Archivos de la categoría: EQUIPO

Trabajo en equipo & Empowerment

Un correcto análisis dafo de trabajo en equipo sirve para ayudar a mejorar trabajo en equipo. Las frases célebres sobre trabajo en equipo permiten calibrar la influencia de trabajo en equipo en el rendimiento empowerment
El factor trabajo en equipo & empowerment es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento trabajo en equipo & empowerment

Para empezar, conviene visualizar un vídeo para diferenciar lo que es un grupo de lo que es un equipo y otro relacionado con el factor de productividad “trabajo en equipo – empowerment”Este emparejamiento de conceptos no es casual aunque pueda parecer extraño. No es contradictorio hacer primar al equipo frente a cada uno de sus miembros (trabajo en equipo) y empoderar u otorgar poder al individuo. Son dos fuerzas que se complementan para crecer juntas. Si el sujeto se siente importante en sí mismo y también como miembro de un grupo cohesionado, intentará dar la mejor versión de sí mismo. Y eso el equipo lo agradecerá en términos de rendimiento.   

Análisis DAFO "trabajo en equipo - empowerment"

En su versión negativa (AMENAZA) supone instaurar un modelo de relaciones basado en la rivalidad y la competencia entre trabajadores. Además, ejercer el liderazgo concentrando poder y responsabilidad en la dirección por sospechar que “lo hago yo porque lo hago mejor, acabo antes, y conservo el liderazgo”.

Para afrontar esta amenaza, cabe convencerse de que a través del trabajo en equipo se dan sinergias que hacen que se dividan los problemas y se multipliquen los resultados. Y también, que la delegación genera autoestima y convierte el trabajo en un reto, no en un carga.

Un correcto análisis dafo de trabajo en equipo sirve para ayudar a mejorar trabajo en equipo. Las frases célebres sobre trabajo en equipo permiten calibrar la influencia de trabajo en equipo en el rendimiento empowerment
El elemento trabajo en equipo tiene gran influencia en la productividad


En su versión positiva (OPORTUNIDAD) supone promover, por parte de una dirección convencida de las bondades que comporta, el trabajo en equipo con delegación de responsabilidades y ’empoderamiento’ (y no simples encargos de tareas).

Para explotar esta oportunidad, debes hacer sentir a las personas dos cosas a la vez:

  • En su condición de miembros de un equipo, como teselas de un mosaico.
  • Como individuos, importantes en la organización con capacidad para tomar decisiones que hacen que se cumplan de forma responsable y óptima los objetivos.

Frases célebres de "Trabajo en equipo – Empowerment"

Citas y aforismos

trabajo en equipo empowerment
Richard Branson

“Las personas y el trabajo en equipo son las fuerzas impulsoras detrás de cada negocio exitoso”

 

trabajo en equipo empowerment
Michael Jordan

“El talento gana partidos. El trabajo en equipo y la inteligencia, campeonatos“

“No preguntes qué puede hacer por ti el equipo. Pregunta qué puedes hacer tú por él”

Refranes y proverbios

Si caminas solo llegarás más rápido pero si caminas acompañado llegarás más lejos
Proverbio africano
Más vale estar solo que mal acompañado
Refrán
Mejor tener una persona trabajando contigo que cinco trabajando para ti
Refrán

Artículos de interés para la mejora de trabajo en equipo & Empowerment

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia del trabajo en equipo & empowerment en el rendimiento

Reuniones de trabajo bien abordadas

Un correcto análisis dafo de gestión de reuniones sirve para ayudar a mejorar gestión de reuniones. Las frases célebres sobre gestión de reuniones permiten calibrar la influencia de gestión de reuniones en el rendimiento
El factor gestión de reuniones es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento gestión de reuniones

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “reuniones bien gestionadas”. Reunir a distintas personas supone concentrar en un acto todo el valor añadido que aportan esas mismas personas por libre. Es un recurso, pues, muy caro. Y, si se dispone de poder de convocatoria, relativamente fácil. A la tentación de acudir a él se tiene que acudir con una idea muy clara. La de que aquello valga la pena, sea de provecho y que nadie se vaya de allí pensando que ha desperdiciado un tiempo precioso. Por lo tanto, aunque sólo sea por una cuestión de respeto por el tiempo de los demás, la gestión de las reuniones tiene que ser muy profesional. Existen pautas claras sobre lo que hay que hacer y sobre lo que no hay que hacer.

Análisis DAFO "reuniones de trabajo"

En su versión negativa (AMENAZA), padecer “reunioadicción” es utilizar el recurso (caro) de convocar (improvisar) una reunión presencial (carísimo) para tratar cualquier asunto, por carecer de autoconfianza para decidir y de respeto por el tiempo de los demás.

Para afrontar esta amenaza, en cada reunión sería exigible disponer de orden del día, material y contenidos, fijar objetivos claros. Convocar a los asistentes adecuados, establecer una duración no excesiva, ser puntual para empezar y para terminar, traducir su resultado en acciones y llevar un seguimiento de su ejecución. Si quien la convoca no lo tiene claro, se recomienda mantener una plática asertiva sobre la materia.

Un correcto análisis dafo de gestión de reuniones sirve para ayudar a mejorar gestión de reuniones. Las frases célebres sobre gestión de reuniones permiten calibrar la influencia de gestión de reuniones en el rendimiento
El elemento gestión de reuniones tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (OPORTUNIDAD), supone convocar reuniones que sirvan para solucionar problemas y/o marcar objetivos. Evitar las innecesarias, utilizando el canal más barato y con la preparación suficiente para que sean útiles.

