SECUENCIA DE PREGUNTAS

INTERROGAR CADA INPUT

Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nuevo INPUT, debemos interrogarles uno a uno siguiendo la misma simple secuencia de preguntas:

1.-¿Es este INPUT de información lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención?

- NO ➔ (cajita vacía de contenido). Ya podemos olvidarla, prescindir de ella y lanzarla a la papelera (OUTBOX).
- SI ➔ (cajita llena). Lo siguiente será saber ante qué tipo de INPUT nos encontramos. Y aquí llega entonces la siguiente pregunta

2.-¿Conviene que se “haga” algo?

- NO ➔ En el FILEBOX conservaremos aquellos INPUTS que pensamos van a sernos de utilidad en un futuro. Aquí debemos distinguir entre:
  - - nuestro archivo para documentos (INFORMACIÓN).
    - nuestro calendario para anotar fechas concretas (EVENTOS). A la hora de elaborar la PDA sólo tendré en cuenta esta información si genera un cambio de rol por mi parte y me convierte, de testigo, en protagonista de una acción.
- SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que implican la realización de algún tipo de acción, paso a la siguiente pregunta

3.-¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevar a cabo esa acción?

- NO ➔ En el SIDEBOX meteremos los asuntos que dejamos a un lado. Nos afectan de algún modo y por eso requieren de nuestra atención. Además requieren de una acción, pero su ejecución debe recaer en manos de terceras personas. Esta es una fuente de liberación de energía muy importante y debe hacerse con cabeza. En el término medio está la virtud: No todo se puede delegar ni todo debe pasar por nosotros. Cuando trabajamos en equipo, hay que fomentar el empoderamiento. La externalización de tareas es una opción a la que recurrimos más veces de las que realmente somos conscientes, y ya está bien que esto sea así. A las actividades delegadas las llamamos ENCARGOS. Para gestionar este tipo de actividades delegadas se aconseja establecer fechas límite de revisión.
- SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que requieren atención y que suponen llevar a cabo una acción que además he de hacer yo, sólo faltará saber cómo me afecta el factor tiempo. Es entonces cuando se hace necesaria la última pregunta

4.-¿El límite temporal que tenemos para ejecutar esta tarea queda dentro de la jornada?

- NO ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para analizar todas a la vez. Las actividades que se alojan en esta caja, se acabarán convirtiendo en:
  - - DESEOS (actividades a realizar sin fecha cerrada)
    - TAREAS (actividades con fecha concreta puntual)
    - HÁBITOS (actividades con fecha concreta periódica)
- SI ➔ Llegados a este punto, me quedo con aquellos INPUTS cuya ejecución no puede esperar al final de la jornada laboral.

5.-¿Esta urgencia es inmediata? ¿Ha de hacerse ya o basta con que se haga antes del final de la jornada laboral?

- NO ➔ La prisa consiste en hacer la tarea ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. Como no tiene por qué ser ahora mismo, no tendrá repercusión sobre la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. Pasa a formar parte del proceso de reubicación (RELOCATE) al que llamamos LATER, y en este caso lo usamos para buscar un hueco para que pueda ejecutar la tarea recién creada a partir del INPUT que viene de fuera.
- SI ➔ Cuando la urgencia y la importancia se encuentran, nos vemos ante la necesidad de HACER (si se puede). Igual que ocurre en el caso anterior, dejamos de hablar de INPUT para hablar de TAREA. Como aquí se produce un choque entre lo que estoy haciendo porque tenía programado (PDA) y lo que quiero hacer porque viene un INPUT pidiendo paso, necesito un criterio claro. En este escenario usamos la MATRIZ DE PREVALENCIA para decidir si la TNP se puede “hacer ya” o si “no se va a poder hacer” porque la tarea recién creada no tiene preferencia. No obstante, en función de cuál sea la naturaleza de las tareas que queden pendientes en el resto de la jornada laboral, podría darse la circunstancia de que pospusiéramos la ejecución de la NOW que en estos momentos no es posible ejecutar según la MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP).

MÉTODO ON-TIME

Currículum

SECUENCIA DE PREGUNTAS

INTERROGAR CADA INPUT

ESQUEMA GRÁFICO

Deja un comentarioCancelar respuesta

Esta web usa cookies

Modal title