PORTAL DE PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL
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Las TNP (o Tareas No Programadas) son aquellos inputs de información que entran en la jornada laboral y requieren nuestra intervención urgente. No pueden esperar al final del día por lo que se han de transformar de inmediato en tareas. Este tipo de tareas sobrevenidas no hacen noche en el INBOX. Escapan pues de la labor de planificación sosegada y del control predictivo de la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (PDA).
Es deseable que se minimice el espacio temporal que ocupan a lo largo de una jornada laboral. Lo mejor es que la PDA abarque lo máximo posible y así podamos emplearnos a fondo en la labor de prepararnos para alcanzar el mayor nivel de excelencia posible y con esa intención echamos mano de un buen método de productividad. La ejecución de las TNP siempre va a depender en mayor medida de nuestra capacidad de improvisación y, como se sabe, ésta no está al alcance de todo el mundo.
Las Tareas No Programadas (TNP) ocupan el espacio opuesto al ámbito de decisiones propias que representa la Programación Diaria de Actividades (PDA ). Si en la PDA actúo con anticipación y proactividad, con las TNP me muestro reactivo. Son aquellas cosas que tengo que hacer sin haberlo decidido yo previamente, asuntos que aparecen sin cita previa, que irrumpen sin avisar y que vienen de fuera: alguien lo ha decidido por mí. Al final, lo que unas y otras comparten es su carácter EXÓGENO: son terceras personas las que las originan.
No obstante, tampoco debemos caer en el error de denostar las TNP, ni considerarlas como un estorbo, un perjuicio o un problema. No hay que olvidar que forman parte consustancial de la jornada laboral. Al final, todo es trabajo y, como tal, es bienvenido. En ocasiones, las TNP pueden representar verdaderas oportunidades y no podemos despreciar el valor potencial que encierran.
A mayor grado de especialización, más grande es la necesidad de aplicar la excelencia en el trabajo y, por tanto, de reducir las TNP a la mínima expresión en favor de la PDA.
Y viceversa. En los trabajos sencillos y poco sofisticados es más fácil desarrollar capacidad de improvisación, por lo que ya no importa tanto tenerlo todo programado.
En cualquier caso, lo que debemos aspirar es a realizar TC que aporten valor y contribuyan al logro de nuestros objetivos. Éste es el principal motivo por el cual el modelo de CITA PREVIA va ganando adeptos, porque permite hacer más PDA y menos TNP.
Las tareas que llevamos a cabo serán más o menos importantes en función del valor que aporten al cumplimiento de los objetivos, no en función de si estaban o no programadas. Lo lógico y normal es que las tareas que tengamos programadas aporten valor (de otro modo, no estaríamos haciendo bien nuestra PDA). Pero ello no es óbvice para que nos encontremos con tareas no programadas que acaben resultando extremadamente provechosas.