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RELOCATE

TNP-LATER

Cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP-LATER), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Aquí no peligra la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el nuevo ITEM, pero en cambio sabemos a ciencia cierta que nuestra PDA se verá afectada.

Para tomar decisiones en frío, sin dejarse llevar por la emoción o el estado de ánimo, la técnica RELOCATE hace uso de unas JERARQUÍAS PREDEFINIDAS que trataremos a continuación.

De entre las tareas de la PDA que, en ese momento, estén pendientes, la que tenga el número más bajo será, por defecto, la candidata idónea para caerse de la PDA y pasar a la cubeta de ACTIVIDADES INACABADAS. Ello, siempre que el número asociado a la TNP-LATER sea superior. Si no es así, y resulta que todas las tareas de la PDA que restan por hacer tienen una puntuación superior a la TNP-LATER que llega, será esta la que ocupará un lugar en la cubeta de ACTIVIDADES INACABADAS.

JERARQUÍAS PREDEFINIDAS

Dentro de la PDA se establecen los siguientes rangos:

  • 2. TC: tareas clave
  • 4. TL: tareas laborales
  • 6. TP: tareas personales
  • 8. TR: tareas de relleno

Dentro de las TNP-LATER se establecen los siguientes rangos:

  • 3. URGENCIAS
  • 5. IMPREVISTOS
  • 7. INTERRUPCIONES

Como puede verse, las EMERGENCIAS, por su propia naturaleza, nunca podrán ser TNP-LATER ya que son asuntos que no pueden esperar. Por lo tanto, no se tienen en consideración a la hora de aplicar la técnica RELOCATE.

PROSPECTIVA

Generar la PDA(n+1)

Estamos acabando la jornada laboral y se acerca el momento del OUTPUT final del método. Es hora de repetirnos, como un mantra, la frase que nos sirve de inspiración para hacer bien nuestro trabajo, que consiste en acercarnos un poco más al futuro que deseamos mediante el diseño de la PDA(n+1):

“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda sino programar tus prioridades”

Efectivamente, en el proceso de elaboración de la PDA(n+1) se nos brinda la ocasión de sacar toda la proactividad que llevamos dentro.

 

FASES DEL PROCESO

Efectivamente, los INPUT transformados esperan, pacientes y agazapados en los cubos que les corresponde, el momento en que dispondremos de ellos para convertirlos en realidad palpable. Ese momento llega cuando son seleccionados por nosotros mismos en la fase de generación de nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA).

1.- REUNIR INGREDIENTES PDA(n+1)

La segunda sesión de etiquetado “a priori”, congrega tres tipos de ITEM:

las anotaciones previas en el calendario -impuestas externamente- a las que les ha llegado su día (pueden ser eventos, encargos, tareas o hábitos)

las tareas inacabadas del día anterior

y los deseos (tareas sin fecha) que tiene en mente o los encargos aparcados indefinidamente que, por el motivo que sea, ahora desea poner en marcha. O sea, ITEM sin fecha que van a ser activados y, por lo tanto, reclasificados.

2.- SELECCIONAR COMPONENTES PDA(n+1)

De entre todos los candidatos a formar parte de la Programación Diaria de Actividades de la próxima jornada, deberemos descartar y devolver al cubículo correspondiente aquellas que superen las limitaciones temporales o que juzguemos susceptibles de permanecer en stand-by, sin que de esta decisión se deriven consecuencias negativas.

3.- SOMETER A SESIÓN DE ETIQUETADO FINAL

Tras esta labor de depuración o de cribado, llega el momento de emplearnos a fondo en hacer un buen trabajo. Esto es cosa nuestra y no ahora no podemos delegar en nadie.

A diferencia de la primera sesión de etiquetado (ETIQUETADO INICIAL) que realizamos durante la aplicación de la técnica de INTERROGATORIO TRANSVERSAL, esta tiene un carácter SUBJETIVO, pues necesita de nuestra valoración personal para definir:

PRIORITY: valoración en función de la importancia estratégica (alineación con objetivos) y de la urgencia (prisa en ser ejecutado). Diferenciaremos entre todas las tareas laborales y personales seleccionadas para ser llevadas a cabo, las que destacan tanto por arriba (TC: Tareas Clave) como por abajo (TR: Tareas de Relleno).

HOW LONG (INT): duración estimada de cada tarea, que supondrá una simple reserva de espacio de tiempo (time-blocking) para su realización.

WHEN (INT): cita previa que uno concierta consigo mismo o momento de la jornada laboral autoimpuesto para ejecutar cada actividad. Esta etiqueta solo se utiliza cuando no existe la imposición externa WHEN (EXT). Por lo tanto, ambas son excluyentes.

El modo de incorporar estas etiquetas a cada entrada será uno u otro, según la propia naturaleza de cada “W”:

Usaremos anotaciones de tiempo en la AGENDA para dejar claros el WHEN (INT), donde fijamos la hora de inicio y el HOW LONG, donde estimamos la duración de la tarea.

Usaremos una MARCA (bandera, estrella, puntos...) de distintos colores para distinguir la relevancia o el PRIORITY.

Cualquier gestor de tareas que se precie, nos facilitará tanto el etiquetado convencional como la fijación en el calendario de fechas, concretas o recurrentes, así como la duración o el nivel de prioridad asignado a cada una de las tareas. Gracias a estas fantásticas herramientas digitales, la administración de la información se convierte en un asunto llevadero.

Los elementos sometidos a estas dos rondas de etiquetado A PRIORI (inicial y final) incorporarán toda la información que se necesita para permitir la generación de nuestra PDA. Habremos creado nuestra “realidad vertical” y estamos ya en disposición de proceder a pasar a la acción con una idea clara de qué queremos hacer, sin improvisar.

RETROSPECTIVA

Sacar cuentas del pasado

Las revisiones nos sirven para podar las ineficiencias detectadas y, de este modo, realizar pequeños ajustes de timón con los que enderezar el rumbo hacia nuestros objetivos. Al final de nuestra agenda diaria, después de haber gestionado el tráfico perpendicular entre nuestra PDA(n) y los ITEM sobrevenidos durante la jornada laboral, llega el turno de repasar las ACTIVIDADES FINALIZADAS.

Aplicando un sistema de etiquetado póstumo, valoraremos en qué medida lo que hemos hecho ha supuesto una contribución a reto y, además, realizar un mini-análisis DAFO de cada una de ellas. Tanto si las cosas han salido como esperábamos cuando definimos la tarea como si no, corresponde dejar constancia del nivel de éxito/fracaso y del motivo que lo justifica. Es el momento de medir la efectividad alcanzada, para lo cual contamos con la ayuda del juez.

Se trata de juzgar (por lo tanto, tiene un sesgo de SUBJETIVIDAD inalienable) lo siguiente:

HOW MANY: Grado de consecución de los objetivos previstos en cada una de las tareas de la PDA. Es el “cuánto” hemos logrado.

WHY– DAFO: Analizar las causas que justifican que las cosas hayan sido como han sido. Es el “por qué” que pone punto y final al ciclo.

Aportación a reto

El mero hecho de cuestionarte cuál ha sido el grado de aportación a retos (contribución a cumplimiento de objetivos) de cada cosa que haces, te predispone a afinar cada día un poco más el tiro. Es posible que consideremos esta parte del proceso como la más prescindible.

Y es que, una vez has acabado de hacer algo, parece que ya se ha logrado lo que se pretendía y seguro que tienes aún muchas cosas por hacer que requieren de tu atención más inmediata. La tentación de omitir este paso es natural, pero me siento en la obligación de pedirte el esfuerzo de vencerla. Ejecutando este paso, estamos acumulando un material informativo muy valioso que utilizaremos en el análisis semanal para corregir desviaciones con respecto a retos prefijados. 

Para llevar a cabo esta labor de medición de la mejor manera posible, se requiere una labor previa: Haber concretado en el diseño de nuestro Plan Estratégico Personal cuál es el nivel de consecución de cada uno de los retos que lo componen.

Análisis DAFO

Por su parte, el análisis DAFO no tiene que emplear mucho tiempo ni energía. Puede basarse en una sencilla anotación donde marcaremos en un check-list predefinido, la/s causa/s que, a tu modo de ver, justifica/n el resultado obtenido, a elegir entre la gama de factores influyentes en la productividad.

