. El remedio con el que he conseguido aliviar el peso de poner por escrito mis críticas al maestro es muy sencillo. Está al alcance de cualquiera comprobar que esto es así: David Allen ataca sin piedad a, lo que él considera, sus “contrincantes o adversarios” en la partida de juego del estudio de la productividad individual. De hecho, no deja títere con cabeza ni espacio para el encuentro con sus colegas de profesión. Más que explicarlo, basta con leer unos pocos de los muchos fragmentos esparcidos por toda su obra, que son de este estilo:
“No hay un método más simple que el que leerás aquí. Y si lo encuentras, no funcionará. Y si es más complejo, probablemente sea una exageración y también producirá errores”.
Haz que funcione (p. 58). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
“Quizá la razón por la que el mundo está descubriendo que el GTD® es eficaz es porque se trata del primer modelo que realmente ha funcionado: parece que no se ha diseñado nada aún para tratar los mismos problemas que se le acerque en funcionalidad. La mayor parte de las soluciones anteriores eran o bien inapropiadas por su simplicidad, o bien incompletas y poco naturales, o una combinación de ambas razones”.
Haz que funcione (p.26). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
El que a hierro mata, a hierro muere
En absoluto. Esto no va de justificar aquello de que “el que a hierro mata, a hierro muere”, pero sí de reconocer que, en todos sus libros, practica el adanismo más puro, el desdén más absoluto por todo lo que le precede y todo lo que le rodea, mezclando de una manera a todas luces innecesaria y gratuita:
- una cierta dosis de supremacismo intelectual en su modo de verse en relación con el resto de los colegas de profesión
- con una base de narcisismo a la hora de juzgarse a sí mismo.
Antes de que David Allen publicase su primer libro, las personas ya dedicaban una parte de su tiempo a organizar y revisar sus listas de tareas, compuestas por las notas que habían tomado en algún momento. Y se planteaban qué hacer y para qué. Sin necesidad de pedir permiso ni de esperar a que él llegara para anunciarnos, como un mesías, que hay que capturar, aclarar, organizar y revisar, antes de hacer.
Sin embargo, la huella que te deja estampada en la cabeza tras leerlo es que, cualquiera de los estudiosos en la materia que haya existido en este mundillo antes de él, no ha estado a la altura. Y de los que haya ahora, quien no haga las cosas tal como él las plantea, no dará nunca la talla porque está instalado en un error, aunque no lo sepa.
A ver, una cosa es cuestionar algo en concreto aportando argumentos rebatibles -como se hace aquí- y la otra es realizar descalificaciones genéricas que ponen en duda todos los modelos anteriores en su conjunto. Por ejemplo, se muestra muy crítico con lo que él llama, en su primer libro:
“...los modelos tradicionales de gestión del tiempo, (...) incapaces de adaptarse a la velocidad, complejidad y circunstancias de las prioridades cambiantes que conlleva lo que estás haciendo”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 40). Empresa Activa. Edición de Kindle.
Parte de la base de que eso de “planificar y priorizar” son conceptos antiguos a superar con sus famosos “control y perspectiva”, ya que no se puede adivinar el futuro y la realidad es cambiante. De las técnicas ABCDE y la matriz de Eisenhower no quiere ni oír hablar. Podemos leer:
“Y las listas de tareas diarias y la codificación simplificada de las prioridades se han revelado inadecuadas para hacer frente al volumen y la naturaleza variable del volumen de trabajo de las personas normales”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 41). Empresa Activa. Edición de Kindle.
Por una parte, dice que estas solo permiten gestionar de manera efectiva una pequeña parte de aquello que te permite tener sensación de control. Por otra parte, David Allen arremete contra “el otro extremo del espectro”:
“En el otro extremo del espectro, una ingente cantidad de libros de empresa, modelos, seminarios y gurús han abogado por la «visión más amplia» como solución para hacer frente a nuestro complejo mundo.(...) Ahora bien, en la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (pp. 41-42). Empresa Activa. Edición de Kindle.
EL REY DESNUDO
En cualquier caso, la humildad es una virtud. Y yo no dejo de asombrarme con la generosidad que la gente expresa con alguien que no la tiene. Alguien que, de un modo recurrente, se muestra encantado de haberse conocido, haciendo bandera de la grandeza de su inteligencia creadora. Luego, todo tiene un precio: la consecuencia lógica de vivir aupado al trono y ver las cosas desde esta perspectiva es la sordoceguera ante la opinión de los demás.
El barco, de color, muy bonito. Pero, flotar, no flota
Leamos con atención este fragmento de la introducción de su tercer libro:
“En todos estos años, desde la primera publicación de Organízate con eficacia, jamás he recibido crítica alguna que asegure que el modelo no funciona. Lo que nos dicen nuestros lectores normalmente es que es poderoso, es maravilloso, es convincente, es sensacional: ha significado una gran diferencia, acabo de empezar y sé que funciona... pero no he sido capaz de hacer que funcione del todo"
Haz que funcione (p.17). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
Poner en el mismo párrafo una cosa y su contraria no queda bien. Da la sensación de que prefiere pasar por alto las críticas y envanecerse con los halagos. Si yo fuera receptor de un mensaje como este, interpretaría que lo que me están diciendo mis lectores es algo así como que “el barco, de color muy bonito, pero flotar no flota”. En cambio, él no parece interesado en quedarse con la frase final.
TIRÓN DE OREJAS A SUS SEGUIDORES
Se echa en falta una cierta dosis de autocrítica, por no llamarla “sentido de la realidad”. Llega a reconocer que hay muchas personas que han fracasado a la hora de implantar GTD® en sus vidas, pero no asume responsabilidad alguna. El método está perfecto como está. Si algo falla, es culpa de la gente, que no es humilde para aceptar el método como es e intenta modificarlo, adaptándolo a sus circunstancias personales o que no lo cumple en su totalidad. Sobre la idea de que una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones, viene a decirnos “O cumples con todo lo que establece el método, o la culpa de que no funcione contigo es solo tuya”.
Cuando, imbuido de este espíritu, Francisco Sáez en facilethings.com desarrolla el catálogo de razones por las que GTD® puede estar fallando siempre se dirige a la segunda persona del singular: TÚ.
- No usas GTD® en su conjunto.
- No capturas todo lo que llega a tu vida.
- Evitas tomar decisiones sobre tus cosas.
- No revisas tu sistema lo suficiente.
- Estás demasiado enfocado en la tecnología.
- Sigues priorizando a la manera tradicional.
- Solo lo usas para el trabajo.
- Lo has complicado demasiado.
- Te crees más listo que el sistema.
- No tienes la motivación suficiente.
No hay referencia alguna a la primera persona del plural: NOSOTROS (siendo él como es parte del universo GTD® -por cierto, un miembro más que destacado pues sus explicaciones son mucho más comprensibles, para el común de los mortales, que las del creador del método-).