Herramienta de comunicación digital síncrona (en tiempo real), que abarca tanto el ámbito interno a la organización como el externo.
Orden espacial para el buen uso de teléfono móvil
Cuando nos disponemos a gestionar el uso de teléfono móvil debemos disponer de un orden preestablecido. Si trabajamos en determinados oficios, por razón de seguridad (riesgo laboral o protección de datos), podemos llegar a tener prohibido el uso de teléfono móvil. Si trabajamos en espacios abiertos compartidos con otras personas, cabe plantearse la conveniencia de establecer pacto entre todos:
- O se sustituyen los timbres de llamada por vibraciones y se emplea un volumen de voz bajo.
- O se habilita un lugar reservado específico donde poder hablar sin resultar una molestia para nadie.
El timbre de llamada, el uso del altavoz, el volumen empleado al hablar, el mismo contenido de la conversación, etc… Todo ellos son factores de distracción para aquellos que comparten espacio físico. La falta de concentración que se deriva de la acción continua de todos estos factores en cada llamada a/de cada persona cada día tiene un efecto negativo en la productividad. Muy difícil de evaluar, pero innegable.
Por otra parte, tal y como ocurre con el correo electrónico, se debe establecer un cordón sanitario para diferenciar entre lo personal con lo profesional. Disponer de un dispositivo distinto para cada uso es lo correcto.
Rutina temporal para el buen uso de teléfono móvil
La diferenciación entre lo personal con lo profesional tiene una clara repercusión en el uso que se le puede dar a esta herramienta. Hoy en día, prácticamente todo el mundo lleva su móvil personal al trabajo. Al no existir una regulación específica, cada empresa establece sus normas respecto a los usos permitidos y los que no. Apuntamos la posibilidad de trasladar el uso de teléfono móvil personal a las pausas de café que tengamos preestablecidas durante la jornada laboral. Si utilizamos la técnica Pomodoro, las pausas que establece son ideales para este fin, de modo que se convierten en «pausas productivas«. Al final, el sentido común es lo que debe presidir el necesario equilibrio entre las partes.
Tal y como ocurre con el correo, somos nosotros los que elegimos cuándo realizar o atender una llamada, según convenga. Si la actividad que desarrollamos lo permite, aconsejamos establecer unas franjas horarias para llevar a cabo las gestiones telefónicas.
Que, a diferencia del correo electrónico, esta herramienta sea síncrona -tiempo real-, no significa que tengamos que ser sus esclavos y someter a ella nuestra programación de actividades diaria. Ningún cliente se pierde por no atender su llamada en el momento. Todo el mundo entiende que podemos estar ocupados en ese instante. En cambio, sí que se pierden clientes por no devolver llamadas perdidas. Además, cuando sea factible, es altamente recomendable enviar el mensaje «Luego te llamo» para gestionar adecuadamente las expectativas. Con lo cual, se puede ganar en control de agenda no contestando en el momento, siempre que se sea riguroso devolviendo llamadas en los huecos reservados.
Buenas y malas praxis
Las bondades y ventajas del uso de teléfono móvil, como herramienta de comunicación, son muchas y muy importantes:
- Permite establecer conexiones personales del modo más parecido que existe a la presencia física.
- En comparación con otras herramientas digitales, es la que permite minimizar los tiempos de espera.
- Gracias a ella nos podemos evitar innumerables y tediosos correos electrónicos.
- Además, es el instrumento ideal para gestionar las urgencias.
Sin embargo, no todo son ventajas, el uso de teléfono móvil también acarrea inconvenientes serios, tales como:
- Las continuas llamadas de atención que nos ofrece son fuente de distracciones.
- La percepción de estar disponible y localizable que proporciona hace que los límites entre trabajo y vida personal se vayan difuminando.
- Y luego está la imagen que trasladamos a aquella/s persona/s que está/n presencialmente con nosotros, cuando les transmitimos que no tienen nuestra atención total. En visitas y reuniones, el móvil debe estar en modo avión dentro del bolsillo, ni siquiera a la vista.
