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GESTOR DE SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Introducción

Son muchos los que piensan que la mejor forma de optimizar y medir tu tiempo en el trabajo es practicando el seguimiento del tiempo o time tracking.

Sus argumentos se ven respaldados por algunos estudios en el campo de la Neurociencia que concluyen que utilizar herramientas del estilo TIMESHEET, permite hasta triplicar la productividad cuando eres de los que tienen muchas cosas que realizar.

Sea como fuere, los gestores de seguimiento del tiempo te van a dejar boquiabierto. Muchas veces tenemos una concepción errónea de en qué nos empleamos cada día y hasta qué punto. Podemos sorprendernos al averiguar el número de minutos al día que dedicamos a la alimentación, el descanso, a navegar por internet, a sacar al perro de paseo, el cuidado de la familia o el aseo personal.

Al permitirte conocer con detalle en qué empleas realmente el tiempo, las aplicaciones de seguimiento del tiempo (tracking time) te ayudan a ser más eficiente al ahorrar tiempo y automatizar diversas tareas rutinarias.

Definitivamente, los software de gestión de tiempo son una palanca para aumentar la productividad y tener más control sobre tu tiempo y el de tu equipo.

Si además, por la naturaleza de tu trabajo, facturas por horas, necesitarás hacer un seguimiento diligente del tiempo que dedicas a cada proyecto, cliente y tarea a lo largo del día.

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre."
Lord Kelvin
físico y matemático británico (1824 – 1907)

Opciones alternativas

El surtido de aplicaciones es grande y potente pues los desarrolladores de software se han esmerado en facilitar una tarea tan importante. Se trata de hacer divertida lo que, a simple vista se antoja como una labor engorrosa. Y la “diversión” la encontramos en el increible modo de integrarse con el resto de aplicaciones que usemos para gestionar nuestra productividad y en unos fantásticos reportings que nos abren los ojos a nuestra realidad más íntima.

Selección

TOOGL hace que el seguimiento del tiempo sea mucho más fácil y mantiene tu jornada organizada. Mientras que con otras aplicaciones de seguimiento de tiempo, debes tener un cliente, un proyecto y una tarea ingresados en tu cuenta antes de que la aplicación te permita realizar un seguimiento del tiempo, TOOGL te permite monitorear tu tiempo sin preocuparte de los detalles.

En su plan gratuito, ofrece prácticamente todo lo que necesitarías como freelancer: seguimiento e informes básicos, proyectos ilimitados y equipos de hasta cinco personas. Para funciones más avanzadas, tienes que obtener la versión pagada. 

MAPAS MENTALES

Introducción

Los mapas mentales son diagramas gráficos compuestos por palabras e imágenes que se usan para representar ideas, tareas u otros conceptos, centrados alrededor de una palabra clave. Sin duda, es un sistema muy útil para clasificar la información en base a la lógica, comprenderla al representarla y retenerla en la memoria, en caso de necesidad.

Para los efectos de mejorar nuestro rendimiento, la principal aportación de los mapas mentales consiste en que nos ayudan a definir los objetivos que perseguimos cuando llevamos a cabo nuestra actividad cotidiana. Sin esta labor previa, podemos caer en el error de confundir la hiperactividad con la productividad, destinando gran parte de nuestras energías a realizar tareas que no nos ayudan a alcanzar el futuro que deseamos. 

Opciones alternativas

WISE MAPPING es una aplicación de código abierto y, por lo tanto, completamente gratuita, ideal para la toma de notas individuales, la planificación colaborativa, el trabajo en equipo y en las aulas. Permite, entre otras cosas, insertar mapas mentales en páginas web y blogs, vincular mapas con documentos y exportarlos en distintos formatos. El inconveniente por resolver lo manifiesta en su funcionalidad cuando nos salimos del entorno escritorio.

MINDLY, por su parte, se distingue por su diseño innovador basado en forma de círculos concéntricos. Sin embargo, en su versión gratuita permite un número excesivamente limitado de recursos.

