MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS

Hemos recopilado todo lo que se ha escrito de provecho en materia de productividad. A continuación, lo hemos dotado de una estructura lógica para convertir todo ese contenido en algo manejable. También se han expuesto nuestros propios planteamientos al respecto. Ahora creemos llegada la hora de entrar al detalle y explicar cuál es el método de gestión de tareas que propugnamos. Después, como colofón final, vendrá el momento de tratar sobre las herramientas ideales para implementarlo, que podrán ir cambiando con el tiempo. El método, en cambio, va a ser definido con vocación de permanencia.

EN BUSCA DE UN MÉTODO DE GESTIÓN DE TAREAS

Contextualización

Antes de definir cuál es nuestro método de gestión de tareas, conviene hacer un pequeño repaso de conceptos que nos sirva para poner las cosas en contexto. A lo largo y ancho de esta web, no hemos escatimado esfuerzos en explicar nuestra particular visión del fenómeno de la productividad individual.

Habrán navegantes que recalen en esta página sin paso previo por el resto de contenidos de este espacio virtual. Les recomendamos que consulten, al menos, cuál es la acepción propia que tenemos del concepto analizado.

Hemos insistido por activa y por pasiva en una idea en relación con la productividad. La de que ésta depende de, no sólo de nosotros mismos [factores propios, internos o endógenos] sino también de las circunstancias que nos rodean [factores ajenos, externos o exógenos]. Y, como no todos los factores tienen la misma importancia o peso estratégico, diferenciamos tres categorías de variables: necesarias, suficientes y diferenciales.

Dentro del bloque interno y la categoría diferencial, tratamos la variable interna MÉTODO y abordamos los elementos que la definen. Siempre considerándola como uno más de los factores que influyen en el rendimiento individual.

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VARIABLE MÉTODO

También, como parte del solucionario a la problemática que la era digital genera en el mundo laboral, analizamos:

Para juzgar qué argumentos nos podían resultar más convincentes de cada uno, consideramos oportuno recorrer el mundo en busca de las soluciones ya desarrolladas.

Nuestro planteamiento

Alertamos, además, acerca de dos posibles errores:

  • En primer lugar, el error de tomar la parte por el todo, de considerar que manejándonos con un método ya tenemos garantizada nuestra productividad.
  • El segundo, el llegar a considerar el método como un fin en sí mismo, en lugar de un medio para conseguir el fin de lograr nuestros objetivos.

Estas ideas tienen mucho peligro, por su devastadores efectos, no sólo sobre el rendimiento individual sino también sobre el ánimo. Los más comunes, el escepticismo y la frustración propios de quienes se emplean a fondo en algo y a cambio no obtienen más que unos pobres resultados. Este alto precio es el que se paga por no usar la brújula y equivocar el camino.

En contraposición a estos errores de bulto, nosotros hablamos de las tácticas CAME/DAFO: “corregir debilidades”, “afrontar amenazas”, “mantener fortalezas” o “explotar oportunidades”. Y postulamos que, para mejorar nuestra productividad individual, debemos implementar dichas tácticas en el marco de una estrategia de actuación determinada.

Una estrategia que tenga en cuenta la globalidad de factores, internos y externos, según sean categorizados como necesarios, suficientes o diferenciales. Y para eso, diseñamos la aplicación web Performance ON-TIME, para facilitarnos el proceso en base a las respuestas que damos en un par de test. 

Conclusión

No vamos a decir que los métodos de gestión de tareas están sobrevalorados. Pero sí que diremos, con rotundidad, que necesitamos un buen método, pero no sólo necesitamos un buen método. Necesitamos algo más.

Utilizar a la perfección el MÉTODO de gestión de tareas que consideremos más adecuado para nosotros, puede revertir muy positivamente en nuestro rendimiento diario. Pero, como variable diferencial que es, su carácter exponencial sólo tendrá efectos prácticos si se cumple una premisa. Que las variables necesarias y las variables suficientes estén al nivel que toca para servir de tierra abonada sobre la que poder germinar.

