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TÉCNICAS GESTIÓN DE ESPACIOS
Contexto
Las técnicas de gestión de espacios van más allá de lo que conocemos como ergonomía. La creación de un espacio ambiental positivo (estado de salud físico y mental saludable) en el trabajo es crucial. Además de atraer y retener talento, la creación de un entorno material y humano de apoyo favorece la calidad de vida y mejora la productividad. Concretamente, en estas facetas:
De la variable VOLUNTAD:
• Autoconfianza
• Reconocimiento
• Responsabilidad y compromiso
De la variable CONOCIMIENTOS:
• Creatividad e innovación
De la variable ENERGÍA:
• Concentración
De la variable EQUIPO:
• Clima laboral
• Trabajo en equipo
• No absentismo
Técnicas de gestión de espacios
Diferenciación estancias según necesidades
Entre las distintas técnicas de gestión de espacios destaca una. La que se basa en proporcionar una gama de espacios distintos (grandes-pequeños, iluminados-reservados, abiertos-cerrados, individuales-grupales,…) para satisfacer distintas necesidades:
• conciliación personal y profesional ⇒ tintorería, guardería, tienda,…
• descanso ⇒ salas de estar
• actividad física ⇒ gimnasio, canchas de juego
• control del estrés ⇒ parque, terraza, jardín, sala audiciones
• concentración máxima ⇒ biblioteca
• privacidad ⇒ despacho
• nutrición ⇒ cantina, comedor,…
• ergonomía ⇒ puestos de trabajo bien diseñados
• reuniones ⇒ salas de juntas
Factores que influyen positivamente
• Ubicación de fácil acceso para los trabajadores, bien comunicada por carretera, metro, bus…
• Techos altos
• Iluminación suficiente, aprovechando la luz natural
• Ventilación adecuada
• Buenas vistas
• Espacios abiertos sin cubículos separadores:
o Pocas columnas interiores
o Pocas paredes
• Espacios compartidos para fomentar la comunicación con el resto de los compañeros
Artículos de interés sobre las técnicas de gestión de espacios
TÉCNICAS GESTIÓN DEL TIEMPO
Contexto
Para empezar, nuestra intención es que conozcas, de entre todas las técnicas de gestión del tiempo que existen, las más relevantes. No hay mejores ni peores. Por lo tanto, a cada persona, según su situación particular, le encajarán antes unas que otras.
Es verdad que algunas van mejor para no procrastinar, otras mejoran la concentración, otras son excelentes para consolidar hábitos, las hay que están pensadas para combatir las interrupciones,…
Conocerlas es el punto de partida para empezar a sacarles provecho.
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
Técnicas de gestión del tiempo
- Matriz del tiempo («urgencia-importancia»), de Eisenhower o de Covey
- Time-boxing o “caja del tiempo”
- La técnica de los 2 minutos, de David Allen
- La tarjeta roja, expuesta por Daniel Grifol en su blog
- Pomodoro, de Francesco Cirillo
- Seinfeld, de Jerry Seinfeld
- Autofocus, de Mark Forster
- Mindfulness o «atención plena»
- Mapas mentales, de Tony Buzan
OTRAS TÉCNICAS:
Time-boxing o “caja del tiempo”
En primer lugar, la técnica Time-Boxing. En vez de emplearse a fondo el tiempo que haga falta hasta que concluimos algo, se trata de fijar topes máximos para conseguir objetivos, tomar decisiones o realizar tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. Es importante marcarse fechas límite realistas con cierta holgura por los imprevistos que puedan acaecer.
Beneficios:
- Obliga a priorizar y enfocarse en lo fundamental
- Eleva la automotivación y la autoconfianza
- Ayuda a agilizar la toma de decisiones
- Permite simplificar y evitar ornamentaciones superfluas
- Combate el perfeccionismo patológico
- Evita dejar las cosas para el final
La técnica de los 2 minutos, de David Allen
Si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces hazlo. Así, sin listas ni recordatorios.
Es una manera muy efectiva de combatir uno de los principales ladrones del tiempo: la procrastinación. Si algo se deja para después, se acaba complicando. Sorprende la cantidad de cosas que se pueden hacer en 2 minutos (contestar un correo, confirmar una cita, ordenar la mesa,…)
Herramienta para la gestión de interrupciones que consiste en algo tan simple como disponer de un objeto rojo llamativo en tu mesa de trabajo y establecer el pacto con tus compañeros de trabajo que mientras mantengas levantada la «tarjeta roja» no se te puede molestar bajo ningún pretexto. Parte de la base de que no hay nada que no pueda esperar un momento.
Al no ser interrumpido, la concentración es máxima y, por lo tanto, podemos dedicarnos a resolver asuntos importantes. Se aconseja hacer un uso adecuado de los tiempos de «tarjeta roja levantada» para ganar credibilidad entre el equipo y que te tomen en serio.