Para explotar esta oportunidad, conviene luchar para evitar que las reuniones sean consideradas como una pérdida de tiempo. Máxime cuando su coste es muy alto (se debe multiplicar por el nº de asistentes). En relación al canal, recomendamos encarecidamente el uso de las teleconferencias o conferencias web. Si los avances tecnológicos nos permiten evitar desplazamientos arriesgados y costosos, por qué no utilizarlos. La presencia virtual es más que suficiente en la mayoría de reuniones.

ESTIMACIÓN DEL COSTE TOTAL DE UNA REUNIÓN

En primer lugar, cabe decir que los distintos epígrafes de coste deben contemplarse:

  1. por cada uno de los asistentes y
  2. para el tiempo real que han invertido en hacer posible el encuentro

Éstos son los siguientes:

A) En caso de ser virtuales (conferencia):

  • Coste de personal (retribución + cotizaciones sociales) por el tiempo empleado en la reunión 
  • Coste de oportunidad (ingresos no generados por estar reunido en lugar de trabajando)

B) En caso de ser presenciales, además, se deben añadir:

  • Coste de instalaciones (alquiler y consumo energético)
  • Coste por desplazamiento (incluye transporte y comidas)
  • Coste de personal (retribución + cotizaciones sociales) por el tiempo empleado en el desplazamiento 
  • Coste de oportunidad (ingresos no generados por estar desplazándose en lugar de trabajando)

Ejemplos prácticos

CONVENCIÓN ANUAL DE DIRECTIVOS
DESAYUNO DE TRABAJO: REUNIÓN DE EQUIPO

Frases célebres de "reuniones de trabajo"

Citas y aforismos

 

reuniones bien abordadas
Laurence Sterne Reynolds

“El respeto por nosotros mismos guía nuestra moral; el respeto por otros guía nuestras maneras”

Refranes y proverbios

Cuando tres personas marchan juntas, tiene que haber una que mande
Proverbio manchú

Artículos de interés para la mejora de gestión de reuniones

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de gestión de reuniones en el rendimiento:

Promoción interna de la plantilla

Un correcto análisis dafo de promoción plantilla sirve para ayudar a mejorar promoción plantilla. Las frases célebres sobre promoción plantilla permiten calibrar la influencia de promoción plantilla en el rendimiento
El factor promoción plantilla es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento promoción plantilla

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “promoción interna”. Éste es un elemento de motivación cuya existencia es básica para retener el talento en la organización. La instauración de un sistema de incentivación que vaya más allá de la retribución variable puede suponer factor clave de competitividad para la organización.

Análisis DAFO "promoción interna"

En su versión negativa (AMENAZA) supone que la organización para la que presto mis servicios se caracteriza por lo siguiente. La gente empleada, por lo general y con un poco de suerte, permanece estable en sus puestos porque no se les plantean nuevos retos ni motivaciones.


Para afrontar esta amenaza conviene esperar del área de RRHH que cumpla su función. Esto es, evaluando el desempeño, retribuyendo el esfuerzo y la consecución de logros, y desarrollando condiciones para motivar. En caso contrario, elegir entre adaptarse a esta realidad o buscar otra mejor.

Un correcto análisis dafo de promoción plantilla sirve para ayudar a mejorar promoción plantilla. Las frases célebres sobre promoción plantilla permiten calibrar la influencia de promoción plantilla en el rendimiento
El elemento promoción plantilla tiene gran influencia en la productividad


En su versión positiva (OPORTUNIDAD), implica qeu el área de RRHH de mi empresa realiza correctamente su trabajo. Es decir, gestiona el aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades y habilidades de las personas con el objeto de lograr el beneficio individual y de la organización.

Para explotar esta oportunidad, cabe reconocer a las organizaciones que, además de valorar a su gente y procurar su satisfacción. Ofrecer oportunidades para desarrollarse a LP permite captar y retener talento y con mayor compromiso, lo que redunda en ventajas para todos (win-win).

Frases célebres de "promoción interna"

Citas y aforismos

promoción interna
Denzel Washington

“Los sueños sin metas, son sólo sueños; y te llevarán a desilusiones. Las metas, son el camino hacia tus sueños; pero no se pueden lograr sin disciplina y consistencia”

promoción interna
Franklin Rossevelt

“La felicidad está en la alegría del logro y la emoción del esfuerzo creativo”

promoción interna
Jim Rohn

“Para cada esfuerzo disciplinado hay una recompensa múltiple”

Refranes y proverbios

El amor no se mendiga, se merece
Proverbio chino

Artículos de interés para la mejora de promoción plantilla

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de la promoción plantilla en el rendimiento:

Cultura presencial (flexibilidad horaria)

Un correcto análisis dafo de flexibilidad horaria sirve para ayudar a mejorar flexibilidad horaria. Las frases célebres sobre flexibilidad horaria permiten calibrar la influencia de flexibilidad horaria en el rendimiento cultura presencial
El factor flexibilidad horaria (cultura presencial) es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento flexibilidad horaria

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “cultura presencial o la rigidez horaria”. En función de los usos y costumbres que imperan en cada empresa, nos podemos encontrar más o menos tolerancia a cumplir con horarios establecidos. También, el estilo de liderazgo imperante en la dirección condicionará este hecho, que tiene una repercusión cierta en el rendimiento individual. 

Análisis DAFO "cultura presencial"

En su versión negativa (AMENAZA) nos encontraríamos con que en mi organización se valora positivamente el cumplimiento a rajatabla de horarios y la presencia física en el puesto de trabajo por encima de otras consideraciones.

Para afrontar esta amenaza, en vez de resistirse y enfrentarse a ese estilo de liderazgo, decidir si vamos a rechazarlo o a asumirlo y, en tal caso, adaptarse a él.

