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ONENOTE

Introducción

El gestor de notas ONENOTE es la herramienta del ecosistema MICROSOFT para tomar apuntes y anotaciones en cualquier formato (móvil, tablet y PC), siendo la sincronización inmediata entre todos los dispositivos conectados a internet.

GOOGLE integra las herramientas de correo (GMAIL), notas (KEEP), calendario (CALENDAR) y tareas (TASKS). Sin embargo,  MICROSOFT integra las herramientas de tareas (TO DO) con su correo y calendario (OUTLOOK) pero no siempre con su aplicación de notas (ONENOTE). Nos encontramos que, en ocasiones, el complemento de OneNote está deshabilitado en Outlook o no se ha instalado la integración de Outlook.

No obstante, no es algo que se eche en falta porque el gestor de notas ONENOTE tiene entidad suficiente por sí mismo como herramienta para la toma de notas como para no necesitar de nadie. 

Elementos estructurales

A nivel de diseño, la aplicación móvil mantiene la estructura que vemos en las versiones de escritorio y web reproducidas más abajo. Aun sin el increíble despliegue de opciones que tenemos en las versiones escritorio y web, la versión móvil tiene habilitadas las prestaciones básicas: permite registrar notas rápidas capturando imágenes con fotos y dictar audios que se transcriben instantáneamente. 

VERSIÓN ESCRITORIO
VERSION WEB

ONENOTE mantiene una estructura de LIBRETAS-SECCIONES-PÁGINAS que resulta muy útil para mantener clasificadas todas las notas desde el preciso instante en que estamos tomándolas. Crear blocs de notas, secciones o páginas no tiene mayor complicación que hacer click en el símbolo “+“.

Y resulta útil porque es un proceso natural y lógico. Si un estudiante inicia un curso donde se imparten 8 materias podría abrir 8 libretas. En cada una de estas libretas podría abrir una sección por tema y en cada sección incorporar las páginas necesarias para llenarla de contenido.

En el registro de anotaciones dispone de las opciones de escritura a las que ya nos tiene acostumbrado Microsoft en su aplicación de OFFICE Word, por lo que nos resulta todo muy familiar. Además, se pueden insertar todo un arsenal de elementos tablas, archivos, imágenes, vídeos en línea, vínculos, audios, plantillas,… con los que enriquecer el contenido de las notas. Y por supuesto, cualquier nota generada en ONENOTE se puede imprimir en pdf y compartir por correo con cualquier servidor

Secciones destacadas

Las prestaciones que más asombro nos causan son:

    • Escribir lo que decimos: dentro de la pestaña INICIO, la opción DICTADO DE OFFICE (icono MICRÓFONO)
    • Leer lo que escribimos: dentro de la pestaña VISTA, denominada LECTOR INMERSIVO
    • Traducción instantánea de cualquier idioma a cualquier otro: dentro de la pestaña VISTA, la prestación TRADUCIR

Generación PDA con el gestor de notas ONENOTE español

El gestor de notas OneNote español puede resultarnos de gran ayuda para capturar INPUTS de información que requieren atención pero no suponen acción, por lo que van a parar al SIDEBOX. Dentro del SIDEBOX podemos encontrar calendario de eventos para la información con un componente temporal, pero luego tendremos la información que convenga guardar.

Aquella información que sea de carácter de mayor enjundia y trascendencia, más perdurable en el tiempo, debería ir a un GESTOR DE INFORMACIÓN. Y aquella que sea de menor alcance encuentra su lugar ideal en un GESTOR DE NOTAS. Ahí es donde el gestor de notas ONENOTE puede representar su papel como el mejor. No debemos esperar de él nada más. Para proceder a la generación de nuestra PDA requerimos de herramientas con mayores prestaciones, como son los GESTORES DE TAREAS.

GOOGLE CALENDAR

Introducción

La agenda y el calendario electrónico de GOOGLE están disponibles en versión web y, además, se pueden descargar en nuestro teléfono o en nuestra tablet. Su uso nos permite ahorrar tiempo y aprovechar cada día al máximo.

GOOGLE CALENDAR no se limita a un único calendario sino a tantos como cada cual desee, permitiendo personalizarlos individualmente por nombre, color, configuración propia y posibilidad de compartir.

Desde hace unos años, Google decidió facilitar a sus usuarios de GMAIL la integración con los de sus aplicaciones Calendar, Keep y Tasks. Por lo tanto, todo usuario de Google Calendar puede recurrir a la sincronización de estas cuatro herramientas.

Ofrece la posibilidad de ver todos los calendarios en un solo sitio con vista mes, semana o día en un instante. Y cuando decimos todos nos estamos refiriendo a.

  • “MIS CALENDARIOS”
      1. Por defecto, GOOGLE CALENDAR te permite crear “EVENTOS” (los de Gmail se añaden a tu calendario automáticamente) en los que se pueden activar notificaciones de aviso.
      2. Si activamos el calendario “Recordatorios” podemos crear avisos de tareas.
      3. Para gestionar “TAREAS” debemos activar el calendario “Tasks” lo cual genera la sincronización automática con GOOGLE TASKS.
  • “OTROS CALENDARIOS”
      1. Podemos suscribirnos al calendario de un tercero (si nos autoriza, previa solicitud por nuestra parte)
      2. Explorar calendarios de intereses (festividades por credos religiosos o países, competiciones deportivas, fases lunares,…)
      3. Crear uno desde una URL ajena. 

Elementos estructurales

En la barra lateral izquierda figura, de arriba abajo:

    • El símbolo “+” para crear nuevas 
    • Un mini-calendario mensual
    • Mis calendarios
    • Otros calendarios 

En la barra superior, encontramos:

    • El símbolo “Ξ” para ocultar o mostrar la barra lateral
    • Un botón para acceder directamente al día de hoy
    • El mes en el que nos encontramos
    • Un buscador inteligente que permite discriminar por calendarios, persona, lugar,…
    • Menú AYUDA
    • Menú CONFIGURACIÓN
    • Visión elegida: día, semana, mes, año, agenda, 4 días

En la barra lateral derecha, enlaces directos a GOOGLE KEEP y GOOGLE TASKS

En la zona central, se muestra el calendario con sus entradas en la visión elegida.

Diferencias entre EVENTO y TAREA

GOOGLE CALENDAR se configura como gestor de calendario de eventos, que te habilita la posibilidad de integrar tareas siempre y cuando utilices a GOOGLE TASKS como tu gestor de tareas.

Este es el motivo por el cual, al pulsar el “+” se abre el cuadro de diálogo y aparecerá por defecto la opción de EVENTO, tanto si hemos creado un calendario nuevo como si lo hemos importado (por ejemplo, de un gestor de tareas como TODOIST). Sólo si tenemos activados los calendarios “Recordatorios” y “Tasks” nos aparecerán como opciones adicionales: RECORDATORIO y TAREA, respectivamente.

Cuando están todos los calendarios marcados como activos, el hecho de que la herramienta nos dé a elegir en cada alta entre estas tres alternativas, es posible que confunda al usuario. Le invita a pensar que se trata de opciones que pertenecen a la misma categoría, pero no es así.

EVENTO

Los EVENTOS y las TAREAS son sucesos que ocurrirán. Los RECORDATORIOS deberían ir aparte, pues no son comparables. Sólo son avisos de que “algo” va a ocurrir. En todo caso, se asemejan a las NOTIFICACIONES. Aclaremos estos términos y entenderemos mejor cómo debemos usar cada uno de ellos.

Evento

EVENTO

Un EVENTO es algo que está previsto que suceda en algún lugar determinado día (en ocasiones tendremos incluso concreción de la hora de inicio y la hora de finalización) con la participación o no de otras personas. Nuestra intervención con respecto a un EVENTO es pasiva. Sucederá con o sin nuestra intervención.

En “Más opciones” podremos definir si se repite automáticamente con cierta periodicidad, incluso establecer que se cree una notificación o un correo de aviso con la antelación que deseemos. No se puede marcar como completado: Cuando pasa el momento establecido, el evento desaparece sin que hagamos nada.

Ejemplos de EVENTO son:

      • Un partido de fútbol BARÇA-MADRID el próximo sábado, a las 21:00
      • Un concierto de Marc Anthony, el 12/06 a las 22:30
      • La fiesta sorpresa de 40 cumpleaños de un compañero de trabajo, prevista para el próximo domingo, a las 18:30
      • Una cena de padres del cole el sábado, a las 21:30
      • Una reunión de centro de trabajo este viernes, a las 8:30
      • Una LYNC para toda la plantilla, cada lunes a las 9:00
      • etc…

Como podemos ver, en todos los casos, el evento ocurrirá estemos nosotros en él o no. SOMOS TESTIGOS DE LOS EVENTOS. Si tenemos que ocupar un papel activo en un EVENTO, debemos crear la TAREA correspondiente. Si, por ejemplo, está previsto que sea yo quien se encargue de comprar un regalo para la fiesta sorpresa del domingo, deberé dar de alta una tarea independiente del evento (podría no comprar el regalo y la fiesta seguiría su curso y ocurriría igualmente sin mi participación)

Tarea

TAREA

Una TAREA es algo que implica acción directa por nuestra parte. Por lo tanto, nuestra intervención con respecto a la TAREA es ACTIVA. Como se ha dicho, se debe activar el calendario de “TASKS” para habilitar la posibilidad de darlas de alta. En el proceso de alta estableceremos, en principio, una fecha (y se quiere una hora de realización prevista) pero, mientras no se marque como “completada”, la tarea seguirá “pendiente” aunque haya transcurrido la fecha fijada. No es posible asociarle una NOTIFICACIÓN de preaviso a una TAREA. Si se desea disponer de una llamada de atención al respecto, deberemos dar de alta un RECORDATORIO específico para ello.

