Introducción al elemento programación diaria de actividades (PDA)
Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la programación. Extraemos de ahí la frase «lo importante no es mantenerse ocupado sino en qué te mantengas ocupado y qué haces durante ese tiempo que ayude a tu progreso y mejora tanto personal como profesional«. Se trata de bajar al detalle de la agenda de productividad personal diaria. Pero no sólo para saber lo que se tiene que hacer en cada momento sino cómo, por y para qué.
La PDA representa el ámbito de decisiones personales propias: lo que yo decido hacer. Es mi «yo» en el escalón más bajo de la pirámide del Plan Estratégico, con el máximo nivel de concreción.
Aquí confluyen la proactividad con las tareas de planificación operativa a corto plazo de los objetivos fijados (enfoque) y la organización de los recursos (método).
TO-DO-LIST (lista de pendientes)
Una TO-DO-LIST, o «lista de cosas para hacer» o «lista de pendientes», no es ni de lejos una PDA (Programación Diaria de Actividades). En apariencia, pueden parecerse. Pero cuando ponemos frente a frente una cosa con la otra nos damos cuenta de que están en dos niveles distintos de organización.
Una TO-DO-LIST se asemeja más a ese conjunto heterogéneo de notas desordenadas que, a modo de recordatorio, escribimos en cualquier sitio: en una agenda, en un calendario o en post-it de colores pegados sobre la pantalla de nuestro ordenador. En su versión más básica, tenemos la típica lista de la compra en la puerta del frigorífico. Existe únicamente para que no se nos olviden determinadas cosas. No requiere pensar nada. Quizá sea por ello, que no sirve de mucho. Al no discriminar por prioridades, todo parece igual de importante y se acaba por acometer únicamente las tareas más fáciles y agradables de hacer (procrastinación).
Ciertamente, ser capaz de ubicar muchas tareas en una agenda-calendario y ejecutarlas es una habilidad. Una TO-DO-LIST nos puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, esto sólo nos garantiza al 100% que vamos a consumir grandes dosis de energía, lo que hará que acabemos exhaustos. Lo realmente importante es que lo poco o lo mucho que hagamos aporte valor.
PDA (Programación diaria de actividades)
Una PDA bien elaborada nos va a servir para saber qué vamos a hacer hoy y qué es lo que vamos a dejar de hacer hoy, en qué momento y (lo más importante) por qué. No podemos dar por finalizado una PDA hasta que no están etiquetadas todas y cada una de sus tareas con su modalidad. Cada día debemos sumar puntos a la causa de cumplir los objetivos prefijados. Y sólo existe un modo de conseguirlo: planteárselo en cada una de las acciones que llevemos a cabo.
ACTIVIDADES vs TAREAS
Tipología de ACTIVIDADES
Según postula el Método ON-TIME, los inputs que surgen a lo largo de la jornada laboral, mientras ejecutamos la PDA(n), se han de someter a un interrogatorio. Una secuencia de preguntas que nos permite regular el tráfico de información y aporta orden y cordura al proceso. Se consigue así evitar que los impactos se conviertan en factores de desestabilización.
En función de las respuestas positivas o negativas a las preguntas del interrogatorio, podemos generar datos o actividades:
-Los datos que no suponen acción se almacenarán en el FILEBOX y podrán ser
- información (si no tienen carácter temporal) o
- eventos (si van asociadas a una fecha). Si de alguno de ellos se deriva alguna tarea, ésta se dará de alta como tal y tendrá su tratamiento.
-Por su parte, las actividades pueden ser:
- Encargos, si no hemos de encargarnos nosotros de su ejecución (se almacenan en el SIDEBOX). Como llevan asociada una fecha límite para su revisión, cuando ésta llega se tendrá en cuenta para transformarse en tarea, que se integrará en la PDA.
- Deseos, si son cosa nuestra pero aún no sabemos en qué momento los llevaremos a cabo (quedarán en el INBOX a la espera de concretarles fecha). Justo cuando asignamos fecha a un deseo, lo estamos convirtiendo en tarea y, como tal, se mete en la PDA (previo paso por su registro en el calendario).
- Tareas, si son cosa nuestra y tienen fecha asociada (quedarán en el INBOX para crear PDA previo paso por el registro en el calendario).
- Hábitos, si se trata de un tipo especial de tareas que se caracteriza por que se llevan a cabo siguiendo una frecuencia temporal periódica (quedarán en el INBOX para crear PDA previo paso por el registro en el calendario).
