PORTAL DE PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL
PORTAL DE PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL
En el proceso de elaboración de la PDA(n+1) se nos brinda la ocasión de sacar toda la proactividad que llevamos dentro. Aconsejamos poner encima de la mesa todos los materiales (información y actividades), clasificados en sus respectivos contenedores.
Con toda esta información, tenemos suficientes ingredientes como para proceder a cocinar nuestra Programación Diaria de Actividades del día siguiente: PDA (n+1).
El proceso se lleva a cabo realizando dos acciones sobre cada uno de los inputs transformados que extraemos del INBOX:
Catalogar supone elegir la acción a realizar con un verbo en su forma infinitiva. Se trata de abordar la vertiente de la EFICACIA, del qué hacer.
Se trata de abordar la vertiente de la EFICIENCIA, del cómo hacer lo que se ha decidido hacer en la catalogación. Y para ello, se debe seguir un patrón de análisis que sea siempre el mismo y que nos permita no perder ningún dato relevante de la realidad que nos interesa gestionar. Para ello, según podemos ver en el esquema gráfico, crearemos etiquetas o contextos relacionados con:
Empezamos por el final y definimos para todas y cada una de las tareas, las 4 W: Who, Why, Where y When. Luego nos quedamos con la que en el When – TIEMPO hemos relacionado con la fecha del día de mañana y listamos las actividades.
Especial relevancia tiene el Why – OBJETIVO. Su determinación pide una reflexión previa. No se puede improvisar el motivo que justifica nuestro desempeño. En el Plan Estratégico Personal ya fijamos MISIÓN-VISIÓN-VALORES que guían nuestros pasos. Los OBJETIVOS/RETOS tienen que ser acordes a lo que allí fijamos. Debiéramos tener un esquema mental como el que se representa a continuación y comprobar el encaje de cada acción a realizar en este contexto:
Este modo de hacer nos va a permitir dotar de significado nuestra actividad cotidiana. No hacemos las cosas al tuntún sino que las hacemos por algo, con una finalidad. En este sentido, no podemos perder de vista cuáles son nuestros objetivos, los que definimos previamente, en frío.
Si no sistematizamos este modus operandi, corremos el riesgo de acabar a merced de las circunstancias cambiantes y esto es algo que debemos evitar a toda costa. Antes que guiarnos por un reloj, debemos hacerlo con una brújula. La cita que reproducimos a continuación nos sirve de mantra:
Una vez tenemos claras las tareas que tenemos que hacer el próximo día y cómo queremos hacerlas, definimos la importancia estratégica que tienen para nosotros en orden a su alineamiento con nuestros objetivos. Distinguimos, tal como vimos en el capítulo 2 que trata de la PDA:
Por último, sólo queda bajar a lo concreto y asignar un orden cronológico a las tareas que se adapte a nuestras circunstancias. Se aconseja situar las TC en las primeras posiciones del día para:
Así es como tenemos que obrar para construir el futuro deseado. Explotando al máximo nuestra capacidad de anticipación y nuestra proactividad. Ésta es la manera que nos propone el método ON-TIME para sacar el máximo provecho a nuestro tiempo y ser así mucho más productivos y felices.