Ejemplos de TAREA son:

      • Llamar a mi hermana
      • Visitar a un cliente el próximo viernes, 12/06 a las 22:30
      • Enviar un correo a mi jefe mañana a 1ª hora
      • Crear un grupo de Whatsapp con mi equipo para una organizar una cena de navidad
      • Coger el avión para ir a Madrid
      • Redactar un informe de seguimiento de las ventas durante el último trimestre
      • etc…

Como podemos ver, en todos los casos, la tarea ocurrirá siempre que nosotros participemos activamente en ella. Y si no es así, quedará pendiente. SOMOS PROTAGONISTAS DE LAS TAREAS.

Tipos de tarea

En función del grado de concreción con que vienen definidas nos podemos encontrar:

    • TAREAS INCONCRETAS: Aquellas que suponen voluntad de llevarlas a cabo pero a las que les falta encontrar el momento exacto. Mientras éste se desconozca deberán aparecer únicamente en la lista de DESEOS.
    • TAREAS CONCRETAS: Se sabe dónde, cómo y cuándo debemos llevarlas a cabo. Éstas son las que deben ocupar un espacio en el calendario junto a los eventos. Además, existe un tipo específico de tareas que se caracteriza porque se repite con una frecuencia periódica. A este tipo de tareas les llamamos HÁBITOS.

Esta conceptualización es válida siempre que utilices GOOGLE TASKS como tu gestor de tareas. Cuando importamos, por integración, un calendario de una aplicación externa (como por ejemplo TODOIST) a GOOGLE CALENDAR, se quiebra este marco conceptual. Las TAREAS importadas se quedan catalogadas como EVENTOS, con las implicaciones que esto tiene y que se acaban de explicar aquí:

    • Se podrá asociar una notificación o correo de aviso.
    • Una vez transcurra el momento para el que se ha previsto su ocurrencia, se darán por realizadas.

Diferencias entre NOTIFICACIÓN y RECORDATORIO

“Podríamos decir, con el ánimo de simplificar, que un RECORDATORIO es a una TAREA lo que una NOTIFICACIÓN a un EVENTO.”

NOTIFICACIÓN
RECORDATORIO

Notificación

Una NOTIFICACIÓN es una llamada de atención (vía PUSH o CORREO ELECTRÓNICO) que tiene el objetivo de avisarnos de que un EVENTO va a ocurrir y debemos saberlo. Si éste tiene definido día y hora, deberemos establecer con qué antelación queremos recibirla. Si el EVENTO está marcado como “todo el día” le informaremos de a qué hora concreta del día que digamos, queremos tener el aviso.

Recordatorio

Como se ha dicho, se debe activar el calendario de “RECORDATORIOS” para habilitar esta posibilidad. Un RECORDATORIO también es un simple toque de atención que, en este caso, tiene el objetivo de avisarnos de que nos hemos propuesto hacer algo (TAREA) y queremos que se nos recuerde. Sólo requiere fijar día (y hora, si es el caso). Además, si es algo que se repite, podemos fijar con qué periodicidad. Cuando llega ese momento, se activa el recordatorio y debemos marcarlo como completado para que desaparezca. Para crear un recordatorio, tenemos dos opciones:

    • darlo de alta desde GOOGLE CALENDAR

 

    • darlo de alta desde GOOGLE KEEP

Generación PDA con GOOGLE CALENDAR

Podemos configurar nuestros calendarios de Google Calendar de modo que GMAIL nos enviará cada mañana un correo con un resumen de todo lo que tenemos planificado para ese día. Para ello debemos seleccionar la opción “Agenda diaria” y seleccionar “Correo electrónico”. De ese modo, tenemos una versión simplificada de nuestra PDA.

GESTOR DE INFORMACIÓN

Introducción

En primer lugar, un buen gestor de información puede considerarse sin lugar a dudas como nuestro “segundo cerebro”. A saber, un lugar donde poder volcar, apuntar y ordenar todo lo que no es necesario almacenar en nuestro cerebro. Por esta razón, podemos decir que bien utilizada, una herramienta como ésta tiene un poder fantástico. Parece que nos permite sacar lo mejor de nosotros mismos.

Además, disponer de un 2º cerebro despeja el camino para que podamos emplear toda nuestra capacidad intelectual. Especialmente, en aquellas funciones para las cuales es insustituible: crear, imaginar, relacionar conceptos, emocionarse, tomar decisiones, etc…

La era digital nos trae buenas y malas noticias. La más mala es que la cantidad de información que nos asalta a diario no se puede digerir. Y aunque podamos prescindir de una gran parte de ella, hay otra gran parte que resulta necesario conservar. La buena es que existen herramientas a nuestro alcance para gestionar toda esa información y no morir en el intento.

No todos los inputs que nos entran a diario y a los cuales se ha de prestar atención han de convertirse en tarea y desaparecer. Continuamente se generan soportes documentales que se han de tratar. Necesitamos como el agua dotarnos de un sistema basado en el orden lógico de nuestro modus vivendi. Existen herramientas que permiten estructurar adecuadamente toda la información que en algún momento vamos a tener que usar, y tendremos que decidir cuál nos resulta más útil y fácil de usar para cumplir este cometido..

Tipo de información que merece la pena custodiar

En otras palabras, necesitamos mantener el orden y el control sobre nuestras vidas. Por ello, daremos algunos ejemplos terrenales que ayudarán a comprender de qué tipo de información hablamos:

  • Autos: recibos de seguros, justificantes de impuestos, multas, facturas de mantenimiento, …
  • Bancos: extractos de movimientos, contratos, informes de posición,…
  • Biblioteca: lecturas pendientes o resúmenes de libros leídos,…
  • Colegios: matrículas, horarios, normas,  seguimiento de calificaciones obtenidas,…
  • Empresa: contratos, nóminas, comunicaciones, bonus, …
  • Escrituras: herencias, compraventas, testamentos, alquileres,…
  • Formación: cursos, temarios, programas, …
  • Identificación: pasaportes, DNI, carnets de socios, tarjetas, permisos de conducir,…
  • Médicos: informes de chequeos, resultados de análisis, prescripciones,…
  • Proveedores: contratos de suministros, facturas, seguros de mantenimiento,…
  • Viajes: reservas de billetes, bonos de hoteles, justificantes de pago, …

Por lo tanto, debemos estructurarla para acceder a ella cuando nos resulte adecuado. De este modo, tenemos un tesoro de herramienta que nos ayuda a mantenerlo todo bajo control.

Para terminar, tal y como se ha dicho, los avances tecnológicos han permitido logros que nos hacen la vida mucho más fácil. Por consiguiente, se trata de conocer cómo funcionan los mejores e incorporarlos a nuestra cotidianeidad. 

Opciones alternativas

EVERNOTE
NOTION

Selección

NOTION ha llegado pegando fuerte, apostando por tocar todos los palos (“All-in-one”), con una estética formidable que atrapa a quien vence la resistencia al aprendizaje en su uso. No al nivel que lo hace EVERNOTE, pero tienen bien resuelta la posibilidad de añadir contenidos a través de la extensión en el navegador. Pero, para enfrentarte en el ring a un competidor de la envergadura de un elefante, no puedes acudir sin tener habilitada la posibilidad de recepcionar e-mails en tu bandeja de entrada. Nos consta que están en ello, pero hasta llegar ahí nos quedamos con aquello de “más vale pájaro en mano que ciento volando”.

EVERNOTE

GESTOR DE CALENDARIO

Introducción

Cada herramienta está pensada para un uso principal.

Los gestores de calendario tienen como público objetivo a aquellos que necesitan tener una plataforma recordatorio para generar listas de asuntos pendientes (to-do-list) con orden temporal. Se trata de no olvidar los compromisos adquiridos con ellos mismos y con los demás en cada momento. No solapar unos con otros y tener la apariencia de llegar a todo, sin profundizar. Sirven a la perfección para implementar determinadas técnicas de gestión del tiempo (TIME BOXING o POMODORO). Es decir, para establecer límites temporales en la duración de los eventos. Cumpliendo este cometido, se puede dar por bien empleado.