Pomodoro, de Francesco Cirillo
Una de las técnicas de gestión del tiempo más famosa es la técnica Pomodoro. Son cinco los pasos básicos para implementarla:
- Decidir la tarea a realizar
- Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
- Trabajar la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
- Tomar una pausa breve (5 minutos)
- Cada cuatro “pomodoros” tomar una pausa más larga (15 minutos)
Esta técnica se adapta al ritmo natural de nuestra concentración y nos permite mejorarla. También tiene efectos beneficiosos en cuanto a creatividad y agilidad mental, ayudándonos a rebajar el estrés y la ansiedad.
Además, con esta técnica nos podemos plantear llenar de contenido las pausas que establece y tornarlas «pausas productivas«. Se trataría de destinarlas para los usos personales del tiempo de trabajo: contestar mensajes, devolver llamadas a familiares y amigos, charlar con un compañero, consultar redes sociales,…
Seinfeld, de Jerry Seinfeld
El objetivo de la técnica Seinfeld es el de crear y consolidar hábitos. Las pautas para ejecutarla son extremadamente sencillas:
- Cuelga un calendario grande en un lugar muy visible, cuya visión te sea imposible evitar varias veces al día
- Agénciate un rotulador grueso
- Cada día que cumplas con el hábito, táchalo en el calendario con una gran cruz
- Crearás así una cadena de cruces
La regla a seguir es igual de simple: «Nunca debes romper la cadena»
Autofocus, de Mark Forster
A continuación, entre las técnicas de gestión del tiempo, la conocida como Autofocus consiste en seguir estos siete pasos:
- Anotar en la lista todas las cosas pendientes
- Dibujar una línea al final de la lista. Todo lo que hay por encima de la línea se llamara la lista cerrada. Todo lo que aparece después de la línea se llama la lista activa o lista abierta.
- Trabajar con la lista cerrada
- Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas, pero no continúes hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas.
- Ahora sí puedes cruzar la línea y trabajar en la lista abierta
- Cuando alcances el final de la lista abierta, es momento de regresar al principio de la lista cerrada, es decir, sólo completarás una vuelta en la lista abierta.
- Tachar las tareas de la lista cerrada. Cuando lo hayas conseguido ésta será ahora la nueva lista cerrada o lista de trabajo atrasado.
El Autofocus parte de la idea de que emplearse en la tarea de establecer prioridades entorpece la gestión de nuestro día a día. El individuo, de un modo natural e inconsciente, ya sabe lo que es importante. Para ello y por analogía, toma el nombre del enfoque automático en las cámaras (AF). Cada tarea incluida en la lista es igual a cualquier otra. Lo importante es dedicarse a hacer. Por ello es ideal para combatir la procrastinación.
Además, hace uso intensivo de la simplificación pues para implementarlo sólo se necesita para utilizarlo una libreta, un bolígrafo y un rotulador fosforescente.
Mindfulness o "atención plena"
A continuación, toca hablar de esta técnica, que incluye la práctica de la meditación. Su objetivo es el de desarrollar atención plena a las experiencias que se viven en el presente con la finalidad de librarse de los pensamientos tóxicos. Se pretende vivir el momento con curiosidad, interés y amor, aceptando los pensamientos, las sensaciones y los sentimientos tal y como se manifiestan, sin juzgar si son correctos o no.
Se distinguen las meditaciones que tienen relación con:
- los aspectos mentales de la persona
- los sistemas somáticos, el cuerpo y sus
- componentes
Quienes practican esta técnica consideran que ayuda a combatir el estrés y la depresión.
Mapas mentales, de Tony Buzan
Por último, presentamos este soporte para estructurar pensamientos a través de su representación gráfica, herramienta clave para favorecer el flujo de ideas. Permite que unas generen otras por asociación y se pueda ver cómo se conectan, se relacionan y se expanden (al no tener que seguir una organización lineal). Nos permite aumentar el potencial de nuestra mente.
Está basado en asociaciones. Se utiliza para generar y fijar ideas, así como para comunicarnos con otras personas en un entorno gráfico y creativo (sin reglas). Para crear un mapa mental, tras una “tormenta de ideas” (brainstorming) se recomienda plasmar en un papel blanco en horizontal una idea central con uso de imágenes y colores, anotar ideas sueltas alrededor de esta idea central y unir todos los elementos con flechas (ramas o conectores) para formar una estructura nodal.
Artículos de interés sobre técnicas de gestión del tiempo
MÉTODOS ORGANIZACIÓN TIEMPO
Contexto
Métodos de organización del tiempo
Artículos de interés sobre los métodos de organización del tiempo
MÉTODOS ORGANIZACIÓN ESPACIO
Contexto
En primer lugar, cabe señalar que los métodos son secuencias pautadas de hechos que se repiten con la finalidad de alcanzar un objetivo. Comparten con las técnicas de gestión una característica: Todos ellos superan el estadio de la reflexión para invitarte a que hagas algo, a que los utilices para mejorar.