Selección

Aunque tiene muchos elementos en común con XMIND, creemos que la palma se la lleva (en la photo-finish) MINDOMO por su increíble grado de usabilidad desde cualquier entorno y dispositivo. No obstante, es justo decir que ambas resultan más que suficientes como para cumplir con los objetivos de configurarse como nuestras herramientas de mapeo mental preferidas. Permiten generar lluvia de ideas con estilo y están diseñadas para inspirar creatividad, brindándonos eficiencia tanto en el trabajo como en la faceta más personal de nuestras vidas.

Remember the milk – RTM

Introducción

comparativa gestores de tareas remember the milk herramienta RTM
comparativa gestores de tareas remember the milk herramienta RTM

Con la herramienta RTM (Remember the milk) estamos ante una aplicación de gestión de tareas propiedad de la compañía del mismo nombre con sede en San Francisco. Rediseñada por completo hace 4 años después de una larga trayectoria prestando servicio a millones de usuarios.

Comparte muchas de las características de sus principales competidores: tiene acceso web desde cualquier dispositivo y tiene fantásticas aplicaciones para iOS y Android. RTM es muy versátil y se adapta a la perfección a cualquier método de productividad con el que nos sintamos a gusto. Se ofrece en versión gratuita o en versión PRO si se desea optar a mayores prestaciones, lo cual es totalmente recomendable.

El resumen de las principales prestaciones que ofrece se muestra en la pantalla de descargas de este modo:

• La aplicación te avisa por correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea, Twitter y notificaciones del móvil
• Comparte tus listas y manda tareas a otros para terminar las cosas más rápido
• Mantén sincronizados todos tus dispositivos como por arte de magia
• Organiza como desees según tus prioridades, fechas límite, repeticiones, listas, etiquetas y más
• Busca en tus tareas y notas, y guardas tus búsquedas favoritas como Listas inteligentes
• Mira las tareas cercanas y planifica la mejor forma hacer las cosas
• Integración con Gmail, Google Calendar, Twitter, Evernote y más

Elementos estructurales

Analizamos aquí la estructura de pantallas en la navegador del ordenador. La versión móvil es muy fiel a la de escritorio, ya que apenas difiere en los contenidos, sólo en la disposición de las distintas áreas, de modo que no requiere un análisis específico.

estructura herramienta remember the milk RTM

Cuando navegas desde el escritorio, la pantalla inicial de la aplicación muestra es aspecto donde podemos distinguir con claridad las siguientes zonas de trabajo:

  • SUPERIOR, donde encontramos
      • un icono ≡ para ampliar la zona de trabajo ocultando la zona inferior lateral izquierda
      • un buscador típico
      • El icono de acceso sin conexión (versión PRO)
      • La campanita de notificaciones (por si alguien nos asigna una tarea)
      • y la ruedecilla de configuración, donde podemos customizar todas las opciones a nuestro gusto.
  • INFERIOR
    1. Lateral izquierda: MENÚ
    2. Central
    3. Lateral derecha
GESTOR DE TAREAS REMEMBER THE MILK HERRAMIENTA RTM

En el SIDEBAR IZQUIERDO, como viene siendo habitual, muestra el menú principal de la aplicación. Desde allí nos da acceso a sus elementos principales, que como vemos son:

    • BUZÓN DE ENTRADA: visualizaciones de las tareas pendientes a realizar en distintos momentos del calendario
    • LISTAS: carpetas de tareas de la misma naturaleza
    • LISTAS INTELIGENTES: sistema de “filtros” para acortar por atajos las visualizaciones preferidas
    • CONTACTOS: personas con las que compartimos actividades
    • ETIQUETAS: palabras clave mágicas para identificar rápidamente el contexto de las actividades
    • UBICACIONES: enlace a través de Google Maps con direcciones relacionadas con las tareas (para ser usada debemos permitir que la aplicación conozca dónde estamos)
gestor de tareas remember the milk

La zona CENTRAL es la zona de trabajo donde se visualiza la opción seleccionada del menú y se añaden las tareas. La información que introduzcamos desde la zona central se podrá afinar y concretar desde la SIDEBAR DERECHO. Las opciones que aparecerán aquí para ejecutar esta función serán las que hayamos definido previamente desde la pantalla de AJUSTES DE CUENTA-GENERAL. 