Un correcto análisis dafo de flexibilidad horaria sirve para ayudar a mejorar flexibilidad horaria. Las frases célebres sobre flexibilidad horaria permiten calibrar la influencia de flexibilidad horaria en el rendimiento cultura presencial
El elemento flexibilidad horaria tiene gran influencia en la productividad

 

En su versión positiva (OPORTUNIDAD), supone que la organización hace primar la productividad por encima del cumplimiento a rajatabla de horarios y la presencia física en el puesto de trabajo. Por lo tanto, se nos da libertad de horarios.

Para explotar esta oportunidad, conviene agradecer a la organización esta visión de la realidad empresarial que favorece no sólo la productividad sino también la conciliación. Y además, si es posible, demostrárselo con ejemplos (buenas praxis).

Frases célebres de "cultura presencial"

Citas y aforismos

cultura presencial
Marcel Proust

“Los días pueden ser iguales para un reloj, pero no para un hombre”

cultura presencial
Raúl Campoy Guillén

“Si miras el reloj, el reloj te mirará a ti”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de flexibilidad horaria (cultura presencial)

Por último, recomendamos la lectura de unos cuantos artículos seleccionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de flexibilidad horaria en el rendimiento:

No absentismo

Un correcto análisis dafo de absentismo laboral sirve para ayudar a mejorar absentismo laboral. Las frases célebres sobre absentismo laboral permiten calibrar la influencia de absentismo laboral en el rendimiento
El factor absentismo laboral es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento absentismo laboral

 

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “no absentismo”. Es muy importante que no se respire un ambiente de dejación de funciones y responsabilidades en el trabajo, ya que puede ser muy contagioso. Si se instaura y extiende entre la plantilla la costumbre de no acudir al trabajo bajo cualquier pretexto, el efecto puede ser devastador. 

Un correcto análisis dafo de absentismo laboral sirve para ayudar a mejorar absentismo laboral. Las frases célebres sobre absentismo laboral permiten calibrar la influencia de absentismo laboral en el rendimiento
El absentismo puede ser demoledor

Análisis DAFO "no absentismo laboral"

En su versión negativa (AMENAZA) supone que la ausencia al trabajo es una práctica en mi empresa más común de lo normal. Y que esto provoca un efecto contagio y levanta sospechas acerca de las causas que lo motivan.

Para afrontar esta amenaza, se deben analizar los motivos que hay detrás de cada caso para ponerle un remedio u otro. Tendremos que averiguar si son o no fruto de la fatalidad. Pero también si las causas son imputables a la organización (estrés laboral, sobrecarga de trabajo, promesas incumplidas…) o al trabajador (falta de compromiso, vagancia, oportunismo…)

Un correcto análisis dafo de absentismo laboral sirve para ayudar a mejorar absentismo laboral. Las frases célebres sobre absentismo laboral permiten calibrar la influencia de absentismo laboral en el rendimiento
El elemento absentismo laboral tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (OPORTUNIDAD), la plantilla de mi empresa cumple con su deber de asistir al trabajo con toda normalidad, sin solicitar más ausencias a su puesto que las estrictamente necesarias.

Para explotar esta oportunidad conviene aspirar a cumplir con nuestras obligaciones en el trabajo. Y hacerlo sin recurrir a más bajas laborales que las estrictamente necesarias. Además, hacer extensiva esta convicción al resto de compañeros para que todos tomen ejemplo y conciencia del problema.

Frases célebres de "no absentismo"

Citas y aforismos

no absentismo
Neil Strauss

“Sin compromiso, no puede haber profundidad en nada, ya se trate de una relación, un negocio o un hobby”

Refranes y proverbios

Al trabajo no llego porque estoy cojo, pero voy a la taberna poquito a poco
Refrán
Al que huye del trabajo, el trabajo le persigue
Refrán
Cuando el gato no está los ratones bailan
Refrán

Artículos de interés para la mejora de absentismo laboral

Por último, recomendamos la lectura de un artículo relacionado. Sin duda, nos ayudará a comprender mejor la influencia de absentismo laboral en el rendimiento:

Formación continua

Un correcto análisis dafo de formación continua sirve para ayudar a mejorar formación continua. Las frases célebres sobre formación continua permiten calibrar la influencia de formación continua en el rendimiento
El factor formación continua es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento formación continua

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “formación continua. El ritmo al que se suceden los acontecimientos lo convierte en una necesidad. Hay que evitar a toda costa quedar desactualizado por las sucesivas revisiones y cuestionamientos de lo conocido. Como andar en bicicleta y dejar de pedalear, o como estar nadando y dejar de accionar brazos y piernas. La formación se ha convertido en factor clave de competitividad y quien se apea de esta responsabilidad, sufre de inmediato las consecuencias.

FORMACIÓN COMO INVERSIÓN

Comúnmente, escuchamos hablar de que el importe que destinamos a la formación no es un gasto sino una inversión. Pero también sabemos que a una inversión se la mide en términos de rentabilidad. Y ello no es posible si nos falta información sobre numerador o denominador en el cociente:

El coste de la Inversión siempre es más fácil de estimar. Podríamos seguir un sistema de cálculo parecido al que utilizamos para calcular el coste de una reunión de trabajo, añadiendo el coste del formador. Sin embargo, la dificultad se encuentra en la estimación del Retorno de la inversión, ya que se trata de un valor intangible que no tiene precio.

Análisis DAFO "formación continua"

En su versión negativa (AMENAZA), supone que la organización para la que presto mis servicios no tiene como una de sus prioridades la formación de la plantilla. Asume, pues, el riesgo de que baje peligrosamente el nivel profesional de toda la plantea y los conocimientos que se poseen queden desactualizados.