Además, desde nuestro punto de vista, tan importantes como los métodos de organización de tareas son los métodos de organización del espacio en el que trabajamos. Efectivamente, para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo. El factor espacio resulta, pues, determinante para que la productividad sea una u otra.
Al tratar la variable necesaria MEDIOS (Bloque externo) hacemos mención expresa de lo que supone tener bien diseñados los circuitos de trabajo y los flujos de producción. En este apartado, lo abordaremos desde la perspectiva del método rutinario de hacer las cosas para ser más productivo.
En definitiva, que el punto de partida para empezar a sacarles provecho es conocerlos. Por ello, seguidamente, procedemos a enunciar los métodos más relevantes.
Métodos de organización del espacio
Feng Shui
El Feng Shui («Feng» = viento; «Shui» = agua) es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de la energía. Persigue crear ambientes donde vivir con más armonía y espacios donde trabajar con más entusiasmo y creatividad. Se ocupa de definir y equilibrar los elementos en el espacio (madera, fuego, tierra, metal y agua). También de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc…
Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional. En resumen, propugna una serie de pautas, tales como:
- Evitar la acumulación y el amontonamiento
- Prescindir de lo accesorio
- Favorecer la renovación del aire
- Rodearse de plantas
- Usar el poder limpiador de la sal
- Colocar espejos en los sitios correctos
- Orientarse al norte, como eje de giro del planeta
- Propiciar aromas agradables
- Mantener una limpieza escrupulosa y constante
Libro recomendado
Método de las 5S
En primer lugar, describiremos este método de organización del espacio en el trabajo que tiene su origen en Oriente (Toyota, 1960). Nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se enmarca dentro del método Kaizen o «mejora continua», y se basa en cinco pautas:
- Clasificación (seiri): separar innecesarios
- Organización (seiton): situar necesarios
- Limpieza (seisō): suprimir suciedad
- Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
- Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Método Konmari, de Marie Kondo
A continuación, abordamos el análisis de otro de los métodos de organización del espacio más populares. Es un sistema que también está basado en la filosofía oriental: El método KonMari. Está más pensado para la casa, para la organización del espacio doméstico. No obstante, recoge una serie de pautas que pueden ser perfectamente válidas para el entorno laboral:
- Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
- Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
- Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
- Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
- Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
- Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
- Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
- Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar
Método DAVOPSI
Tal y como expone Ana Providencia Morente Saco en su fantástico artículo para la Ventana Abierta, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.
Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.
En resumen, su funcionamiento consiste en analizar cada una de las dimensiones del espacio educativo, tanto exterior al aula como interior, siendo éstas:
- El ambiente: es un agente educativo de primer orden que debe respetar las necesidades básicas de los niños y hacerlos partícipes de su propio aprendizaje.
- Los objetos: debe haber varios objetos en el espacio que sean pertenencia del alumno.
- La privacidad: el espacio debe estar estructurado de un modo que permite a los niños organizarse y trabajar en equipo evitando posibles conflictos.
En este mismo estudio, son muy ilustrativas las referencias a la existencia de distintos modelos para organizar espacialmente el aula, También a los criterios que debemos tener en cuenta para la distribución y organización del espacio (necesidades fisiológicas, afectivas, de movimientos, expresión,…). Teniendo en cuenta esos criterios, establece la conveniencia de disponer de una serie de espacios dentro del aula (lúdicos, trabajo colectivo, trabajo individual,…).
Por supuesto, todas estas conclusiones pueden trasladarse desde el ámbito de la docencia al ámbito empresarial.
Artículos de interés
Por último, relacionamos un artículo relacionado con los métodos de organización del espacio que resulta interesante leer
PRODUCTIVIDAD: Dimensión temporal
WHEN - cuándo ?
¿Cuál es la dimensión temporal en el análisis del fenómeno del trabajo?
Binomio espacio-tiempo
El binomio «espacio-tiempo» convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Por contra, cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.
Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:
- La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: «cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa».
- La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: «cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa».
Por lo que respecta al factor temporal, nos enfrentamos al desafío de encontrar el modo óptimo de ubicar en el calendario las actividades que tenemos que llevar a cabo para cumplir nuestros objetivos.
Es importante calibrar bien cuál es nuestra capacidad de absorción de compromisos a gestionar. Muchas veces el problema es que queremos abarcar demasiado. Reservar momentos para pensar y conectarse sin distracciones, protegidos de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestra productividad.
RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN EN ORGANIZARSE LA AGENDA
Con este sencillo ejemplo evidenciamos que, sólo con pararse a listar al final de cada día las actividades del día siguiente (y al final de la semana, la semana entrante), dotamos con un poco de orden la programación diaria. No debemos minusvalorar lo que implica llevar a cabo un simple repaso de lo hecho y lo que queda pendiente, así como incorporar las tareas nuevas que van surgiendo. Los cálculos realizados ya nos hablan de una rentabilidad en términos cuantitativos (+83%) que cualquier inversor calificaría de sustancial.
VENTAJAS DE LA PREPARACIÓN PREVIA DE TAREAS
Las dinámicas de trabajo frenéticas en las que nos vemos inmersos cotidianamente nos hacen caer en la misma trampa una y otra vez. Pensamos que el tiempo empleado en prepararnos para hacer algo debe ser el mínimo imprescindible con la finalidad de resultar más productivos.
Pero la realidad se aleja mucho de esta falsa creencia. Tal y como podemos ver en el gráfico, merece la pena ser generosos en la fase de preparación e invertir una parte de nuestro tiempo ahí, a sabiendas de que el retorno será doble. Y esto es útil en todas las tareas, pero se hace especialmente necesario en aquellas en las que se nos exige dar un do de pecho.
- En primer lugar, porque el número total de unidades de tiempo invertidas (preparación + ejecución) será inferior.
- En segundo lugar, porque en la comparación de la puntuación de calidad, la diferencia es sustancial. El aumento de la sensación de control sobre los asuntos en que te manejas aporta una dosis extra de valor añadido, un menor número de errores u olvidos y la percepción de mayor profesionalidad en el desempeño.
En definitiva, el hecho de racionalizar nuestros actos aporta indudables ventajas, que empiezan a materializarse por un mejor aprovechamiento de nuestro biorritmo (energía a corto plazo). Y este principio será válido
- Tanto si lo analizamos desde la perspectiva de organizarse la agenda semanal diseñando una buena programación diaria de actividades
- Como si aplicamos el zoom y nos centramos en la preparación de cada una de las tareas de valor en las que necesitamos dar lo mejor de nosotros mismos
Técnicas y métodos
Partimos de un realidad muy concreta: el tiempo está ahí y es el que es, siendo igual para todos. La tan socorrida frase «no tengo tiempo» se suele usar para expresar un fracaso a la hora de ejecutar este desafío. Equivale a decir «no soy capaz de gestionar el tráfico de información que me rodea para cumplir todos los compromisos que asumo conmigo mismo y con los demás«.
Más allá de esta realidad concreta, no existen verdades absolutas ni certezas inquebrantables. A lo largo de la historia, miles de estudiosos han ido ofreciendo sus propuestas para resolver este desafío. Todas ellas son opinables y cuestionables, pero están ahí para ayudar. Nuestra labor ha sido recopilar las principales aportaciones al respecto, estructurarlas y exponerlas aquí. De este modo, cada cual puede juzgar por sí mismo y asumir como propias aquellas que le resulten más útiles:
Para dimensionar el impacto que sobre la productividad puede suponer aprovechar o desaprovechar los pequeños espacios de tiempo con inteligencia adjuntamos una tabla de conversión de tiempos. Utilizándola podremos calcular de inmediato cuánto suponen unos pocos minutos al día cuando hablamos en términos de días, meses o incluso años.
Por ejemplo, un ahorro diario de 60 minutos al día (evitando interrupciones, racionalizando el uso de las herramientas digitales de comunicación o llevando a cabo una gestión eficaz de las reuniones) equivale a tener, nada más y nada menos, que 15 días más de vacaciones al año.
En definitiva, según se expone a lo largo y ancho de esta obra, nuestra propuesta para mejorar la productividad individual va más allá que decantarse por unas alternativas u otras.
Lo que aquí se plantea como imprescindible es tener una visión panorámica global del fenómeno del trabajo y los factores que afectan al rendimiento. Uno de estos factores será disponer de un MÉTODO para organizar, no sólo nuestro espacio de trabajo, sino también las tareas en el tiempo. Tiene carácter interno porque depende de nosotros, y está categorizado como diferencial ya que puede tener un efecto exponencial en nuestro rendimiento. Es, por lo tanto, una parte muy importante del proceso de mejora. Pero sólo una parte. Si obviamos el resto, no conseguiremos ser productivos, por muy bien resuelto que tengamos el desafío de organizarse las actividades diarias en la agenda.
Planteamos, por tanto, superar la dinámica de las técnicas y los métodos para entrar en una nueva dimensión. Una donde primen las estrategias adecuadas a cada escenario y las tácticas necesarias para llevar a cabo cada estrategia.
PRODUCTIVIDAD: Dimensión espacial
WHERE - dónde ?
¿Cuál es la dimensión espacial del fenómeno del rendimiento?
Binomio espacio-tiempo
El binomio «espacio-tiempo» convierte en inseparables dos conceptos radicalmente distintos. Cualquier suceso a nuestro alrededor puede analizarse desde esta perspectiva y la productividad no es una excepción. A mayor caos organizativo, más tiempo malgastado y viceversa. Cuanto mejor organizo mi espacio, más aprovecho el tiempo y más rindo. Las cosas funcionan así.
Por lo tanto, a la hora de analizar el fenómeno del rendimiento en el trabajo, exploramos una doble vía:
- La de gestionar el tiempo para que nuestras agendas se adapten del mejor modo a los compromisos asumidos: «cada cosa a su tiempo y existe un momento para cada cosa».
- La de adecuar nuestro espacio a un orden mental que nos permita obtener la mejor faceta de nosotros mismos organizando como es debido nuestro espacio físico y nuestro espacio virtual: «cada cosa debe tener su sitio y existe un sitio para cada cosa».
Por lo que respecta al factor espacial, no podremos ignorar el entorno digital que nos es propio. De modo que, no sólo abordaremos cuáles son los requerimientos para trabajar en condiciones dentro de un espacio físico, sino que además trataremos el espacio virtual, cuya importancia va in crescendo.
Es importante ser consciente de nuestras limitaciones físicas a la hora de trabajar. Muchas veces el problema es pura falta de organización y desorden. Debemos convencernos de que el diseño correcto de circuitos de trabajo es fundamental a la hora de resultar productivos. También, que al archivo documental se le debe otorgar la importancia que tiene, que es mucha. Y por último, crear espacios que nos protejan de las constantes interrupciones y del ruido que aceptamos por norma en la vida cotidiana tiene efectos positivos en nuestro rendimiento.
Artículo recomendado:
Espacio físico
La forma en que estén dispuestos los elementos que configuran nuestro lugar de trabajo tiene una gran trascendencia en nuestro desempeño. Para ser productivos necesitamos concentración y en ello, el ambiente que nos rodea juega un papel importantísimo.
El Feng Shui es una corriente de pensamiento filosófico de origen chino que estudia el flujo de las energías, Persigue crear ambientes donde trabajar con más entusiasmo y creatividad, impregnando de armonía cada espacio. Se ocupa de definir, no sólo la disposición de los elementos en el espacio, sino también de los materiales utilizados, la iluminación, los colores, los aromas, la música, el ambiente, etc… Todo con la intención de asegurar el mejor flujo de energía y lograr mayor rendimiento en el trabajo, acrecentando nuestras probabilidades de éxito profesional.
Artículo recomendado:
Feng Shui en la oficina: cómo organizar tu espacio de trabajo
El método KonMari (Marie Kondo) es un sistema de organización doméstico basado en la filosofía oriental. Aunque está más pensado para la casa, recoge una serie de pautas que pueden ser válidas para el entorno laboral:
- Visualizar el resultado final y juzgar si merece la pena el esfuerzo. En caso positivo, comprometerse con el cambio.
- Ordenar las cosas separándolas por categorías (ropa, libros, papeles, artículos varios y objetos de valor sentimental), no por ubicación
- Cada categoría se organiza de una vez, no un poco cada día
- Quedarse únicamente con aquellas cosas que nos dan felicidad
- Donar el resto, valorando y agradeciendo su función
- Descartar todo lo que tenga que descartar antes de encontrarle un sitio
- Encontrar un sitio para cada cosa y poner cada cosa en su sitio
- Doblar todo en rectángulos y colocarlo en vertical, cada cosa al lado de otra, sin apilar
Otro método de origen oriental (Toyota, 1960) nos aporta soluciones para saber de qué manera proceder cuando lo que se pretende es mejorar este ambiente de trabajo. Se trata del llamado método de las 5S, citado en el apartado correspondiente dentro del método Kaizen o «mejora continua», y se basa en cinco pautas:
- Clasificación (seiri): separar innecesarios
- Organización (seiton): situar necesarios
- Limpieza (seisō): suprimir suciedad
- Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
- Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Por su parte, el método DAVOPSI se aplica en la docencia como instrumento de evaluación del espacio del aula centrado en la calidad de la organización espacial. Sin duda, aporta ideas que son extrapolables al ámbito laboral.
Según este método, resulta fundamental organizar el aula de manera que atraiga la atención de los niños, que respete sus necesidades básicas y sobre todo que esté organizada de un modo que proporcione seguridad y confianza.
En todos los casos, tanto con el Feng Shui (en cualquier ámbito) como con el Konmari (ámbito doméstico) como con las 5S (ámbito laboral) o con DAVOPSI (ámbito docente), lo que se pretende es lo mismo. Que el espacio que ocupamos esté presidido por el sentido común, el orden y la limpieza. Partiendo de ahí, se aspira a que se facilite la organización de nuestras tareas y aumente nuestro bienestar. Está demostrado que la mejora de condiciones de trabajo potencia la autoestima personal. Y la reducción de los desplazamientos innecesarios conlleva una menor tasa de siniestralidad laboral.