Sin estos datos, va a ser muy difícil realizar una evaluación correcta de nuestro modo de trabajar y prácticamente imposible implementar los ajustes necesarios (sin un buen diagnóstico, no puede haber prescripción exitosa). La herramienta que cumple mejor la función de registrar la información que emana de la aplicación de esta técnica, para sacar conclusiones de sus resultados, es el FORMULARIO (por ejemplo, de GOOGLE FORMS).

REALIDAD SOBREVENIDA

Gestionar realidades perpendiculares

El espacio mental FÁBRICA es el centro neurálgico del sistema. Allí es donde ocurren las cosas que representan la llamada REALIDAD VERTICAL (o PROGRAMADA) pero también es el lugar desde donde controlamos, con nuestra visión periférica, la REALIDAD HORIZONTAL (o SOBREVENIDA) que discurre en el ALMACÉN.

En la puerta principal, tengo apostado un agente de seguridad (GUARDIA DE FÁBRICA) que realiza la labor del control de accesos. Su labor me resulta crucial para regular mi tráfico de actividades diarias. El guardia de fábrica atiende a todas esas “TAREAS NO PROGRAMADAS” (TNP) que piden ser ejecutadas en el día. En función del daño potencial que son capaces de ocasionar a mi PDA, podemos distinguir, de más a menos, entre emergencias, urgencias, imprevistos e interrupciones. 

 Existen dos tipos de TNP:

TNP-LATER, que son las que pueden esperar a realizarse en algún momento de la jornada laboral

TNP-NOW, que son las que no pueden esperar y piden hacerse ya.

Cuando el guardia de fábrica recepciona a una de estas, lo único que tiene que hacer es preguntarles:

Si pueden esperar, son TNP-LATER y las manda a la SALA DE ESPERA. Allí se les aplicará la TÉCNICA RELOCATE

Si no pueden esperar, son TNP-NOW y las manda a la SALA DE NO ESPERA. Allí se les aplicará la TÉCNICA de resolución de conflictos MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP)

REALIDAD PROGRAMADA

Ejecutar la PDA(n)

La PDA es muy importante para mí: es mi mapa, mi brújula, mi guía, mi hoja de ruta, el único documento que me permito consultar a lo largo del día cuantas veces necesite. Me ayuda a no perderme, a volver al camino, a conseguir lo que quiero. Y es que, en este papelito (mental), plasmo cómo soy yo, cuál es mi voluntad y lo que me gustaría que ocurriese durante la jornada que afronto. Efectivamente, en cada una de las tareas de que se compone la PDA hay un pequeño deseo mío, un acto que me acerca al logro de mis objetivos. En resumen, nos permite:

  1. Minimizar la incertidumbre
  2. Optimizar nuestro consumo de energía
  3. Haber preparado las tareas a acometer
  4. Ponerle rumbo claro a nuestro día a día

Entre las cosas que, con la debida antelación, nos proponemos hacer a lo largo de la jornada laboral, ya se ha dicho que distinguimos entre tareas laborales y personales, resaltando unas pocas por arriba (tareas clave) y otras por abajo (tareas de relleno). Además, me exijo a mí mismo que todo esté ordenado en el tiempo y debidamente señalizado.

TIME-BLOCKING: Ordenado en el tiempo

Como bien sabes, no se pueden hacer dos cosas a la vez. Estamos hartos de escuchar lo nefasta que es la multitarea. Por eso, necesitamos una PDA donde pueda divisar a simple vista qué debo hacer en cada momento. Esta asignación de espacios temporales reservados para hacer cada tarea debe ser algo orientativo, sin fanatismos. Sabemos que todo está sujeto a cambios de última hora y debemos ser capaces de adaptarnos rápidamente y con flexibilidad. Lo cual no quita para que me resulte práctico ser concreto y citarme a priori conmigo mismo en determinados momentos de la jornada laboral para hacer determinadas cosas.

PRIORITY: Debidamente señalizado

Conviene distinguir la relevancia de cada asunto que voy a tratar. Por eso, distingo cuatro grupos. Con el paso del tiempo, he probado distintos sistemas de señalización para cumplir con esta finalidad. He usado la técnica MoSCoW (Must, Should, Could y Won’t have). He utilizado colores (rojo, naranja, azul y blanco). También he probado con números (1, 2, 3 y 4), letras (A, B, C y D)… luego decidí llamarlas “tareas clave”, “tareas laborales”, “tareas personales” y “tareas de relleno”. Me he dado cuenta que no importa demasiado el modo que utilice. Al final, me basta y sobra con que mi mente distinga unas de otras. Creo que esto aporta un gran valor a la hora de situarnos mentalmente y saber qué es lo que estoy haciendo en cada momento.

FORMATEO

SINTAXIS ASOCIADA AL ROL

El método que aquí se expone cuida el modo de expresarse hasta el punto de plantear una manera concreta de formular cada entrada antes de proceder a meterla en el cubículo que le corresponda. Esta técnica, complementada con la de las etiquetas descritas, nos simplifica sobremanera la identificación inmediata de aquello que tenemos delante

Los INPUT que no requieren acción y, por lo tanto, se transforman en INFORMACIÓN (sin fecha) o EVENTOS (con fecha) deben expresarse poniendo por delante un SUSTANTIVO que defina lo que son. En el primer caso, seremos meros CUSTODIOS mientras que en el caso en que haya fecha seremos simples TESTIGOS cuya presencia no será necesaria para que se produzca el evento

Los ENCARGOS deben expresarse poniendo por delante el NOMBRE PROPIO del sujeto sobre el que descansa la responsabilidad de la ejecución. Aquí desarrollamos el papel de TUTOR. No nos encargamos de la ejecución pero no nos resulta indiferente. Deberemos velar por su cumplimiento.

Las TAREAS (sean sin fecha o con fecha, puntual o recurrente) son acciones que llevaré yo a cabo y, por tanto, deben expresarse poniendo por delante un VERBO en infinitivo. Con este tipo de ITEM asumimos el papel de PROTAGONISTA.

La habilidad crítica para usar el método ON-TIME como es debido es ejecutar ágilmente el proceso de identificación-diagnóstico-prescripción de los INPUT. Pero no basta con hacer esto bien. Es necesario, además, llevar a cabo dos labores que van íntimamente entrelazadas: cuidar la forma de expresar los contenidos e identificar adecuadamente nuestro rol en cada caso.

Efectivamente, el modo de redactar los distintos tipos de respuestas se convierte en un asunto de gran importancia. Nos va a permitir estandarizar los formatos y familiarizarnos con una sintaxis concreta, algo que será tremendamente útil cuando repasemos los boxes en la fase de revisión del CHECKING diario.

Esta técnica no es, para nada, baladí. Uno de los principales problemas a la hora de mantener en el tiempo un sistema de organización es el desorden que degrada los materiales, oxida la estructura y deteriora el conjunto del engranaje hasta tal punto que se convierte en algo inservible. Si cada ITEM es registrado según nos parezca en cada momento, si nos ponemos en manos de la imaginación creativa, si no seguimos unas normas claras, lógicas e imperturbables, no habrá método que resista el paso del tiempo.

INTERROGATORIO

Transformar INPUT en ITEM

El almacén es el escenario en el que se lleva a cabo el proceso de transformación de los INPUT que llegan en ITEM. Con el fin de completar este proceso, actúan coordinadamente dos miembros de nuestra plantilla, que son el portero del almacén y el recepcionista de boxes. Cada uno de ellos ejecutará la/s técnica/s que tiene encomendada para que el proceso se consume como toca.

 

El portero de almacén ejecutará la técnica del interrogatorio secuencial

La recepcionista de boxes, por su parte: continuará con la técnica del interrogatorio, esta vez el transversal rematará la faena con la técnica del formateo de sintaxis y roles

JUEZ

Función

Vigilar la alineación de las actividades que realizamos con los objetivos que nos hemos fijado.

Finalizada la jornada laboral, antes de dejar caer el telón, toca sacar cuentas. Nada mejor que un personaje puntual, metódico y riguroso para levantar acta de lo sucedido. Lo único que tiene que hacer es pasarse por la zona de archivo de la fábrica y vaciar en una saca el contenido del contenedor de ACTIVIDADES FINALIZADAS. Cargar con ella y dirigirse a la OFICINA. Vaciar su contenido en la mesa y aplicar la técnica del CHECKING-RETROSPECTIVO. Es sencilla, pero requiere de sistemática en las formas y capacidad de análisis en el fondo.

Técnicas

CHECKING RETROSPECTIVO

Las revisiones nos sirven para podar las ineficiencias detectadas y, de este modo, realizar pequeños ajustes de timón con los que enderezar el rumbo hacia nuestros objetivos. Al final de nuestra agenda diaria, después de haber gestionado el tráfico perpendicular entre nuestra PDA(n) y los ITEM sobrevenidos durante la jornada laboral, llega el turno de repasar las ACTIVIDADES FINALIZADAS.

Aplicando un sistema de etiquetado póstumo, valoraremos en qué medida lo que hemos hecho ha supuesto una contribución a reto y, además, realizar un mini-análisis DAFO de cada una de ellas. Tanto si las cosas han salido como esperábamos cuando definimos la tarea como si no, corresponde dejar constancia del nivel de éxito/fracaso y del motivo que lo justifica. Es el momento de medir la efectividad alcanzada. Esta será la labor del juez.

Ubicación en contexto

GUARDIA DE FÁBRICA

Función

Gestionar los conflictos cotidianos que se producen entre las actividades programadas (REALIDAD VERTICAL) y las no programadas (REALIDAD HORIZONTAL).

Técnicas

RELOCATE

Proceso de búsqueda de un espacio temporal dentro de nuestra agenda diaria para ubicar las TNP que irrumpen en nuestra jornada laboral Cuando nos encontremos ante un grado de prisa no inmediata (TNP-LATER) vamos a querer posponer la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral.

No podemos esperar al final de esta, pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad.

 

MATRIZ DE PREVALENCIAS

Al confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS. Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado a la pregunta ¿Qué hago ahora? ¿Cuál es la decisión correcta? incluso antes de que se plantee la obligación de elegir.

 

Ubicación en contexto

RECEPCIONISTA DE BOXES

Función

La recepcionista de BOX, persona a la que el portero de seguridad deriva el ITEM recién llegado, remata la “faena bautismal”. Le pone apellidos al ITEM antes de dejarle pasar al compartimento donde descansará temporalmente.

Técnicas

INTERROGATORIO TRANSVERSAL

Someterlo a un INTERROGATORIO TRANSVERSAL para registrar la información básica. Averigua todas las “W’s” que corresponde según el caso [What, Where, Who, What for, Workspace, When, How long] lo cual supone llevar a cabo la sesión de ETIQUETADO INICIAL.

FORMATEO SINTAXIS

Dejarlo definido siguiendo unas normas de SINTAXIS concretas para uniformizar el formato usado, de forma que:

  1. Si se ubica en FILEBOX, empezará con un SUSTANTIVO.
  2. Si se ubica en SIDEBOX, empezará con un NOMBRE PROPIO.
  3. Si se ubica en INBOX, empezará con un VERBO INFINITIVO.

FORMATEO ROL

Reconocer la asunción de un ROL determinado de forma que:

  1. Si se ubica en FILEBOX, nos convierte en TESTIGOS o CUSTODIOS.
  2. Si se ubica en SIDEBOX, nos convierte en TUTORES.
  3. Si se ubica en INBOX, nos convierte en PROTAGONISTAS.

Ubicación en contexto

Como podemos suponer, se pasa el día, pasillo arriba, pasillo abajo, recepcionando a los ITEM que le entregan y acompañándolos a su estancia. Mientras lleva a cabo su triple labor, va rellenando una ficha técnica en la que deja constancia de todos los datos recopilados.

Al despedirse del ITEM le hace entrega de este documento, advirtiéndole de que no se separe de él en ningún momento si no quiere caer en el olvido y pasarse allí el resto de su vida. Esta “ficha bautismal” es su salvoconducto, el pasaporte que les permitirá salir de almacén en el momento en que sea seleccionado para formar parte de la PDA(n+1).

TRÁFICO EN LA WEB

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