gestor de tareas remember the milk herramienta rtm

Generación PDA(n+1) con el gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM)

El sistema de listas nos viene como anillo al dedo para gestionar los diferentes tipos de actividades que abordamos en el MÉTODO ON-TIME. A saber:

      • las que provienen de la PDA(n), diferenciadas mediante etiquetas: Tareas Clave (TC), Tareas Laborales (TL), Tareas Personales (TP) y Tareas de Relleno (TR). Unas se ejecutarán durante la jornada laboral y otras quedarán pendientes y serán ubicadas en la lista de tareas inacabadas.
      • las que provienen de los INPUTS que nos impactan a lo largo y ancho de la jornada laboral: EVENTOS, ENCARGOS, DESEOS y TAREAS. Cada cual tendrá su correspondiente lista o bandeja (filebox, sidebox o inbox). 

Seleccionando el icono de la impresora tendremos la posibilidad de listar la lista de tareas del día, que hará la función de PDA(n+1) o Programación Diaria de Actividades del día que viene, tan necesaria para acometer con garantías la jornada laboral.

Críticas

El gestor de tareas REMEMBER THE MILK (RTM) es una herramienta de gestión de las actividades en el tiempo perfectamente válida para generar la PDA(n+1) según se propugna en el Método On-Time.

El uso diario de esta aplicación le permitirá asentar en su mente la lógica conceptual del método y no echar en falta siquiera opciones más sofisticadas.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el video que puedes reproducir a continuación y en el gráfico más abajo:

WENOTE

Introducción

El gestor de notas WENOTE es una fantástica herramienta que cumple sobradamente con las exigencias mínimas requeridas para desarrollar la función para la cual se supone que se ha creado. Tiene una interfaz muy amigable, basada en un sistema de pestañas para poder clasificar los contenidos en el momento mismo en que son capturados. Esto permite regular el caos que puede generarse si no se procede con orden y siguiendo unas pautas.

¿En qué se diferencia WENOTE de otros gestores de notas?

    • Integra con su propio calendario
    • No requiere internet
    • No se requiere inicio de sesión
    • Habilita la posibilidad de bloqueo de contraseña para asegurar las notas

Asociándolo a una cuenta de Google, permite la sincronización automática en Google DRIVE, lo cual nos habilita para utilizar la aplicación en distintos dispositivos. Eso sí, sólo está pensada para móviles y tablets. No tiene versión escritorio.

Elementos estructurales

Como se puede ver en la imagen superior, las pestañas que nos encontramos en la aplicación son de tres tipos:

  • Todo (espacio donde aparecen todas las notas juntas en la vista seleccionada: rejilla, lista,…)
  • Calendario (visión mensual: clickando en cada día, se desglosan las notas asignadas a él según el menú “Añadir recordatorio” que aparece más abajo)
  • Resto etiquetas (una por pestaña, tantas como se quiera).

Podemos jugar con los colores (si se quiere, a discreción, pero pagando) para asociar todas las notas de una pestaña con ésta.

Alta nueva nota

Cuando damos de alta una nota nos permite, además de asociarle el color de su pestaña, moverla a la etiqueta correspondiente, añadir un recordatorio y adjuntarle un archivo (imagen de galería o de cámara, dibujo y grabación sonora -esta última opción, también de pago-).

Etiquetar y señalizar como importante o principal

Como WENOTE dispone de un buscador, podemos etiquetar las notas del modo que nosotros queramos, al modo en que se hace con el gestor de tareas MICROSOFT TO DO. Es decir, usando un símbolo cualquier seguido del nombre de la etiqueta con que se desee localizar las notas que compartan determinada característica. Por ejemplo “@clave”, “@laboral”, “@personal”, @”relleno”…

Además, nos brinda la posibilidad de asignar una marca de importancia o prioridad a las notas que queramos mediante la función “FIJAR” (lo que en GOOGLE KEEP llaman PINEAR). Las notas “fijadas” o “pineadas” aparecerán destacadas en la zona alta de la pantalla.