Espacio virtual: herramientas digitales
El manejo del espacio virtual en las organizaciones pasa tanto por disponer del equipamiento tecnológico adecuado como por hacer un uso correcto de todas las herramientas que tenemos a nuestro alcance.
Tal y como ocurre en nuestro entorno físico, la información de nuestro ordenador deberá almacenarse en un sitio u otro, en discos duros HD o SSD, cintas magnéticas o en la nube (cloud storage). Pero en cualquier caso, siempre debe estar presidida por una estructura de carpetas y archivos donde reine el orden y la limpieza. Ni más ni menos carpetas de las necesarias, buscando siempre la operatividad. De que se realice bien o mal la gestión documental depende que el acceso a la información deseada sea más o menos fácil y que las búsquedas sean rápidas o interminables.
En cuanto a las herramientas de trabajo se refiere, no descubrimos nada al decir que se han ido digitalizando progresivamente. Hoy en día, hacer un uso productivo de las herramientas digitales de comunicación es fundamental. Es por ello por lo que dedicamos un capítulo específico para abordarlas, una a una.
La tecnología, en ese sentido, actúa como el fuego. Si sabes manejarla, ofrece posibilidades infinitas. Si no sabes manejarla, puede ser destructiva. Y aquí, en ocasiones, se da la paradoja de que la ventaja que supone la facilidad de acceso a todo (correo, redes sociales,…) se acaba convirtiendo en una fuente de distracciones inagotable, una auténtica máquina trituradora de nuestra concentración. Equivale a moverse en un espacio físico plagado de artilugios de luces y sonidos que nos hacen perder la concentración a cada instante.
Para empezar a hacer un uso correcto de las TIC en el trabajo debemos distinguir claramente lo personal de lo profesional. Es una realidad palpable que todos sentimos la necesidad de estar continuamente conectados. Vivimos hiperconectados y la falta de control sobre las tentaciones puede llegar a tener unos efectos sobre la productividad perniciosos.
Se ha acuñado el término «ciberpereza» (cyberloafing) para referirse a las, cada vez más comunes, pérdidas de tiempo ocasionadas por el uso personal de herramientas digitales de comunicación durante la jornada laboral:
- conexión a redes sociales (facebook, twitter, google+, linkedin, pinterest,…)
- uso de sistemas de mensajería personal (whatsapp, facebook messenger, line, …)
- navegación a través de páginas web en internet
- visionado de vídeos (youtube, vimeo,…)
- audición de música (spotify), etc...
Mención aparte merecen tanto el correo electrónico como el teléfono móvil, dado que son las vías de comunicación clave dentro de las empresas.
El uso inadecuado, en general de todas las fantásticas herramientas mencionadas, pero en especial de éstas últimas, supone un verdadero problema para la productividad de las organizaciones.
Proponemos un ejercicio práctico para dimensionar el problema:
- Visualicémonos trabajando sentados cara a la pantalla del ordenador en un despacho.
- Consideremos que saliendo de nuestro despacho existe un largo pasillo con 5 puertas que dan acceso a sus respectivos despachos. Cada puerta lleva un nombre: E-mail, redes sociales, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, navegación web.
- Hagámonos las cuentas de que cada vez que dejamos de hacer nuestro trabajo para atender cualquiera de estas actividades estamos levantándonos de nuestra silla, saliendo al pasillo, desplazándonos al despacho correspondiente y, al cesar, regresando a nuestra silla para retomar aquello que estábamos haciendo.
- Saquemos las cuentas del tiempo empleado por nosotros en un día normal.
- Saquemos ahora las cuentas de lo que supone al cabo de un año.
- Por último, miremos a nuestro alrededor y contemos cuántas personas trabajan con nosotros y padecen el mismo problema.
Bloggers TOP-20
Contexto
Blogs de productividad individual
y rendimiento personal
TOP-20
Última actualización: 25/01/2019
Sentido y orientación
Para empezar, cabe señalar que elaborando este TOP-20 hemos querido satisfacer una curiosidad. A saber, la de conocer quiénes son los principales actores en cuanto a tráfico en blogs de productividad y rendimiento personal. Sobre todo, refiriéndonos a las web de habla hispana y al momento actual.
Por ese motivo, hemos comparado la posición que tienen en el ranking mundial sus páginas o blogs (*). A continuación, los hemos ordenamos de modo que puedas por su posición y tamaño dimensionarlos a simple golpe de vista. Lógicamente, existen otras clasificaciones igualmente válidas que establecen otros criterios (P.A. de MOZ, links totales, suscriptores en Feedly,…) y aportan otra ordenación en el ranking.
