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JUEZ
Función
Vigilar la alineación de las actividades que realizamos con los objetivos que nos hemos fijado.
Finalizada la jornada laboral, antes de dejar caer el telón, toca sacar cuentas. Nada mejor que un personaje puntual, metódico y riguroso para levantar acta de lo sucedido. Lo único que tiene que hacer es pasarse por la zona de archivo de la fábrica y vaciar en una saca el contenido del contenedor de ACTIVIDADES FINALIZADAS. Cargar con ella y dirigirse a la OFICINA. Vaciar su contenido en la mesa y aplicar la técnica del CHECKING-RETROSPECTIVO. Es sencilla, pero requiere de sistemática en las formas y capacidad de análisis en el fondo.
Técnicas
CHECKING RETROSPECTIVO
Las revisiones nos sirven para podar las ineficiencias detectadas y, de este modo, realizar pequeños ajustes de timón con los que enderezar el rumbo hacia nuestros objetivos. Al final de nuestra agenda diaria, después de haber gestionado el tráfico perpendicular entre nuestra PDA(n) y los ITEM sobrevenidos durante la jornada laboral, llega el turno de repasar las ACTIVIDADES FINALIZADAS.
Aplicando un sistema de etiquetado póstumo, valoraremos en qué medida lo que hemos hecho ha supuesto una contribución a reto y, además, realizar un mini-análisis DAFO de cada una de ellas. Tanto si las cosas han salido como esperábamos cuando definimos la tarea como si no, corresponde dejar constancia del nivel de éxito/fracaso y del motivo que lo justifica. Es el momento de medir la efectividad alcanzada. Esta será la labor del juez.
Ubicación en contexto
GUARDIA DE FÁBRICA
Función
Gestionar los conflictos cotidianos que se producen entre las actividades programadas (REALIDAD VERTICAL) y las no programadas (REALIDAD HORIZONTAL).
Técnicas
RELOCATE
Proceso de búsqueda de un espacio temporal dentro de nuestra agenda diaria para ubicar las TNP que irrumpen en nuestra jornada laboral Cuando nos encontremos ante un grado de prisa no inmediata (TNP-LATER) vamos a querer posponer la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral.
No podemos esperar al final de esta, pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad.
MATRIZ DE PREVALENCIAS
Al confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS. Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado a la pregunta ¿Qué hago ahora? ¿Cuál es la decisión correcta? incluso antes de que se plantee la obligación de elegir.
Ubicación en contexto
RECEPCIONISTA DE BOXES
Función
La recepcionista de BOX, persona a la que el portero de seguridad deriva el ITEM recién llegado, remata la “faena bautismal”. Le pone apellidos al ITEM antes de dejarle pasar al compartimento donde descansará temporalmente.
Técnicas
INTERROGATORIO TRANSVERSAL
Someterlo a un INTERROGATORIO TRANSVERSAL para registrar la información básica. Averigua todas las “W’s” que corresponde según el caso [What, Where, Who, What for, Workspace, When, How long] lo cual supone llevar a cabo la sesión de ETIQUETADO INICIAL.
FORMATEO SINTAXIS
Dejarlo definido siguiendo unas normas de SINTAXIS concretas para uniformizar el formato usado, de forma que:
- Si se ubica en FILEBOX, empezará con un SUSTANTIVO.
- Si se ubica en SIDEBOX, empezará con un NOMBRE PROPIO.
- Si se ubica en INBOX, empezará con un VERBO INFINITIVO.
FORMATEO ROL
Reconocer la asunción de un ROL determinado de forma que:
- Si se ubica en FILEBOX, nos convierte en TESTIGOS o CUSTODIOS.
- Si se ubica en SIDEBOX, nos convierte en TUTORES.
- Si se ubica en INBOX, nos convierte en PROTAGONISTAS.
Ubicación en contexto
Como podemos suponer, se pasa el día, pasillo arriba, pasillo abajo, recepcionando a los ITEM que le entregan y acompañándolos a su estancia. Mientras lleva a cabo su triple labor, va rellenando una ficha técnica en la que deja constancia de todos los datos recopilados.
Al despedirse del ITEM le hace entrega de este documento, advirtiéndole de que no se separe de él en ningún momento si no quiere caer en el olvido y pasarse allí el resto de su vida. Esta “ficha bautismal” es su salvoconducto, el pasaporte que les permitirá salir de almacén en el momento en que sea seleccionado para formar parte de la PDA(n+1).
PORTERO DE ALMACÉN
Función
El portero, apostado en la entrada del almacén, es quien realiza el control de acceso y quien se encarga de transformar cada INPUT en un ITEM.
Les bautiza con un nombre y luego les deriva al compartimento correspondiente para que el recepcionista de BOX que está de turno acabe el trabajo.
Técnicas
INTERROGATORIO SECUENCIAL
Para poner NOMBRE a cada ITEM y luego darle UBICACIÓN usa la técnica del interrogatorio secuencial. Cada cosa que ocurre a su alrededor y despierta su atención, la valora para saber si puede esperar al final del día para ser tratada con mayor atención o necesita respuesta inmediata. Para ello:
- Distingue entre lo que le interesa y lo que no.
- De lo que le interesa, distingue lo que conlleva acción de lo que solo son datos a tener en cuenta.
- De lo que conlleva acción, distingue si la debe ejecutar ella o la debe delegar delegar en un tercero.
- Y de la que tiene que ejecutar ella, distingue la que puede esperar de la que no puede esperar.
Todas las anteriores serán información y actividades programables, mientras que estas últimas, las que no pueden esperar se consideran tareas no programables.
Ubicación en contexto
