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GRADO DE INTENSIDAD PREMISAS BASE
¿No completar todo lo incompleto es la causa del estrés que nos impide usar bien la energía? ¿O es el afán de control absoluto lo que nos genera dinámicas que propician el colapso?
EL VENENO ESTÁ EN LA DOSIS
TODO, TODO, TODO...
“Todas las cosas son veneno y nada es sin veneno; Sólo la dosis hace que una cosa no sea un veneno “.
“La virtud se encuentra en el término medio entre dos extremos malos, uno por exceso y otro por defecto”
Yo soy muy de este modo de pensar, que huye de los maximalismos de cualquier naturaleza. Por ello, me siento incómodo al leer frases como esta, extraída de una de las newsletter recopiladas en el segundo libro de David Allen:
“Un principio central en nuestra metodología de productividad personal(...): escríbelo todo, piénsalo todo, decide lo que hay que hacer acerca de todo, y organízalo todo de acuerdo con un sistema externo sometido a revisión sistemática. El factor «TODO» puede ser tremendamente revelador”.
Sé más eficaz (Spanish Edition) (p. 56). Grupo Planeta. Edición de Kindle.
GTD® construye su método sobre dos ideas-base:
La mente humana es muy buena para generar ideas, pero no para custodiarlas (digamos que es más fábrica que almacén).
Los incumplimientos no capturados generan estrés, acaparan nuestra atención y absorben toda nuestra energía interna.
La conclusión directa extraída de estas ideas-base es que cuando utilizas tu memoria como sistema de organización, tu mente acabará abrumada y se volverá incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. Por lo tanto, conviene agenciarnos un segundo cerebro que actúe como mente externa donde alojar las cosas que queramos recordar y los asuntos no resueltos y así poder tener la mente interna despejada “como el agua”.
Según GTD®, nuestra mente tiene un espacio limitado, una especie de “RAM psíquica”. Este espacio funciona a modo de pequeño almacén, donde solo pueden ejercitarse las facultades para las que está dotado (pensar, crear, relacionar, …) si se encuentra diáfano, despejado de trastos. Los dos usos inadecuados para este espacio son:
- Alojar cosas con el ánimo de ser recordadas.
- Mantener asuntos no resueltos, es decir, aquellos para los que no se ha decidido el resultado esperado y la acción siguiente.
Para David Allen, cualquiera de estos dos trastos entorpecen hasta tal punto nuestra mente que nos generan estrés. Funcionan como una especie de agujero negro que nos absorbe la energía necesaria para trabajar, bloqueando la entrada de nuevos input. Por ello, propugna la necesidad de disponer de un lugar seguro externo que actúe como almacén donde depositar este tipo de mercancía, para ser tratada cuando toque. Y mientras tanto, que no entorpezca las funciones mentales vitales que nos hacen estar concentrados en lo que hacemos para ser productivos.
De acuerdo, conforme con la orientación: compro la idea. Esta argumentación tiene su lógica y yo, sin ser experto en la materia, estoy dispuesto a aceptar que las cosas, a nivel mental, funcionan más o menos así. Si aún queda alguien que pretenda llevar todo en la cabeza, tiene un mal pronóstico: puede acabar en el diván del psicólogo.
FALTA DE MESURA
Nadie pone en cuestión que se tenga que encender el fuego para calentar la sartén si queremos cocinar unos huevos. Pero luego está el tema de la intensidad en el tiempo, de la potencia y la fuerza con que aplicamos el fuego a la sartén para que no queden poco hechos pero tampoco se quemen.
GTD® aquí peca de falta de mesura. Y cuando digo “aquí” no me refiero a un tema baladí. Estamos hablando, nada más y nada menos, de la premisa base sobre la que se sostiene todo el sistema. Si realmente piensas que por llevar algún asunto en la cabeza, todo se te va a venir abajo, es normal que saques la artillería pesada y declares la guerra al enemigo. Pero las guerras tienen un coste y, en este caso, acaba representando ralentización de la agilidad necesaria para trabajar. O sea, sobrepeso.
Seamos sinceros ¿realmente a alguien le pasan estas cosas con este grado de intensidad? A veces las personas en las discusiones, teniendo razón en el fondo, la pierden por la forma en que exponen sus argumentos, pues utilizan un tono desmesurado que les deja en evidencia ante su audiencia. No es el caso ante el que nos encontramos, por supuesto. Aquí la desmesura no está en el tono sino en la dosis. Aquella a la que nos referíamos al citar a Paracelso.
“Las cosas no reconocidas, no clarificadas y, por tanto, no gestionadas que has resuelto hacer poseen una parte de ti y no te dan descanso”.
Sé más eficaz (Spanish Edition) (p. 66). Grupo Planeta. Edición de Kindle.
Desde luego, no es mi caso particular. Llámame desahogado o descuidado si quieres, pero muchas veces asaltan a mi mente asuntos de repente que tenía olvidados por completo y no echaba en falta para nada. Eso sí, cuando hacen su aparición, decido si los incorporo a mi circuito o los dejo donde estaban. Y sigo mi vida, tal cual, durmiendo a pierna suelta.
Tan malo es quedarse corto, y llevarlo todo en la cabeza, como pasarse y salir a la caza del asunto. Lo que realmente arrebata horas de sueño y provoca una sensación paralizante es la idea de que, para poner en marcha GTD®, tienes que revisar la lista de detonantes incompletos o tomar como lista de verificación, a la hora de capturar, los seis horizontes de enfoque.
En relación con este asunto, se manifiesta así:
“La gran diferencia entre lo que yo hago y lo que hacen los demás es que yo recopilo y organizo el cien por cien de mis «cosas» en y con las herramientas objetivas en la mano, no en la mente. Y esto es de aplicación a todo, grande o pequeño, personal o profesional, urgente o no. A todo”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 55). Empresa Activa. Edición de Kindle.
CONCLUSIÓN
La exigencia de hurgar hasta esos extremos la juzgo como un tanto excesiva (y hasta obsesiva, diría yo). O sea, que estoy de acuerdo con el enfoque pero en desacuerdo con la intensidad. Me agrada la música de esta canción, pero la letra me parece que no le pega.
Salvando las distancias es como si, al iniciar una relación sentimental, tuviéramos que saberlo TODO de la persona con la que nos juntamos porque, de no hacerlo, vamos a estar el resto de nuestra vida mirándola de reojo y dándole vueltas a la cabeza sin poder dormir por las noches: ¿cuál fue su expediente académico?, ¿cómo fue criada por sus padres?, ¿qué personas han formado parte de su círculo de confianza?, ¿cuáles fueron sus relaciones anteriores?, etc.
Está bien tomar unas cuantas referencias y algunas precauciones, pero dentro de un orden. Al final, el camino se demuestra andando. La vida ya es lo bastante complicada como para ir agitando listas de detonantes incompletos.
Para poner en marcha un sistema de organización personal, creo innecesario rebuscar hasta el detalle más nimio en lo más recóndito de nuestra mente. Pienso que es más normal arrancar con lo que haya y, sobre la marcha, conforme vayan apareciendo nuevos input, ir puliendo los asuntos y que el sistema vaya perfeccionándose, como fruta madura, con el simple paso del tiempo.
Si nos situamos en esos extremos se corre el riesgo de colapsar el sistema o, en el menos malo de los casos, de acabar dedicándole más tiempo que el que realmente nos permite ahorrar. Basta con retener únicamente aquellos input que nos están pidiendo a gritos que les prestemos más atención y no excederse con comportamientos de corte paranoide.
MODELO PARA DECIDIR, REACTIVO
Aprovechando que estoy pasando por delante del supermercado y, como dispongo de treinta minutos entre dos citas y estoy bajo de energía, me digo a mí mismo: “¡Venga! voy a hacer ahora la compra y así tacho esta tarea de la lista de acciones siguientes que tenía que hacer”. Que me perdonen los GTDistas. Esto no es ser productivo ni aprovechar bien el tiempo. Esto no es más que pura reactividad acomodaticia. Son ganas de justificar que he conseguido hacer muchas acciones durante la jornada.
PROCRASTINACIÓN Y REACTIVIDAD
SI ME EQUIVOCO AL DECIDIR, CORRO EL RIESGO DE PROCRASTINAR
Todos sabemos que, cuando nos encontramos ante la necesidad de elegir entre dos tareas, los seres humanos tenemos una cierta tendencia natural a hacer antes lo fácil, lo que nos gusta, lo que cuesta menos esfuerzo y menos tiempo, lo urgente y lo que nos mandan. Sabemos que nos acecha el peligro de procrastinar. La procrastinación consiste en dejar de hacer cosas que debemos hacer ya que son importantes, aunque sean difíciles y pesadas, para hacer otras más sencillas pero intrascendentes.
Siguiendo las indicaciones del método de David Allen, cuando finalizamos uno de esos compromisos externos que nos viene dado en el calendario, llega la hora de decidir qué tarea sacamos de la lista de acciones siguientes ¿Qué hacemos? Según propugna GTD®, tal y como ya se ha expuesto en esta otra entrada, la decisión debe basarse en nuestro corazón, en nuestro espíritu, en nuestro intestino, etc. En definitiva, en nuestra intuición (“Toda decisión de actuar es intuitiva”). Así, tal cual.
Y, como complemento, para ayudar a formular nuestras opciones con más inteligencia, nos expone tres modelos. Dice que así, siguiendo sus consejos, nos podemos evitar los errores derivados de aplicar los ineficientes modelos del siglo pasado (concretamente se refiere a ellos como “sencillas panaceas de la gestión del tiempo y prioridades”). Estos tres modelos que tendremos que utilizar si somos GTDistas son:
Modelo de los cuatro criterios, para decidir las acciones en el momento.
Modelo de las tres dimensiones, para identificar el trabajo diario.
Modelo de los seis niveles de enfoque, para revisar tu trabajo.
Según el modelo de los cuatro criterios, la prioridad se definiría en función del contexto (herramienta que estemos usando, lugar donde nos encontremos o persona con la que estemos), el tiempo disponible y la energía que nos quede.
¿No es este último factor el detonante para desarrollar el caldo de cultivo perfecto donde la procrastinación campe a sus anchas?. Seamos honestos con nosotros mismos: Cuando estemos ante un asunto importante, en el contexto adecuado y con el tiempo necesario, pero nos pille con el nivel de energía bajo ¿Qué vamos a hacer? ¿buscar una alternativa que no requiera tanta energía? ¿algo más ligero? Y si esto es así ¿estaremos haciendo “lo correcto” o “lo fácil”?
LA PROACTIVIDAD COMO SOLUCIÓN AL PROBLEMA
“Entre el estímulo y la respuesta hay un espacio. En ese espacio está nuestro poder para elegir nuestra respuesta. En nuestra respuesta radica nuestro crecimiento y nuestra libertad”.
No podemos estar más de acuerdo. Al confrontarla con los planteamientos analizados en este apartado, surgen una serie de ideas que nos ayudan a entender mejor la realidad y a juzgar las distintas opciones con criterio. La cita de Viktor Frankl es un chute de proactividad, una invitación a asumir el control de nuestras vidas, a hacer las cosas que realmente deseamos y a no dejarse llevar por lo que nos dicte nuestro estado de ánimo en el momento.
Cuando una persona se encuentra ante el dilema de elegir entre dos acciones, debe ser consciente de que tiene un poder. Las circunstancias (contexto, tiempo disponible, energía disponible) no son las que tienen que marcar su agenda. Por supuesto, deberán ser tenidas en cuenta. Pero uno tiene que saber lo que quiere, cuál es su futuro deseado y caminar hacia él: buscarlo.
Si tienes desarrollada la habilidad de encajar como nadie las piezas en los huecos disponibles, el Tetris es tu juego.
Pero si lo que pretendes es usar bien tu libertad para organizar mejor tu agenda, la destreza que debes trabajar es la de establecer unas normas claras para regular el tráfico de input que impactan en tu programación diaria de actividades. Saber detectar las opciones que te pueden aportar más valor, contribuyendo en mayor medida al logro de tus metas. Incluso aunque esto suponga la exigencia de modificar tus circunstancias.
Deberías ser capaz, si fuera necesario, de cambiar de contexto, de cancelar la siguiente cita para modificar el tiempo disponible, de parar a tomarte un café y lavarte la cara para recobrar parte de tus fuerzas. Deberías construir tu futuro deseado con proactividad y con criterio, para sentirte tú mismo y no como una hormiguita sobre una hoja de árbol que ha caído en un río y flota sobre sus aguas.
DISPERSIÓN MÍSTICA
A David Allen, lo de enseñar un método de organización de tareas, se le queda pequeño. Sus aspiraciones van más allá. Sus orígenes pseudo-religiosos (MSIA-John Roger Hinkins) dejaron huella impresa en todos sus planteamientos. Con el tiempo, lo "espiritual" pasó a llamarse "desarrollo personal" (Seminarios Insight-Russell Bishop), y de ahí nació el método GTD® que todos conocemos. Todo eso es muy legítimo y respetable. Otra cosa es que esa faceta nos facilite las mejoras en la productividad que buscamos.
TEMÁTICAS VARIADAS
RAMALAZOS DE PREDICADOR
En ocasiones, David Allen aborda cuestiones psicológicas que tienen que ver con la manera de cumplir los compromisos con nosotros mismos y con los demás, adentrándose en el terreno de la gestión de equipos. Saca entonces su vena más filosófica-espiritual, se remonta a sus orígenes y se pone en modo predicador, para posicionarse como consejero del crecimiento personal y liderazgo mesiánico, conocedor de una verdad revelada.
“Sé más eficaz” es su segundo libro conocido. Fue publicado en 2003, dos años después de su estreno con “Organízate con eficacia“, aprovechando el tirón de popularidad que estaba disfrutando. Más que un libro, se trata de una recopilación clasificada de cincuenta y dos newsletter que había estado enviando a los seguidores de su blog tiempo atrás. Allí podemos leer:
“Mi esperanza era galvanizar una red de practicantes y construir una comunidad de personas...”
Sé más eficaz (Spanish Edition) (p. 15). Grupo Planeta. Edición de Kindle.
“Llevo años predicando el valor de sacar todo lo que llevamos en la mente”.
Sé más eficaz (Spanish Edition) (p. 54). Grupo Planeta. Edición de Kindle.
“...un pensamiento crucial que capté en una carta durante un retiro espiritual”
Sé más eficaz (Spanish Edition) (p. 83). Grupo Planeta. Edición de Kindle.
Por curiosas e interesantes que sean sus aportaciones en estas materias, ya se sabe que quien mucho abarca, poco aprieta. Quien ande buscando un guía espiritual podrá sentirse cómodo leyéndole. En cambio, quien tan solo llega a GTD® buscando método para organizar mejor sus tareas en la agenda diaria, puede sorprenderse con este bonus extra de contenido, no solicitado ni esperado. Y es que, desde su primer libro, David Allen nos confiesa que sus pretensiones van más allá de lo que es crear un simple método de organización personal. Basta leer este otro fragmento de su obra:
“GTD es algo más que una simple manera de gestionar las tareas y los proyectos. En muchos aspectos, esta metodología está más interesada en las cuestiones fundamentales del trabajo trascendente, el vivir atento y el bienestar psicológico que en ofrecer sin más unos métodos que por sí mismos le hagan a uno ser más eficaz o productivo”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 310). Empresa Activa. Edición de Kindle.
Quizás motivado por su condición de ministro de una corriente pseudorreligiosa llamada Movimiento por el Sendero Interno del Alma (MSIA), David Allen, hace continuas referencias a la necesidad de alcanzar la zona (¿el puntito?), un estado de flujo, tener la mente como el agua, balancearse para poder engancharte a tu “estado productivo” y estar en condiciones de trabajar controlando todo lo que pasa a tu alrededor. Usa un lenguaje que en ocasiones te hace andar con cierta prevención sobre la intención última que esconden sus mensajes. Zambulléndose de cabeza en aspectos íntimos y a modo de confesión, en algunos pasajes llega a ponerse un tanto trascendental.
“Hay infinidad de maneras de renunciar a todo. Uno puede ignorar el mundo físico y sus realidades y confiar en el universo. En cierto momento eso fue lo que hice, a mi manera, y fue una experiencia fuerte. Y que no le desearía a nadie”.
Organízate con eficacia (Nota a pie de página) (Spanish Edition). Empresa Activa. Ediciones Urano, S.A.U.- Edición de Kindle.
Uno se pregunta si realmente este tipo de testimonios personales, tan serios y profundos, son necesarios para adquirir una determinada destreza con la que organizarse mejor si de lo que se trata es de intentar ser más productivo.
HACER LAS COSAS MÁS GRANDES DE LO QUE SON
En la exposición de los planteamientos de GTD®, adivinamos una tendencia inequívoca a magnificar las cosas que forman parte de nuestro devenir cotidiano. Se sublima lo obvio, se pone énfasis en elevar a la categoría de trascendental aquello que aburre por rutinario. Salvando las distancias, hacen un poco como la Iglesia Católica en España con las inmatriculaciones. Se atribuye como propios una serie de bienes inmuebles que ellos usaban y no estaban registrados a nombre de nadie. David Allen hace lo mismo con una serie de principios universales:
- capturar lo que nos llama la atención,
- clarificar lo que significa cada cosa,
- organizar los resultados,
- reflexionar sobre las opciones elegidas
- y actuar
La luna no es propiedad de nadie. Está ahí y todos podemos disfrutarla sin pensar que pertenece a un dueño en concreto. Todos estos verbos, y las acciones que encierran detrás de su significado, son de lo más normales en nuestra cotidianidad. Sin embargo, él coge y convierte las fases lógicas de un proceso en elementos fundamentales de GTD® y los eleva a categoría de principios universales. En un fragmento de su obra podemos leer:
“He llegado a darme cuenta de que los principios que subyacen en estas técnicas tienen unas implicaciones mucho más extensas y unas aplicaciones multifacéticas que van más allá de un mero sistema de organización personal”.
Haz que funcione (p.16). ALIENTA EDITORIAL. Grupo Planeta
Se compara de un modo recurrente, nada más y nada menos, con la ley de la gravedad. Da poco espacio para la discusión: Los principios universales de GTD® son irrefutables y estarán ahí siempre. En su primer libro, podemos leer:
“Los estudios rigurosos reunidos por los expertos en el campo de la ciencia cognitiva, que abarcan desde los aspectos personales hasta los institucionales, han empezado a arrojar datos que prestan un apoyo primordial tanto a esta metodología como al cómo y el porqué de las mejoras que origina. En cierto sentido, esto puede ser algo parecido al intento de demostrar que la gravedad existe después de que todos la estamos experimentando y sufriendo desde que somos conscientes”.
Organízate con eficacia (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition) (p. 309). Empresa Activa. Edición de Kindle.
CONCLUSIÓN
Lo ideal sería disponer de un sistema simple, donde no tengamos que depender ni de alcanzar un determinado estado anímico ni de considerar que estamos poseídos, cabalgando a lomos de unos determinados principios universales, para resultar eficaces y eficientes en nuestro trabajo. Un sistema, digamos, más terrenal y menos tremendista.
Cuando uno tiene problemas para gestionar bien su agenda, yo pienso que no está buscando esto. Si uno quiere conectarse con el universo, está en su derecho y es muy respetable, pero quizá no sea este el foro adecuado para emplearse en estos menesteres. Desde un punto de vista Lean, esto es puro desperdicio pues añade costo sin añadir valor. Solo te lleva a la dispersión y a perder foco.
CONSIDERARSE UN FIN EN SÍ MISMO
Uno puede llegar a embelesarse con los detalles del método que intenta asumir como propio y con las herramientas que le acompañan para ser más efectivo y corre el riesgo de que le acabe saliendo el tiro por la culata.
DESNORTARSE
TRABAJAR PARA EL MAYORDOMO
Este no es un problema exclusivo de GTD®, pero con GTD® también se da. Y además, se da en gran medida por el alto nivel de exigencia que requiere su puesta en práctica. En la era digital, los trabajadores del conocimiento tienen problemas cada vez más serios para organizar su tiempo con soltura y agilidad. Se ha convertido en una ardua tarea digerir toda la información que les llega a través de los distintos canales y atender todos sus compromisos sin acabar rendidos y estresados. En general, debemos andar prevenidos del riesgo que supone acabar añadiendo al trabajo una actividad adicional llamada “método” que nos consuma más tiempo que el que nos ahorra. Eso viene a ser como pegarse un tiro en el pie, como hacer un pan con unas tortas o como hacerse trampas al solitario. Y aunque parezca una tontería visto desde fuera, a veces desde dentro no lo es.
Pero es que, por el modo en que está concebido, GTD® pide mucha dedicación. Si se quiere cumplir con todos los requerimientos que establece y del modo que lo plantean, es imposible no llegar a pensar que en lugar de ganar en sensación de control y en libertad, ahora vives y trabajas para él. Por las horas que le dedicas a alimentarlo y porque lo de mantener las listas depuradas parece no tener fin. Se intercambian los papeles de amo y servidor, y acabas rindiendo cuentas al mayordomo.
EN BUSCA DE LA EFICIENCIA ENERGÉTICA
Las cosas se hacen por mejorar. Pero, si en lugar de aliviar nuestra carga de trabajo lo que hacemos es comprometernos en menesteres que nos acaban por enredar aún más, debemos tomar medidas y plantearnos qué hacer. Emplearse cada día en la tarea de pensar qué hacemos con nuestro tiempo para sacarle el máximo provecho y hacerlo de una manera no improvisada sino sistemática es algo que merece toda nuestra atención.
Digamos que, haciendo las cosas de este modo, nos ganamos el certificado de eficiencia energética porque así no tenemos que gastar demasiado esfuerzo en pensar cómo obrar porque ya hay muchas cosas que están definidas a priori. Muchas de nuestras preguntas ya estarán contestadas, muchos de los problemas ya estarán resueltos. Y en frío, que es como tiene que ser. Pero aquí de lo que se trata es de no perder el norte, trabajar en lo nuestro y hacerlo lo mejor posible. Es decir, con equilibrio, mesura y proporcionalidad. No vayamos a emplear más tiempo en organizar cómo trabajar que en trabajar.
QUIÉN SIRVE A QUIÉN
De igual modo que las herramientas están para servir al método, el método está para servir a nuestro enfoque y a nuestra potencia, permitiéndonos ser más efectivos en nuestro desempeño empresarial, profesional, laboral o académico. Y, por supuesto, el método no se autoalimenta. Somos nosotros los que debemos alimentarlo para que funcione, lo cual significa que nos aporte valor. Valor en forma de mayor confort, relax y calidad de vida (claridad ante nuestra realidad), no para que se convierta en un enorme monstruo succionador de nuestra atención y nuestro tiempo.
Se equivoca quien piense que con un buen método puede prescindir del resto de los factores que influyen en la productividad. Cualquier método debe ser considerado tan solo como un medio para alcanzar el objetivo de trabajar mejor. Cuando la intensidad de esta idea pierda fuelle, nos estaremos equivocando. Y GTD®, por las exigencias de atención con las que está diseñado, asume un protagonismo en nuestras agendas mucho mayor de lo que resultaría recomendable.
HACER vs PREPARARSE PARA HACER
Es curioso que un método que hace bandera de la “acción siguiente” y se postula como ideal para aumentar la eficacia, se preocupe en realidad más por capturar, procesar, organizar y revisar que por hacer. Si damos más importancia a los preparativos del viaje que al viaje en sí mismo, nos lo tendríamos que hacer mirar.
PARÁLISIS POR ANÁLISIS
“Organízate con eficacia – Cuaderno de trabajo – The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity” (2021), el último libro de David Allen, representa el ejemplo más claro de lo que se critica en este apartado. Entre los treinta y siete pasos en que allí se desgranan las diez acciones que componen el contenido de las cinco fases de control que establece GTD®, no existe absolutamente ni uno solo relacionado con la fase principal: la de hacer. Uno puede pensar: “Claro, si no llegas al hacer, siempre es más fácil no estresarte”.
Para eliminar cualquier tipo de dudas sobre el posicionamiento oficial acerca de esta cuestión, podemos leer:
“A diferencia del trabajo tradicional, el valor principal en el trabajo del conocimiento procede más de definir el trabajo que de ejecutarlo, más de PENSAR y DECIDIR que de HACER. (...) Porque, en el trabajo tradicional, la productividad depende, sobre todo, de lo que haces, pero en el trabajo del conocimiento la productividad depende, sobre todo, de lo que no haces”
Productividad personal (Spanish Edition) (p.54) Penguin Random House Grupo Editorial España. Edición de Kindle.
EL CALDO Y LAS ALBÓNDIGAS
GTD® pide pan, pide mucho pan, y esto no sale gratis. Esto es una afirmación que admite poca discusión entre la gente que conoce y practica este método. Incluso entre sus fans más convencidos que, como hemos visto, lo reconocen con todas las de la ley. Negarlo supone en la práctica descargar en sus seguidores practicantes la responsabilidad de su inoperancia.
Como si el hecho de dedicarle mucho tiempo a alimentar y mantener el sistema fuera por culpa de la gente. Y nada más lejos de la realidad. Aquí lo que ocurre es que, por la forma en que está definido su diseño, GTD® no se sostiene sin prestarle grandes dosis de atención.
Para empezar, el proceso de capturar y tomar decisiones sobre un inventario de ciclos abiertos requiere una dosis de energía mental infinita. Tan solo visualizar el trabajo que supone tener que emplearse en la labor de recopilarlo todo para procesarlo es extenuante. Lanzarse “a la caza del asunto”, en el plano físico, digital y mental, es un modo de actuar propio de aquél que está ocioso y necesita salir a buscar trabajo o entretenimiento. La lista de verificación de asuntos incompletos es algo interminable. Y, por si no tenías suficiente al recopilar, luego toca procesarlo y clarificarlo todo. Es decir: decidir qué es cada cosa, qué resultado esperamos de ella, qué acción siguiente precisa y luego, despacharla en consonancia. Organizar según el significado que tenga para ti, reflexionar sobre si se encuentra o no en el nivel de enfoque vertical que le corresponde… Y, si nos queda algo de tiempo, hacer.
Llegados a este punto, entre tantas exigencias, corremos el riesgo de que se nos olvide lo principal: que todo esto se monta para ser más eficaz, o sea, para hacer más con menos. No vaya a ser que, como dice el refrán, nos acabe costando más el caldo que las albóndigas.
PARA ESTE VIAJE, NO HACÍAN FALTA ALFORJAS
Si, después de todo este esfuerzo, tuviéramos la garantía 100% de que la decisión sobre lo que hay que hacer fuera la mejor con total objetividad, pues igual habría merecido la pena. Pero si, al final, esta decisión va a quedar en manos de la intuición, tras analizar el contexto en el que nos encontramos, el tiempo y la energía disponibles…, ¿no estaremos derrochando nuestras energías prescindiendo de una herramienta valiosa como es la programación tradicional para sistematizar una forma de trabajar menos expuesta a la improvisación?