Autocrítica
Por supuesto, reconocemos que la nuestra adolece de falta de homogeneidad en las comparaciones. Ciertamente, algunas webs son más «puras» que otras. Unas se centran al 100% en productividad. En cambio, otras contemplan esta materia como una más de sus secciones. En relación a estas últimas, vemos que abarcan un contenido mucho más amplio:
- Cómo alcanzar el éxito en lo personal (negocios digitales, cómo ganar dinero on-line o tener más libertad financiera)
- Por una parte, a nivel metafísico o espiritual (liderazgo, búsqueda de la felicidad, superación de problemas…)
- Por otra parte, a nivel corporal (dieta saludable, ejercicio físico, control de patologías,…)
Sea como fuere, nuestra pretensión creando este apartado no era alcanzar la exactitud científica irrefutable. La pretensión era meramente orientadora y facilitadora. Además si, entre todos los blogs de productividad y rendimiento personal que existen, nos hemos dejado a alguien, rogamos nos lo hagan saber a través de los comentarios. No obstante, aunque no estén todos los que son porque hallamos omitido algún actor relevante del panorama actual, no es un hecho grave. Sin embargo, lo que cuenta es que sí son todos los que están. Por lo tanto, las personas que están detrás de las webs de nuestro ranking no estarán en posesión de la verdad, pero sus opiniones son cualificadas y merecen ser tenidas muy en cuenta.
Conclusión
En resumen, creemos que es bueno tener una visión panorámica del selecto grupo de profesionales que forman este TOP-20 sin dejar de lado al resto. Por consiguiente, ustedes podrán formarse su propia opinión después de saber cómo abordan cuestiones tratadas a lo largo y ancho de este portal.
Por último, porque valoramos la simplicidad y creemos que es importante tener a mano lo más significativo en cuanto a opiniones, aplicamos aquí la ley 80-20. No obstante, adquirimos el compromiso de ir actualizando la lista de cara al futuro. Sobre todo, haciendo seguimiento de otros blogs cuyas entradas tenemos monitorizadas a través de FEEDLY.
(*) según el resultado que ofrece la consulta en la página www.similarweb.com
CONCEPTO «PRODUCTIVIDAD»
WHAT - qué ?
¿Con cuál de las acepciones del término nos debemos quedar para acometer su estudio?
Acepciones del término "productividad"
Acepción tradicional
La conocida hasta ahora se adapta a entornos estáticos, más propios del pasado
Acepción propia
La que se plantea aquí se adapta a cualquier entorno, lo cual es propio de nuestro tiempo
La productividad en la era digital
El análisis del rendimiento y la productividad tal y como se conocía hasta el inicio de la era digital se ha visto transformado. En poco tiempo y de un modo casi imperceptible nuestro modo de trabajar ha cambiado de un modo radical.
En consecuencia, necesitamos cambiar el proceso de tomar decisiones para desenvolvernos en este nuevo ecosistema.
Echemos un vistazo al ranking mundial de empresas y el año de su creación. Es un modo sencillo de entender cómo ha cambiado el mundo que habitamos. Ya no hay petroleras, automovilísticas, constructoras, bancos, compañías aéreas, empresas farmacéuticas ni nada parecido.
Lo que nos encontramos ahora en el pódium es esto:
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Niveles
NIVEL INDIVIDUAL: Estilos de vida
Nuestro estilo de vida personal, lo que llamamos idiosincrasia, suele ir al compás de la sociedad a la que pertenecemos. Cada sociedad desarrolla su propia cultura y, en sus tradiciones, plasma la forma que tiene de entender el mundo. A su vez, todo viene condicionado por el clima y éste por la situación geográfica donde se ubican sus gentes.
Trabajando y durmiendo el mismo número de horas, la luz solar y la temperatura media provocan cambios. Hacen que los usos y costumbres sean unos u otros. Madrugar más o menos. Trabajar de un modo más intensivo o menos. Disponer de más o menos tiempo libre para el ocio personal… Todo ello impacta de lleno en la productividad.
El siguiente diagrama intenta reflejar la importancia que supone un pequeño cambio en nuestra distribución del tiempo. Cambiando tan solo una hora de comida por otra de ocio todo es sustancialmente distinto.
Hay zonas más cálidas y con más horas de luz solar. Allí la gente se acuesta y se levanta más tarde. Además, como el calor provoca cansancio, se produce una mayor frecuencia de interrupciones para comer y descansar. Al final, la jornada se esparce a lo largo del día. Esto resta tiempo libre para dedicarlo al ocio personal.
Luego hay zonas más frías y con menos horas de luz solar. La gente allí se acuesta y se levanta más temprano. Además, existe menos cansancio por causa del calor, por lo que se produce una menor frecuencia de interrupciones para comer y descansar. Las personas trabajan casi de un tirón. Ello permite disponer de más tiempo libre para dedicar al ocio personal.
NIVEL EMPRESARIAL: competitividad
La mayor parte de individuos vivimos en sociedad. Debiéramos tener conciencia de tesela en un mosaico. Funcionamos como células en este organismo superior del que las empresas son sus tejidos y sus órganos. Si las células están bien, los órganos funcionarán como es debido y el organismo gozará de buena salud.
La productividad individual sirve para aumentar el bienestar de las personas. Contribuye, sin duda, a un mayor logro de las metas individuales. Pero al mismo tiempo que ocurre esto, nos ayuda a cumplir los planes de negocio de las empresas. Existe, pues, una estrecha correlación entre productividad individual y competitividad empresarial.
Si se consigue producir más con menos, aportando valor y calidad, el nivel de vida de la gente sube. Esto no es un juego de suma cero, donde lo que uno gana otro lo pierde. Siendo más productivos, habrá más riqueza y, con ella, un reparto social más generoso y menos conflictos.
Cuando los individuos que forman una empresa consiguen ser cada día más productivos, ésta suele mejorar su presencia en el mercado. Los clientes van a preferir sus ofertas a las de otros competidores, menos productivos, que les piden más por lo mismo. Una mayor cuota de ventas y beneficios va a generar más inversiones y puestos de trabajo.
Esto funciona así pero también funciona al revés. Es decir, individuos menos productivos provocan que sus empresas también lo sean y pierdan competitividad, cuota de ventas y margen. En esta situación, no es demasiado probable que los clientes acepten pagar más por aquello que pueden adquirir en el mercado pagando menos. Tampoco que la merma en la retribución del capital pase porque el empresario asuma que esto sea a costa de sus beneficios.
NIVEL NACIONAL: la aldea global
Los países no compiten en los mercados, compiten las empresas. Hablamos de un país competitivo cuando en él residen muchas empresas competitivas. A nivel agregado nacional, la productividad de las empresas determina el grado de competitividad exterior de la economía de la nación a la que pertenecen.
El equilibrio de la balanza comercial, la estabilidad de la moneda, el control de la inflación y el sostenimiento de las finanzas públicas. Todos ellos son factores que pueden favorecer la mejora del nivel de vida de la gente.
Si queremos que la gente cobre más y viva mejor, los incrementos de salarios deben ir vinculados a incrementos de productividad. De otro modo, sólo generarán inflación (si este incremento de costos se repercute a los precios) o paro por cierre de empresas (si no se repercute).
Por contra, y como es normal, no todos los países consiguen mejorar su competitividad exterior por medio de incrementos de la productividad. De este modo, se ven abocados a «doparse», es decir, a alterar de un modo artificial la paridad de su divisa contra el resto (devaluar) para continuar vendiendo sus productos a unos precios de mercado. Esto provoca el encarecimiento de sus importaciones y, por lo tanto, inflación, desempleo,… pobreza en definitiva. El único remedio para romper este círculo vicioso es el de mejorar su competitividad incrementando la productividad.
Ahora que, de un modo u otro, todos tenemos un cierto grado de exposición a la competencia internacional en esta aldea global en la que vivimos, la mejora continua de nuestra productividad individual se ha convertido en un imperativo para la supervivencia.
Salvando las distancias, este posicionamiento ante la realidad viene a ser como el ejercicio moderado y la alimentación equilibrada necesarios para que nuestro organismo se desarrolle de un modo saludable.
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Círculo virtuoso
Alta productividad en la vida personal
Para empezar, cuando partimos de una situación de alta productividad personal, no es porque se trabaje menos, sino mejor. Asumir el control total de la situación y sentir que uno se encuentra al frente del cuadro de mandos de su vida personal, con perspectiva global. Esto provoca motivación y autoestima.
La gente que logra situarse en este nivel es capaz de conciliar su empleo con su vida personal. Tanto la familia como el círculo de amistades puede aportar el equilibrio necesario para mantenerse en niveles de alta productividad personal. De este modo se entra en bucle maravilloso que hemos venido en llamar «círculo virtuoso».
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Círculo vicioso
Círculo vicioso de la baja productividad
En primer lugar, el círculo vicioso de la «baja productividad» genera una dinámica perversa. Para salir de ella y romper el círculo, el primer paso es reconocer su existencia. Éste se pone en marcha cuando, ante una situación de baja productividad el único camino que se encuentra es trabajar más horas y luego, más duro. Pues bien, este camino sólo conduce a un resultado: el de la precipitación, la fatiga y los errores. Quien sufre estas consecuencias, acaba por caer en la frustración, la ansiedad y el estrés.
Al final, lo lógico y normal es que estas patologías se las lleve uno a casa porque siempre acarrean problemas de conciliación familiar. Y además, esto provoca que la situación inicial empeore.
En definitiva, se entra en un círculo vicioso del que resulta complicado salir a no ser que se tenga la determinación del cambio por convencimiento.
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