Generación PDA con WENOTE

Los gestores de notas, listas y recordatorios no son la herramienta ideal para generar la PDA que establece el Método On-Time. Para ello, los gestores de actividades o de tareas lo hacen mejor.

No obstante, no estamos ante un gestor de notas normal. Éste viene con aspiraciones a gestor de tareas. De hecho, tal como está, cumple 13 de los 25 parámetros de evaluación que utilizamos para generar el ranking de gestores de tareas. Su calendario de recordatorios lo hace diferente y merecedor de atención. 

Usando una estructura de pestañas adaptada al workflow del Método On-Time y aprovechando la vista calendario que ofrece la herramienta, podemos llegar a olvidar que estamos ante un simple gestor de notas y sentirnos ante un gestor de actividades totalmente operativo y funcional.

Es el único gestor de notas que nos permite disponer de una PDA sencilla y práctica con asombrosa rapidez.

TASKS

Introducción

El gestor de tareas GOOGLE TASKS, es un caso singular. En primer lugar, llama la atención que todo un gigante como Google plantee una propuesta de un minimalismo tan básico. A bote pronto, parece pensada para aquellos usuarios que no requieren más que una aplicación sencilla de usar, sin grandes requerimientos.

En su modalidad móvil sí que tiene un uso autónomo que puede descargarse como aplicación en la Play Store. Sin embargo, en su versión escritorio, más que una aplicación de gestión de tareas independiente, podría considerarse como parte de un trío formado con sus aplicaciones hermanas (GMAIL -correo- y CALENDAR -calendario-), con quienes está perfectamente integrada. 

ACCESO DESDE GMAIL
ACCESO DESDE GOOGLE CALENDAR

Elementos estructurales

Quien se atreve a probar varios, se sorprende de que el gestor de tareas TASKS sea tan simple, tan simple, que se atreva a prescindir de todo lo que considera que sobra (y que sus homólogos ofrecen). Por ejemplo: etiquetar tareas, definir prioridades, crear filtros de visualización, informar sobre datos de uso o crear sistemas gamificación para estimular el uso de la herramienta. No permite siquiera visualizar las tareas conjuntamente sino lista a lista.

Vista LISTAS
Vista TAREAS

Si profundizamos un poco más, encontramos la razón de que TASKS sea así, como es. Y es algo tan simple como que TASKS no está sola. Además de la integración que acabamos de mencionar con GMAIL y GOOGLE CALENDAR, el gestor de tareas GOOGLE TASKS se complementa a la perfección con GOOGLE KEEP, el gestor de notas y recordatorios de GOOGLE. En muchas de los parámetros de evaluación que hemos utilizado para crear nuestro ranking de gestores de actividades, TASKS puntúa un NO mientras que KEEP puntúa un SÍ. Por ejemplo:

      1. Adjuntar archivos (imágenes)
      2. Definir filtros de visualización (con el uso del buscador que TASKS no tiene)
      3. Etiquetar tareas (con sintaxis libre que use cualquier símbolo -excepto # que se utiliza para nombrar las listas- seguido del nombre de la cadena que se quiera)
      4. Extensión del navegador con posibilidad de crear nota
      5. Fijar recordatorios de tiempo
      6. Fijar recordatorios de ubicación
      7. Incorporar fichas existentes en un gestor de contactos (pinchando en “Collaborators” accede al gestor de contactos de Gmail)
      8. Incorporar gestor de notas dentro de la aplicación
      9. Marcar prioridades (posibilidad de marcar el PIN NOTE o crear una etiqueta exclusiva para cada nivel de prioridad: p1, p2, p3…)
      10. Tratar específicamente los deseos: posibilidad de habilitar una lista específica para alojar actividades sin fecha.

Añadir una tarea

El procedimiento para dar de alta una tarea es, como en cualquier aplicación similar, tan sencillo como clickar en símbolo “+ Añadir una tarea“, situado justo debajo del nombre de la lista. 