Recogen información sobre eventos (sucesos que tienen una ocurrencia prevista) tales como cumpleaños, aniversarios, viajes, citas,..  Los eventos permiten registrar datos sobre quién, dónde, cuándo y cómo. El calendario es una parte importante de cualquier sistema de organización personal, pero no es una herramienta de organización por sí misma.

No tiene en cuenta el contexto en el que te encuentras ni el motivo que hay detrás de cada uno de tus actos. Tampoco puedes llevar con él un seguimiento de los asuntos que tienes aparcados a la espera de que se despierte tu interés en llevarlos a cabo. O las tareas delegadas en terceras personas. Para eso, ya necesitas dar un paso más y acudir a un gestor de tareas.

Contenido

Para los que tienen requerimientos mínimos, piensa en lo que te podrías encontrar anotado a mano en un calendario de cocina. Asuntos que van directamente relacionados con una fecha concreta y funcionan como simple recordatorio sin requerir de nosotros más acción que nuestra presencia. Nos referimos, por ejemplo, a EVENTOS del tipo:

        1. Festividades
        2. Cumpleaños, santoral,…
        3. Viajes
        4. Citas concertadas (médico, abogado, tutorías,…)
        5. Agenda deportiva, cultural o familiar…

Para quienes requieren un mayor grado de sofisticación o de concreción, los gestores de calendario también pueden suplir el contenido de lo que se anota en una agenda física. En este caso, funcionan como una lista de tareas pendientes (TO-DO-LIST), que buscan ubicación de día y hora para llevarse a cabo:

        1. Llamadas a realizar
        2. Correos a enviar
        3. Informes a elaborar
        4. Visitas a atender
        5. Reuniones a las que asistir

Ahora hay multitud de opciones en el mercado, con fantásticas interfaces para el usuario, que puede visionar lo que tiene que hacer en cada momento y no descuidar ningún evento. Cabe señalar que algunos gestores de calendario permiten opciones de etiquetado y asignación de prioridades, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Para ello están los gestores de tareas y/o proyectos. 

Selección

GOOGLE CALENDAR

GESTOR DE PROYECTOS

Introducción

Cada herramienta está pensada para un uso principal.

Los gestores de proyectos permiten la conectividad entre distintas personas que comparten intereses y que necesitan sincronizarse para alcanzar sus objetivos. Son demandados por organizaciones que tienen distintos equipos, cada cual con sus respectivos proyectos, compuestos por las tareas que correspondan. Las exigencias se multiplican a medida que se entrelaza la actividad en la organización de cada uno de sus miembros. Se requiere, pues, hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los niveles implicados.

Los gestores de proyectos son el instrumento adecuado para las personas que trabajan en equipo de un modo colaborativo. Más allá de la organización de la propia agenda de cada uno, se requiere coordinación entre todos sus miembros para cumplir con los objetivos marcados en las fechas de entrega correspondientes.

La clave estará en compartir adecuadamente información la visión de conjunto al tiempo que cada cual tenga claro qué tareas tiene asignadas.

Por lo tanto, se configuran como la herramienta informática de productividad colectiva básica. 

Análisis

TRELLO

La misma reflexión que hacíamos para la gestión de tareas es válida para la gestión de proyecto. A saber: la era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. Con carácter general, las opciones analizadas cumplen los siguientes requisitos a nivel conceptual:

      1. requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
      2. ofrecer una curva de aprendizaje corta y empinada
      3. disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente como para ser conscientes de lo que compramos si accedemos a las versiones de pago
      4. permitir la planificación, organización y el control del trabajo colectivo mediante la creación de equipos y la asignación de tareas 
      5. facilitar la colaboración mediante una buena comunicación entre los diferentes miembros de cada equipo implicados en cada proyecto para que cada cual haga lo que tiene que hacer en el momento correcto
      6. ofrecernos una adecuada visión de conjunto
      7. servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos por la organización
      8. sistematizar el seguimiento del progreso de cada proyecto para corregir las desviaciones que se vayan detectando

Con carácter específico, las características que se han tenido en cuenta a nivel técnico para valorar las distintas opciones, que nos hacían merecer el esfuerzo de ser probados y analizados han sido cumplir el mayor número de los siguientes requisitos:

      1. IDIOMA: A pesar de que muchas de ellas tienen su origen en países anglófonos, valoramos muy positivamente tener disponible su versión en castellano. Por tres razones:
          • el público de esta web es de habla hispana
          • el indudable peso de nuestra lengua en el mundo
          • la facilidad con la que se pueden implementar las traducciones con los medios tecnológicos existentes.
      2. MULTIDISPOSITIVO: Estar adaptado a todos los formatos digitales (smartphone, tablet, portátil -laptop- y escritorio -desktop-),
      3. SINCRONIZACIÓN automática las entradas de información a través de cualquier dispositivo
      4. MULTIPLATAFORMA: Estar disponible en las principales plataformas (iOS y Android)
      5. TRATAMIENTO DE FECHAS: Contemplar diferencia entre inicio y fin (límite / tope), así como recordatorios y repeticiones, que tanto simplifican el proceso de alta de nuevas actividades.
      6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: Fundamental contar con la posibilidad de estructurar el contenido de la información con un sistema de LISTAS y ETIQUETAS adecuado. 
      7. FILTROS de visualización que funcionen como “atajos” para acceder a la información que nos interesa de un modo personalizable a las necesidades de cada cual.
      8. DIRECCIÓN E-mail PROPIA: Tener habilitada la posibilidad de convertir e-mails recibidos en entradas de información que puedan convertirse en actividades.
      9. EXTENSIÓN NAVEGADOR: Disponer de extensión en Google-Chrome para poder capturar contenidos durante la navegación web
      10. CONECTIVIDAD: Formar parte de plataformas de automatización y conexión de apps cloud tales como Zapier o IFTTT, sin ser un requisito indispensable, supone una ventaja añadida

Selección

TRELLO

GESTOR DE TAREAS (mejor dicho, de ACTIVIDADES)

Introducción

Cada herramienta está pensada para un uso principal. Del mismo modo, cada palabra está pensada para definir un concepto. Si somos rigurosos, y hasta escrupulosos (no hace falta ponerse triquismiquis) con el uso de las distintas herramientas y los distintos términos, gozaremos de una ventaja indudable con respecto a quien no lo hace.

Los gestores de “actividades” (mal llamados, de “tareas” -luego veremos por qué-) se encuentran a medio camino entre los gestores de notas y calendarios (más simples) y los gestores de proyectos (más complejos).

Lo que pueden llegar a ofrecer de más con respecto a las aplicaciones de notas o calendarios es la posibilidad de:

      1. clasificar las actividades en listas de distinta naturaleza
      2. crear etiquetas con las que adjetivar las cosas que hacemos
      3. definir prioridades / señalar importancia
      4. explicitar el motivo que hay detrás del alta de una actividad
      5. usar filtros, que nos ayudarán a usar atajos para manejar la información según los fines que se persigan.
      6. fomentar su uso a través del seguimiento estadístico con formatos gamificados.

Lo que ofrecen de menos que los gestores de proyectos es la capacidad de integrar la actividad de los distintos miembros de una organización.

Los gestores de “actividades” cubren las necesidades de quienes buscan incrementar su productividad realizando una programación diaria de actividades (PDA).

Se adaptan como anillo al dedo a aquellas personas que actúan por libre a la hora de organizar su agenda de actividades, sin pretensiones de encajar en el modo de organizarse de un equipo.

Por lo tanto, se configuran como la herramienta informática de productividad individual básica. Es idónea para ejecutar el método ON-TIME. 

Contenido

Efectivamente, nuestra PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, base del MÉTODO ON-TIME, va a conformarse con actividades que, no sólo requieran determinar qué-cuándo-dónde-quién (eso ya lo cubren los gestores de calendario), sino en qué contexto, por qué motivo y con qué prioridad. El uso combinado de los filtros, las etiquetas y las listas o carpetas nos va a allanar el camino para cumplir este cometido.

Llegados a este punto, es importante que distingamos entre:

    • los eventos. No son actividades sino información asociada a un día (y en ocasiones, a una hora de inicio y/o de finalización): un cumpleaños, una reunión, un partido de fútbol… son sucesos que ocurrirán con o sin mi presencia, y además lo harán en un momento predeterminado. Ante la duda, para identificarlos, cabe preguntarse “sin mí ¿este hecho sucedería?”. Distinto es que de mi participación en él pueda derivarse la necesidad de realizar alguna actividad, para lo cual tendré que darla de alta como tal. A efectos prácticos, los eventos deben ser nombrados con un SUSTANTIVO, nunca con un VERBO.
    • los distintos tipos de actividades que debemos gestionar:
        • los encargos hacen referencia a las actividades que no tengo que hacer yo, siendo de mi incumbencia. Me conciernen porque requieren mi atención y suponen acción, pero la ejecución de esta acción no recae sobre mí. A efectos prácticos, los encargos deben ser nombrados con un VERBO pues son una acción, nunca con un SUSTANTIVO.
        • las tareas propiamente dichas se deben contemplar como actividades que tengo que hacer yo, aquellos sucesos en los que mi presencia es imprescindible, que pueden o no tener fecha asignada: asistir a una cita, realizar una llamada, contestar un correo… son sucesos que ocurrirán sólo cuando yo ejecute la acción que conllevan, pero lo harán cuando tenga que ser, cuando yo pueda hacerlo. En este sentido, yo podré programarme una tarea y no llegar a llevarla a cabo y en cambio, puedo hacer cosas que no tenía previstas. A efectos prácticos, las tareas deben ser nombradas con un VERBO, nunca con un SUSTANTIVO. Existe un tipo de tarea especial que llamamos hábito y que sólo se distingue del resto de tareas en que su fecha de ejecución no es única sino repetitiva, normalmente en una frecuencia periódica.

Igualmente, resulta especialmente útil establecer una diferenciación entre dos tipos de tareas:

      1. Tareas “concretas, o TAREAS propiamente dichas. Son aquellas actividades que nos incumben y a las que ya les hemos puesto día y hora de ejecución. Formarán parte de la PDA junto con los eventos que compartan fecha, incluso con los encargos que debamos tutelar. Se encuentran en una fase de maduración más elevada.
      2. Tareas “inconcretas” o DESEOS. Son aquellas que suponen intención y voluntad de realización, pero que no tienen un día y una hora definidos. Forman parte de una lista de actividades pendientes (“TO-DO-LIST”), de la cual tiraremos para completar nuestra PDA en función de la disponibilidad que dejen libre los eventos y las tareas concretas. Se encuentran en una fase de maduración más temprana.

En un sentido estricto, los gestores de calendario debieran registrar los eventos, los encargos y las tareas concretas. Por su parte, los gestores de notas debieran encargarse de albergar la información (FILEBOX) relevante que no implicara acción. Y los gestores de actividades debieran registrar todas las tareas (INBOX) y, adicionalmente, contar con la información del calendario de eventos (FILEBOX) si y sólo si se produce un “accionamiento” del input que suponga un cambio de nuestro rol testimonial a protagonista. De este modo, podremos determinar cuál es el tiempo neto disponible para llevar a cabo los deseos (INBOX) y pasar revista a los encargos (SIDEBOX) que tenemos pendientes.

Esta visión pone de manifiesto la importancia de integrar plataformas de calendario y de tareas, para que los datos se sincronicen automáticamente.

Las fechas que definen a las tareas son:

    • La de inicio (start date)
    • Eventualmente, la de repetición (repeat) para tareas periódicas
    • La de vencimiento , que puede ser fija (due date) o límite (deadline)
    • La de recordatorio (reminder)

Es tremendamente útil que la aplicación de gestión de actividades (mal llamada de tareas) se adapte a esta realidad conceptual. Cuando uno está elaborando su PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES, debe partir de los eventos del día (a título informativo, por si alguno de ellos se acciona y pide transformarse en actividad), los encargos que se sitúan en nuestro ámbito de influencia, añadir las tareas concretas y completar la jornada laboral seleccionando una cantidad razonable de deseos (tareas inconcretas) de la lista de pendientes. La prioridad vendrá marcada por el contexto y también en base a criterios de importancia (alineación con objetivos) y urgencia (proximidad al vencimiento).

Cabe señalar que algunos de los mal llamados gestores de tareas, para resultar más “prácticos”, se meten en áreas que no son de su competencia y permiten otras opciones como:

  • la opción de facilitarte la elaboración de la lista de la compra (para lo cual, los gestores de notas funcionan a las mil maravillas) 
  • la opción de asignar tareas e invitar a terceras personas, lo cual ocasionalmente está muy bien, pero no es ésta la esencia para la que fueron creados. Si es un uso que se hace recurrente es porque nos encontramos trabajando en equipo y, para satisfacer las demandas de organización en los entornos de trabajo colectivos están los gestores de proyectos.

La única excepción a esta regla la encontramos en la conveniencia de integrarse, como se ha dicho antes, con la función de vista agenda que ofrecen los gestores de calendario

Análisis

ANY.DO
GOOGLE TASKS
IKE
REMEMBER THE MILK
TICKTICK
TO DO
TODOIST
TOODLEDO

La era digital nos genera problemáticas nuevas pero también nos ofrece soluciones fantásticas para no quedarse apeado del tren del progreso. Con carácter general, las opciones analizadas cumplen los siguientes requisitos a nivel conceptual:

      1. requerir una inversión de tiempo correcta y rentable,
      2. ofrecer una curva de aprendizaje corta y empinada
      3. disponer de una versión gratuita lo suficientemente potente como para ser conscientes de lo que compramos si accedemos a las versiones de pago
      4. contribuir a la generación de la Programación Diaria de Actividades (PDA)
      5. ofrecernos la posibilidad de identificar y gestionar el DAFO (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades) 
      6. servirnos de guía para alinearnos con los objetivos establecidos
      7. ayudarnos a sistematizar el seguimiento de resultados
      8. permitirnos analizar las causas que los han provocado

Con carácter específico, las características que se han tenido en cuenta a nivel técnico para valorar las distintas opciones, que nos hacían merecer el esfuerzo de ser probados y analizados han sido cumplir el mayor número de los siguientes requisitos:

      1. IDIOMA: A pesar de que muchas de ellas tienen su origen en países anglófonos, valoramos muy positivamente tener disponible su versión en castellano. Por tres razones:
          1. el público de esta web es de habla hispana
          2. el indudable peso de nuestra lengua en el mundo
          3. la facilidad con la que se pueden implementar las traducciones con los medios tecnológicos existentes.
      2. MULTIDISPOSITIVO: Estar adaptado a todos los formatos digitales (smartphone, tablet, portátil -laptop- y escritorio -desktop-),
      3. SINCRONIZACIÓN automática las entradas de información a través de cualquier dispositivo
      4. MULTIPLATAFORMA: Estar disponible en las principales plataformas (iOS y Android)
      5. TRATAMIENTO DE FECHAS: Contemplar diferencia entre inicio y fin (límite / tope), así como recordatorios y repeticiones, que tanto simplifican el proceso de alta de nuevas actividades.
      6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: Fundamental contar con la posibilidad de estructurar el contenido de la información con un sistema de LISTAS y ETIQUETAS adecuado. 
      7. FILTROS de visualización que funcionen como “atajos” para acceder a la información que nos interesa de un modo personalizable a las necesidades de cada cual.
      8. DIRECCIÓN E-mail PROPIA: Tener habilitada la posibilidad de convertir e-mails recibidos en entradas de información que puedan convertirse en actividades.
      9. EXTENSIÓN NAVEGADOR: Disponer de extensión en Google-Chrome para poder capturar contenidos durante la navegación web
      10. CONECTIVIDAD: Formar parte de plataformas de automatización y conexión de apps cloud tales como Zapier o IFTTT, sin ser un requisito indispensable, supone una ventaja añadida

Selección

Pódium

En principio, Todoist y Tick-Tick son ideales para implementar el workflow del método ON-TIME. Estamos ante dos herramientas perfectas para cumplir el cometido de GESTIONAR ACTIVIDADES. Y además, podemos decir que casi casi por igual. Incluso que se parecen demasiado. Sea como fuere, cualquiera de ellas ofrece las suficientes prestaciones como para adaptarse a las necesidades que planteamos con un grado de simplicidad correcto. Si alguna diferencia había entre ellas, desde que Todoist ha incorporado recientemente la visión calendario, ambas compiten claramente entre ellas en un mismo formato y prácticamente en igualdad de condiciones. Y ello, en todas las versiones posibles (móvil, tablet y sobremesa). Valoramos especialmente el desarrollo llevado a cabo de un sistema de filtros customizables o de listas inteligentes para fusionar listas, calendario y etiquetas.

Sin embargo, a estas aplicaciones ganadoras les sigue de cerca un competidor muy muy serio. Alguien que se distingue por su enorme despliegue de medios y su personalidad. Efectivamente, consideramos a Toodledo como la opción con mayor grado de sofisticación de entre todas. El más perfeccionista y riguroso de todos los gestores de actividad analizados. Quien se acerca a él por 1ª vez puede pensar que está diseñado para una élite de usuarios expertos. Pero como también se caracteriza por su gran versatilidad, este prejuicio se desvanece a medida que se le pierde el miedo y se le gana confianza. Y aunque su curva de aprendizaje no sea la más corta y empinada entre sus homólogos, no nos cabe duda de que aprender a usar TOODLEDO es un esfuerzo que merece la pena llevarse a cabo.

Las únicas pegas: no estar disponible todavía en el IDIOMA español acaba por ser casi la única (porque la conexión con los gestores de contactos es una carta a los Reyes Magos que hoy en día sólo encontramos en una aplicación de menor relieve). Y luego, que no es tan divertido como TODOIST o TICKTICK, que estimulan su uso mediante el reto de superarte y alcanzar niveles a través de la gamificación.

Resto de gestores de tareas

Remember the milk (RTM) es un clásico, una de las aplicaciones de tareas más antiguas que existen. Atiende lo esencial y resulta muy intuitiva. Se integra con otras aplicaciones, tiene una interfaz muy amigable y es cómoda de usar. Si no existieran opciones más completas, sería un gestor de tareas con el que podría trabajar perfectamente sin echar en falta nada ni a nadie.

Any.do en versión móvil puja por estar al nivel de las mejores. Tiene una interfaz muy sencilla y un grado de usabilidad más que digno desde su página principal (con su fantástica estructura de listas y etiquetas). Además, su integración con Whatsapp y su Any.do moment resultan bastante efectistas. Sin embargo, no compensan la carencia que supone el no poder recibir correos como tareas desde cualquier servidor ni contenidos web desde su extensión en el navegador. A un gestor de actividades se le debe exigir que facilite al máximo la captura de inputs. Tampoco entendemos que haya eliminado la opción de establecer prioridades que tuvo en algún tiempo. Además de esto, en versión tablet, escritorio o web rebaja mucho las prestaciones que ofrece en el móvil y ahí baja muchos puntos. Entendemos que el motivo es porque se encuentra en fase beta y que, por lo tanto, las mejoras pueden llegar en el futuro próximo.

To Do tendría la posibilidad de tratar a las seleccionadas de tú a tú si cerrase con éxito el proceso de integrarse con sus aplicaciones hermanas. Con MICROSOFT OUTLOOK gestor de correo está perfectamente conectado, pero no así con su aplicación de CALENDARIO lo cual es bastante limitante (tampoco se integra con su aplicación de notas ONENOTE). Una verdadera lástima porque es un gestor de actividades que ha hecho extraordinariamente bien lo difícil (conceptualmente está muy bien diseñado) y en cambio hace aguas en lo fácil (conectarse con los suyos).

Tasks, el gestor de actividades de GOOGLE, es otro caso que nos resulta llamativo. Representa la expresión pura del minimalismo más básico. Como cuenta con la gran ventaja en este caso de estar integrado con sus aplicaciones hermanas (GMAIL -correo- y CALENDAR -calendario-), se puede permitir apostar por la simplicidad máxima. De todo lo que hemos dicho antes que pueden ofrecer las aplicaciones de gestión de tareas con respecto a las de notas y calendario sólo aportan una: la clasificación en listas de la misma naturaleza. Prescinden de todo lo demás: fijar recordatorios, etiquetar actividades, definir prioridades, crear filtros de visualización, historiales estadísticos o sistemas de gamificación que fomenten el uso de la herramienta. Ni siquiera algo tan sencillo como visualizar las actividades conjuntamente, sólo lista a lista. Pero bueno, es la apuesta del gigante y estamos convencidos que estará basada en estudios que les llevan a concluir que a un gran número de usuarios les basta con esto para organizarse la jornada.

Otros gestores de tareas interesantes

A IKE también le faltan muchas cosas. No nos deja enviarle correos como tareas ni ofrece visión calendario. Tampoco se puede usar en versión escritorio, ni permite crear subtareas ni etiquetar ni fijar prioridades, etc… Quizá lo más inquietante es que cuando te descargas la aplicación sólo te sirva para ese dispositivo y no permite crear una cuenta que se sincronice con tus otros dispositivos. Tantas carencias tiene que en algunos momentos hemos pensado que se parece más a un gestor de notas y calendario que a uno de tareas.

No obstante, plantea una propuesta especialmente atractiva visual y conceptualmente. Aunque se inspira en la matriz urgencia-importancia de Covey como sistema para diferenciar entre actividades, nosotros la hemos adaptado a la estructura de listas ON-TIME que se verá más abajo. Y en las pruebas de testeo, el resultado ha sido más que satisfactorio lo que nos permite comprender que sea la aplicación preferida por determinadas personas que sólo buscan “sota-caballo-rey”.

Por lo que respecta a MY_WOORK pasa otro tanto de lo mismo. A esta joven aplicación le falta usabilidad y muchas otras cosas que se pueden consultar en la tabla expuesta más arriba. Aún así, la hemos querido traer a colación porque no se le puede negar la originalidad de haber integrado en la gestión de actividades, la de notas y, sobre todo, la de contactos. Algo que debiera servir de ejemplo para que los demás pudieran copiarlo pues es extremadamente útil. 

Estructura de LISTAS según Método ON-TIME

En la correcta definición de las LISTAS (mal llamadas PROYECTOS en algunas aplicaciones de gestión de actividades) está la clave para alcanzar el óptimo aprovechamiento de estas herramientas. Para no errar el tiro es necesaria una visualización adecuada del circuito que sigue la información que nos va impactando cada día mientras nos dedicamos a cumplir con las actividades que tenemos programadas en nuestra PDA. Sólo si contamos con esta base conceptual vamos a llegar al conocimiento exacto de cuáles son las listas necesarias para regular el intenso tráfico de información con que nos encontramos durante la jornada laboral.

En base a este esquema, las listas que debemos habilitar en cualquier gestor de actividades que usemos son las siguientes:

      • FILEBOX-Eventos: No son actividades sino datos de sucesos con fecha asignada en los que participamos como testigos. Mientras no exista un hecho desencadenante de un cambio de nuestro rol, que nos haga pasar a ser protagonistas, sólo se tomarán como referencia a tener en cuenta. El dato de una fecha de cumpleaños de un amigo es un simple evento, pero tomar la decisión de llamar para felicitarle ya es una actividad.
      • SIDEBOX-Encargos: actividades delegadas en terceras personas que debemos tutelar que se llevan a cabo
      • INBOX-Deseos: actividades que debemos realizar nosotros en algún momento aún por determinar
      • INBOX-Tareas: actividades agendadas en las que participamos como actores principales de un modo puntual y único
      • INBOX-Hábitos: actividades agendadas en las que participamos como actores principales con una frecuencia periódica
  •  

Con la aplicación IKE, renombrando las categorías, podemos conseguir una estructura de contenidos perfecta:

IKE resulta especialmente adaptada a la filosofía de nuestro Método

Con esta clasificación de la información, vamos a poder:

    1. acometer las actividades programadas durante la jornada laboral según nuestra PDA (n), sin más rupturas de concentración que las estrictamente justificadas
    2. generar fácilmente nuestro PDA (n+1), que será la guía base de nuestra actividad para la jornada siguiente.

Como se puede comprobar, hay una parte de listas que no es necesario seguir porque no son necesarias para los fines que perseguimos utilizando un gestor de actividades. Nos referimos a:

    • OUTBOX-Papelera: inputs de información que no merecen siquiera nuestra atención
    • FILEBOX-Información: datos sin fecha que es mejor custodiar en una aplicación de gestión de notas o de información, dependiendo de su trascendencia
    • LATER-Urgencias no inmediatas: tareas no programadas que pueden diferirse dentro del espacio temporal de la jornada laboral
    • NOW-Urgencias inmediatas: tareas no programadas que se cuelan en la jornada laboral y que, en función de qué tipo de tarea PDA nos pillen ejecutando, se harán enseguida o no se harán (algo que determinará la Matriz de Prevalencia).

Ejemplos prácticos

ANY.DO
GOOGLE TASKS
MICROSOFT TO DO
TICK TICK
TODOIST
TOODLEDO

Estructura de ETIQUETAS según Método ON-TIME

La elección de etiquetas es algo muy personal y debe basarse en la casuística particular de cada cual, pero hasta cierto punto. Recomendamos no perder de vista el esquema de catalogación de tareas que utilizamos en el Método On-Time. A saber:

  1. EFICACIA = “¿QUÉ?”: Encuentros, Llamadas, Mensajes,…
  2. EFICIENCIA = “¿CÓMO?”
    1. PRIORIDAD: tarea clave, tarea personal, tarea laboral, tarea de relleno
    2. TIEMPO: como las fechas se gestionan desde el calendario, aquí se puede etiquetar la duración prevista de la tarea (indefinida, 60min, 30min, 10min, 2min,…)
    3. ESPACIO: casa, oficina, lugar acordado, nube, ordenador, móvil,…
    4. OBJETO: reto, objetivo, desafío, meta,…
    5. SUJETO: persona/s relacionada/s

Cuestionamos la mayor

Lo primero que debemos plantearnos es ¿tiene sentido etiquetar las actividades?. ¿y establecer prioridades entre unas y otras, o marcarlas como importantes? Que todo un gigante como Google renuncie en su aplicación de tareas TASKS a habilitar la posibilidad de etiquetar las actividades, ni siquiera el poderlas resaltar como importantes o prioritarias, invita a pensar. ¿Será que se han dado cuenta de que es algo que no aporta valor y tan solo supone una pérdida de tiempo?

Hay que buscar el punto de equilibrio, que suele situarse en el medio entre dos extremos

Efectivamente, en el término medio está la virtud. Desde nuestro punto de vista, tan malo es pasarse por exceso como por defecto. Durante los años de experimentación práctica con distintas herramientas, hemos tenido la ocasión de realizar un movimiento pendular.

Empezamos con TASKS. Nos dábamos cuenta de que en el mismo proceso de ALTA de una actividad ya podemos definir en el título:

      • EFICACIA-Qué
      • EFICIENCIA-Cómo:
          1. Quién (sujeto)
          2. Cuándo (tiempo)
          3. Dónde (espacio)

Por ejemplo: “Visitar (qué) a Pepe (quién) en su despacho (dónde) mañana a las 12:00h (cuándo)”

Pero con el tiempo nos dimos cuenta de que aquello que elaborábamos con suma rapidez no era más que una lista de pendientes con la que no podíamos pretender mejorar la gestión de nuestro rendimiento. Nos faltaba orientación a resultados. No nos preguntábamos por qué hacíamos cada cosa, por lo que no había búsqueda de alineación con objetivos.

Tampoco diferenciábamos la prioridad entre una actividad y otra más allá de por la lista en que se ubicara, lo cual entraña el peligro que tiene pensar que todo es igual. Después de algunos contratiempos serios ocasionados por esta grave carencia decidimos utilizar un sistema de etiquetado completo donde no se nos pasara nada de esto.

En nuestro afán de hacer las cosas de la mejor manera posible, llegamos a desarrollar un grado de detalle bárbaro en el proceso de etiquetado de cada actividad, buscando la perfección en el registro de la realidad que nos circundaba. Basta ver el sistema de etiquetado que llegamos a utilizar usando Evernote como gestor de actividades:  

A la conclusión que llegamos con el paso del tiempo es que el esfuerzo que empleábamos en el proceso de etiquetado era alto para el retorno obtenido en términos de valor. ¿Por qué? pues porque eran raras las ocasiones en las que teníamos necesidad de usar la información registrada.

Al final, llegamos a la conclusión de que se podía simplificar sin merma de productividad. Si el proceso de ALTA de una actividad nos brindaba en el título:

      • EFICACIA-Qué
      • EFICIENCIA-Cómo:
          1. Quién (sujeto)
          2. Cuándo (tiempo)
          3. Dónde (espacio)

¿Cuál era nuestra necesidad real de “etiquetado”? Concluimos que sólo necesitamos etiquetar:

      • Prioridad. Si la aplicación dispone de la posibilidad de etiquetado, basta con respetar este esquema. De otro modo, tendríamos necesidad de crear 4 etiquetas para elegir una por cada actividad (en una escala del 1 al 4: TC=4, TL=3, TP=2, TR=1)
      • Objeto (para qué hacemos la actividad)

Para crear etiquetas relacionadas con el OBJETO, necesitamos conocer cuáles son nuestras metas. Si no sabemos hacia dónde queremos dirigirnos, difícilmente sabremos si avanzamos en la dirección correcta. En este sentido, detrás de cada una de nuestras acciones debemos buscar su encaje en nuestro mapa mental. Os muestro un ejemplo.

En definitiva, sólo si tu nivel de actividad es muy discreto, merece la pena simplificar y quedarse con lo básico. Pero a poco que crezca tu volumen de actividades y la toma de decisiones se convierta en un proceso complejo, vamos a tener la necesidad de echar mano de un sistema de etiquetado, priorización y filtros. El simple hecho de forzarse a pensar en el motivo que hay detrás de cada una de nuestras acciones dota de una potencia a la herramienta que supone una diferencia brutal. Es sorprendente la cantidad de cosas que hacemos habitualmente y que, al descubrir que no aportan nada a tus metas, podremos dejar de hacer para centrarnos en las que sí que nos acercan a nuestros objetivos, al futuro que deseamos tener. 

Si te sirven nuestras recomendaciones no te resultará necesario cometer los mismos errores. De este modo, el tiempo invertido en la catalogación y el etiquetado según se describe en nuestro método puede generar grandes retornos intangibles del estilo “hacer lo que más conviene en cada momento“. Y es que, el conocer a golpe de click qué actividades comparten determinada característica, nos va a situar en una posición privilegiada para actuar con efectividad. El coste de no tener la opción de hacerlo puede ser muy alto en términos de productividad.

Valga como apunte final: el gestor de actividades seleccionado en el pódium de nuestra comparativa, TOODLEDO, en el proceso de añadir una nueva tarea, no sólo habilita la opción de etiquetarla sino que permite asignarle:

      • IMPORTANCIA, marcando la estrella 
      • PRIORIDAD, habilitando 5 niveles de priorización

En el epígrafe dedicado a TOODLEDO analizaremos con mayor profundidad la fórmula matemática que incorpora la herramienta para ordenar las actividades en función de lo que tienen marcado.

Añadir tarea en TOODLEDO

GESTOR DE NOTAS

Introducción

Cada herramienta está pensada para un uso principal.

Los gestores de notas cubren la necesidad de las personas que únicamente están buscando no olvidarse de cosas que se tienen en la cabeza. Se trata de enviar a un lugar seguro la información que van generando y quizá quieren compartir algún contenido con alguien de vez en cuando, pero sin connotaciones de carácter temporal.

A una aplicación de gestión de notas no le pedimos más que simplicidad. Que sea capaz de convertir en realidad aquello del “menos es más”.

Al fin y al cabo, de lo único que se trata es de almacenar información que tendremos ocasión de tratarla en el momento que consideremos. Pero, de momento, sólo toca capturar.

Por ello, buscamos facilidad en el registro de la información y fiabilidad en que quede en el lugar deseado.

Contenido

Piensa en lo que te podrías encontrar pegado con un imán en el frigorífico o clavado con una chincheta en la pizarra de corcho en la pared de tu estudio. Asuntos o elementos que no quieres olvidar y que, por lo general, no requieren concreción de fecha ni suponen acción, como por ejemplo:

        1. La lista de la compra
        2. La lista de invitados a una fiesta
        3. El listado de números de teléfono que quieres tener a mano por lo que sea
        4. Check-list de cosas que necesitas llevar en la maleta para un viaje
        5. Check-list de lugares que quieres visitar cuando hagas un viaje
        6. Una noticia que te ha llamado especialmente la atención (recorte periódico / enlace)
        7. Una frase o una cita que has leído en algún sitio y te ha gustado 
        8. Un poema inspirador o la letra de una canción
        9. El horario semanal de clase o los turnos en el trabajo
        10. La lista de libros que te gustaría leer este verano
        11. La lista de películas que no te quieres perder
        12. Una foto que quieres tener a la vista
        13. Una tabla de ejercicios que quieres hacer a diario
        14. Una receta de cocina que vas a probar próximamente
        15. Los apuntes tomados en una reunión de trabajo
        16. Los apuntes de clase para cada seguir cualquier curso

Muchos de ellos permiten, incluso, anotar fechas de recordatorio y hasta compartir, pero digamos que no es éste su cometido principal. Sólo sirven para sustituir las anotaciones en papel de toda la vida. Para hacer más cosas están los gestores de calendario, tareas o proyectos.

Analizados

BRAINTOSS
GOOGLE KEEP
ONENOTE
WENOTE

Seleccionado

ONENOTE
 CORREOCALENDARIONOTASTAREAS
GOOGLEGmailCalendarKeepTasks
MICROSOFTOutlookOutlookOneNoteTo-Do

GOOGLE KEEP es una gran herramienta que cumple sobradamente con la función que le exigimos a los gestores de notas, que es guardar información (aunque sea trivial y pasajera) para ser tratada y no dejar que caiga en el olvido. Dispone como ventaja competitiva su integración en el ecosistema Google -específicamente con Gmail y Calendar en sus respectivas categorías como gestores de correo y calendario, respectivamente-. 

MICROSOFT, por su parte, ofrece su gestor de notas ONENOTE integrado en un pack formado por Outlook (calendario-correo) y To-do (tareas). En este contexto es donde nos encontramos a esta herramienta aunque, por sí misma y sin necesidad de respaldo alguno, es la herramienta de gestión de notas perfecta. Nos brinda la posibilidad de ir organizando las notas tomadas a medida que se van registrando, con una estructura arbórea que resulta tremendamente útil en el día a día. Sin dejar de ser lo que es un gestor de notas, esta estructura tiene la potencia funcional y operativa necesaria como para servir de plataforma para la toma de apuntes en estudios a cualquier nivel. Y esto no es algo que puedan decir el resto de sus homólogos.