Para intentar afrontar esta amenaza se recomienda recopilar las necesidades de formación básicas para evitar la desactualización de la plantilla, evaluar el coste de implementarlo y plantear ante la dirección la iniciativa de poner en marcha un programa. Si recibimos un “no”, decidir entre adaptarse a la situación sin más o formarse uno por su cuenta.

Un correcto análisis dafo de formación continua sirve para ayudar a mejorar formación continua. Las frases célebres sobre formación continua permiten calibrar la influencia de formación continua en el rendimiento
El elemento formación continua tiene gran influencia en la productividad


En su versión positiva (OPORTUNIDAD), la organización para la que presto mis servicios promueve e impulsa la formación continua de toda su plantilla. Y lo entiende como fuerza para hacerles crecer como profesionales en un entorno cada vez más cambiante.

Para explotar esta oportunidad, se recomienda en primer lugar agradecer a la organización el compromiso con la formación, reconocer el esfuerzo realizado y dejar patentes las ventajas de que se actúe así: mejora de rendimiento. Y por último, aprovechar al máximo este recurso tan valioso para el individuo que la empresa tiene a bien sufragar.

Frases célebres de "formación continua"

Citas y aforismos

frases célebres citas refranes consejos útiles

“Sólo hay algo peor que formar a tus empleados y que se vayan. No formarlos y que se queden.”

 

formación continua
Albert Einstein

“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber”

formación continua
Gustave Flaubert

“La vida debe ser una continua educación”

Refranes y proverbios

Dar a un hijo mil onzas de oro no es comparable a enseñarle un buen oficio
Proverbio chino
Nunca trates de enseñar a un cerdo a cantar. Perderás tu tiempo y fastidiarás al cerdo
Proverbio ruso
Si te doy un pescado comerás hoy pero si te enseño a pescar comerás todos los días
Refrán
Cuando vas en bicicleta y dejas de pedalear te caes al suelo. Lo mismo ocurre en cualquier oficio cuando dejas de formarte
Refrán

Artículos de interés para la mejora de formación continua

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de la formación continua en el rendimiento:

Espacios abiertos

Un correcto análisis dafo de espacios abiertos sirve para ayudar a mejorar espacios abiertos. Las frases célebres sobre espacios abiertos permiten calibrar la influencia de espacios abiertos en el rendimiento
El factor espacios abiertos es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento espacios abiertos

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “cultura de espacios abiertos”. Que las personas que comparten un trabajo tengan la posibilidad de compartir además un espacio abre un mundo de posibilidades. Aprovecharlas o malversarlas y acabar convirtiéndose en un problema son las que se sitúan en los extremos. Conviene analizar pros y contras de esta circunstancia, pero lo que está claro es que es una tendencia que se consolida en el mundo empresarial actual.

Análisis DAFO "espacios abiertos"

En su versión negativa (AMENAZA) supone desaprovechar las posibilidades que nos brinda trabajar en espacios abiertos. Acabar convirtiéndolos en fuente de interrupciones que impiden la concentración necesaria para poder trabajar con normalidad.

Para afrontar esta amenaza se recomienda consensuar entre los afectados unas normas de comportamiento. Objetivo, que se pueda compatibilizar el uso común de un espacio con el respeto al trabajo del prójimo. Por último, comprometer a todos en su cumplimiento.

Un correcto análisis dafo de espacios abiertos sirve para ayudar a mejorar espacios abiertos. Las frases célebres sobre espacios abiertos permiten calibrar la influencia de espacios abiertos en el rendimiento
El elemento espacios abiertos tiene gran influencia en la productividad

En su versión positiva (OPORTUNIDAD) supone aprovechar las posibilidades que nos brinda trabajar en espacios abiertos. Por nombrar algunas, una mayor fluidez de comunicación, trabajo en equipo, intercambio de ideas,…

Para explotar esta oportunidad, se recomienda concienciar a todos los compañeros de las ventajas que conlleva el trabajar en espacios abiertos. Dejar patentes cuáles son los factores de riesgo que amenazarían la continuidad del sistema. Por último, fomentar la autodisciplina y el autocontrol.

Frases célebres de "espacios abiertos"

Citas y aforismos

espacios abiertos
Jorge Luis Borges

“Antes las distancias eran mayores porque el espacio se mide por el tiempo”

espacios abiertos
Le Corbusier

“Espacio, luz y orden. Esas son las cosas que los hombres necesitan tanto como el pan o el lugar para dormir”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de espacios abiertos

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de los espacios abiertos en el rendimiento:

Control de Tareas No Programadas (TNP)

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
El factor control de interrupciones, imprevistos, urgencias y emergencias es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento control de TNP: interrupciones, imprevistos, urgencias y emergencias

En primer lugar, corresponde indicar que este elemento se aborda como propio de la variable EQUIPO a efectos de simplificación, aunque en absoluto es exclusivo de ésta. Puede asociarse perfectamente a cualquiera de los elementos de la variable ENTORNO: Familia, Amigos, Contactos, Clientes, Proveedores,… Ni siquiera las TNP que ocasionan los jefes y/o compañeros de trabajo son las más importantes en cantidad y calidad.
 
Al final, lo que unas y otras comparten es su carácter EXÓGENO: son terceras personas las que las originan.

.

Quizá pensamos que nuestro modo de trabajar es racional porque, en mayor o menor medida, nos ocupamos en organizar nuestra jornada laboral. Sin embargo, sabemos que cuando estamos bien trabajamos más y mejor. Por lo tanto, es innegable que existe un componente emocional. Reconocemos que existen factores que nos hacen actuar de modo impulsivo e irreflexivo, generando desatención y pérdida de foco en lo que habíamos decidido hacer.
 