Y esto no implica que le restemos importancia. De hecho, nos hemos empleado a fondo en “fabricar” el mejor, que expondremos a continuación. Pero si, por ejemplo, nos fallaran a nivel interno la VOLUNTAD, la CAPACIDAD o, a nivel externo, los MEDIOS, ya podemos emplearnos a fondo en aplicar el mejor de los MÉTODOS de gestión de tareas. Sería como pedalear a tope sobre una bicicleta a la que se le hubiera roto la cadena.

Una vez contextualizada la importancia que supone disponer de un método de trabajo para organizarnos y resultar más productivo, pasamos a describir las fases seguidas para llevar a cabo nuestra elección.

FASES EN EL DISEÑO DEL MÉTODO

Lo que le pedimos al método es lo siguiente:

  1. Buscamos, ante todo, que su aplicación práctica sea sencilla, ágil y rentable en términos de tiempo, que no vaya a costar la torta un pan (dedicamos el último apartado de esta página a la inversión de tiempo).
  2. También, que tenga la versatilidad necesaria para poder adaptarse a cada situación particular.
  3. Queremos, además, que nos brinde la posibilidad de generar una Programación Diaria de Actividades (PDA)
  4. Y por supuesto, que cumpla la función de guía de orientación hacia el cumplimiento de nuestros objetivos durante la jornada.

Un buen método de organización de tareas es aquel que nos permite cumplir con todos nuestros compromisos en un entorno donde continuamente cambian las circunstancias y las prioridades.

El mejor método de organización, además, deberá permitir que esta ejecución de compromisos se traduzca en cumplimiento de los objetivos marcados.

O sea, que siendo realista y adaptable a nuestra casuística, cumpla la doble función de ser:

  • Una mirada al suelo, que nos sirva para tener el CONTROL y saber dónde pisamos. Un soporte que sirva de apoyo a la variable energía a corto plazo y permita optimizar nuestro biorritmo. Esto se consigue con una buena Programación Diaria de Actividades (PDA)
  • Una mirada al horizonte, que nos aporte la PERSPECTIVA necesaria para saber en todo momento cuál es nuestra situación, dónde estamos y hacia dónde queremos ir. Un acicate, pues, para la variable enfoque u orientación.

Diferencias entre una TO-DO-LIST y una PDA

Una TO-DO-LIST, o “lista de cosas para hacer” o “lista de pendientes”, no es ni de lejos una PDA (Programación Diaria de Actividades). En apariencia, pueden parecerse. Pero cuando ponemos frente a frente una cosa con la otra nos damos cuenta de que están en dos niveles distintos de organización.

Una TO-DO-LIST se asemeja más a ese conjunto heterogéneo de notas desordenadas que, a modo de recordatorio, escribimos en cualquier sitio: en una agenda, en un calendario o en post-it de colores pegados sobre la pantalla de nuestro ordenador. En su versión más básica, tenemos la típica lista de la compra en la puerta del frigorífico. Existe únicamente para que no se nos olviden determinadas cosas. No requiere pensar nada. Quizá sea por ello, que no sirve de mucho. Al no discriminar por prioridades, todo parece igual de importante y se acaba por acometer únicamente las tareas más fáciles y agradables de hacer (procrastinación).

Ciertamente, ser capaz de ubicar muchas tareas en una agenda-calendario y ejecutarlas es una habilidad. Una TO-DO-LIST nos puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, esto sólo nos garantiza al 100% que vamos a consumir grandes dosis de energía, lo que hará que acabemos exhaustos. Lo realmente importante es que lo poco o lo mucho que hagamos aporte valor.

La Programación diaria de actividades es el último escalón de la pirámide de un plan estratégico. Al elaborarla, usamos la agenda de productividad personal como herramienta para relacionar las tareas con los objetivos a alcanzar. No vale con asignarle un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. A cambio del esfuerzo, su contenido nos ayudará a tomar decisiones cuando lleguen los imprevistos (que llegarán).