Si WENOTE no se limitara a la versión móvil podría acercarse a los grandes. Con las limitaciones que supone no formar parte de un ecosistema, WENOTE aún tiene suficiente empaque como para ser tenida en cuenta. Utilizando una adecuada estructura de pestañas y aprovechando su calendario de recordatorios integrado en la aplicación, consigue dinamitar los límites que hay entre gestores de notas y de tareas. Hasta tal punto es así que, con lo que tiene, cumple 13 de los 25 parámetros de evaluación que utilizamos para generar el ranking de gestores de actividades. Si incorporase la posibilidad de recibir correos como notas o actividades desde cualquier servidor, se situaría ya en un nivel superior. 

En cuanto a Braintoss, pese a reconocer que es un instrumento de captura muy sencillo y útil, se queda muy lejos del resto. Es una herramienta muy básica, cuyo único cometido es registrar información para enviarla. Dependerá siempre de un servidor de correo que actúe como receptor de las capturas para que la información pueda ser tratada.

El encaje en el workflow del método ON-TIME se produce a la hora de recoger información a la que hay que prestar atención sin pretensiones de perdurar en el tiempo (para lo cual están los gestores de información) 

BRAINTOSS

Introducción

El gestor de notas Braintoss es una aplicación para el móvil que destaca por ser muy útil y muy sencilla. Sólo tiene un cometido que es capturar información y enviarla a la dirección de correo que se desee.

Gestor de notas BRAINTOSS

Elementos estructurales

La información puede llegar por tres vías:

  • VOICE: Audio grabado con el micrófono
  • PHOTO: Imagen capturada con la cámara
  • NOTE: Texto escrito con el teclado

El usuario sólo tiene que definir, desde AJUSTES, sus direcciones de correo electrónico destino más habituales, con un límite de cinco.

A partir de ahí, cada vez que decida realizar una captura, tendrá la opción de elegir previamente la dirección destino pulsando el símbolo “+”. En caso de no hacerlo, se enviará a la dirección establecida por defecto.

Además, en el apartado PHOTO, existen algunas opciones de configuración sencillas (Album, Auto, Flip, Zoom, …) que se han de marcar si se desea hacer uso de ellas justo antes de proceder al envío.

Generación PDA con el gestor de notas BRAINTOSS

El gestor de notas Braintoss resulta de gran ayuda para capturar INPUTS de información que luego serán tratados en el circuito de información (WORKFLOW) según corresponda a los criterios del método ON-TIME. Sólo le podemos pedir eso, nada más. Y nada menos, porque nadie lo pone más fácil que esta sencilla aplicación.

NOTION

Introducción

Los creadores del gestor de información NOTION se describen a sí mismos como área de trabajo “todo en uno”. En verdad, esta aplicación es una herramienta que sirve tanto para tomar notas como para crear bases de datos y hojas de cálculo, organizar tareas y hasta gestionar proyectos, sin que echemos en falta ningún otro software. Una auténtica joya multiusos que nos permite gestionar en un entorno verdaderamente agradable toda la información que necesitamos para ser productivos.

Al usarla transmite la sensación de que sus creadores al diseñarla buscaron reunir toda la vertiente documental relacionada con las tareas diarias en un instrumento que no precise de otras aplicaciones y/o servicios para conseguirlo.

Está disponible para cualquier formato de dispositivo y en cualquier plataforma: iOS, Android, Mac, Windows así como en aplicación web para navegador. Sincroniza automáticamente en la nube.

Es totalmente flexible y personalizable a las necesidades de cada usuario, presentándose como un libro en blanco. No obstante, dispone de una serie de plantillas (templates) muy sugerentes e inspiradoras, adecuadamente clasificadas por categorías (diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, personal, gestión de proyectos, ventas y soporte).

Elementos estructurales

La pantalla de trabajo se divide en dos espacios (que pueden reducirse a uno solo):

  1. el principal, donde se muestra la página sobre la que estemos trabajando
  2. y el sidebar o barra lateral izquierda (que puede ocultarse haciendo click en “<<” si se le quiere ceder el espacio que ocupa a la página), que alberga los siguientes campos:
    • Bajo el nombre de nuestro espacio de trabajo, están las opciones generales de búsqueda, actualizaciones y configuración.
    • Luego está el apartado dedicado a crear (“+: New page”) y acceder a las páginas principales (las marcadas como “favoritas” y el resto de páginas “privadas”).
    • Y por último, en la zona inferior, con las opciones de acceso a plantillas, importación de contenidos desde otras plataformas y la papelera.

 

NOTION utiliza cuatro niveles de contenido dentro de todo su marco:

  1. Workspace: Espacios de trabajo donde habitan el resto de elementos. Disponer de varios espacios de trabajo es útil cuando se trabaja en equipo y se quiere que diferentes usuarios vean diferentes configuraciones.
  2. Páginas: guardan equivalencia con las notas en EVERNOTE. Están compuestas de un título y un contenido en forma de bloques. Potestativamente, para hacerlas más agradables a la vista se pueden personalizar con un icono, una cubierta superior (cover) y unas propiedades (texto, número, selección, fecha, persona, archivos, checkbox, url, e-mail, teléfono) que se usarán o no según las necesidades del usuario. Todas las páginas se pueden anidar creando un sistema de carpetas sencillo y ordenado usando el procedimiento de “arrastrar y soltar”.
  3. Bloques: Cada una de las piezas de contenido (textos, nuevas páginas, títulos, subtítulos, listas, citas, enlaces, bases de datos, imágenes, vídeos, audios, ficheros anexos, etc…) de que se compone una página. Para crear nuevos bloques, basta con escribir el signo “/” y elegir el tipo deseado del menú que se despliega. Todos los bloques se pueden reordenar mediante el sistema “arrastrar y soltar” dentro de una misma página o de una página a otra.
  4. Bases de datos: la disposición de los datos se puede visualizar en formato tabla (hoja de cálculo), tablero (kanban), lista, calendario o galería. Los cambios entre un modo de visualización y otro son inmediatos y se pueden simultanear varios en distintas páginas. En cualquiera de sus modalidades de visualización, se puede seleccionar entre INLINE (dentro de la página) o FULL PAGE (en una nueva página). De este modo indicamos dónde queremos albergar la información en forma de datos que vamos a añadir.

Como se sabe competencia directa de la gestora de información por excelencia, EVERNOTE, dispone de un apartado específico para facilitarles la tarea de importar toda la información que guarden allí a los usuarios de EVERNOTE que quieran probar NOTION. Y no sólo de ésa sino de otras muchas aplicaciones (destacamos gestores de proyectos como TRELLO y ASANA), tal y como observamos más abajo. El proceso es, por su sencillez y la rapidez de ejecución, sorprendente.

Generación PDA con NOTION

Las posibilidades de NOTION son infinitas, hasta el punto de que se puede utilizar la plantilla de AGENDA MENSUAL para crear una página que cumpla la función de GESTOR DE TAREAS. 

Como en definitiva una agenda no es otra cosa que una base de datos, puede desplegarse en la doble visión CALENDARIO y LISTA, que nos permite documentar en cada página las propiedades que estimemos oportunas para catalogar cada entrada y definir la PROGRAMACIÓN DIARIA DE ACTIVIDADES a nuestro gusto.

Pero sería un error tomar a NOTION como un gestor de tareas porque no lo es. NOTION es un gestor de información. Y hasta tal punto es versátil que nos permite acceder a los gestores de tareas que queramos a través de él. De hecho, durante el período que hemos dedicado en este blog a testear las distintas aplicaciones, para no ir de arriba abajo, las hemos centralizado todas en NOTION, como puede verse a continuación. 

Basta con crear una nueva página (+ new page), ponerle el título y el icono deseados, y luego enclavar (“/embed”) la dirección url de la aplicación que se quiera. Y, por supuesto, todo se sincroniza en el momento.

Crítica

Pese a que las opiniones sobre la herramienta son muy positivas, hay quien se queja de que su aprendizaje se hace algo costoso. Nosotros pensamos que el esfuerzo por aprender a manejarla compensa con creces, pues el retorno que ofrece es bárbaro. Disponer a golpe de click de toda la información que es relevante para ti aporta seguridad y claridad mental y te permite centrarte en lo que tienes que estar sin preocupaciones. 

Dicho lo cual, tenemos dos pegas que ponerle:

    • No está disponible en castellano.
    • Y sobre todo, que no está activo el servicio de integración con el correo electrónico para crear automáticamente nuevas páginas, tal y como sí que es posible hacerlo desde la extensión disponible para CHROME. Nos parece extraño porque no es un asunto menor y la gran mayoría de aplicaciones de gestión de tareas, proyectos o información lo tienen resuelto sin ningún problema.

No obstante, en relación a esta última carencia, cabe señalar que desde la plataforma de conexión y automatización de apps cloud AUTOMATE.IO se anuncia que están trabajando en ello y que esta integración estará disponible pronto.