El trabajo en equipo, que tanto favorece la comunicación entre sus miembros, es una fuente de riesgos potenciales para generar este tipo de elementos tóxicos que tanto nos afectan al rendimiento. Pero no sólo las personas que nos rodean, también las cosas pueden ser un peligro y se han de gestionar adecuadamente. .

TAREAS NO PROGRAMADAS (TNP)

Son aquellos inputs de información que entran en la jornada laboral y requieren nuestra atención urgente por lo que se han de transformar de inmediato en tareas. Escapan pues del control predictivo de la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES (PDA). Indudablemente, lo deseable es que se minimice el espacio temporal que ocupan a lo largo de una jornada laboral. Lo mejor es que la PDA abarque lo máximo posible y así podamos emplearnos a fondo en la labor de prepararnos para alcanzar el mayor nivel de excelencia posible y con esa intención echamos mano de un buen método de productividad. La ejecución de las TNP siempre va a depender en mayor medida de nuestra capacidad de improvisación y, como se sabe, ésta no está al alcance de todo el mundo.

Las Tareas No Programadas (TNP) ocupan el espacio opuesto al ámbito de decisiones propias que representa la Programación Diaria de Actividades (PDA ). Si en la PDA actúo con anticipación y proactividad, con las TNP me muestro reactivo. Son aquellas cosas que tengo que hacer sin haberlo decidido yo previamente, asuntos que aparecen sin cita previa, que irrumpen sin avisar y que vienen de fuera: alguien lo ha decidido por mí. 

No obstante, tampoco debemos caer en el error de denostar las TNP, ni considerarlas como un estorbo, un perjuicio o un problema. No hay que olvidar que forman parte consustancial de la jornada laboral. Al final, todo es trabajo y, como tal, es bienvenido. En ocasiones, las TNP pueden representar verdaderas oportunidades y no podemos despreciar el valor potencial que encierran.

A mayor grado de especialización, más grande es la necesidad de aplicar la excelencia en el trabajo y, por tanto, de reducir las TNP a la mínima expresión en favor de la PDA.
 
Y viceversa. En los trabajos sencillos y poco sofisticados es más fácil desarrollar capacidad de improvisación, por lo que ya no importa tanto tenerlo todo programado. 
 
En cualquier caso, lo que debemos aspirar es a realizar TC que aporten valor y contribuyan al logro de nuestros objetivos. Éste es el principal motivo por el cual el modelo de CITA PREVIA va ganando adeptos, porque permite hacer más PDA y menos TNP.
Las tareas que llevamos a cabo serán más o menos importantes en función del valor que aporten al cumplimiento de los objetivos, no en función de si estaban o no programadas. Lo lógico y normal es que las tareas que tengamos programadas aporten valor (de otro modo, no estaríamos haciendo bien nuestra PDA). Pero ello no es óbvice para que nos encontremos con  tareas no programadas que acaben resultando extremadamente provechosas.

Tipología TNP (de menor a mayor impacto en PDA)

Interrupciones

En primer lugar, hablemos de las interrupciones. A diferencia de las distracciones y las preocupaciones que brotan del fuero interno, éstas son causadas por estímulos externos. Estímulos externos pueden ser:

  • ANIMADOS, desde las órdenes, peticiones o encargos de un superior hasta las bromas entre compañeros de trabajo pasando por consultas, dudas, comentarios, charlas de pasillo…
  • INANIMADOS, como los e-mails, las redes sociales, la TV, la radio … 

En general, todo aquel agente externo que rompe mi ritmo de trabajo, me obliga a trabajar y parar, forzándome a ser más lento y torpe. Por consiguiente, al cortar el hilo de nuestra concentración, afectan de lleno a nuestro nivel de rendimiento, destruyendo nuestro “yo” diario. En resumen, son fuente de insatisfacción, agobio y ansiedad. 

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
factor control de interrupciones

Son pequeños impactos en la concentración, hechos puntuales que alteran levemente el desarrollo de la tarea que nos ocupe realizando. No tienen fuerza suficiente como para alterar el orden establecido en la PDA, aunque conviene andar prevenido ante ellas pues si se propagan pueden tener efectos perversos en nuestro rendimiento. Con asertividad podemos evitar que su impacto se propague más de la cuenta.

Dicho esto, hay que señalar que existe una corriente de pensamiento dentro del mundo del liderazgo personal que propugna una visión distinta de las interrupciones. En este sentido, en su fantástico libro “Vivan las interrupciones“, Douglas Conant & Mette Norgaard establecen el poder de lo que ellos denominan “puntos de contacto”.

Punto de contactos son cada una de las muchas interacciones que los líderes tienen con los demás durante su jornada laboral les da la ocasión de «tocar» a alguien: de influir, guiar, ofrecer claridad, inspirar, crear una sensación de apremio y moldear el curso de los acontecimientos. Según ellos, “la tarea de un líder es traducir esas promesas en resultados reales, sobre el terreno. Pero, ¿cómo tomas unos conceptos abstractos y los asientas en la realidad? ¿Cómo tomas unos puntos inanimados y les das vida? Lo hacemos ocupándonos de un punto de contacto en cada momento”.