El gestor de tareas Google Tasks sólo permite:

      1. Título y detalles
      2. Lista a la que pertenece
      3. Fecha y hora (con posibilidad de crear repeticiones si no añades subtareas)
      4. Añadir subtareas simples (sin más que su descripción). Si añades subtareas, se elimina la posibilidad de crear repeticiones en la tarea principal.

En cualquier caso, se recomienda que la LISTA se haya seleccionado antes de añadir la tarea con el fin de que ésta quede alojada donde se pretendía.

Generación PDA con el gestor de tareas GOOGLE TASKS

Como hemos dicho, las limitaciones aparentes que presenta se ven neutralizadas en gran medida por el ecosistema al que pertenece. Por lo tanto, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros tienen y TASKS no tiene, consideramos que tiene lo necesario para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con Gmail para las entradas de INPUTS, con Google Keep para y con la vista calendario que nos brinda Google Calendar.

Críticas

Positivas

Curva de aprendizaje

Su extrema simplicidad permite dominar el uso de la herramienta en tiempo récord. Su minimalismo no esconde nada: está todo a la vista, sin complejos. Para un determinado perfil de usuario de aplicaciones de gestión de actividades en el tiempo, con un nivel básico de requerimientos, que lo que pretende es aprender a organizarse según el Método On-Time, le vale para arrancar. Una vez asiente en su mente la lógica conceptual del método con el uso en la práctica de la herramienta, se puede plantear opciones más sofisticadas.

'La integración del correo electrónico en la aplicación para crear tareas'

Si lo que se desea es dar de alta una tarea en TASKS desde un correo recibido en GMAIL tan solo debemos pinchar sobre el símbolo de la aplicación en la barra horizontal superior. De este modo, el correo sobre el que nos encontremos se alojará como una tarea nueva dentro de la LISTA que esté activada en esos momentos en TASKS. Además, será reconocible porque incorporará como comentario el enlace al correo del que procede. 

AÑADIR A TAREAS

Negativas

'El tratamiento de las prioridades'

A través de KEEP sí, pero directamente, la aplicación GOOGLE TASKS no ofrece la posibilidad de establecer prioridades. Las actividades se muestran ordenadas verticalmente como si fueran la lista de la compra y, a lo máximo que podemos aspirar es a arrastrarlas y soltarlas dentro de la propia lista marcando que, en lugar de ordenarlas por fecha, deseamos fijar nuestro orden.

'El sistema de etiquetado'

Lo mismo ocurre en este apartado. La aplicación no ofrece la posibilidad de asignar etiquetas a las actividades (pero KEEP sí). Esto nos priva de la posibilidad de tener una visión rápida de las actividades que compartan determinada naturaleza.

'La extensión de TASKS para el navegador CHROME'

La extensión que tiene en CHROME no sirve para enviar el contenido de la página web que se está consultando a la aplicación como una tarea nueva sino que funciona como acceso directo a https://tasks.google.com/, sin más. En cambio, la extensión de GOOGLE KEEP, sí que lo permite.

Conclusión

En definitiva, si consideráramos TASKS como una única herramienta con su hermana KEEP, sumaríamos de golpe 10 puntos y ascenderíamos al 4º puesto del ranking. O sea, que TASKS acude desnudo y sin apenas armas a la batalla por el liderazgo en las aplicaciones de gestión del tiempo porque se sabe protegido por toda su familia: GMAIL, CALENDAR y KEEP

Era de esperar que GOOGLE no se hubiera quedado descolgada en la carrera por el 1º puesto del ranking. Viniendo de ellos, no hay duda de que todo lo que hacen es pretendido y buscado. Y si no plantean una propuesta más “elaborada” es por su voluntad de no complicar con “adornos  florales” la gestión de actividades diaria y quedarse con lo estrictamente necesario para hacerlo bien.

MICROSOFT TO DO

Introducción

Aparentemente, todas las aplicaciones de gestión de tareas son muy similares. Sin embargo el gestor de tareas MICROSOFT TO DO tiene un plus que la distingue del resto. Sobre todo, me tiene fascinado por su marco conceptual, que es simple y poderoso a la vez. 