TICK TICK

Introducción

Como podemos apreciar en nuestra comparativa, vamos a abordar el análisis de una de las grandes, grandes. Nos hallamos ante una fantástica aplicación que ha irrumpido con fuerza en el universo de la gestión de tareas desde su creación en 2013. Goza de buenísimas valoraciones entre los usuarios. Se adapta a cualquier dispositivo (móvil, tablet y ordenador) y sistema operativo (Windows, macOS, Android, iOS). Todo se sincroniza en la nube automáticamente. Tiene una interfaz muy fácil de usar y muy cómoda de ver. Puedes elegir entre varios temas para personalizar su apariencia. Y como es lógico, las opciones aumentan cuando se es usuario Premium, lo cual es altamente recomendable. 

Cuando te das de alta en TickTick registras una dirección de correo electrónico de referencia. SETTINGS – CALENDAR & EMAIL – Add tasks via email: Puede enviar sus tareas por correo electrónico a todo@mail.ticktick.com, a través de su correo electrónico registrado.

También es posible enviar tareas a su dirección de correo electrónico única. [todo+a1b2c3d4e5f6@mail.ticktick.com] Las tareas enviadas a esta dirección de correo electrónico se agregarán directamente al INBOX de TickTick.

Elementos estructurales

Analizando la versión web, nos hacemos una idea de lo que ofrecen otras versiones más compactas, como son la del móvil o la tablet.

La pantalla ofrece tres zonas verticales, como se puede ver a continuación:

Zona IZQUIERDA

Esta barra lateral alberga los accesos directos a: 

        • nuestro avatar personal, donde se sitúan los ajustes de configuración
        • todas las tareas, las que vencen hoy, mañana y los próximos días
        • un calendario (en formato día / semana / mes) con todas las tareas registradas. 
        • inbox o bandeja de entrada pendientes de asignación a listas
        • listas – etiquetas – filtros personales: a esta sección la podíamos llamar núcleo core de la aplicación, pues es donde la adaptamos a nuestras necesidades mediante un proceso de catalogación y etiquetado, cargando de contenido simbólico cada actividad para poder luego utilizar el conjunto de información a nuestro gusto. Con las etiquetas (“Tags“) de TickTick puedes organizar tus tareas que compartan una categoría, de modo que siempre encuentres lo que necesitas en segundos. Los filtros de TickTick (“Custom“) te permiten guardar tus vistas de tareas preferidas para que puedas visualizarlas cuando lo necesites.
        • completadas y eliminadas
        • resumen de toda la información introducida (tareas acabadas y por acabar)
        • Espacio para tratar los HÁBITOS (tareas con frecuencia repetitiva)
      •  
LISTS / CARPETAS
TAGS / ETIQUETAS
CUSTOM / FILTROS

Zona CENTRAL

Aquí diferenciamos dos zonas:

        • la subzona superior (fija), donde en primera instancia aparece a la izquierda el nombre de la lista que nos está mostrando, mientras que a la derecha es donde se define el criterio de ordenación de las tareas que mostrarán más abajo (por tiempo, título, etiqueta o prioridad). A continuación se ubica el espacio sombreado desde donde añadimos las tareas nuevas (que irán a parar al INBOX, salvo que se indique lo contrario).
        • la subzona inferior (scroll arriba-abajo), donde aparecen todas las tareas seleccionadas del sidebar izquierdo, dispuestas en listas según el criterio definido más arriba, con estilo checkbox para poder marcar las tareas que se completen
      •  

Zona DERECHA

Aquí aparece el detalle de la tarea seleccionada en la zona central. A su vez, aquí se distinguen tres subzonas:

        • En la esquina superior izquierda de esta zona, pueden marcarse como completadas las tareas, gestionar fechas en el calendario y asignar prioridades (!!! ALTA – !! MEDIA – ! BAJA). La prioridad de cada tarea determinará el color de su casilla checkbox.
        • En la zona media, el detalle de la tarea (su contenido)
        • En la zona baja están las opciones de ubicación en listas, estilos de escritura, comentario, papelera y el resto (···), como son etiquetas, archivos adjuntos, historial de la tarea, copia de enlace e impresión.

Generación PDA con TickTick

TICKTICK nos permite generar nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) con suma facilidad. Pero también nos permite sacarle el máximo provecho a la herramienta si utilizamos su sistema de listas, etiquetas, prioridades y filtros según el esquema conceptual del MÉTODO ON-TIME.

Un repaso global a la información procesada según se expone nos aportará una impresionante claridad de ideas sobre nuestra realidad, intangible pero cierta. Algo que nos ayudará a manejarnos con suma maestría y obtener el máximo rendimiento posible en un entorno de infoxicación creciente.

Alternativa básica

Para los nostálgicos del papel (entre los que no nos encontramos) existe la posibilidad de pedirle a la herramienta que nos detalle las tareas del día. Seleccionando con “···” la opción de imprimir, tendremos la PDA (Programación Diaria de Actividades) que tan necesaria nos será para acometer con garantías la jornada laboral.

Alternativa completa

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

    • las provenientes de los INPUTS que nos impactan a lo largo de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Para catalogar las actividades nos serviremos de las listas (lists)
    • Existe un tratamiento diferenciado de los HÁBITOS (Tareas con frecuencia periódica), y en eso le gana la mano a su competidor directo TODOIST y es el único que consigue acercarse a TOODLEDO.
PRIORIDAD (urgencia temporal)

Además, como se ha dicho, la aplicación cuenta con la posibilidad de asociarle a cada actividad una prioridad. Esto nos servirá para definir cuál es la URGENCIA (temporal).

Por su parte, el sistema de etiquetas (tags) nos permite establecer la IMPORTANCIA de las actividades viene como anillo al dedo para diferenciar entre los tipos de tareas que diferenciamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • @Clave, importancia máxima
      • @Laboral, importancia alta
      • @Personal, importancia baja
      • @Relleno, importancia mínima.

Siguiendo las pautas de nuestro método, utilizaremos el sistema de filtros (customs) para refundir la información de etiquetas (IMPORTANCIA) y prioridades (URGENCIA). Esto nos permite sacar todo el potencial a la herramienta y hacerla brillar con todo su esplendor. Definiendo los filtros que se muestran a continuación, obtendremos una versión de la MATRIZ DE EISENHOWER adaptada:

Críticas

Positivas

'Importación datos de otras aplicaciones'

TickTick, consciente de la multitud de oferta existente en el sector de los gestores de tareas, facilita al máximo el tráfico de datos desde otras aplicaciones. Este hecho es una invitación al cambio para los usuarios indecisos, y pone en primer lugar de la lista a los de TODOIST, a quien considera su competencia directa.

'Filtros / Custom'

En el capítulo de generación de la PDA con Tick Tick, hemos explicado cómo adaptamos el Método ON-TIME a este menester utilizando esta fantástica aplicación.

La potencia de la herramienta se multiplica cuando nos brinda la capacidad de crearnos nuestras propias vistas seleccionadas con los criterios que nos convengan con tan solo un click.

Las opciones abiertas son la normal y la avanzada. En ambos casos, la simplicidad para establecer los filtros es encomiable, lo cual representa un valor a tener en cuenta.

'Calendario propio'

La solución que ofrece TickTick, incorporando el calendario dentro de la aplicación como una opción de visualización más, nos resulta realmente cómoda. Además, por partida doble, ya que nos permite habilitar activando la opción correspondiente desde SETTINGS-LABS un “mini-calendario” en la zona inferior del sidebar lateral izquierdo.

'Tratamiento específico de los HÁBITOS'

Las tareas que tienen una frecuencia periódica son tratadas de un modo específico en TICKTICK. Para poder disfrutar de esta extraordinaria posibilidad, debemos activar el servicio desde el apartado de SETTINGS-configuración en el epígrafe LABS-etiquetas.

'Gamificación'

La aplicación, además, cuenta con un registro estadístico de la actividad llevada a cabo, que sirve de estímulo para ir superándose a uno mismo contínuamente usando la herramienta y alcanzado puntuaciones altas que nos permitan ser considerados expertos. Se accede a esta sección pinchando en nuestro avatar – STATISTICS, tal y como se reproduce más abajo. Está disponible en la versión web y móvil, pero no en la versión aplicación de escritorio.

Rivaliza en este sentido con el sistema KARMA, empleado por su competidor más directo, el clásico dentro de los gestores de tareas TODOIST.

Negativas

'Multi-idioma'

Ni la versión web ni la aplicación de escritorio de TickTick están preparadas estos momentos para usuarios de habla hispana. Sólo en la versión móvil se han producido avances parciales, que no alcanzan a su sección de ajustes.

Conclusión

Con sus muchísimos pros y la contra del idioma -en vías de solución-, consideramos que TICKTICK es una herramienta tecnológica de 1º nivel para llevar a cabo la gestión de tareas (o actividades). Nos permite generar la PDA(n+1) a la perfección siguiendo las directrices del Método On-Time.

Eso sí, para juntar las bondades del método con las de la herramienta, la definición de listas y etiquetas no puede hacerse al azar y de cualquier manera. Para ello hay que entender el sentido que tiene lo que estamos haciendo en cada momento. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

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