Tipología de TAREAS
Como hemos visto, la PDA estará compuesta pues de un tipo concreto de actividad llamado «tarea», que podrá ser única o recurrente (hábito). Ni los eventos ni los encargos ni los deseos pueden aparecer en la PDA tal cual. Distinto es que, con el tiempo pasen cosas que transformen eventos en tareas, encargos en tareas o deseos en tareas. Pero mientras eso no ocurra, en la PDA sólo habrán tareas. Y en cualquier individuo podremos encontrar dos tipos de tareas:
- las LABORALES, aquellas que son propias de nuestra profesión, ejerciendo la cual obtenemos una retribución que nos permite vivir
- y las PERSONALES, que son las necesarias para vivir y trabajar, pero que no son trabajo y, por lo tanto, no están retribuidas
Entre las muchas tareas de ambos tipos (laborales y personales) que realizamos cada día, surgen un par de categorías más:
- siempre hay unas pocas que podemos destacar por su importancia estratégica (a éstas las llamaremos tareas CLAVE)
- y otras de las que podríamos prescindir durante el día de hoy aunque son tareas que se han de hacer más tarde o más temprano (a las que llamaremos tareas de RELLENO o SSA «susceptibles de ser aplazadas» o reemplazadas).
PDA = TC + TL + TP + TR PDA: Programación Diaria de ActividadesTC: Tareas Clave (programadas)
TL: Tareas Laborales (programadas)
TP: Tareas Personales (programadas)
TR: Tareas de Relleno (programadas)
Tareas Clave (TC)
Necesitamos detectar claramente cuáles son las «tareas clave» (TC) y darles el puesto de honor que merecen para aprovechar al máximo nuestro biorritmo. Son fáciles de reconocer porque son las que aportan más valor al contribuir de un modo más potente a la causa del cumplimiento de objetivos.
Esto no va de cantidad de trabajo realizado sino de que lo conseguido en él sea lo que realmente buscábamos.
Las tareas clave (TC) son la máxima prioridad del día porque son las que aportan mayor contribución a retos (en sentido amplio, no sólo profesionales). Pensemos en ellas como en las pocas cosas que durante la jornada no podemos dejar de hacer por el alto precio reputacional que esto nos acarrearía. Representan aquello en lo que destacamos y nos hace ganar credibilidad.
Ejemplos: realizar un informe firmado para elevarlo a la superioridad, preparar una presentación para exponer en público, montar el orden del día y los contenidos de una reunión de trabajo, analizar los resultados de la última encuesta de calidad para sacar conclusiones, o en otros ámbitos de nuestra vida, recoger a tus hijos del autobús porque te has comprometido a ello, asistir a la fiesta sorpresa de un amigo, visitar a tus padres, realizar sesiones de rehabilitación tras una lesión, acudir a la cita con el médico, etc…
Tareas Laborales (TO)
Las laborales (TL) son nuestro pan nuestro de cada día porque constituyen nuestro trabajo habitual, las tareas operativas propias de nuestro negocio o actividad. En cantidad, deben ser las más numerosas, por lo que tienen importancia táctica, pero no la estratégica de las TC. Debemos prever y programar tareas que, sin ser TC, son tremendamente necesarias en su conjunto porque son las que va a permitir el cumplimiento de objetivos.
Ejemplos:
El primer gran bloque de tareas operativas estará formado por el espacio de tiempo reservado para gestionar reuniones, llamadas y correos electrónicos (que, para resultar operativo, recomendamos concentrar en un par de momentos al día)
El otro gran bloque, según el cargo o función que cada uno desempeñe, podemos hablar de que:
- para el comercial, será atender clientes,
- para el médico, pasar consulta a pacientes,
- para el profesor, dar clase a alumnos,
- para un jefe de compras, gestionar a proveedores,
- para un director de RRHH, será evaluar empleados,
- etc…
Tareas Personales (TP)
Las personales (TP) son las que deben tener su espacio fijo en la agenda, definiendo lo que hay que hacer en el corto plazo (CP) para que todo funcione a largo plazo (LP). Representan la estructura, el esqueleto básico de nuestra PDA y se caracterizan por su carácter sistemático, rutinario y recurrente. En el momento de proceder a montar nuestra PDA tienen que ser considerados en primer lugar.
Abarcan todas las facetas no profesionales (personales, familiares, sociales,…) que somos capaces de desplegar en nuestra vida. Nos referimos, pues, a todas aquellas actividades que, no siendo trabajo propiamente dicho, necesito hacer obligatoria y continuamente para vivir y, por tanto, para trabajar.
Ejemplos de TP son:
- Descanso (pausas pomodoro, siestas, reposo nocturno,…)
- Aseo personal (ducha, afeitado, necesidades fisiológicas,…)
- Cuidados estéticos (peluquería, esteticista,…)
- Ejercicio físico (gimnasia, práctica de algún deporte,…)
- Ejercicio mental (formación continua, lecturas personales,…)
- Desplazamientos (por cualquier medio, a cualquier sitio)
- Alimentación (5 comidas diarias)
- Aprovisionamiento (compras domésticas)
- Atenciones familiares (apoyo escolar hijos, visitas a padres/hermanos,..)
- Organización del espacio (orden y concierto)
- Limpieza doméstica (ropa y hogar)
- Organización del tiempo (modelo/método)
- Revisiones vehículos (mantenimiento taller, medición presión neumáticos,…)
- Chequeos médicos (bucodentales, mamografías,…)
- Trámites administrativos (renovación DNI/Pasaporte, ITV, …)
- Ocio y entretenimiento (conciertos, exposiciones,…)
- Compromisos sociales (comidas con amigos, excursiones,…)
- Aficiones (hobbies)
Tareas de Relleno (TR)
Y además, estirando el razonamiento hasta el final, podemos tener la iniciativa personal de tener preparadas algunas actividades de poco valor en la reserva, tareas de relleno o de reserva (TR), por si se diera la circunstancia de que se nos generase un hueco en el que no quepa ni TC ni TP ni TL y quisiéramos tener la posibilidad de ocuparlo. Las tareas de relleno o reserva (TR) están para contemplar la contingencia de quedarnos ociosos porque se nos caiga alguna otra tarea prevista en la PDA. Aunque tienen poca importancia en el día de su catalogación como tales, con el paso del tiempo pueden ir ganando peso y urgencia. Además, resultan muy provechosas porque generan los huecos en nuestra PDA que vamos a necesitar cuando nos impacta la entrada de un input de información que nos altera el orden del día y nos pide entrar en nuestra jornada. Ahí necesitamos un cierto margen de maniobra que minimice el impacto en el cumplimiento de los objetivos.
Ejemplos: actividad personal en redes sociales, reservar billete de tren para un viaje próximo, llevar trajes a la tintorería, comprar entradas para el cine, etc…
El denominador común de TC, TL, TP y TR, lo que las diferencia de las TNP, es nuestra autoría intelectual, nuestro papel protagonista en su existencia. La PDA la parimos nosotros. La lista de TNP nos viene dada: podemos ejecutarlas unas y otras, pero en las tareas PDA somos proactivos y en las TNP reactivos.
Una de las funciones principales que debe cumplir el método de productividad es la de que las tareas propias del PDA vayan ganándole terreno a las TNP con el paso del tiempo. En otras palabras que nuestras acciones sean, cada vez en mayor medida, el producto de nuestras propias decisiones y que no sean los demás los que nos marquen la agenda.
JORNADA = PDA + TNP TNP: Tareas No ProgramadasINT: Interrupciones
IMP: Imprevistos
URG: Urgencias
EME: Emergencias
El tiempo total empleado en una jornada laboral es la suma del tiempo programado (PDA) con el que ocupan las tareas no programadas (TNP). Dicho de otro modo, las tareas que yo decido (PDA) y las que deciden los demás por mí (TNP). Con las tareas incluidas en la PDA me mostraré proactivo porque he sido yo quien ha tomado la decisión de llevarlas a cabo, tengo una cita previa con ellas. Con las TNP, en cambio, me mostraré reactivo porque son tareas sobrevenidas que han llegado a mi fiesta sin avisar.
Análisis DAFO "programación diaria de actividades" (PDA)
En su versión más negativa (DEBILIDAD) supone andar a salto de mata. No tener un conocimiento claro de las actividades que hay que hacer en el día ni de la importancia que tienen en relación a los objetivos ni del orden de ejecución óptimo.
Para corregir esta debilidad, se recomienda empezar anotando lista de actividades antes de iniciar la jornada. Luego habrá que asignar un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto. Pero esto no va a resultar suficiente. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. Es necesario usar la agenda de productividad personal como herramienta para relacionarlas con objetivos a alcanzar. En definitiva, saber por y para qué hacemos las cosas.
En su versión más positiva (FORTALEZA) supone identificar qué tareas concretas deben realizarse en el día a día y el orden de prioridades distinguiendo entre los distintos tipos de tarea. Y ello, para materializar en la práctica los objetivos que provienen de la «planificación operativa (CP)»
Para mantener esta fortaleza, se necesita crear el hábito de hacerlo cotidianamente. Reservar las «tareas clave» (TC) para el momento de mayor lucidez y menor probabilidad de aparición de TNP (interrupciones, imprevistos, urgencias y emergencias). Y para el resto de tareas, personales o laborales (TP / TL) que no son clave pero sí convenientes, el contrario. Además, tener siempre cargada la recámara con alguna «tarea de relleno» (TR), por si acaso surge la ocasión.
Frases célebres de "programación diaria de actividades" (PDA)
Citas y aforismos
“Yo definitivamente voy a tomar un curso en administración del tiempo, tan pronto como pueda hacerle un hueco en mi agenda”
“El tiempo es el recurso más escaso, y hasta que no se administre debidamente nada más se puede gestionar”
Refranes y proverbios
Artículos de interés para la mejora de programación diaria de actividades (PDA)
Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de programación diaria en el rendimiento:
