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Archivos de la categoría: ESPACIOS MENTALES

OFICINA

Espacio

Zona mental donde se lleva a cabo la labor de pensar en el trabajo, una vez hemos dejado de trabajar.

Misión

Alinear acciones con objetivos

Personas

Finalizada la jornada laboral, antes de dejar caer el telón, toca sacar cuentas. Nada mejor que un personaje puntual, metódico y riguroso para levantar acta de lo sucedido. Lo único que tiene que hacer es pasarse por la zona de archivo de la fábrica y vaciar en una saca el contenido del contenedor de ACTIVIDADES FINALIZADAS. Cargar con ella y dirigirse a la OFICINA. Vaciar su contenido en la mesa y aplicar la técnica del CHECKING-RETROSPECTIVO. Es sencilla, pero requiere de sistemática en las formas y capacidad de análisis en el fondo.

YO

Cuando se trata de definir nuestro futuro inmediato, debemos emplearnos a fondo en hacer un buen trabajo. El diseño y generación de la Programación Diaria de Actividades para las próximas 24 horas, que llamaremos PDA (n+1) no se puede delegar en nadie.

Técnicas

FÁBRICA

Espacio

Centro neurálgico del sistema donde se ejecuta la PDA (Programación Diaria de Actividades), documento base de la realidad vertical (programada), mientras se vigila lo que ocurre en el almacén y se gestionan los ITEM de la realidad horizontal que nos afectan.

Misión

Gestionar las realidades perpendiculares

Personas

Persona encargada de gestionar conflictos entre lo programado y lo no programado. Para llevar a cabo su labor, hace dos cosas:

  1. Distinguir entre los que pueden esperar a realizarse en cualquier momento de la jornada laboral restante y los que no, para aplicar una técnica (Relocate, en los LATER) u otra (Matriz de prevalencia, en los NOW).
  2. Catalogar al ITEM “TNP”, según el grado de destrucción que vayan a tener sobre la PDA restante del día que llegan, en una de las cuatro modalidades en que pueden aparecer, de mayor a menor afectación:
    • Emergencia (1.-EME)
    • Urgencia (3.-URG)
    • Imprevisto (5.-IMP)
    • Interrupción (7.-INT)

Técnicas

ALMACÉN

Espacio

Zona compuesta por varios BOXES, que funciona a modo de plataforma logística donde ocurre la realidad horizontal (sobrevenida y no programada)

Los BOXES, o recipientes que actuarán como destino de los ITEM al entrar en el sistema, son los siguientes:

  • OUTBOX: Papelera de INPUT que no requieren nuestra atención. Aquí irá a parar la BASURA. No hace falta, siquiera, que entren en el almacén.
  • FILEBOX: Archivo de información que resulta de interés, pero no requieren acción alguna. Aquí irán a parar los datos para guardar.
    Si no tienen fecha asignada, serán BIBLIOTECA
    y si la tiene, serán EVENTOS y la registraremos en el calendario.
  • SIDEBOX: Caja lateral o aparcamiento donde van a parar los ITEM que toman la forma de tareas delegadas a la espera de su ejecución por terceros. Aquí irán a parar los ENCARGOS y la fecha de revisión asociada será registrada en el calendario. Si no hay una fecha asignada, se habilitará una SALA DE ESPERA.
  • INBOX: Almacén de ITEM para analizar y gestionar por requerir, no sólo nuestra atención sino una acción a ejecutar por nosotros. Aquí irán a parar las actividades a gestionar.
    Si no tienen fecha asignada, serán DESEOS
    y si la tienen, serán TAREAS o HÁBITOS, según sean únicas o recurrentes. En cualquiera de los dos casos, las fechas quedarán registradas en el calendario.

Misión

Transformación de los INPUT en ITEM.

  • Llamamos “INPUT” a cualquier tipo de entrada que se produzca en nuestro sistema (llamadas, correos, mensajes, pensamientos, charlas…)
  • Llamamos “ITEM” a aquello en lo que nosotros transformemos cada INPUT tras someterlo a nuestro análisis (basura, dato, evento, encargo, deseo, tarea, urgencia, interrupción…)

Personas

Apostado en la entrada del almacén, es quien realiza el control de acceso. Podíamos decir que es un tipo listo porque, con una mirada, tiene bastante para convertir un INPUT en un ITEM. De tanto repetir todas las preguntas del INTERROGATORIO SECUENCIAL, ha desarrollado la habilidad de reconocer cómo debemos denominar a aquello en lo que se transforma cada INPUT que llega al ALMACÉN de nuestro sistema. Además, a reglón seguido de ponerle nombre, le asigna ubicación. Es decir, según sean las respuestas a la secuencia de preguntas predeterminada, lo deriva al compartimento en el que considera debe permanecer en función de su naturaleza.

El recepcionista de BOX, al que el portero de seguridad deriva el ITEM recién llegado, remata la “faena bautismal”. Le pone apellidos al ITEM antes de dejarle pasar al compartimento donde descansará temporalmente. Su forma de hacerlo es triple:

  1. Someterlo a un INTERROGATORIO TRANSVERSAL para registrar la información básica.
  2. Dejarlo definido siguiendo unas normas de SINTAXIS concretas
  3. Reconocer la asunción de un ROL determinado

Técnicas