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Identificación Tareas Clave (TC)

Un correcto análisis dafo de tareas clave sirve para ayudar a mejorar tareas clave. Las frases célebres sobre tareas clave permiten calibrar la influencia de tareas clave en el rendimiento
El factor tareas clave es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento "identificación tareas clave" (TC)

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la identificación de las “tareas clave” (TC). Es bastante evidente que no todas las tareas que realizamos son igual de importantes, por lo que sea hace necesario distinguir entre los diferentes tipos de tarea. Sólo así podremos tener una visión clara de aquello que tenemos entre manos a la hora de distribuirlas a lo largo de la jornada. En nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) establecimos una distinción según la naturaleza de las distintas tareas que llevamos a cabo a lo largo de la Jornada Laboral: 

      • TAREAS CLAVE (TC), son las tareas fundamentales y precisas, las que se tienen que llevar a cabo salvo fuerza mayor, por el riesgo reputacional que implica el no llevarlas a cabo.
      • TAREAS LABORALES (TL) son aquellas que conforman nuestra actividad profesional cotidiana y por las cuales se nos retribuye. Son las más numerosas a lo largo de la jornada y requieren de la concurrencia de las tareas personales para poderse llevar a cabo.
      • TAREAS PERSONALES (TP) forman parte del esqueleto básico de nuestra agenda y no se pueden descuidar. Tienen un carácter doméstico y nos permiten estar en disposición de realizar tareas de cualquier otra naturaleza. Nos referimos a actividades tales como la alimentación, el descanso y atender necesidades fisiológicas, cultivar relaciones sociales, la organización del espacio (físico y virtual), el ejercicio físico, la meditación, la formación continua, etc…
      • TAREAS RESERVA o RELLENO (TR) se tienen en cuenta por si acaso, en un momento determinado, tenemos un hueco libre por ocupar. Contribuyen al logro de resultados pero no conllevan urgencia alguna en llevarse a cabo en tanto que son supletorias y sólo hay que tenerlas en consideración si nos hayamos ociosos.

Todos intuimos cuáles son las TAREAS CLAVE (TC) pero es imprescindible desarrollar el olfato para identificarlas -y no confundirlas- entre el montón de tareas de nuestra PDA. No son absoluto tareas rutinarias que apenas aportan valor.

Por su propia naturaleza, forman parte -y hasta podemos decir que son el núcleo core- de la Programación Diaria de Actividades (PDA), pues se tiene previsión sobre ellas. Sólo en contadas ocasiones podemos encontrarlas dentro del grupo de Tareas No Programadas (TNP) pues no suelen -ni deben- aparecer por sorpresa.

Y es que son aquellas que contribuyen en mayor medida a la consecución de retos prefijados. Requieren sacar lo mejor de nosotros mismos para ser ejecutadas. Probablemente, no tengamos más de dos o tres al día. Son pocas, pero en ellas tenemos que darlo todo:

  • elaborar una propuesta para un cliente
  • redactar un informe de valoración de un empleado
  • preparar nuestra intervención en una presentación pública
  • diseñar el orden del día para una reunión de trabajo
  • etc…

Análisis DAFO identificación tareas clave (TC)

En su versión negativa (DEBILIDAD) guardaría un cierto paralelismo con ir al supermercado hambriento y sediento, sin lista previa y con el dinero justito. A la hora de gestionar las actividades que debemos realizar con el tiempo disponible y la presión laboral, el problema viene a ser el mismo.

Para corregir esta debilidad se recomienda, con la antelación necesaria para evitar la urgencia (hambre / presión laboral), confeccionar una lista (de la compra / de actividades) y determinar de qué modo emplear (dinero / tiempo) para que no me deje nada importante por tachar de la lista. También, como es lógico, discriminar entre unas y otras en función de su importancia estratégica.

Un correcto análisis dafo de tareas clave sirve para ayudar a mejorar tareas clave. Las frases célebres sobre tareas clave permiten calibrar la influencia de tareas clave en el rendimiento
El elemento tareas clave tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA) supone diferenciarlas del resto de tareas en función de la contribución de cada una al logro de los objetivos marcados. También de su importancia estratégica para protegernos del riesgo reputacional de no llevarla a cabo. Así, de este modo, poder poner el foco y emplearnos en ellas la mayor parte del tiempo disponible sabiendo que algo tendré que dedicar al resto.

Para mantener esta fortaleza, se requiere llevar un registro de la actividad histórica realizada. Y ello para poder comprobar a posteriori hasta qué punto dedicamos nuestro tiempo a la ejecución de “tareas clave” (TC) y cuánto tiempo dedicamos a “tareas laborales” (TL), a tareas personales (TP) y a las de reserva (TR). Además, esto nos será útil para poder organizarnos la agenda con mayor dosis de realismo.