Una PDA bien elaborada nos va a servir para saber qué vamos a hacer hoy y qué es lo que vamos a dejar de hacer hoy, y (lo más importante) por qué. Cada día debemos sumar puntos a la causa de cumplir los objetivos prefijados. Y sólo existe un modo de conseguirlo: planteárselo en cada una de las acciones que llevemos a cabo. Darle importancia a las pequeñas cosas dotándolas de una finalidad, preguntándote el motivo que esconden. Esto no va sólo de la cantidad de trabajo realizado sino de que lo conseguido en él sea lo que buscábamos.

CIRCUITO DE TRABAJO: FLUJO DE INFORMACIÓN

1.- RECOPILACIÓN DE TODA LA INFORMACIÓN EN UN MISMO SACO "INBOX"

Cada día nos llega una abrumadora lluvia de datos que debemos entender bien para gestionar correctamente. El cerebro del ser humano está muy bien dotado para pensar, imaginar, relacionar y crear ideas. En cambio, tiene serias limitaciones para almacenar y guardar información. Necesitamos seguir unas pautas sencillas:

Habilitar una libreta “INBOX” que cumpla la función de “cubo”, de “saco recogedor” o “bandeja de entrada”, donde se recoja absolutamente todo aquello que pase ante nosotros durante la jornada y consideremos que nos resulta de interés.

Recopilar todo, de forma única y exclusiva en un sitio conlleva que no se deben utilizar varios “almacenes” sino sólo uno para dar entrada a los inputs diarios. En el gráfico se observan los tres bloques de información o afluentes que desembocarán directamente en el INBOX.

Secuencia temporal

En resumen, tenemos que distinguir:

  • Durante la jornada laboral, va entrando información a través de los distintos canales de información
  • Durante el checking diario se contrastará lo que teníamos previsto ejecutar -PDA (n)- con lo que realmente hemos ejecutado. De ahí surgirán dos sub-conjuntos de información:
    • Las actividades que se han quedado pendientes de concluir tras la jornada laboral se incorporarán directamente al cubo INBOX para ser tratadas en la siguiente fase.
    • Las finalizadas proporcionarán información para actualizar la situación de los asuntos personales y de los temáticos (grado de cumplimiento de objetivos).
  • Durante los momentos de revisión semanalcon la perspectiva de la realidad que da la contemplación a vista de pájaro, deben aparecer ideas e iniciativas para emprender acciones que guarden sintonía con nuestros retos de negocio y con nuestra misión. Ésta será la última fuente de información que desembocará en el INBOX.

2.- CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN VERTIDA EN EL SACO "INBOX": Generación de la Programación Diaria de Actividades PDA(n+1) y actualización de la situación

Una vez volcada toda la información al INBOX es importante reservar un espacio de tiempo cada día (y un espacio físico único) para analizar, una por una, cada entrada. Necesitamos saber:

  1. qué hacer” (actividad: archivar, delegar o hacer)
  2. y definir “prioridad” (urgencia / importancia), “quién” (personas), “por qué” (asuntos: expectativa razonable de lo que podemos conseguir, alineada con objetivos), “dónde” (espacio) y “cuándo” (tiempo). Por lo tanto, cada entrada, independientemente de la libreta de la que forme parte, debe ser catalogada 5 veces.

Al final, esta forma de proceder no da lo que buscábamos:

  • CONTROL: prioridad, espacio y tiempo nos permitirán obtener la Programación Diaria de Actividades para el día siguiente, lo que denominaremos PDA (n+1)
  • PERSPECTIVA: personas y asuntos nos permitirán mantener visión actualizada de la situación. Esto ocurrirá tras el checking diario del PDA(n) con las actividades que se consideren finalizadas. Pero también en los períodos reservados a revisión semanal.

A la hora de cumplir compromisos con los demás, es muy importante saber con quién nos relacionamos y en esta cuestión la etiqueta “personas va a contribuir a ponernos las cosas más fáciles.

Pero lo que va a resultar realmente clave es que exista un alto nivel de coincidencia entre:

        • lo que hemos definido como nuestos objetivos
        • y los asuntosque nos traemos entre manos y que justifican cada una de nuestras tareas

Ello implicará que estamos enfocados a resultados, que estamos cumpliendo compromisos con nosotros mismos. Que las cosas que hacemos, las hacemos con la finalidad concreta de contribuir al cumplimiento de los retos que nos hemos marcado previamente.

INVERSIÓN DE TIEMPO REQUERIDA POR NUESTRO MÉTODO

La prueba de fuego de cualquier método de gestión de tareas, por muy bueno que sea, es la de averiguar si te ahorra más tiempo que el que te consume. Si te complica más la vida que te la arregla. En definitiva, si vives mejor con él que vivías sin él. 

En la era digital, los trabajadores del conocimiento tienen problemas cada vez más serios para organizar su tiempo perfectamente, digerir toda la información que les llega y atender todos sus compromisos sin agobios.

Durante el transcurso de una jornada laboral normal y corriente, además de atender clientes, tienes que lidiar con los correos electrónicos de compañeros y jefes, contestar los mensajes chat de familiares y amigos, atender redes sociales o asistir a una reunión importante,…

Y por si esto no fuera suficiente ocurre que, navegando en la web te asaltan ideas que no quieres que se te escapen o te llegan documentos que juzgas de interés y a los que quieres prestar atención. Pero resulta que ya has hecho tres intentos y lo has tenido que dejar porque un compañero de trabajo quiere hablar contigo y el móvil no deja de sonar. 

En busca del término medio

Las soluciones complejas, aparte de que no son operativas, acaban por agravar el problema. Las extremadamente simples, como hacer listas de tareas y ponerles fecha en un calendario, no son soluciones reales al estrés y el agobio que provoca la falta de productividad. Y en el término medio está la virtud.

Siendo realistas, no podemos pensar que existe un método que establece un modus operandi que te ordena tu vida, que te sitúa al mando de la sala de control de tu día a día, sin pedirte ningún sacrificio a cambio.

Lo que tenemos es todo el derecho del mundo a exigirle que sea rentable en términos de inversión. O sea, que si invertimos en su implementación una cantidad de tiempo al día, que no sea para alargar la jornada sino para, como mínimo, dejarla igual. Porque esto no va de trabajar más horas. Esto va de ganar calidad de vida, trabajando igual o menos horas, y aportar mayor calidad a nuestro quehacer diario, sin perder el control ni un solo instante.

Ubicación del momento para su implementación

No olvidemos nunca que el método de gestión de tareas es un sólo un medio para alcanzar el fin de ser productivos. Considerarlo un fin en sí mismo es error grave. Un método no es más que una secuencia pautada de acciones, y éstas se pueden realizar en cualquier momento del día. Sin embargo, nuestra recomendación es dejarlas para el final de la jornada.

Ubicarlas al inicio de la jornada laboral supone derrochar en una labor mecánica la energía y la lucidez mental de que somos depositarios tras el descanso nocturno. Los requerimientos de energía necesarios para llevarlas a cabo son mínimos, lo que coincide con las fuerzas de que disponemos tras un duro día de trabajo. Así, podemos reservar las primeras horas del día para realizar nuestro trabajo sacando lo mejor de nosotros mismo y aportando valor donde hay que hacerlo. 

Además, esta es la manera más directa de tomar conciencia de que la jornada de trabajo ha finalizado. Podemos desconectar del trabajo y disfrutar de un merecido descanso sin preocupaciones. Y por si esto fuera poco, están el equilibrio mental y la sensación de seguridad en uno mismo que acarrea arrancar la jornada sabiendo que la decisión sobre qué es todo lo que tienes que hacer a lo largo del día está tomada. Sólo quedará dedicarnos a hacerlo lo mejor posible.

 

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