La mayoría de sus homólogas cuentan con una BANDEJA DE ENTRADA (donde recepcionan las entradas de INPUTS) y luego distinguen entre HOY-MAÑANA-PRÓXIMOS DÍAS según la fecha de vencimiento que se ha indicado en el proceso de alta de tarea.

En cambio, el gestor de tareas MICROSOFT TO DO, no necesita bandeja de entrada pues ya cuenta con la integración con el gestor de correo y calendario OUTLOOK.

Elementos estructurales

El gestor de tareas MICROSOFT TO DO arranca de una lista de tareas pendientes global de los asuntos que están por resolver y que hemos ido dando de alta en la aplicación. Luego, suma las tareas provenientes de correos electrónicos marcados con la bandera. A partir de ahí distingue:

  • Las que tienen fecha prevista de ejecución porque así lo hemos definido en la edición de la tarea con el icono del calendario (PLANEADO)
  • Las que tienen prioridad para el usuario porque han sido marcadas con el icono de la estrella (IMPORTANTE)
  • Las que se ha decidido hacer durante el día de hoy agregándolas a la lista de MI DÍA con el icono del sol

Para los que no hacemos más que darle vueltas al tema y nos pasamos el día analizando cuál es el mejor modo de organizar nuestro workflow, esta estructura resulta brillante. ¿Por qué? Pues porque a veces pensamos que gestionar tareas es algo parecido a ensamblar las piezas de un puzzle y que lo estamos haciendo bien si conseguimos meter muchas tareas en cada jornada laboral. Y las cosas no son así. En primer lugar porque no conocemos la duración exacta de las tareas y lo normal es que erremos en nuestras estimaciones y el puzzle no encaje. Sin embargo, con MI DÍA lo único que hago es tener en cuenta:

      1. Los eventos del calendario que tocan
      2. Las tareas a las que se les ha asignado un vencimiento y ha llegado (PLANEADO)
      3. Las tareas de mi lista de pendientes que considero que voy a poder llevar a cabo durante la jornada laboral, empezando por las que he incluido en el apartado IMPORTANTE.

No existe más que una intencionalidad de hacer lo que toca por fecha y el mayor número de asuntos importantes. Cuando acabe la jornada laboral, la lista de MI DÍA se queda vacía y todo lo que no haya conseguido marcar como realizado retorna a su estado.

Si, además, utilizáramos la aplicación de gestión de proyectos de MICROSOFT PLANNER para trabajar en equipo, tendríamos la posibilidad de controlar las tareas que desde allí se nos asignan. Para esto existe el apartado de ASIGNADAS A MÍ.

Aparte, para cerrar el círculo conceptual, MICROSOFT TO DO habilita la posibilidad de crear listas con tareas que queramos tener clasificadas de determinada manera según nuestro criterio. Para los efectos de nuestro método ON-TIME nos resulta útil para controlar:

  1. Los asuntos que tenemos aparcados a la espera (SIDEBOX)
  2. Los eventos -con su correspondiente fecha de ocurrencia- que, sin ser tarea, queremos tener controlados (FILEBOX DATE)

Además, estas listas se pueden agrupar (en nuestro caso, en una llamada BOXES) si se considera oportuno diferenciarlas de otras listas según su naturaleza.

Generación PDA con MICROSOFT TO DO

La PDA en MICROSOFT TO DO se corresponde a las claras con el listado de “MI DÍA”.

Críticas

Positivas

"Etiquetado"

La única manera de etiquetar es escribir en el título de la tarea el signo “#” con el nombre de la etiqueta que se desee pegado a él. Ni siquiera habilita un plan alternativo. Todo lo que sobra, fuera: el colmo de la simplicidad. Cuando se quiere listar todas las tareas que comparten una etiqueta, se pincha sobre ella, y ya está.

Negativas

"Filtros"

A diferencia de sus competidores más fuertes, la aplicación no ofrece vistas rápidas con filtros de selección predefinidos.

"Integración"

Considerando normal que una aplicación joven aún no ofrezca posibilidades de integración a través de IFTTT o ZAPIER, no entendemos cómo aún no es posible integrar MICROSOFT TO DO con el calendario de su propio ecosistema MICROSOFT OUTLOOK. Efectivamente, la integración del gestor de tareas MICROSOFT TODO con las aplicaciones de su propio ecosistema está a medio terminar (con el gestor de correo, sí; con el gestor de calendario, no; con el gestor de notas, tampoco). Esto nos impide tener vista calendario para contemplar las tareas y los eventos programados a través del gestor de tareas. Un handicap muy importante.

Así como GOOGLE integra GMAIL con TASKS, CALENDAR y KEEP, en MICROSOFT todavía están en ello.

Conclusión

Pese a estas carencias, después de testearlo a conciencia y de observar todo lo que otros sí que tienen y MICROSOFT TO DO no tiene, consideramos que tiene lo básico para generar la PDA(n+1) según el Método On-Time. Eso sí, no de cualquier manera.

Para ello hay que crear y alimentar las listas con sentido, sabiendo lo que estamos haciendo. Formulando la secuencia de preguntas según establece en el gráfico a continuación, y complementándolo adecuadamente con la vista calendario que brinda Google Calendar.

GESTOR DE CORREOS

Introducción

La variedad de información que nos podemos encontrar en la bandeja de entrada de un servidor de correo electrónico es tremenda. Por poner algunos ejemplos:

        1. Asuntos propios del trabajo (circulares, encargos de tareas, reportings,…) 
        2. Suscripciones a newsletters
        3. Avisos de seguridad relacionados con la navegación en determinadas páginas web
        4. Notificaciones
        5. Promociones comerciales
        6. Etc…

Opciones alternativas

MICROSOFT OUTLOOK
GMAIL
ICLOUD

Selección

GESTOR DE CONTACTOS

Introducción

Cuando en los domicilios había un teléfono fijo y los móviles no existían, uno podía llegar a memorizar los números de sus contactos en la cabeza. Desde que esto ya no es así sino al contrario ¿cuántos números de teléfono guardamos en la memoria?. Hoy en día somos completamente dependientes de la información sobre nuestros contactos que guardamos en nuestros smartphones. Sin ella, tendríamos serias dificultades. La información básica que debemos gestionar de un modo adecuado para establecer comunicación con cada uno de nuestros contactos es:

        1. Nombre completo
        2. Número/s de teléfono
        3. Dirección/es de correo electrónico
        4. Domicilio
        5. Empresa relacionada
        6. Función / Cargo / Puesto
        7. Información relacionada (fecha de cumpleaños)
        8. Etc…

Un gestor de contactos necesariamente ha de formar parte inalienable del dispositivo que nos permita hacer llamadas. Por este motivo, es una ambición legítima exigirle que, además de guardar toda la información relacionada con aquellos con los que contactamos, nos enriquezca la comunicación aportándonos como prestaciones: 

        1. Identificación de llamada
        2. Bloqueo de llamadas
        3. Grabación y archivo en la nube
        4. Respuesta escrita a llamadas que no podemos atender
        5. Etc…

Analizado

ROLO
DRUPE
EXDIALER

Seleccionado

GESTOR DE CONTRASEÑAS

Introducción

¿No te ha pasado nunca que, en el momento más inoportuno, pierdes las llaves de casa o del coche y no hay manera de encontrarlas? Es inconmensurable el trastorno que suponen estos episodios de enfado contigo mismo en términos de pérdida de tiempo, coste económico, ruptura de planes, etc… Darías lo que fuera por encontrarlas y recomponer tu marcha normal. Pues las llaves de nuestro mundo virtual son las contraseñas.

El día a día nos sitúa ante la necesidad de “fabricar” códigos alfanuméricos para sentirnos protegidos a la hora de realizar consultas, pagos, utilizar servicios de internet y manejar aplicaciones. Códigos que en el momento de dar de alta están frescos en nuestra memoria pero cuya prueba de fuego pasan en el momento en que debemos usarlos. La cantidad de energía que consumen en nuestra memoria no es nada. El verdadero problema está en los momentos perdidos intentando recordar, buscando, probando y, al final, solicitando reestablecimientos de contraseñas.

Aquí distinguimos entre aquellas personas que:

    • simplifican tanto que utilizan la misma secuencia para todo. Este grupo de personas debe ser conscientes del riesgo que asume y lo vulnerables que son en un entorno como el actual, donde la información que manejamos es, en ocasiones, muy sensible. Debieran pensar que es como si utilizaran la misma llave para abrir el buzón que para arrancar el coche o entrar al apartamento.
    • deciden reforzar su seguridad utilizando contraseñas fuertes, difíciles de descifrar, y encima pretenden actualizarlas periódicamente como mandan los cánones, Estos que son tan conscientes del riesgo que asumen van apañados. Es como si llevaran un manojo de llaves al estilo de un sereno. Lo que puede ocurrir es que su mente, olvidadiza y traicionera, le juegue malas pasadas en el peor momento. Y si, para no hacerlo, registran sus contraseñas secretas en un cualquier tipo de soporte, están jugándosela a que éste sea interceptado por la persona inadecuada.
Contenido

Empezamos por poco, pero a medida que nos vamos metiendo en sociedad, las necesidades de retención de información sensible van aumentando y llega un momento en que nos debemos plantear qué hacemos. Cómo gestionamos las claves de, por ejemplo:

        1. Acceso a la banca digital
        2. Acceso a plataformas de pagos
        3. Acceso a plataformas de compra on-line
        4. Acceso a plataforma de e-learning on-line
        5. Acceso a sistemas de gestión de contenidos (CMS) para la creación y administración de web
        6. Acceso a páginas web de proveedores de servicios
        7. Acceso a aplicaciones de juegos
        8. Acceso a aplicaciones de gestión de productividad (calendario, correo, notas, tareas, proyectos,…)
        9. Acceso al smartphone (desbloqueo SIM y código PIN)
        10. Acceso al ordenador (en casa o en el trabajo)
        11. Acceso a redes sociales
        12. Códigos para pago con tarjeta bancaria
        13. Etc…

Opciones alternativas

Selección

ALMACENAMIENTO EN LA NUBE

Introducción

Un servicio de almacenamiento en la nube (cloud storage) equivale a tener un disco duro, pero en Internet. O sea, que el concepto “nube” podemos asociarlo al de un lugar que funciona como un almacén para custodiar tus archivos y al que puedes acceder desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo.  Existen gracias a que el ancho de banda permite la transmisión de información a una gran velocidad y a que los costes de almacenamiento y procesamiento de datos se han podido reducir considerablemente.

Estas herramientas son perfectas para guardar la información y, en este sentido, cumplen con la función de liberar a nuestra mente de la pesada carga de retener. Estructurando adecuadamente los contenidos guardados en la nube podremos acceder a ellos fácilmente ante cualquier necesidad.

Distinto es que alcancen el grado de usabilidad para el manejo de la información que almacenan que puedan ofrecer las herramientas EVERNOTE o NOTION, seleccionadas en el apartado de “Gestores de información”.

Tampoco les pidamos a éstas que hagan de almacén. Cada cual hace lo suyo. Otra cosa es que se encuentren en un punto intermedio para colaborar, como por ejemplo llevan haciendo desde hace años EVERNOTE y GOOGLE DRIVE.

Tipo de información que merece la pena custodiar

En otras palabras, necesitamos mantener el orden y el control sobre nuestras vidas. Por ello, daremos algunos ejemplos terrenales que ayudarán a comprender de qué tipo de información hablamos:

  • Fotos: archivos de imágenes digitales o escaneadas, …
  • Vídeos: archivos de ,…
  • Copias de seguridad de todo

Por lo tanto, debemos estructurarla para acceder a ella cuando nos resulte adecuado. De este modo, tenemos un tesoro de herramienta que nos ayuda a mantenerlo todo bajo control.

Para terminar, tal y como se ha dicho, los avances tecnológicos han permitido logros que nos hacen la vida mucho más fácil. Por consiguiente, se trata de conocer cómo funcionan los mejores e incorporarlos a nuestra cotidianeidad. 

Opciones alternativas

GOOGLE

MICROSOFT

APPLE

Selección

GOOGLE