El ejemplo de interrupción por excelencia es la típica interpelación que te llega de un compañero “¿tienes un minuto?”, la charla de café que se alarga más de la cuenta, una llamada que no debiste atender, una notificación de entrada de un mensaje o de un correo electrónico que nos despista de nuestra tarea, etc…

"Las constantes interrupciones no son interrupciones, son oportunidades para llegar a alguien y mejorar la situación. Son el trabajo."
Douglas Conant
CEO del grupo Campbell Soup Company

Imprevistos

A continuación, tratemos los imprevistos. Son circunstancias sobrevenidas, paréntesis o tareas sorpresa pasajeras que aparecen espontáneamente. Aunque, en principio, se pueden solventar sin quebrantar la programación diaria, si se nos agolpan varias, pueden afectar al control de agenda deseable.

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
Factor control de imprevistos

Alteran temporalmente nuestra PDA sin generar dudas respecto a la continuidad de la jornada laboral según estaba prevista. Implican una gestión por nuestra parte y normalmente incorporan un cierto margen de maniobra para ubicarlas en el tiempo.

Los imprevistos arrastran una cierta mala fama, que no tiene por qué confirmarse con el transcurso de las cosas. Como sorpresas que son, pueden ser positivas o negativas. ¡Cuántas veces no nos hemos llevado la grata sorpresa de que nos ha entrado un pedido o un encargo de trabajo por gestiones llevadas a cabo en el pasado y que ya dábamos por fracasadas!.

Lo que sí son, y esto es indiscutible, es Tareas No Programadas (TNP). Y, como tales, quedan fuera del ámbito de la Programación Diaria de Actividades (PDA). Este rasgo propio de su naturaleza le resta capacidad de gestión por nuestra parte. Por eso debemos tener desarrollada una cierta capacidad de improvisación, para sabernos desenvolver y salir airosos -hasta victoriosos- de asuntos que se nos presentan sin avisar. 

Ejemplos de imprevistos: una visita que se alarga más de la cuenta, pinchamos la rueda o nos paran en control de tráfico cuando estamos llegando a una cita con nuestro agente de seguros, recibimos una llamada de un cliente importante que está de paso por la ciudad y nos invita a comer, se suspende la reunión de coordinación prevista para la tarde, el jefe nos pide que le actualicemos toda la información sobre un asunto antes de salir a comer, etc…

Urgencias

A continuación, las urgencias. También son tareas sorpresa que aparecen espontáneamente. No obstante, se diferencian de los imprevistos en la intensidad del impacto que ocasionan en la agenda de actividades que tenía programadas. No siendo definitivo, supone un trastorno importante.

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
Factor control de urgencias

Aunque requieren atención máxima e inmediata, en el momento en que surgen no parece que vayan a hacer peligrar la reanudación posterior de la jornada laboral.

Su aparición justifica que deba rehacerse la PDA una vez superada la urgencia, decidiendo “los muebles que se pueden salvar” a partir de un “informe de los daños causados”. 

Como su propio nombre indica, la urgencia sólo urge, es decir, incorpora el factor prisa en el tiempo. No tiene por qué cargarse un TC, ni siquiera una TE o una TO. Va a depender de lo que sea. Puede ser que nos conceda un margen para actuar. Estoy en medio de una visita con un cliente y se me convoca a una reunión urgente. Lo normal es que se me deje acabar y que se me diga “dentro de media hora…” o “cuando acabes…”

Ejemplos de urgencias: el jefe nos convoca a todos a una reunión para anunciarnos cambios importantes en la empresa, un cliente amenaza con romper relaciones por un fallo grave en la entrega de un pedido, un miembro del equipo con el que compartimos proyectos en común nos anuncia que causa baja, etc…

Emergencias

Luego están las emergencias. Éstas sí dinamitan la agenda de actividades que tenía programadas y me hacen perder el control por completo. Hablamos de sucesos que rompen en pedazos la PDA a partir del momento en que se hacen presentes.

Se trata de asuntos de fuerza mayor que surgen muy ocasionalmente pero que te hacen saltar por los aires toda la programación. La emergencia es algo más rotundo que la urgencia, mucho peor. Cuando un asunto emerge se antepone a todo. Si estoy reunido con un cliente y suena la alarma de incendios para dar oreen de evacuación, no me tomo un tiempo para acabar la visita.

No permiten albergar expectativas de que la situación vaya a ser reversible en el día. Su aparición justifica que se dejen de hacer, durante la jornada laboral, todo tipo de tareas. 

Ejemplos de emergencias: un accidente, una enfermedad repentina, un desastre natural, un incendio, una huelga general,… sucesos que rompen en pedazos la PDA a partir del momento en que se hacen presentes.

Retraso / Cancelación PDA sobrevenidos

El último evento que merece ser catalogado como TNP es, con toda probabilidad, uno de los más comunes. Una estimación inadecuada del tiempo de realización de una tarea programada es algo normal. Es mucho más fácil fijar una hora de inicio que la duración exacta. Los errores de estimación pueden ser por exceso o por defecto:

    • Cuando me he quedado corto y ésta se alarga en el tiempo está afectando al resto de PDA pues supone que busca hacerse un hueco en la Jornada Laboral que no le correspondía y eso siempre es a costa de algo.
    • Cuando me he pasado asignando un tiempo excesivo que luego no ha resultado necesario me pasará lo mismo que cuando se produce una cancelación sobrevenida: se me genera un hueco vacío que tendremos que llenar con cualquier otro tipo de tarea que quepa en el espacio de tiempo.

Al crear la PDA, ya nos obligamos a programar Tareas de Relleno (TR) para cubrir esta contingencia y que jamás nos quedemos “sin saber qué hacer”. No obstante, si el hueco que se abre es del suficiente tamaño como para anticipar una Tarea Clave (TC), una Tarea Personal (TP) o una Tarea Laboral (TL), así lo haremos. Esta capacidad de reajuste inmediato dará muestra del grado de flexibilidad con el que somos capaces de adaptarnos a los cambios e influirá muy positivamente en nuestro nivel de rendimiento profesional. Bien es cierto que no dejan de ser imprevistos y como tales los podremos analizar, pero hemos querido dedicarles una mención aparte por ser tremendamente habituales.

Las tareas no programadas (TNP), se distinguen pues de las programadas (PDA), no sólo por su autoría sino por lo previsibles que pueden llegar a ser. Eso no quita para que escapen a la consideración de su naturaleza: personal / laboral. Y además, resultará necesario destacar algunas de ellas por su importancia estratégica. Por todo ello, nos vamos a encontrar la siguiente gama:

Las casillas marcadas con un aspa carecen de sentido. Por su importancia estratégica, tanto as EMERGENCIAS como las URGENCIAS no pueden dejar de considerarse TC. Siguiendo el mismo razonamiento lógico, por su propia naturaleza, ni los IMPREVISTOS ni las INTERRUPCIONES podrían jamás considerarse TC. Podrán ser laborales (TL) o personales (TP), pero nunca TC.

Ejercer un control efectivo sobre INTERRUPCIONES, IMPREVISTOS,  URGENCIAS y EMERGENCIAS  es una cuestión crítica cuando tenemos pretensiones de ser productivos. Para ello, es conveniente, aparte de disponer de planes de contingencia ex-profeso, desarrollar una cierta capacidad de improvisación.

Análisis DAFO "TNP: interrupciones, imprevistos, urgencias/emergencias y retrasos/cancelaciones PDA"

Para afrontar la amenaza y controlar las interrupciones, lo primero es tomar conciencia de la dimensión del problema. No hacerse trampas al solitario. Visionar mentalmente una cuerda cortada en varios trozos anudados entre sí, como representación gráfica de en qué se convierte una tarea interrumpida. En 2º lugar, establecer medidas correctoras con carácter asertivo a través de diálogos serenos y constructivos.

La necesidad de contar con el resto de compañeros es incontestable. Cualquier esfuerzo individual sin concitar la aprobación del grupo será baldío. Las pautas para afrontar el problema son, pues, de aplicación al colectivo humano que comparte un espacio de trabajo. Todos deberán ser conscientes de la gravedad del asunto y del impacto sobre la productividad. Todos deberán preguntarse si están utilizando el momento y el canal adecuados para dirigirse a sus congéneres.

Hay que protegerse de la acción de las fuentes de interrupciones más importantes desarrollando planes de acción. Pero lo más efectivo para controlar las interrupciones es la prevención (alejamiento o desconexión de los estímulos externos, barreras físicas, advertencias claras, fijación de horarios para atención, …).

El impacto que las interrupciones tienen sobre el rendimiento, podríamos representarlo gráficamente así:

Un correcto análisis dafo de control de interrupciones, imprevistos y urgencias sirve para ayudar a mejorar control de interrupciones, imprevistos y urgencias. Las frases célebres sobre control de interrupciones, imprevistos y urgencias permiten calibrar la influencia de control de interrupciones, imprevistos y urgencias en el rendimiento
Gráfico que refleja cómo afectan las interrupciones al rendimiento

Asímismo, es importante diferenciarlas de los imprevistos y de las urgencias/emergencias, para darle a cada cual su tratamiento. No obstante, tanto los imprevistos como las urgencias deben formar parte de nuestro quehacer diario. Por lo tanto, se deberá tener previsión de su ocurrencia entre las tareas a realizar y asignarles un hueco diario en la agenda. No sabemos cuáles, pero sí que aparecerán. Y si no lo hacen, tenemos que tener previsto el relleno para que este hueco no quede vacío.

Habrá, pues, que protegerse de la acción de las fuentes de  imprevistos y urgencias más importantes desarrollando planes de acción y prevención. En el diseño de estos planes, las preguntas que tienen que formularse son:

  • “¿Qué puedo hacer para que esto no ocurra otra vez?”
  • “¿Sabía que esto podía pasar?”
  • “¿Hice algo al respecto?”
  • “¿Se puede delegar?”
  • “¿Es inaplazable o se puede abordar más tarde?”

Por último, se recomienda visionar este vídeo, donde Berto Pena nos da sabios consejos prácticos para afrontar esta amenaza a nuestro rendimiento.

Frases célebres de "TNP: interrupciones, imprevistos, urgencias/emergencias y retrasos/cancelaciones PDA"

Citas y aforismos

interrupciones, imprevistos y urgencias
Paulo Coelho

“La vida nos coge desprevenidos y nos obliga a caminar hacia lo desconocido cuando no queremos, cuando no lo necesitamos”

“La calma absoluta no es la ley del océano. Lo mismo ocurre en el océano de la vida”

interrupciones, imprevistos y urgencias
Santiago Posteguillo

“Así es como se conoce realmente a las personas. En sus reacciones ante lo inesperado”

Refranes y proverbios

Dios creó el tiempo pero el hombre creó la prisa
Proverbio irlandés
Vísteme despacio que tengo prisa
Refrán

Artículos de interés para la mejora de control de TNP: interrupciones, imprevistos, urgencias/emergencias y retrasos/cancelaciones PDA

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de control de TNPs en el rendimiento:

Conciliación familiar

Un correcto análisis dafo de conciliación familiar sirve para ayudar a mejorar conciliación familiar. Las frases célebres sobre conciliación familiar permiten calibrar la influencia de conciliación familiar en el rendimiento
El factor conciliación familiar es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento conciliación familiar

Para empezar, conviene visualizar un vídeo relacionado con el factor de productividad “conciliación familiar”. Es básico que las personas tengan la posibilidad de hacer compatibles las obligaciones derivadas de su trabajo con las de su vida personal. Entendiendo por vida personal no sólo la familia (que se puede tener o no) sino amistades, ocio, aficiones, descanso,… Si esto no se consigue, los desequilibrios generados pasan factura y el coste puede llegar a ser inasumible.

Análisis DAFO "conciliación familiar"

En su versión negativa (AMENAZA), supone la imposibilidad práctica de desconexión efectiva entre vida laboral y familiar. El motivo, por darse una vulneración continua por parte de la organización de los límites horarios y del respeto a la intimidad personal.

Para afrontar esta amenaza, cabe distinguir entre los actos ocasionales con una justificación muy clara de las prácticas indiscriminadas y sistemáticas. Ante estas últimas, reivindicar con asertividad la aplicación, más que de las normas escritas, del sentido común.

Un correcto análisis dafo de conciliación familiar sirve para ayudar a mejorar conciliación familiar. Las frases célebres sobre conciliación familiar permiten calibrar la influencia de conciliación familiar en el rendimiento
El elemento conciliación familiar tiene gran influencia en la productividad


En su versión positiva (OPORTUNIDAD), implica hacer compatible el desempeño de una actividad laboral con el respeto a los límites de la vida personal / familiar.

Para explotar esta oportunidad, conviene empezar por ser consciente de lo que se tiene. Agradecer a la organización el cumplimiento del compromiso de conciliación y dejar patentes las ventajas de que se actúe así. Básicamente esto se traduce en mejora de rendimiento, pues al marcar cierta distancia se favorece la recuperación necesaria ante la fatiga mental y el cansancio que genera el trabajo.

Frases célebres de "conciliación familiar"

Citas y aforismos

conciliación
Ana de Salas

“La conciliación garantiza la estabilidad de la familia y, por tanto, de la sociedad”

conciliación
Carmen Plaza

“Una vida satisfactoria implica encontrar el equilibrio entre vida familiar, personal y laboral”.

“Para la conciliación es fundamental cambiar mentalidades, no sólo leyes. La conciliación no es sólo de la mujer”

Refranes y proverbios

Artículos de interés para la mejora de conciliación familiar

Por último, recomendamos la lectura de unos cuantos artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de conciliación familiar en el rendimiento:

Clima laboral

Un correcto análisis dafo de clima laboral sirve para ayudar a mejorar clima laboral. Las frases célebres sobre clima laboral permiten calibrar la influencia de clima laboral en el rendimiento
El factor clima laboral es uno de los elementos con los que se define la variable EQUIPO

Introducción al elemento clima laboral

Para empezar, conviene visualizar los vídeos que se muestran. Cada uno de ellos trata el factor de productividad “clima laboral u organizacional” desde un punto de vista. Y todos son distintos, pero a la vez complementarios.

Indudablemente, la existencia de un buen ambiente en el trabajo condiciona el nivel de rendimiento que las personas de la organización van a poder alcanzar. En muchas ocasiones, éste viene determinado por el estilo de liderazgo que existe en la compañía.

Análisis DAFO "clima laboral"

En su versión negativa (AMENAZA) supone soportar un mal ambiente de trabajo en lo que a las relaciones personales se refiere. Por supuesto, esto influye negativamente en nuestro ánimo a la hora de ir a trabajar y, a la postre, en nuestro rendimiento diario.

Para afrontar esta amenaza se aconseja comenzar por analizar los problemas existentes, sus causas y los actores principales. Dependiendo de si estamos ante situaciones de autoritarismo, falta de compañerismo o insubordinación, la estrategia será una u otra. En cualquier caso, es básico promover la comunicación y el diálogo para la solución de los problemas.

Un correcto análisis dafo de clima laboral sirve para ayudar a mejorar clima laboral. Las frases célebres sobre clima laboral permiten calibrar la influencia de clima laboral en el rendimiento
El elemento clima laboral tiene gran influencia en la productividad

En su faceta positiva (OPORTUNIDAD) supone disfrutar de un ambiente de trabajo agradable en lo que a las relaciones personales se refiere. Y ello, en cualquier dirección (jefes, compañeros, subordinados,…), lo cual anima a pensar que trabajar merece la pena.

Para explotar esta oportunidad, conviene aspirar a mantener en el tiempo buenas relaciones personales entre todos. Fomentar el compañerismo y la colaboración frente al individualismo y la competencia. También, cuidar el ambiente físico creando espacios de trabajo cómodos y agradables. Reconocer los logros individuales en grupo puede ser una buena praxis. Incluso es planteable tomar la iniciativa de llevar a cabo actividades lúdicas extralaborales.

Frases célebres de "Clima laboral"

Citas y aforismos

clima laboral
Dwight D. Eisenhower

“Es mejor tener una persona trabajando contigo que tres personas trabajando para ti”

clima laboral
Stephen Covey

“Personas interdependientes combinan sus propios esfuerzos con los esfuerzos de otros para conseguir sus mayores éxitos”

Refranes y proverbios

Mira a quien está sobre ti como a tu padre, y a quien está debajo como a tu hijo
Proverbio iraní
Un puñado de abejas vale más que un saco de moscas
Proverbio árabe
Podemos pagar un préstamo de oro pero siempre estaremos en deuda con quienes han sido amables con nosotros
Refrán
En las horas de trabajo, los amigos al carajo
Refrán
La herida causada por una lanza puede curar, pero la causada por la lengua es incurable
Refrán

Artículos de interés para la mejora de clima laboral

Por último, recomendamos la lectura de un par de artículos relacionados. Sin duda, nos ayudarán a comprender mejor la influencia de clima laboral en el rendimiento: