Cuando acaba la jornada de trabajo, arranca el proceso de revisión diaria. Lo primero que nos va a llamar la atención es que, por mucho interés que pongamos en la fase de programación, la jornada laboral realmente ocurrida tan solo tendrá un % de coincidencia con la PDA(n) que había servido de base y orientación para transitarla. Esta brecha se ha de ver desde la naturalidad y sin preocupación. No estamos haciendo nada mal si esto ocurre porque la vida es así: no podemos saber qué inputs van a asaltarnos y en qué medida supondrán cambios sobre lo previsto. Y a pesar de ello, debemos continuar apostando por construir esa guía de referencia, ya que nos va a ayudar a conseguir nuestros objetivos sin perder el foco en lo que tenemos que hacer.
Es el momento de analizar, por una parte las actividades se han logrado finalizar, y por otra las que no. Después de esto, corresponde revisar cómo queda el contenido de las bandejas destino después de la jornada laboral y después de esta última asignación.
En caliente y mediante un sistema de etiquetado adecuado, es conveniente juzgar en qué medida lo que hemos hecho ha supuesto una contribución a reto y, además, realizar un mini-análisis DAFO (*) de cada una de ellas. Tanto si las cosas han salido como esperábamos cuando definimos la tarea como si no, corresponde dejar constancia del nivel de éxito/fracaso y del motivo que lo justifica. De este modo, vamos acumulando un material informativo muy valioso que utilizaremos en el análisis semanal para sacar conclusiones sobre los motivos de las desviaciones con respecto a retos prefijados. Sin estos datos, va a ser muy difícil realizar una evaluación correcta de nuestro modo de trabajar y prácticamente imposible implementar los ajustes necesarios (sin un buen diagnóstico, no puede haber prescripción exitosa).
Efectivamente, las actividades que sí se han llegado a concluir proporcionarán información para medir el grado de contribución al cumplimiento de los objetivos (seguimiento resultados). Así mismo, a modo de “encuesta de calidad”, tras la conclusión de cada tarea, ésta será sometida al análisis DAFO para que quede radiografiada nuestra realidad, configurándose en una poderosa fuente de donde sacar conclusiones para tomar decisiones con las que mejorar día a día. El FEED-BACK que se pueda extraer en positivo para la mejora continua se incorporará también al INBOX para ser tratado junto con el resto de inputs.
Al generar la PDA durante la fase PROSPECTIVA del CHECKING veremos cómo se procede al ETIQUETADO A PRIORI de cada una de las actividades. Allí analizaremos cómo abordar:
En este momento, durante la fase RETROSPECTIVA del CHECKING lo que se analiza es la efectividad con la que se han hecho las cosas que han finalizado.
Cada vez que una actividad se dé por finiquitada, corresponde poner 2 etiquetas más, cuestionándose:
De igual modo que todo aquello negativo que nos ocurre merece atención, las potencialidades (fortalezas y oportunidades) no deben pasarse por alto. El análisis DAFO debe realizarse en función del grado de cumplimiento de objetivos (contribución a retos) de cada actividad:
Lo inteligente es no crearse universos idealistas o imaginarios poniéndose de espaldas a la realidad sino vivir pegados al terreno asumiendo ésta tal y como es. Conviene dotar nuestro método con la visión suficiente como para incorporar a la batería de actividades a llevar a cabo, tanto aquellas que no estaban previstas como los asuntos que empobrecen nuestro rendimiento y detectar aquellos vientos que soplan a favor para aprovecharlos al máximo. Sólo así podremos gestionar adecuadamente nuestro día a día.
Aquí el asunto es más sencillo. Las actividades que, por el motivo que fuera, no se hayan concluido durante la jornada laboral serán tratadas como inputs nuevos sobre los que realizar diagnóstico rápido para acabar de alimentar las bandejas destino o BOXES. Ello supondrá la penúltima ronda de actualización con la información de que dispongamos para las tareas que quedaron pendientes de finalización.
Si, por algún motivo, en esta revisión consideramos que hay que realizar algún cambio, lo hacemos (algún EVENTO, algún ENCARGO o algún DESEO que, por el motivo que sea, decidamos convertir en TAREA). Al final, repasamos cómo quedan configurados los BOXES con información y eventos (FILEBOX), encargos (SIDEBOX) y deseos, tareas y hábitos (INBOX). Ésta será la última y definitiva ronda de actualización y el punto de partida para emprender la siguiente fase del CHECKING.