HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

Las herramientas informáticas de productividad están íntimamente relacionadas con el método al que sirven. Pero no se trata de una relación de igual a igual: Las herramientas son sustituibles y están subordinadas al método. Mañana podríamos elegir cambiar de herramientas porque aparecen otras con mejor diseño y/o funcionalidades pero el método permanecería invariable en lo sustancial. Pero aunque sea más importante el fondo que la forma, la forma también es importante. Y elegir la/s mejor/es entre las opciones disponibles es a lo que nos hemos dedicado en este apartado.

INTRODUCCIÓN

Aquellos nostálgicos que sigan basando su programación diaria en anotaciones manuales sobre papeles, tienen todo nuestro reconocimiento y admiración. Pero incluso ellos reconocerán que, al ritmo que trabajamos en la sociedad actual, no es fácil. Con el caudal de información que manejamos cada día en nuestro trabajo, resulta muy complicado dar la espalda al uso de las herramientas digitales. A esto se une la evidencia de que, hoy en día, es más probable que todos llevemos encima un smartphone, antes que papel y boli.

Las Stores de Microsoft, de Google y de Apple están repletas de aplicaciones de gestión del tiempo y la productividad que pretenden facilitarnos nuestro día a día. Sin embargo, debemos de conocer cuáles son nuestras necesidades antes de empezar a buscar y, por supuesto, antes de empezar a probar.

Hemos llevado a cabo una labor de investigación para averiguar qué tipos de herramientas informáticas de productividad existen. Después de un dilatado y riguroso proceso de testeo, hemos conseguido identificar las opciones que sirven mejor a nuestro método.

A continuación, las identificamos una vez clasificadas según la función que realizan y las necesidades que cubren, ordenadas de menor a mayor grado de complejidad y exigencia:

GESTORES DE NOTAS

Siempre se ha dicho: "Más vale un lápiz corto que una memoria larga". Es la manera de reconocer las limitaciones de nuestra memoria traicionera y la conveniencia de apuntar aquello que nos concierne en un momento dado. Desde listas de cosas pendientes a la lista de la compra pasando por el típico checking list antes de emprender un viaje o una lista de invitados para un evento. Muchos de ellos permiten, incluso, anotar fechas de recordatorio y hasta compartir, pero no es éste su cometido principal. Sólo sirven para sustituir al block de toda la vida. Para hacer más cosas están los gestores de calendario, tareas o proyectos.

Destacamos:

GESTORES DE CALENDARIO

Hay quien tiene suficiente anotándose su lista de tareas pendientes (TO-DO-LIST) en la agenda y con ello cumple con los compromisos que va asumiendo y ya no necesita más. En este caso, las agendas físicas de toda la vida han ido perdiendo protagonismo -a medida que el uso del smartphone se ha generalizado- en favor de las virtuales. Ahora hay multitud de opciones en el mercado, con fantásticas interfaces para el usuario, que puede visionar lo que tiene que hacer en cada momento y no descuidar ningún evento. Cabe señalar que algunos gestores de calendario permiten opciones de etiquetado y asignación de prioridad, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Para ello están los gestores de tareas y/o proyectos.

Destacamos:

      • GOOGLE CALENDAR
      • aCALENDAR+
      • OneView CALENDAR

GESTORES DE TAREAS

Cuando el nivel de exigencia profesional aumenta y nuestra productividad depende de que asumamos como individuos un método para llevarlo a la práctica, no basta con hacerse listas de asuntos pendientes ni anotaciones en la agenda. Se hace necesario subir el listón y trabajar de otro modo. Generar nuestra PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, base del MÉTODO ON-TIME, va a requerir de herramientas más sofisticadas como son los gestores de tareas. Aplicaciones que permiten recopilar y tratar los INPUTS de información para convertir los que corresponda en tareas, con fechas de inicio y vencimiento, niveles de prioridad, etiquetas y filtros. De este modo, nos facilitan el tratamiento de las actividades que realizamos para organizar mejor nuestras vidas. Cabe señalar que algunos gestores de tareas permiten la opción de asignar tareas e invitar a personas, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Para ello están los gestores de proyectos.

GESTORES DE PROYECTOS

Si nuestra labor profesional se lleva a cabo en equipo y en éste se dan las condiciones para que se desarrolle un entorno colaborativo, las aplicaciones gestoras de tareas se quedan cortas. Cuando una organización lleva a cabo distintos proyectos al mismo tiempo con distintos equipos de personas, se requiere de una herramienta más potente que nos permita coordinar a todo el mundo en las tareas que se le asignan para actuar con la efectividad necesaria. El uso de tableros KANBAN suele aportar visión de conjunto y los cronogramas o diagramas de Gantt pueden ser de gran utilidad para evitar roturas y atascos en el ciclo de trabajo.

Destacamos:

GESTORES DE INFORMACIÓN

Son el complemento idóneo para ser productivo siempre y en todo lugar. No importa si eres usuario de aplicaciones de gestión de notas, de calendario, de tareas o de proyectos. Vivimos en la sociedad de la información, rodeados de artilugios tecnológicos y dinámicas de trabajo que requieren ser gestionadas adecuadamente. No todos los inputs que nos entran a diario y a los cuales se ha de prestar atención han de convertirse en tarea y desaparecer. En la gran mayoría de ocasiones, se generan soportes documentales que se han de tratar. Necesitamos como el agua dotarnos de un sistema basado en el orden lógico de nuestro modus vivendi. Tendremos que habilitar un lugar -la nube- donde albergar de forma estructurada toda la información que en algún momento vamos a tener que usar, y tendremos que decidir qué herramienta nos resulta más útil y fácil de usar para cumplir este cometido.

Destacamos:

Plataformas de automatización y conexión de aplicaciones en la nube

Además de utilizar nuestro gestor de información y el gestor de notas, calendario, notas o proyecto que más nos convenga, con toda seguridad seremos usuarios de e-mail, mensajería instantánea, redes sociales, internet, etc…

Tener que estar pendiente de todo es a veces una locura que nos satura y nos resta una parte de la productividad que buscábamos a través del uso de todas estas aplicaciones.

Para facilitar esta tarea y ahorrar tiempo es posible automatizar estos procesos conectando las plataformas o aplicaciones entre sí.

Su esquema de funcionamiento es sencillo: se trata de conectar dos aplicaciones para crear reglas, de ejecución automática, del tipo “cuando se dé esta circunstancia, quiero que pase esto”. Vamos a poder incluso configurar varias condiciones (por ejemplo que cuando publique algo en una red social, se me envíe un correo electrónico de confirmación y se cree una tarea en mi gestor) 

Destacamos:

 

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