Frases célebres de "identificación tareas clave (TC)"

Citas y aforismos

identificación tareas clave
Peter Drucker

“Hacer la cosa correcta es más importante que hacer algo correctamente”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de tareas clave (TC)

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados con las TC. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor cuál es su influencia en el rendimiento:

Revisiones periódicas

Un correcto análisis dafo de revisiones periódicas sirve para ayudar a mejorar revisiones periódicas. Las frases célebres sobre revisiones periódicas permiten calibrar la influencia de revisiones periódicas en el rendimiento
El factor revisiones periódicas es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al factor revisiones periódicas

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor revisiones periódicas. Por desgracia, asumir como propio un método de organización no sirve si no marcáramos una frecuencia periódica para dedicarnos a esta tarea. En concreto, la de actualizar la información disponible para comprobar si está funcionando todo correctamente o si, en su caso, hay que establecer medidas correctoras.

Análisis DAFO revisiones periódicas

En su versión negativa (DEBILIDAD): Una vez identificado como propio el método que nos resulta más operativo, limitarnos a usarlo olvidando testear periódicamente si se ha desvirtuado con el paso del tiempo o no.

Para corregir esta debilidad, cabe repasar los puntos que nos llevaron a decantarnos por este método y no por otro, constatando que siguen plenamente vigentes.

Un correcto análisis dafo de revisiones periódicas sirve para ayudar a mejorar revisiones periódicas. Las frases célebres sobre revisiones periódicas permiten calibrar la influencia de revisiones periódicas en el rendimiento
El elemento revisiones periódicas tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA) supone establecer una frecuencia periódica por defecto para comprobar que estamos usando bien el método. Además, debemos aprovechar todo su potencial y constatar que nos resulta de utilidad para ser más productivos.

Para mantener esta fortaleza, ser recomienda recordar que tenemos distintos métodos y/o técnicas de gestión del tiempo a nuestra disposición. En definitiva, adoptaremos el/la que veamos que se adapta más a nuestras circunstancias. Por eso, concluimos que la decisión sólo es nuestra.

Frases célebres de revisiones periódicas

Citas y aforismos

revisiones
David Allen

“Una lista completa y bien definida de proyectos, actualizada y revisada al menos semanalmente, es la clave para una productividad sin estrés”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de revisiones periódicas

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados con el factor revisiones periódicas. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de revisiones periódicas en el rendimiento:

Programación diaria de actividades (PDA)

Un correcto análisis dafo de programación diaria sirve para ayudar a mejorar programación diaria. Las frases célebres sobre programación diaria permiten calibrar la influencia de programación diaria en el rendimiento
El factor programación diaria es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento programación diaria de actividades (PDA)

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la programación. Extraemos de ahí la frase “lo importante no es mantenerse ocupado sino en qué te mantengas ocupado y qué haces durante ese tiempo que ayude a tu progreso y mejora tanto personal como profesional“. Se trata de bajar al detalle de la agenda de productividad personal diaria. Pero no sólo para saber lo que se tiene que hacer en cada momento sino cómo, por y para qué.

La PDA representa el ámbito de decisiones personales propias: lo que yo decido hacer. Es mi “yo” en el escalón más bajo de la pirámide del Plan Estratégico, con el máximo nivel de concreción.

Aquí confluyen la proactividad con las tareas de planificación operativa a corto plazo de los objetivos fijados (enfoque) y la organización de los recursos (método).

TO-DO-LIST (lista de pendientes)

Una TO-DO-LIST, o “lista de cosas para hacer” o “lista de pendientes”, no es ni de lejos una PDA (Programación Diaria de Actividades). En apariencia, pueden parecerse. Pero cuando ponemos frente a frente una cosa con la otra nos damos cuenta de que están en dos niveles distintos de organización.

Una TO-DO-LIST se asemeja más a ese conjunto heterogéneo de notas desordenadas que, a modo de recordatorio, escribimos en cualquier sitio: en una agenda, en un calendario o en post-it de colores pegados sobre la pantalla de nuestro ordenador. En su versión más básica, tenemos la típica lista de la compra en la puerta del frigorífico. Existe únicamente para que no se nos olviden determinadas cosas. No requiere pensar nada. Quizá sea por ello, que no sirve de mucho. Al no discriminar por prioridades, todo parece igual de importante y se acaba por acometer únicamente las tareas más fáciles y agradables de hacer (procrastinación).

Ciertamente, ser capaz de ubicar muchas tareas en una agenda-calendario y ejecutarlas es una habilidad. Una TO-DO-LIST nos puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, esto sólo nos garantiza al 100% que vamos a consumir grandes dosis de energía, lo que hará que acabemos exhaustos. Lo realmente importante es que lo poco o lo mucho que hagamos aporte valor.

PDA (Programación diaria de actividades)

Una PDA bien elaborada nos va a servir para saber qué vamos a hacer hoy y qué es lo que vamos a dejar de hacer hoy, en qué momento y (lo más importante) por qué. No podemos dar por finalizado una PDA hasta que no están etiquetadas todas y cada una de sus tareas con su modalidad. Cada día debemos sumar puntos a la causa de cumplir los objetivos prefijados. Y sólo existe un modo de conseguirlo: planteárselo en cada una de las acciones que llevemos a cabo.

ACTIVIDADES vs TAREAS

Tipología de ACTIVIDADES

Según postula el Método ON-TIME, los inputs que surgen a lo largo de la jornada laboral, mientras ejecutamos la PDA(n), se han de someter a un interrogatorio. Una secuencia de preguntas que nos permite regular el tráfico de información y aporta orden y cordura al proceso. Se consigue así evitar que los impactos se conviertan en factores de desestabilización.

En función de las respuestas positivas o negativas a las preguntas del interrogatorio, podemos generar datos o actividades:

-Los datos que no suponen acción se almacenarán en el FILEBOX y podrán ser 

          1. información (si no tienen carácter temporal) o
          2. eventos (si van asociadas a una fecha). Si de alguno de ellos se deriva alguna tarea, ésta se dará de alta como tal y tendrá su tratamiento.

-Por su parte, las actividades pueden ser:

          1. Encargos, si no hemos de encargarnos nosotros de su ejecución (se almacenan en el SIDEBOX). Como llevan asociada una fecha límite para su revisión, cuando ésta llega se tendrá en cuenta para transformarse en tarea, que se integrará en la PDA.
          2. Deseos, si son cosa nuestra pero aún no sabemos en qué momento los llevaremos a cabo (quedarán en el INBOX a la espera de concretarles fecha). Justo cuando asignamos fecha a un deseo, lo estamos convirtiendo en tarea y, como tal, se mete en la PDA (previo paso por su registro en el calendario).
          3. Tareas, si son cosa nuestra y tienen fecha asociada (quedarán en el INBOX para crear PDA previo paso por el registro en el calendario). 
          4. Hábitos, si se trata de un tipo especial de tareas que se caracteriza por que se llevan a cabo siguiendo una frecuencia temporal periódica (quedarán en el INBOX para crear PDA previo paso por el registro en el calendario).

Tipología de TAREAS

Como hemos visto, la PDA estará compuesta pues de un tipo concreto de actividad llamado “tarea”, que podrá ser única o recurrente (hábito). Ni los eventos ni los encargos ni los deseos pueden aparecer en la PDA tal cual. Distinto es que, con el tiempo pasen cosas que transformen eventos en tareas, encargos en tareas o deseos en tareas. Pero mientras eso no ocurra, en la PDA sólo habrán tareas. Y en cualquier individuo podremos encontrar dos tipos de tareas:

    • las LABORALES, aquellas que son propias de nuestra profesión, ejerciendo la cual obtenemos una retribución que nos permite vivir
    • y las PERSONALES, que son las necesarias para vivir y trabajar, pero que no son trabajo y, por lo tanto, no están retribuidas

Entre las muchas tareas de ambos tipos (laborales y personales) que realizamos cada día, surgen un par de categorías más:

    • siempre hay unas pocas que podemos destacar por su importancia estratégica (a éstas las llamaremos tareas CLAVE)
    • y otras de las que podríamos prescindir durante el día de hoy aunque son tareas que se han de hacer más tarde o más temprano (a las que llamaremos tareas de RELLENO o SSA “susceptibles de ser aplazadas” o reemplazadas).
PDA = TC + TL + TP + TR
PDA: Programación Diaria de Actividades

TC: Tareas Clave (programadas)

TL: Tareas Laborales (programadas)

TP: Tareas Personales (programadas)

TR: Tareas de Relleno (programadas)

Tareas Clave (TC)

Necesitamos detectar claramente cuáles son las “tareas clave” (TC) y darles el puesto de honor que merecen para aprovechar al máximo nuestro biorritmo. Son fáciles de reconocer porque son las que aportan más valor al contribuir de un modo más potente a la causa del cumplimiento de objetivos. 

Esto no va de cantidad de trabajo realizado sino de que lo conseguido en él sea lo que realmente buscábamos.

Las tareas clave (TC) son la máxima prioridad del día porque son las que aportan mayor contribución a retos (en sentido amplio, no sólo profesionales). Pensemos en ellas como en las pocas cosas que durante la jornada no podemos dejar de hacer por el alto precio reputacional que esto nos acarrearía. Representan aquello en lo que destacamos y nos hace ganar credibilidad. 

Ejemplos: realizar un informe firmado para elevarlo a la superioridad, preparar una presentación para exponer en público, montar el orden del día y los contenidos de una reunión de trabajo, analizar los resultados de la última encuesta de calidad para sacar conclusiones, o en otros ámbitos de nuestra vida, recoger a tus hijos del autobús porque te has comprometido a ello, asistir a la fiesta sorpresa de un amigo, visitar a tus padres, realizar sesiones de rehabilitación tras una lesión, acudir a la cita con el médico, etc…

Tareas Laborales (TO)

Las laborales (TL) son nuestro pan nuestro de cada día porque constituyen nuestro trabajo habitual, las tareas operativas propias de nuestro negocio o actividad. En cantidad, deben ser las más numerosas, por lo que tienen importancia táctica, pero no la estratégica de las TC. Debemos prever y programar tareas que, sin ser TC, son tremendamente necesarias en su conjunto porque son las que va a permitir el cumplimiento de objetivos.

Ejemplos

El primer gran bloque de tareas operativas estará formado por el espacio de tiempo reservado para gestionar reuniones, llamadas y correos electrónicos (que, para resultar operativo, recomendamos concentrar en un par de momentos al día)

El otro gran bloque, según el cargo o función que cada uno desempeñe, podemos hablar de que:

      • para el comercial, será atender clientes,
      • para el médico, pasar consulta a pacientes,
      • para el profesor, dar clase a alumnos,
      • para un jefe de compras, gestionar a proveedores,
      • para un director de RRHH, será evaluar empleados,
      • etc…

Tareas Personales (TP)

Las personales (TP) son las que deben tener su espacio fijo en la agenda, definiendo lo que hay que hacer en el corto plazo (CP) para que todo funcione a largo plazo (LP). Representan la estructura, el esqueleto básico de nuestra PDA y se caracterizan por su carácter sistemático, rutinario y recurrente. En el momento de proceder a montar nuestra PDA tienen que ser considerados en primer lugar. 

Abarcan todas las facetas no profesionales (personales, familiares, sociales,…) que somos capaces de desplegar en nuestra vida. Nos referimos, pues, a todas aquellas actividades que, no siendo trabajo propiamente dicho, necesito hacer obligatoria y continuamente para vivir y, por tanto, para trabajar

Ejemplos de TP son: 

  • Descanso (pausas pomodoro, siestas, reposo nocturno,…)
  • Aseo personal (ducha, afeitado, necesidades fisiológicas,…)
  • Cuidados estéticos (peluquería, esteticista,…)
  • Ejercicio físico (gimnasia, práctica de algún deporte,…)
  • Ejercicio mental (formación continua, lecturas personales,…) 
  • Desplazamientos (por cualquier medio, a cualquier sitio)
  • Alimentación (5 comidas diarias)
  • Aprovisionamiento (compras domésticas)
  • Atenciones familiares (apoyo escolar hijos, visitas a padres/hermanos,..)
  • Organización del espacio (orden y concierto)
  • Limpieza doméstica (ropa y hogar)
  • Organización del tiempo (modelo/método)
  • Revisiones vehículos (mantenimiento taller, medición presión neumáticos,…)
  • Chequeos médicos (bucodentales, mamografías,…)
  • Trámites administrativos (renovación DNI/Pasaporte, ITV, …)
  • Ocio y entretenimiento (conciertos, exposiciones,…)
  • Compromisos sociales (comidas con amigos, excursiones,…)
  • Aficiones (hobbies)

Tareas de Relleno (TR)

Y además, estirando el razonamiento hasta el final, podemos tener la iniciativa personal de tener preparadas algunas actividades de poco valor en la reserva, tareas de relleno o de reserva (TR), por si se diera la circunstancia de que se nos generase un hueco en el que no quepa ni TC ni TP ni TL y quisiéramos tener la posibilidad de ocuparlo. Las tareas de relleno o reserva (TR) están para contemplar la contingencia de quedarnos ociosos porque se nos caiga alguna otra tarea prevista en la PDA. Aunque tienen poca importancia en el día de su catalogación como tales, con el paso del tiempo pueden ir ganando peso y urgencia. Además, resultan muy provechosas porque generan los huecos en nuestra PDA que vamos a necesitar cuando nos impacta la entrada de un input de información que nos altera el orden del día y nos pide entrar en nuestra jornada. Ahí necesitamos un cierto margen de maniobra que minimice el impacto en el cumplimiento de los objetivos.

Ejemplos: actividad personal en redes sociales, reservar billete de tren para un viaje próximo, llevar trajes a la tintorería, comprar entradas para el cine, etc… 

El denominador común de TC, TL, TP y TR, lo que las diferencia de las TNP, es nuestra autoría intelectual, nuestro papel protagonista en su existencia. La PDA la parimos nosotros. La lista de TNP nos viene dada: podemos ejecutarlas unas y otras, pero en las tareas PDA somos proactivos y en las TNP reactivos.

Una de las funciones principales que debe cumplir el método de productividad es la de que las tareas propias del PDA vayan ganándole terreno a las TNP con el paso del tiempo. En otras palabras que nuestras acciones sean, cada vez en mayor medida, el producto de nuestras propias decisiones y que no sean los demás los que nos marquen la agenda.

JORNADA = PDA + TNP
TNP: Tareas No Programadas

INT: Interrupciones

IMP: Imprevistos

URG: Urgencias

EME: Emergencias

 

 

El tiempo total empleado en una jornada laboral es la suma del tiempo programado (PDA) con el que ocupan las tareas no programadas (TNP). Dicho de otro modo, las tareas que yo decido (PDA) y las que deciden los demás por mí (TNP). Con las tareas incluidas en la PDA me mostraré proactivo porque he sido yo quien ha tomado la decisión de llevarlas a cabo, tengo una cita previa con ellas. Con las TNP, en cambio, me mostraré reactivo porque son tareas sobrevenidas que han llegado a mi fiesta sin avisar.

Análisis DAFO "programación diaria de actividades" (PDA)

En su versión más negativa (DEBILIDAD) supone andar a salto de mata. No tener un conocimiento claro de las actividades que hay que hacer en el día ni de la importancia que tienen en relación a los objetivos ni del orden de ejecución óptimo.

Para corregir esta debilidad, se recomienda empezar anotando lista de actividades antes de iniciar la jornada. Luego habrá que asignar un tiempo de realización correcto a cada una y establecer un orden cronológico concreto. Pero esto no va a resultar suficiente. Además se requiere someter a análisis pequeñas cuestiones que necesitan un criterio claro por nuestra parte y respuesta inmediata. Es necesario usar la agenda de productividad personal como herramienta para relacionarlas con objetivos a alcanzar. En definitiva, saber por y para qué hacemos las cosas.

En su versión más positiva (FORTALEZA) supone identificar qué tareas concretas deben realizarse en el día a día y el orden de prioridades distinguiendo entre los distintos tipos de tarea. Y ello, para materializar en la práctica los objetivos que provienen de la “planificación operativa (CP)”

Para mantener esta fortaleza, se necesita crear el hábito de hacerlo cotidianamente. Reservar las “tareas clave” (TC) para el momento de mayor lucidez y menor probabilidad de aparición de TNP (interrupciones, imprevistos, urgencias y emergencias). Y para el resto de tareas, personales o laborales (TP / TL) que no son clave pero sí convenientes, el contrario. Además, tener siempre cargada la recámara con alguna “tarea de relleno” (TR), por si acaso surge la ocasión.

Frases célebres de "programación diaria de actividades" (PDA)

Citas y aforismos

“Yo definitivamente voy a tomar un curso en administración del tiempo, tan pronto como pueda hacerle un hueco en mi agenda”

programación diaria
Peter Drucker

“El tiempo es el recurso más escaso, y hasta que no se administre debidamente nada más se puede gestionar”

Refranes y proverbios

Vosotros tenéis los relojes, nosotros tenemos el tiempo
Proverbio haitiano
En la tardanza está el peligro
Refrán

Artículos de interés para la mejora de programación diaria de actividades (PDA)

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de programación diaria en el rendimiento:

Organización de recursos

Un correcto análisis dafo de organización recursos sirve para ayudar a mejorar organización recursos. Las frases célebres sobre organización recursos permiten calibrar la influencia de organización recursos en el rendimiento
El factor organización recursos es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento organización recursos

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con la organización de recursos. Este factor de productividad hace su aparición después de fijar objetivos y planificar actividades necesarias (ENFOQUE) para cumplir con el cometido que hayamos definido en el Plan Estratégico.

A la vista de lo que hay que hacer y de los recursos con los que contamos, debemos organizar. Es decir, distribuir los recursos existentes -el tiempo es uno de ellos- para llegar a todo.

Una vez llevado a cabo el proceso de organización, pasaremos a la fase de programación diaria (método) de actividades. Ahí distribuiremos a lo largo de la agenda lo que cada uno debe hacer en cada momento y con qué recursos puede contar. 

Análisis DAFO de organización recursos

En su versión negativa (DEBILIDAD) supone lo siguiente: Después de haber determinado los objetivos a LP, a MP y a CP, no ocuparse de la tarea de poner orden y concierto entre los medios disponibles para convertir los planes en realidades.

Para corregir esta debilidad, cabe ponerse a la vista las actividades que se requieren para cumplir con el proceso de planificación, identificar los elementos que tenemos a nuestra disposición para la causa, dotarlos de estructura y gestionarlos de modo que cumplan su cometido de modo óptimo.

En su versión positiva (FORTALEZA) supone desarrollar e implementar el plan asignando un tiempo (“cuándo”) y unos recursos (“con qué”) a las actividades detectadas. Por supuesto, en todos los niveles de la planificación.

Para mantener esta fortaleza, se recomienda tener clara la diferencia entre el proceso de fijación de objetivos (planificación) -ENFOQUE- y el de definir en qué plazos y de qué forma (organización) -MÉTODO-. Tomar conciencia de su alto grado de complementariedad y, por tanto, de la necesidad de no quedarse a medio camino.

Frases célebres de organización recursos

Citas y aforismos

organización
Nancy Castelli

“Organizar no es algo que haces una vez al año, es algo que haces todos los días”

“La Administración del Tiempo es un equívoco, el reto verdadero es gestionarnos a nosotros mismos”

organización
Jean Pierre Sergent

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de organización recursos

Por último, recomendamos la lectura de un artículo relacionado. Sin duda, nos ayudará a comprender mejor la influencia de organización recursos en el rendimiento:

Objetivo: hacer

Un correcto análisis dafo de objetivo hacer sirve para ayudar a mejorar objetivo hacer. Las frases célebres sobre objetivo hacer permiten calibrar la influencia de objetivo hacer en el rendimiento
El factor objetivo hacer es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento objetivo hacer

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor “objetivo: hacer”. Si un método, para implementarse, resulta tan complejo que consume más recursos que los que consigue ahorrar, no nos sirve. No hay que perder de vista que todo se hace con la finalidad de mejorar en la ejecución de nuestro desempeño. Conviene no caer en la trampa de la “parálisis por análisis“. Debemos dedicar un tiempo a pensar cómo hacer mejor las cosas pero sin que nos consuma nuestra capacidad de hacer.

En ningún caso, el uso de un método de productividad tiene se suponer una sobrecarga inútil de trabajo. También es normal que al principio, cuando estamos aprendiendo a usarlo, todo nos cueste un poco más. Pero debemos plantearnos su relevo si, una vez transcurrido un período de implantación sensato, detectamos que “nos cuesta más el collar que el perro”. ¿Cuánto tiempo es el prudencial para tomar esta decisión? Dependerá de cada caso, pero al menos debemos de darnos el tiempo que tardemos en consolidar las rutinas que lleva aparejadas.

Análisis DAFO de objetivo hacer

En su versión negativa (DEBILIDAD) supone comprobar que las actividades que requiere la aplicación del método consumen más tiempo que permiten ahorrar.

Para corregir esta debilidad se recomienda, partiendo de la base de que es normal que al principio las cosas cuesten más, marcarse un tiempo mínimo de prueba. Además revisar si se está aplicando de forma correcta. A partir de ahí, sólo queda comparar ventajas e inconvenientes, y decidir sobre la continuidad o el cambio.

Un correcto análisis dafo de objetivo hacer sirve para ayudar a mejorar objetivo hacer. Las frases célebres sobre objetivo hacer permiten calibrar la influencia de objetivo hacer en el rendimiento
El elemento objetivo hacer tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA), supone no perder de vista en ningún momento que la asunción del método es una herramienta para mejorar la productividad y no un fin en sí mismo.

Para mantener esta fortaleza, se ha de calcular periódicamente y observar la evolución del índice de productividad individual (IPI). Finalmente, valorar si el método está resultando efectivo o no para cumplir con su cometido.

Frases célebres de "objetivo hacer"

Citas y aforismos

objetivo hacer
Peter Drucker

“El problema en mi vida y en el de otras personas no es la ausencia de saber qué hacer, sino la ausencia de hacerlo”

Objetivo hacer
David Allen


“Cuando comience a hacer que sucedan cosas, realmente empezará a creer que puede hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”

Refranes y proverbios

El cuerpo se mantiene por los alimentos y el alma por las buenas acciones
Proverbio chino
Es más fácil saber cómo se hace una cosa que hacerla
Refrán

Artículos de interés para la mejora de objetivo hacer

Por último, recomendamos la lectura de un artículo relacionado. Sin duda, nos ayudará a comprender mejor la influencia de objetivo hacer en el rendimiento:

Sistematizar toma de decisiones (no improvisar)

Un correcto análisis dafo de sistematizar decisiones sirve para ayudar a mejorar sistematizar decisiones. Las frases célebres sobre sistematizar decisiones permiten calibrar la influencia de sistematizar decisiones en el rendimiento
El factor sistematizar decisiones (no improvisar) es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento sistematizar decisiones

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionados con la ausencia de improvisación. Esta es la esencia de la variable MÉTODO pues, en definitiva, para ello se asume. Para que, a la hora de tomar decisiones, se huya de la improvisación y se atienda a la lógica. Cuando hemos seguido todas las pautas, contamos con un resultado final. A la vista de lo que hay que hacer según la planificación de objetivos y de los recursos con los que contamos, hemos organizado las actividades. Luego las colocamos en la agenda y las ejecutamos según el plan previsto. 

Por consiguiente, es básico reducir la discrecionalidad a la hora de tomar decisiones. De hecho, no hay modo más efectivo de evitar caer en manos del azar o de los estados de ánimo.

Análisis DAFO sistematizar decisiones (no improvisación)

En su versión negativa (DEBILIDAD) supone improvisar sobre la marcha. Además, dar respuestas en caliente con criterios subjetivos dependiendo de las circunstancias cambiantes.

Para corregir esta debilidad se debe disponer de un sistema de pensamiento coherente para basarse en él a la hora de dar respuesta a las cuestiones que van surgiendo en el día a día. Finalmente, ser disciplinado a la hora de utilizarlo.

Un correcto análisis dafo de sistematizar decisiones sirve para ayudar a mejorar sistematizar decisiones. Las frases célebres sobre sistematizar decisiones permiten calibrar la influencia de sistematizar decisiones en el rendimiento no improvisación
El elemento sistematizar decisiones tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA) supone reducir la discrecionalidad a la hora de tomar decisiones. Además, dar respuesta en frío con criterios objetivos, más dependientes de un proceso de análisis previamente establecido.

Para mantener esta fortaleza, se debe imprimir carácter a base de marcar el ritmo y no perder el control sobre el momento. También, sobre el modo en que asumimos la responsabilidad de decidir. En resumen, se trata de resultar previsibles y confiables para los demás.

Frases célebres de "no improvisación"

Citas y aforismos

sistematizar no improvisacion
Eduardo Angeloz

“Hemos improvisado y así estamos. Un país maduro no improvisa: previene”

Refranes y proverbios

Si lo piensas, decídelo. Si lo decidiste, no lo pienses
Proverbio japonés
Pídeles consejos a los viejos y los jóvenes, pero sigue tu propio sentido común
Refrán

Artículos de interés para la mejora de sistematizar decisiones (no improvisación)

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de sistematizar decisiones en el rendimiento:

Consolidar rutinas (autodisciplina)

Un correcto análisis dafo de autodisciplina sirve para ayudar a mejorar autodisciplina. Las frases célebres sobre autodisciplina permiten calibrar la influencia de autodisciplina en el rendimiento consolidar rutinas
El factor autodisciplina (consolidación rutinas) es uno de los elementos con los que se define la variable

Introducción al elemento autodisciplina

 Para empezar, conviene visualizar un par de vídeos relacionados con la autodisciplicina, es decir, la capacidad de consolidar rutinas. Si no se consolidan las rutinas de nada sirve asumir como propio un método porque no llegarán los beneficios que éste comporta.
 
Es muy importante que nadie desde el exterior nos obligue. Dejar de hacer algunas cosas para hacer otras es algo que tiene que decidir uno mismo. La mente del ser humano funciona así, con cierta tendencia a hacerse trampas al solitario. Basta que nos impongan cambiar una rutina como para que aflore la resistencia innata al cambio. Por eso, tiene que ser algo que nazca de la voluntad del individuo.

Análisis DAFO de consolidar rutinas (autodisciplina)

En su versión negativa (DEBILIDAD) supone empezar a usar un método con mucho entusiasmo y abandonarlo con cualquier excusa. Normalmente, cuando aparecen las primeras dificultades para mantenerlo actualizado en la práctica (crisis de desafección).

Para corregir esta debilidad hay que repetirse una y otra vez la idea de que “si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo”. Ponerse por escrito en lugar visible las tres ventajas principales que se espera obtener consolidando los nuevos hábitos.

Un correcto análisis dafo de autodisciplina sirve para ayudar a mejorar autodisciplina. Las frases célebres sobre autodisciplina permiten calibrar la influencia de autodisciplina en el rendimiento consolidar rutinas
El elemento autodisciplina tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA) supone comprometerse con el método nuevo por un período de tiempo mínimo (post-crisis de desafección). Asumir como normal que aparezca la resistencia al cambio pero reconocernos más fuertes que ella.

Para mantener esta fortaleza se recomienda, superado el período mínimo comprometido, realizar una primera evaluación sobre el grado de acierto en la elección del método. Sopesar ventajas e inconvenientes con respecto a la situación de partida y valorar si procede continuar o probar con otro método y empezar de cero.

Frases célebres de "consolidar rutinas (autodisciplina)"

Citas y aforismos

rutinas
Gabriel García Marquez

“El cambio de personalidad es una lucha cotidiana en la que uno se rebela contra su propia determinación de cambiar. Quiere seguir siendo uno mismo”

consolidar hábitos rutinas autodisciplina
Jim Rohn

“Disciplina es el puente entre las metas y los logros”

consolidar hábitos rutinas autodisciplina
Og Mandino

“Sólo un hábito puede dominar otro hábito”

consolidar hábitos rutinas autodisciplina
Ovidio

“Nada hay más fuerte que el hábito”

consolidar rutinas hábitos autodisciplina
Aristóteles

“Somos el resultado de lo que hacemos repetidamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un habito”

rutina
Tito Livio

“Cualquier esfuerzo resulta ligero con el hábito”

Confucio

“Los vicios vienen como pasajeros, nos visitan como huéspedes y se quedan como amos”

Refranes y proverbios

La primera vez es una gracia, la segunda vez es una regla
Proverbio chino
Es más fácil variar el curso de un río que el carácter de un hombre
Proverbio chino
El hábito es al principio ligero como una tela de araña, pero bien pronto se convierte en un sólido cable
Proverbio hebreo
A nuevos tiempos, nuevas costumbres
Refrán
Las costumbres se hacen leyes
Refrán

Artículos de interés para la mejora de autodisciplina (consolidar rutinas)

Por último, recomendamos la lectura de unos artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de autodisciplina en el rendimiento:

Conciencia conveniencia

Un correcto análisis dafo de tomar conciencia sirve para ayudar a mejorar tomar conciencia. Las frases célebres sobre tomar conciencia permiten calibrar la influencia de tomar conciencia en el rendimiento
El factor tomar conciencia de la conveniencia es uno de los elementos con los que se define la variable MÉTODO

Introducción al elemento tomar conciencia

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el hecho de llegar al convencimiento pleno sobre una idea: La de la conveniencia de asumir un método de organización como propio. Este elemento es uno de esos que no te pueden vender sino que lo tienes que ir a comprar tú solito. Si no se está convencido de esta necesidad, no se podrán consolidar las rutinas que traerán consigo todos los beneficios que comporta. Y es que aparte de beneficios, la aplicación del método exige algún que otro sacrificio. Por consiguiente, vas a necesitar partir de un convencimiento íntimo de que tienes esa necesidad.

Análisis DAFO de tomar conciencia conveniencia método

En su versión negativa (DEBILIDAD) supone lo siguiente: Pensar que para ser productivos, con reunir las actitudes, las aptitudes, el enfoque y la potencia adecuados, uno ya lo da todo y no puede poner más de su parte.

Para corregir esta debilidad corresponde tomar conciencia de que los cambios que ha comportado la revolución digital van in crescendo. Por consiguiente, se nos exige una nueva forma de gestionar los compromisos que asumimos por lo que viejas prácticas nos mantienen en modo supervivencia a duras penas.

Un correcto análisis dafo de tomar conciencia sirve para ayudar a mejorar tomar conciencia. Las frases célebres sobre tomar conciencia permiten calibrar la influencia de tomar conciencia en el rendimiento
El elemento tomar conciencia tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (FORTALEZA) supone reconocer la existencia de un problema de organización. Además, la necesidad de asumir como propio algún método de gestión de actividades / tareas / proyectos para contribuir a su solución.

Para mantener esta fortaleza conviene tomarse un tiempo para analizar las distintas opciones que tenemos a nuestro alcance. Debemos probar distintos métodos de productividad y/o técnicas de gestión del tiempo, para poder adoptar el/la que veamos que se adapta más a nuestras circunstancias. 

Además, en esta web se presenta nuestra propuesta “Performance On-Time”. Más que una alternativa a las técnicas de gestión del tiempo y los métodos tradicionales, lo que supone es una evolución a partir de ellos. Empieza por refundir, ordenar y estructurar todo lo ya conocido para luego trascender desde una visión panorámica integral hacia un discurso de tácticas y estrategias. Se adapta a los tiempos líquidos que corren, donde todo permanece en cambio constante, superando la anterior dialéctica de técnicas y métodos. Facilita la toma de decisiones para mantenerse en el camino correcto que conduce a la mejora continua en nuestro nivel de rendimiento.

Frases célebres de "conciencia conveniencia método"

Citas y aforismos

conciencia conveniencia
Albert Jacquard

“Es difícil el equilibrio entre el caos y el exceso de orden”

conciencia conveniencia
Pierre Joseph Proudhon

“La libertad no es hija del orden sino su madre”

Refranes y proverbios

Conocer nuestra ignorancia es la mejor parte del conocimiento
Proverbio chino

Artículos de interés para la mejora de tomar conciencia conveniencia método

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de tomar conciencia en el rendimiento: