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INBOX
INBOX: planificar
SÍ merecen más atención. Además, conviene que la acción que conllevan sea yo quien la ejecute. Sin embargo, NO es necesario que sea en este preciso instante. Pueden esperar al final de la jornada para ser analizados
El recipiente INBOX es la 4ª parada en el circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde irán a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen una acción que debe ser ejecutada por nosotros, aunque no incorpore en su naturaleza la urgencia temporal como para ser hecha ya sino que puede analizarse con tranquilidad al final de la jornada laboral.
Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.
Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.
A los inputs que superan afirmativamente las tres primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:
- “¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?”
- “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”
- “¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”
…se les plantea la 4ª cuestión:
“¿CORRE TANTA PRISA QUE NO ES POSIBLE ESPERAR HASTA MAÑANA?”
Si la respuesta es un NO tienen como destino el INBOX.
Estimamos que un 20% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.
Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en tareas, actividades cuya ejecución corre a nuestro cargo. Tendremos que distinguir entonces entre las que no tienen fecha asignada todavía (deseos) y las que sí que la tienen (tareas propiamente dichas). Y entre estas últimas, las que la tienen fija o periódica (hábitos).
- DESEO. Cuando la ejecución de la actividad corre a cargo nuestro pero aún no se han concretado su momento de ejecución en el tiempo, sólo supone mera intencionalidad. Los DESEOS son tareas sin fecha. Implican acción y por eso empezarán por el VERBO (infinitivo) que describe su naturaleza. Nuestro rol será el de “protagonista”. No obstante, si hay una 3a persona implicada en la acción, en mayúscula. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, sin fecha. Finalizaremos una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras).. Ejemplo: “Revisar con Iberdrola la tarifa que me aplica en el contrato x-ahorro doméstico“
- TAREA. Se trata de una actividad que además de precisar de nuestra participación, asumiendo el rol de PROTAGONISTAS, ya tiene un momento del tiempo asociado para llevarse a cabo. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de una fecha única. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Llamar a JAVIER del resultado de la visita el 18/06-11:00h x-seguimiento comercial“
- HÁBITO. Es una modalidad específica de tarea en la que la acción no se lleva a cabo ocasionalmente sino con una frecuencia periódica determinada. Sintaxis requerida: empezar con un VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, concluyendo con una fecha periódica. Por último, seguido de una “x”, haremos constar el objetivo que se persigue con la realización de esta acción (máximo: 2 palabras). Ejemplo: “Comprobar que la alarma queda conectada – Todos los días cuando salgo de casa x-seguridad personal“
SIDEBOX
SIDEBOX: delegar
SÍ merecen más atención en forma de acción pero NO soy yo la persona que debe llevarla a cabo. Son asuntos de cuya ejecución es mejor que se encarguen terceras personas y que, por lo tanto, quedan temporalmente en una especie de PARKING
El SIDEBOX es la 3ª estación del circuito de información del Método ON-TIME. El lugar donde van a parar los INPUTS que requieren nuestra atención y suponen acción que no debe ser ejecutada por nosotros.
Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.
Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.
A los inputs que superan afirmativamente las dos primeras preguntas de la secuencia establecida en el WORKFLOW del Método ON-TIME:
- “¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?”
- “¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”
…se les plantea la 3ª cuestión:
“¿CONVIENE QUE ME ENCARGUE YO DE LA EJECUCIÓN?”
Si la respuesta es un NO tienen como destino el SIDEBOX.
Dentro del este recipiente, van a ir a parar los inputs que se transforman en encargos, actividades que delegamos en terceras personas. Permanecerán ahí mientras estén por ejecutarse y debemos vigilar que esto ocurra.
Estimamos que alrededor de otro 10% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo. No obstante, el tamaño relativo del SIDEBOX en el contexto global va a depender mucho del escalafón que ocupe uno en la organización: cuanto mayor sea el nivel de responsabilidad, mayor será la necesidad de delegar.
ENCARGO. Se trata de actividad (supone acción) que nos concierne pero que no requiere de nuestra participación en su ejecución. Aquí asumimos un rol de TUTORES pues debemos vigilar que se haga. El motivo que justifica nuestro esfuerzo de retener la información se ha de plasmar con un máximo de 2 palabras precedidas de “x”. Sintaxis requerida: empezar con el NOMBRE de la persona receptora del encargo. A continuación, VERBO EN INFINITIVO seguido de OBJETO DIRECTO E INDIRECTO, seguido de “x-objetivo” y concluyendo con una fecha límite (deadline) para ser revisado su estado. Ejemplo: “LUÍS – Formalizar contrato alquiler con nuevo inquilino x-generar ingresos – Antes de 30/06/20″
FILEBOX
FILEBOX: anotar
SÍ merecen más atención pero no requieren acción alguna. sólo son datos que deben quedar registrados. Cuando se refieren a EVENTOS irán al CALENDARIO y cuando se trate de simple INFORMACIÓN deberán recaer en un ALMACÉN adecuado
Mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.
Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.
A los inputs que superan la 1ª pregunta de la secuencia establecida en el WORKFLOW “¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?” se les plantea la 2ª cuestión
“¿SUPONE ALGUNA ACCIÓN?”
Si la respuesta es un NO tienen como destino el FILEBOX.
Dentro del este recipiente, vamos a tener dos compartimentos:
- BIBLIOTECA para los inputs que se transforman en datos que simplemente sean informativos pero no tengan dimensión temporal. Lo que depositamos aquí tendrá un carácter consultivo en un futuro quizás, y lo guardamos por si acaso pues tan solo despierta mi atención.
- CALENDARIO para los eventos, cuando los inputs que los crean lleven asociada una fecha, sea fija o periódica.
Estimamos que alrededor de un 10% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.
- EVENTO. Se trata de un suceso que para nosotros sólo representa información de interés. Tiene asociada una fecha, que puede ser única o periódica. Merecerá, nuestra atención porque contribuye al cumplimiento de alguno de nuestros objetivos. En su sintaxis no deben aparecer verbos porque no es una acción. Va a ocurrir sí o sí, independientemente de nosotros. Ante un evento somos meros TESTIGOS. El motivo que justifica nuestro esfuerzo de retener la información se ha de plasmar con un máximo de 2 palabras precedidas de “x”. Sólo en el supuesto de que de alguno de ellos se desprenda una acción, pasaremos a considerarlo otra cosa (tarea, encargo o hábito). Sintaxis requerida: frase nominal o averbal (sin verbo) que arranque con un SUSTANTIVO lo suficientemente descriptivo, seguido de “x-objetivo” y acabe con una fecha específica. Ejemplo: “Cumpleaños de ANDRÉS x-cultivar amistades, 17/12″
OUTBOX
OUTBOX: olvidar
NO merecen más atención. Directamente, puedo prescindir de este tipo de INPUTs porque no me aportan nada y me pueden confundir si los guardo. Por lo tanto, nada que pensar: ¡A la PAPELERA directamente!
El OUTBOX representa la papelera del circuito de información. La 1ª parada de los inputs que no merecen siquiera nuestra atención.
Según se postula en el WORKFLOW del MÉTODO ON-TIME, mientras ejecutamos nuestra Programación Diaria de Actividades (PDA) nos toca sufrir el impacto de nuevas entradas de información. En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de estos impactos ha crecido exponencialmente.
Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si va a quedarse en mero dato o se transformará en actividad. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles respuestas y las hemos asociado a un destino en forma de BOX.
Los inputs que no llegan a superar la 1ª pregunta de la secuencia establecida en el WORKFLOW más básica:
“¿REQUIERE MÁS ATENCIÓN POR NUESTRA PARTE?”
Si la respuesta es un NO tienen como destino el OUTBOX. Esto significa que este INPUT debe ser desestimado. Hay que olvidarlo y meterlo en la papelera, que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe la jornada laboral.
Estimamos que no menos de un 20% de la información que nos llega a diario está en esta situación, lo cual nos va a permitir liberar de inmediato una parte importante de la carga de trabajo.
WORKFLOW: Diagrama del circuito
El método de productividad va a configurarse como la mejor manera de tratar los inputs de información, para ayudarnos a transformarlos en actividades que nos permitan alcanzar objetivos. En este contexto, el diseño del circuito por donde fluya la información cobra un protagonismo importante. La tentación de saltarse esta fase es muy grande. A todos nos encantaría ser capaces de resolver nuestros problemas de productividad mediante el uso de las herramientas informáticas tales como aplicaciones para la gestión de notas, tareas y proyectos. Pero sin una base conceptual clara, esto no es posible. Es como hacerse trampas al solitario. Los atajos no funcionan.
El método de productividad personal On-Time surge espontáneamente, siguiendo las pautas del modelo científico: observación sistemática, medición, experimentación, y la formulación, análisis y modificación de hipótesis. Vamos a leer el relato de cómo interactúan en él los elementos que lo conforman. A continuación veremos las diferentes formas de representación gráfica visual del método, que tienen la intención de explicarlo y hacerlo entender.
CONCEPTOS PREVIOS
Mientras ejecutamos la PDA(n) que guía las pautas de nuestra jornada laboral se van a producir entradas de INPUTS de información que nos van a impactar. ¿En qué se puede transformar un INPUT? Depende de lo corto o largo que sea su recorrido a lo largo de la secuencia de preguntas (interrogatorio) a la que se van a tener que someter, pueden transformarse en:
- INFORMACIÓN
- Datos (sin fecha)
- Eventos (con fecha)
- ACTIVIDADES
- Encargos (con fecha tope)
- Deseos (sin fecha)
- Tareas (con fecha fija)
- Hábitos (con fecha periódica)
- INFORMACIÓN
Se hace necesario abordar esta diferenciación conceptual antes de pasar a detallar cuál es la secuencia de preguntas que van a marcar el carácter de nuestro workflow.
SECUENCIA DE PREGUNTAS
Para facilitar el proceso de toma de decisiones, ante cada nuevo INPUT, debemos interrogarles uno a uno siguiendo la misma simple secuencia de preguntas:
¿MÁS? = atención
1.-¿Es este INPUT de información lo suficientemente importante como para que, a partir de este momento, tengamos que prestarle MÁS atención? (movemos la “cajita” al oído)
- NO ➔ (cajita vacía de contenido). Ya podemos olvidarla, prescindir de ella y lanzarla a la papelera (OUTBOX).
- SI ➔ (cajita llena). Lo siguiente será saber ante qué tipo de INPUT nos encontramos. Y aquí llega entonces la siguiente pregunta
¿HACER? = acción
2.-¿Conviene que se “haga” algo?
- NO ➔ En el FILEBOX conservaremos aquellos INPUTS que pensamos van a sernos de utilidad en un futuro. Aquí debemos distinguir entre:
- nuestro archivo para documentos (INFORMACIÓN).
- nuestro calendario para anotar fechas concretas (EVENTOS). A la hora de elaborar la PDA sólo tendré en cuenta esta información si genera un cambio de rol por mi parte y me convierte, de testigo, en protagonista de una acción.
- SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que implican la realización de algún tipo de acción, paso a la siguiente pregunta
- NO ➔ En el FILEBOX conservaremos aquellos INPUTS que pensamos van a sernos de utilidad en un futuro. Aquí debemos distinguir entre:
¿YO? = ejecución
3.-¿El sentido común recomienda que me encargue yo de llevar a cabo esa acción?
- NO ➔ En el SIDEBOX meteremos los asuntos que dejamos a un lado. Nos afectan de algún modo y por eso requieren de nuestra atención. Además requieren de una acción, pero su ejecución debe recaer en manos de terceras personas. Esta es una fuente de liberación de energía muy importante y debe hacerse con cabeza. En el término medio está la virtud: No todo se puede delegar ni todo debe pasar por nosotros. Cuando trabajamos en equipo, hay que fomentar el empoderamiento. La externalización de tareas es una opción a la que recurrimos más veces de las que realmente somos conscientes, y ya está bien que esto sea así. A las actividades delegadas las llamamos ENCARGOS. Para gestionar este tipo de actividades delegadas se aconseja establecer fechas límite de revisión.
- SI ➔ Llegados al punto en el que me quedo solo ante las cosas que requieren atención y que suponen llevar a cabo una acción que además he de hacer yo, sólo faltará saber cómo me afecta el factor tiempo. Es entonces cuando se hace necesaria la última pregunta
¿HOY? = prisa
4.-¿El límite temporal que tenemos para ejecutar esta tarea queda dentro de la jornada?
- NO ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para analizar todas a la vez. Las actividades que se alojan en esta caja, se acabarán convirtiendo en:
- DESEOS (actividades a realizar sin fecha cerrada)
- TAREAS (actividades con fecha concreta puntual)
- HÁBITOS (actividades con fecha concreta periódica)
- SI ➔ Llegados a este punto, me quedo con aquellos INPUTS cuya ejecución no puede esperar al final de la jornada laboral.
- NO ➔ metemos esta cajita en el INBOX que acogerá las que lo permiten y al final de la jornada laboral reservo un tiempo para analizar todas a la vez. Las actividades que se alojan en esta caja, se acabarán convirtiendo en:
¿YA? = inmediatez
5.-¿Esta urgencia es inmediata? ¿Ha de hacerse ya o basta con que se haga antes del final de la jornada laboral?
- NO ➔ La prisa consiste en hacer la tarea ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. Como no tiene por qué ser ahora mismo, no tendrá repercusión sobre la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. Pasa a formar parte del proceso de reubicación (RELOCATE) al que llamamos LATER, y en este caso lo usamos para buscar un hueco para que pueda ejecutar la tarea recién creada a partir del INPUT que viene de fuera.
- SI ➔ Cuando la urgencia y la importancia se encuentran, nos vemos ante la necesidad de HACER (si se puede). Igual que ocurre en el caso anterior, dejamos de hablar de INPUT para hablar de TAREA. Como aquí se produce un choque entre lo que estoy haciendo porque tenía programado (PDA) y lo que quiero hacer porque viene un INPUT pidiendo paso, necesito un criterio claro. En este escenario usamos la MATRIZ DE PREVALENCIA para decidir si la TNP se puede “hacer ya” o si “no se va a poder hacer” porque la tarea recién creada no tiene preferencia. No obstante, en función de cuál sea la naturaleza de las tareas que queden pendientes en el resto de la jornada laboral, podría darse la circunstancia de que pospusiéramos la ejecución de la NOW que en estos momentos no es posible ejecutar según la MATRIZ DE PREVALENCIA (MdP).
LAS CANCELACIONES Y LOS RETRASOS
Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:
- Cancelación brusca y por sorpresa, justo en el momento en el que la tarea de la PDA se iba a llevar a cabo. Destino: NOW. Debo prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, no puedo esperar porque me acaba de pasar y además, tengo que darle una respuesta inmediata. Ésta no puede ser otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual para llenar el hueco que se nos acaba de generar.
- Necesidad de posponer la tarea a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Debo prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, pero no corre prisa inmediata. Por lo tanto, la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
- Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, implica acción que debo hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir en tarea este input.
ESQUEMAS GRÁFICOS
Aquí lo vemos representado en un esquema estático:
- INPUTS: Entradas de información
- OUTPUT: Resultado del proceso
- PDA (n): Programación Diaria de Actividades del día en que estamos
- PDA (n+1): Programación Diaria de Actividades del día siguiente
- TNP (n): Tareas No Programadas del día en que estamos
- INBOX: Almacén de inputs para analizar y gestionar
- OUTBOX: Papelera de inputs
- FILEBOX: Archivo de información que resulta de interés
- SIDEBOX: Caja lateral o aparcamiento donde van a parar los inputs que se convertirán en tareas delegadas a la espera de su ejecución por terceros.
- RELOCATE: Proceso de búsqueda de un espacio temporal para ubicar las tareas no programadas que irrumpen en nuestra jornada laboral.
- LATER sin incorporar un grado de urgencia inmediata sino diferida.
- NOW incorporando un grado de urgencia inmediata.
- Matriz de prevalencia: Espacio en el que tomamos decisiones acerca de las prioridades que existen entre las tareas programadas y las no programadas, no en función de nuestro estado de ánimo, sino en función de un debate previo en el que se ha llegado a determinar qué es lo correcto en cualquier circunstancia.
- TC: Tarea Clave
- TL: Tarea Laboral
- TP: Tarea Personal
- TR: Tarea de Relleno
VIDEO ANIMADO
Usa la guía a continuación para familiarizarte con el contenido de los distintos elementos que se dan cita en el WORKFLOW de nuestro método:
Todos solemos quejarnos de las reglas y las imposiciones. A todo el mundo le gusta ser libre y hacer lo que quiera en cada momento. Sin embargo, hasta el más anárquico de nosotros echaría en falta unas pautas mínimas para organizarse en el momento en que la libertad no le provoca alivio sino desconcierto.
Cuando el tráfico es intenso y no hay señales ni normas, la circulación se convierte en un caos que entraña un peligro inminente. En el siguiente video podemos contemplar lo que sucede en la vía pública
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- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
- Mensajes instantáneos
- Charlas presenciales/virtuales
- Reuniones presenciales/virtuales
- Ideas o pensamientos a recordar
- Notificaciones redes sociales
- Contenidos de interés navegando en la web
- Vídeos, imágenes, o textos que retener
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Autoevaluación
BOXES
Un dato para la tranquilidad: Aunque no lo parezca por la sensación de agobio que nos invade recurrentemente, la inmensa mayoría de INPUTS ante los que nos encontramos en nuestra jornada laboral no son urgentes y/o importantes. De entre éstos, muchos podrán ser obviados, otros simplemente registrados, otros apartados temporalmente y los demás, podrán ser tratados con más calma al final de la jornada. Para los urgentes e importantes, seguiremos las reglas del RELOCATE.
La secuencia de preguntas que nos permite dotar de orden y concierto la entrada de INPUTS que impactan en nuestra PDA durante la jornada laboral se representa en cualquiera de estos dos esquemas (arriba o abajo).
De las 6 posibles salidas, 4 van a para a “recipientes” o BOXES (FILEBOX, SIDEBOX, INBOX y OUTBOX) que incorporan un cierto grado de sosiego y calma para ser analizados, mientras que las otras 2 requieren de mayor dinamismo. Son las que van a ser tratadas en el proceso que llamamos RELOCATE.
Recipientes (boxes)
En los últimos tiempos, tanto el ritmo de entrada como la intensidad de los impactos ha crecido exponencialmente. Es clave adquirir destreza en identificar de inmediato ante qué tipo de información nos encontramos para saber si ésta va a dar lugar a un tipo de tarea u otra. Por este motivo es por lo que hemos tipificado la gama de posibles decisiones en estas seis.
Las cuatro primeras son simples RECIPIENTES o BOXES donde reposarán tranquilamente los inputs hasta que llegue el momento -al final de la jornada- de analizar si hemos de convertirlos en desecho o en tarea según el caso (de menor a mayor relevancia):
- OUTBOX: desestimarlo, olvidarlo y meterlo en la papelera, que echaremos al contenedor de la basura cuando acabe el día
- FILEBOX: guardar la información en un almacén dado que despierta nuestro interés pero no hasta el punto de obligarnos a hacer nada con ella en estos momentos. Cuando se trate de datos con fechas se llamarán EVENTOS e irán a parar al calendario.
- SIDEBOX: introducirlo en el recipiente habilitado para delegar su implementación por tratarse de asuntos de los que, a pesar de que me influyan, no deba ocuparme. Los llamaremos ENCARGOS.
- INBOX: guardarlo en la bolsa cuyo contenido será objeto de análisis, concienzudamente y sin prisa, a final de la jornada. Distinguiremos entre DESEOS (actividades sin fecha cerrada), TAREAS (actividades con fecha puntual cerrada) y HÁBITOS (actividades con fecha periódica cerrada)
RELOCATE
Cuando nos encontramos ante un INPUT que tiene la enjundia suficiente como para requerir, no sólo más atención, sino también ser ejecutado por nosotros, pasamos a tomar en consideración el factor tiempo. Debemos entonces distinguir entre los que no acarrean prisa y los que sí. Aquellos que no son urgentes podrán ser tratados con más calma al final de la jornada, pero los urgentes deben ser transformados en TAREA de inmediato. Se inicia en este punto el proceso de RELOCATE. En función de si la urgencia que incorporan es inmediata para ya o no inmediata y pueden esperar a ser hechas más tarde seguiremos un procedimiento u otro: NOW o LATER.
La secuencia de preguntas que nos permite dotar de orden y concierto la entrada de INPUTS que impactan en nuestra PDA durante la jornada laboral se representa en cualquiera de estos dos esquemas (arriba o abajo).
De las 6 posibles salidas, 4 van a para a “recipientes” o BOXES (FILEBOX, SIDEBOX, INBOX y OUTBOX) que incorporan un cierto grado de sosiego y calma para ser analizados, mientras que las otras 2 requieren de mayor dinamismo. Son las que van a ser tratadas en el proceso que llamamos RELOCATE.
Es el proceso de encontrar un espacio temporal entre las tareas de la programación diaria para ubicar nuevas tareas que surgen espontáneamente en el transcurso de la jornada laboral como consecuencia de la entrada de inputs, que pueden ser de dos tipos:
Conversión de INPUTS en TAREAS: Procesos de RELOCATE ("reubicación o traslado")
Los dos últimos potenciales destinos de los inputs están relacionados con el proceso de convertirse en tarea al que denominaremos RELOCATE. Nacen de la urgencia y representan la necesidad de hacer hueco a lo nuevo que llega (TNP) y remover el espacio ocupado por las tareas en la jornada laboral (PDA):
- LATER: cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Esta falta de inmediatez hace que no peligre la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el INPUT que se convertirá en TNP, pero en cambio suponemos que alguna PDA se verá afectada. La cuestión es que podemos elegir cuál. Y si se diera el hipotético caso de que no encontráramos una de menor rango para ser sustituida en lo que reste de jornada laboral, podríamos enviar la LATER a “tareas pendientes”.
- NOW: hay inputs que, al convertirse en actividades, piden ser ejecutadas ya, sin demora (urgencia inmediata), pese a no estar programadas. En esos momentos, se plantea la necesidad de elegir entre la actividad que se está llevando a cabo (PDA) y la tarea que nace pidiendo paso. O una o la otra. Por lo tanto, aquí no sólo está en cuestión la continuidad de la actividad PDA en curso sino que tampoco está claro si la TNP va a poderse ejecutar. Y además, no tenemos capacidad de elegir contra quién chocamos. Para saber quién tiene la preferencia por defecto en caso de choque esa para lo que hemos creado la MATRIZ DE PREVALENCIAS, que determinará si “HACER YA” o si “NO HACER” la TNP. La celda en la que confluyan fila TNP que pide paso y columna PDA en curso tendrá la solución al dilema. No obstante, se puede dar el caso excepcional (que luego se verá) de que se abra la posibilidad de “POSPONER” la TNP.
LATER: Prisas no inmediatas
Cuando nos encontremos ante un grado de urgencia no inmediata vamos a querer post-poner la ejecución de una tarea dentro la jornada laboral. No podemos esperar al final de ésta pero tampoco es necesario “ponerse ya”. Activamos el proceso de buscar el momento idóneo para emplazar la tarea que nace (TNP), sabiendo que tendremos que sacrificar alguna otra tarea (PDA) y minimizando el impacto sobre la productividad. Aquí no peligra la continuidad de la actividad PDA que se está ejecutando cuando aparece el INPUT que se convertirá en TNP, pero en cambio sabemos a ciencia cierta que alguna PDA se verá afectada.
ESQUEMAS BÁSICOS
Como se ha dicho y se puede observar en el gráfico, afortunadamente la mayoría de INPUTS acaban en las BOXES que nos permiten analizar las cosas con cierto sosiego y sin prisa.
No obstante, la gestión del 40% de INPUTS restante no se puede obviar. Todos los que piden paso para convertirse en tarea y ser ejecutados con urgencia acaban resultando críticos en el resultado final.
Siendo pues, los menos numerosos en cantidad, suelen ser los más sensibles y relevantes, los que más ingenio requieren de nosotros. Una decisión errónea en un momento de la verdad como éste puede acarrear consecuencias más graves que en cualquier otro escenario.
Por eso, cuando nos encontramos ante uno de estos momentos de tensión, donde concurren importancia y urgencia no inmediata, deberé sujetarme a unas reglas básicas.
Analicemos su ubicación en los dos gráficos fundamentales para calibrar su papel crucial en el engranaje del método “On-Time”:
- Diagrama del ciclo de información – WORKFLOW
- Secuencia de preguntas – Interrogatorio a los INPUTS
REGLAS
La única prisa que tengo es la de hacer la tarea no programada ANTES DE ACABAR LA JORNADA LABORAL. No tiene por qué ser ahora mismo. No afecto, por tanto, a la tarea en curso. Puedo posponer la ejecución: buscar un momento en lo que queda de día, pero no dejarlo para el análisis del INBOX a final del día. El proceso de RELOCATE, en este caso, nos servirá para encontrarle hueco a la tarea que viene de fuera. Y para ello, debemos seguir dos sencillas reglas lógicas
REGLA I
Para sustituir una tarea nueva espontánea por otra ya programada anteriormente debemos exigir que, como mínimo, se mantenga el rango o la importancia estratégica, siendo los rangos de tareas PDA los siguientes:
- TAREAS CLAVE
- TAREAS LABORALES u OPERATIVAS
- TAREAS PERSONALES o ESTRUCTURALES
- TAREAS DE RELLENO
La idea es muy simple: no podemos dejar de hacer algo importante y relegarlo sustituyéndolo por algo que lo sea menos.
Aquí no existe, como ocurre con las NOW, choque de trenes entre PDA y TNP. Por lo tanto, aquí no nos resulta necesaria la Matriz de Prevalencias. Aquí sólo queda ver ante qué tipo de LATER me encuentro (TC/TL/TP) y buscar en lo que queda de jornada laboral un hueco ocupado por una tarea de menor rango que sea susceptible de ser aplazada.
Si se diera la circunstancia de que en el momento en que irrumpiese una LATER no existiera una PDA de rango menor disponible para ser reemplazada, podemos enviarla directamente al cajón de TAREAS PENDIENTES para que sea tratada durante el CHECKING a final de la jornada para generar nuestra PDA(n+1)
REGLA II
Necesitamos preseñalar desde el inicio de la jornada laboral cuáles son las tareas susceptibles de ser aplazadas (SSA) para que se puedan identificar rápidamente cuando lo necesitemos. Por lo tanto, nos vendrá muy bien programar siempre tareas de relleno (TR) para tener un margen o un colchón para facilitar el proceso de movimiento de tareas dentro de la JL. No obstante, en ausencia de TR disponibles, podremos señalar como SSA las TL o TP que consideremos.
CANCELACIONES Y RETRASOS PDA
Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:
- Cancelación por sorpresa y a última hora de la PDA que se iba a llevar a cabo. Destino: NOW. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo y no puedo esperar porque me acaba de pasar y tengo que darle una respuesta inmediata, que no es otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual.
- Petición de posponer (diferir) la tarea a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Sí que tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no corre prisa inmediata, por lo que la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
- Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir este input en tarea que tendrá su espacio correspondiente en la agenda/calendario.
NOW: Prisas inmediatas
Durante la jornada laboral, las tareas programadas (PDA) van a tener que coexistir necesariamente con las no programadas (TNP). No se puede tener todo atado y bien atado, hasta el punto de que sólo suceda lo que uno ha previsto y para lo cual se ha preparado. Es, por lo tanto, una aspiración legítima que prevalezca el "YO" -que representa la PDA- sobre "LOS DEMÁS" -que representan las TNP-. No importa si se trata de cuestiones laborales o personales, la cuestión es que tiene todo el sentido del mundo que ante el "choque" entre una tarea de la PDA con otra del mismo rango o inferior de las TNP, tengamos que apostar por la de la PDA. Ahora bien, si el rango es superior, prevalece la de mayor rango.
En conclusión, el rango o importancia estratégica de la tarea es la 1ª regla, pero en caso de empate, en caso de encontrarnos con el choque de dos tareas con el mismo rango, manda la programación. Lo que está programado y se ha preparado merece atención prioritaria sobre lo aparece sin avisar e irrumpe en nuestra jornada reclamando protagonismo. Eso es lo que queda plasmado en las siguientes tablas y lo que inspira, en definitiva, el concepto de MATRIZ DE PREVALENCIAS, que no resolverá todas pero sí la gran mayoría de situaciones de choque PDA-TNP.
ESQUEMAS BÁSICOS
Como se ha dicho y se puede observar en el gráfico, afortunadamente la mayoría de INPUTS acaban en las BOXES que nos permiten analizar las cosas con cierto sosiego y sin prisa.
No obstante, la gestión del 40% de INPUTS restante no se puede obviar. Todos los que piden paso para convertirse en tarea y ser ejecutados con urgencia acaban resultando críticos en el resultado final.
Siendo pues, los menos numerosos en cantidad, suelen ser los más sensibles y relevantes, los que más ingenio requieren de nosotros. Una decisión errónea en un momento de la verdad como éste puede acarrear consecuencias más graves que en cualquier otro escenario.
Por eso, cuando nos encontramos ante uno de estos momentos de crisis, donde concurren importancia y urgencia inmediata, acudiré a la MATRIZ DE PREVALENCIAS para facilitarme el proceso de toma de decisiones.
Analicemos su ubicación en los dos gráficos fundamentales para calibrar su papel crucial en el engranaje del método “On-Time”:
- Diagrama del ciclo de información – WORKFLOW
- Secuencia de preguntas – Interrogatorio a los INPUTS
A diferencia de lo que ocurre con las LATER, con las NOW:
- no puedo elegir contra qué tarea PDA voy a chocar
- no tengo la seguridad de que la TNP vaya a ejecutarse (me debato entre el “HACER YA”, el “NO HACER” y el “POSPONER”)
- sí que me cuestiono la continuidad de la tarea PDA en curso
CANCELACIONES Y RETRASOS PDA
Mención aparte merecen los inputs consistentes en cancelaciones sobrevenidas o simples demoras en el inicio de una tarea que forme parte de la PDA. En este sentido, cabe distinguir, de mayor a menor impacto:
- Cancelación por sorpresa y a última hora de la PDA que se iba a llevar a cabo. Destino: NOW. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo y no puedo esperar porque me acaba de pasar y tengo que darle una respuesta inmediata, que no es otra que buscar una tarea susceptible de ser anticipada al momento actual.
- Petición de posponer la visita a otro momento dentro de la misma jornada laboral. Destino: LATER. Sí que tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no corre prisa inmediata, por lo que la tarea en curso no peligra y lo que habrá que hacer es buscar sitio entre las tareas susceptibles de ser reemplazadas para llenar el hueco generado.
- Petición de aplazar la visita a la próxima semana sin cancelar voluntad de encuentro. Destino: INBOX. Si tengo que prestar más atención, lo tengo que hacer yo, pero no hace falta que lo haga ya, puedo esperar a final de la jornada laboral para convertir en tarea este input.
NOW: La matriz de prevalencias
Tipología de las NOW
Las tareas (o las cancelaciones/retrasos de tareas) que se presentan sin previo aviso deben sujetarse a la misma consideración que las tareas programadas. Es decir, podrán ser tareas del ámbito personal (TP) o del laboral (TL). Y en cualquiera de los dos casos podremos destacar a unas pocas frente al resto (TC). Tiene menos sentido que destaquemos “por abajo” una tarea que se supone que es urgente e importante, lo que no quita para que pueda producirse alguna interrupción mientras realizamos una TR.
De confrontar las tareas que podamos estar ejecutando en un momento determinado (PDA) con las que nos aparezcan por sorpresa incorporando suficiente urgencia e importancia como para ser tenidas en cuenta (TNP-NOW), nos sale la siguiente matriz, que bautizamos con el nombre de MATRIZ DE PREVALENCIAS
Su importancia radica en el hecho de haber resuelto con antelación todos los dilemas. Las dicotomías entre hacer esto o aquello, que tanta energía consumen. El haberse contestado en frío a la pregunta ¿qué hago ahora? ¿cuál es la decisión correcta?
RANKING DE PRIORIDAD EN LAS TAREAS
En base a las relaciones que se establecen según la matriz de prevalencias, podemos generar un ranking de prioridades en las tareas como el que sigue a continuación
| RANKING | TAREA | PDA/TNP |
| 1º | TC (EME) | TNP |
| 2º | TC | PDA |
| 3º | TC (URG) | TNP |
| 4º | TL | PDA |
| 5º | TL (IMP) | TNP |
| 6º | TL (INT) | TNP |
| 7º | TP | PDA |
| 8º | TP (IMP) | TNP |
| 9º | TP (INT) | TNP |
| 10º | TR | PDA |
CASUÍSTICA PARTICULAR
Cuando decidimos "NO HACER" la TNP-NOW y se puede posponer
Puede darse el caso excepcional en el que concurran dos circunstancias:
- que la TNP-NOW no tenga preferencia sobre la PDA según la matriz de prevalencia
- y que, por el motivo que sea, se tenga un interés especial en llevar a cabo la TNP-NOW.
Tendremos entonces que tener en cuenta qué tipo de tareas de la PDA (Tarea Clave / Tarea Laboral / Tarea Personal / Tarea Relleno) quedan por delante para saber si alguna de ellas es susceptible de ser reemplazada por la TNP-NOW que pide paso.
Si fuera éste el caso y así lo consideráramos, en lugar de “NO HACER” la TNP-NOW, podríamos “POSPONER” su ejecución reemplazándola por una PDA de menor rango, que, en todo caso, quedaría como “tarea inacabada” para ser tratada en el CHECKING al final de la jornada laboral.
Ejemplo: ¿TL(IMP) vs TL?
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le revises la redacción del informe que acaba de redactar TL(IMP). ¿Qué haces? Según la MATRIZ DE PREVALENCIAS nos decantamos por TL y decidimos “NO HACER” la TL(IMP). Con asertividad, le explicas que tienes cosas que hacer y no puedes dedicarle la atención que merece.
No obstante, y aquí viene la discrecionalidad, como resulta que en tu PDA resulta que tenías una tarea de relleno (TR) próxima y te interesa quedar bien con este compañero de trabajo, tomas la opción de “POSPONER” su ejecución (en lugar de “NO HACER”)
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea clave programada TC(PDA)
¿TC(EME) vs TC?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás atendiendo una visita que tenías prevista con el cliente más importante del bufete TC(PDA) y, de repente, suena la alarma de incendios en la oficina TC(EME). ¿Qué haces? Recoges con rapidez y desalojáis la sala, esté en el punto que esté la visita. Ya tendréis ocasión de terminarla en otro momento.
Con tarea personal:
Estás acabando concienzudamente la presentación de un vídeo para proyectar en el cumpleaños de tu hijo ante toda la familia TC(PDA) y, de repente, recibes una llamada avisándote de que tu hijo ha sufrido un accidente en el colegio y va camino del hospital TC(EME). ¿Qué haces? El vídeo que para ti era algo súper importante hasta ese momento pasa a un segundo plano ante la noticia de que tu hijo está en situación de peligro.
¿TC(URG) vs TC?
TC
Con tarea laboral:
Estás atendiendo una visita crítica que habías programado con la finalidad de neutralizar un riesgo de fuga con el cliente más importante del bufete y evitar así la ruptura de relaciones con la empresa (TC). De repente, recibes un mensaje interno en el que se te informa de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho (URG) ¿Qué haces? La reunión con tu jefe, por muy urgente que sea, tendrá que esperar a que acabes la visita para la cual te has preparado. Ya tendrás tiempo de darle explicaciones al jefe, que seguramente lo comprenderá a la perfección y te lo agradecerá.
Con tarea personal:
Estás con otros padres en la parada del bus esperando para recoger a tu hijo, tal y como le has prometido esta mañana (TC) y, de repente, recibes una llamada de tu pareja diciéndote que está en la calle porque se ha dejado las llaves dentro de casa y que hasta que tú no vayas no puede entrar TC(URG). ¿Qué haces? Lo primero será cumplir tu promesa y recoger al niño. Tu pareja deberá esperar unos minutos.
¿TL(IMP) vs TC?
TC
Estás atendiendo una visita con el cliente más importante del bufete (TC) y, de repente, recibes un mensaje en el que se te informa de que tu jefe desea tratar contigo unos asuntos importantes TL(IMP) ¿Qué haces? Seguir con la visita y dejar la atención a los asuntos de tu jefe para otro momento más oportuno.
¿TL(INT) vs TC?
TC
Estás justo en medio de la reunión mensual de seguimiento de negocio (TC) y, de repente, te entra la llamada de un cliente TL(INT). ¿Qué haces? Respondes la llamada con un SMS que dice “te llamo luego” y te centras en los contenidos de la reunión.
¿TP(IMP) vs TC?
TC
Estás preparando una cena familiar en casa muy especial (TC) y, de repente, recibes la visita inesperada de un amigo que quiere invitarte a salir para tomar una copa con él TP(IMP). ¿Qué haces? Declinas amablemente la invitación de tu amigo y continúas con la preparación de la cena familiar.
¿TP(INT) vs TC?
TC
Estás manteniendo una reunión con la tutora de tu hijo para tratar de mejorar su rendimiento escolar (TC) y, de repente, se producen varias notificaciones de whatsapp en un grupo de amigos TP(INT). ¿Qué haces? Haces como que no has oído el whatsapp y te centras en lo que tienes que estar.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea laboral programada TL(PDA)
¿TC(EME) vs TL?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, empieza a encharcarse la oficina por la rotura de una cañería TC(EME). ¿Qué haces? Cesas tu actividad en ese momento y centras toda tu energía y todo tu talento en minimizar los daños que causa el agua y averiguar las causas del problema para solucionarlo rápidamente
Con tarea personal:
Estás tomando un tentempié en la cantina (TL) y, de repente, suena la alarma de incendios TC(EME). ¿Qué haces? Lo dejas todo y procedes a salir del edificio.
¿TC(URG) vs TL?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, se te presenta en el despacho un compañero avisándote de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho TC(URG). ¿Qué haces? Dejas la gestión del listado para más tarde y acudes a la llamada de tu jefe.
Con tarea personal:
Estás atendiendo en el mostrador a unos clientes (TL) y, de repente, entra alguien en la oficina avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG). ¿Qué haces? Te disculpas ante los clientes y sales disparado a la calle para intentar evitar la sanción.
¿TL(IMP) vs TL?
TL
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le revises la redacción del informe que acaba de redactar TL(IMP). ¿Qué haces? Con asertividad, le explicas que tienes cosas que hacer y no puedes dedicarle la atención que merece.
¿TL(INT) vs TL?
TL
Estás atendiendo al representante de un proveedor en tu despacho (TL) y, de pronto, un compañero te dice si tienes un minuto para él TL(INT). ¿Qué haces? Le pides amablemente que espere a que acabes de atender al representante para luego prestarle toda la atención durante un minuto.
¿TP(IMP) vs TL?
TL
Estás cumplimentando un formulario complejo para tramitar una incidencia que te trae de cabeza (TL) y, de repente, recibes la llamada de un amigo que está pasando cerca de tus oficinas y se le ha ocurrido que podría verte por lo que te llama para que bajes a tomar café con él TP(IMP). ¿Qué haces? Lamentas no poder bajar en estos momentos y le emplazas a una próxima vez para dedicarte a lo que estás haciendo y quitarte la preocupación de la cabeza
¿TP(INT) vs TL?
TL
Estás depurando los datos de los clientes que aparecen en un listado para llevar a cabo una acción comercial (TL) y, de repente, escuchas la notificación de entrada de un nuevo whatsapp TP(INT). ¿Qué haces? Te centras en el trabajo e ignoras la notificación. Es más, silencias las notificaciones en el móvil para que no se vuelvan a producir más interrupciones.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea personal programada TP(PDA)
¿TC(EME) vs TP?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás haciendo la compra en el supermercado (TP) y, de repente, te llaman desde la oficina para pedirte que vayas a desbloquear la caja fuerte porque es totalmente imprescindible y tú eres el único que se sabe la combinación TC(EME). ¿Qué haces? Cesas tu actividad en ese momento y te centras en el problema para solucionarlo rápidamente
Con tarea personal:
Estás realizando tu sesión diaria de ejercicio físico (TE) y, de repente, suena la alarma de incendios en el gimnasio (EME). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estabas haciendo y te sales del gimnasio inmediatamente.
¿TC(URG) vs TP?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás haciendo la compra en el supermercado (TP) y, de repente, recibes una llamada avisándote de que tu jefe te está intentando localizar porque quiere tratar unos asuntos urgentes contigo TC(URG). ¿Qué haces? Automáticamente, haces un receso y le llamas para ver qué es lo que quiere.
Con tarea personal:
Estás realizando tu sesión diaria de ejercicio físico (TP) y, de repente, entra alguien en el gimnasio avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG). ¿Qué haces? Dejas de hacer ejercicio y sales a la calle a ver si puedes evitar la sanción.
¿TL(IMP) vs TP?
TL(IMPREVISTO)
Estás ordenando la ropa lavada y planchada en los armarios del vestidor de tu casa (TP) y, de repente, te llama un cliente para que le averigües unos asuntos TL(IMP). ¿Qué haces? Dejas por un momento lo que estás haciendo y te centras en atender la llamada.
¿TL(INT) vs TP?
TL(INTERRUPCIÓN)
Estás dando un paseo por la ciudad (TP) y, de repente, por sorpresa, te sale al encuentro un compañero de trabajo que aprovecha para comentarte un asunto TL(INT). ¿Qué haces? Pues por cortesía te detienes y le atiendes un momento.
¿TP(IMP) vs TP?
TP
Estás entrando en la comisaría de policía para renovar tu pasaporte con cita previa (TP) y, de repente, te encuentras con un amigo que te invita a tomar algo TP(IMP). ¿Qué haces? Declinas amablemente la invitación porque tienes un asunto personal que atender y ahora no puedes estar con él.
¿TP(INT) vs TP?
TP
Estás en plena revisión diaria de actividades (TP) y, de repente, suena la notificación de que un conocido ha compartido una foto en Facebook TP(INT). ¿Qué haces? Sigues a lo tuyo y dejas para otro momento la consulta de la foto colgada en la red.
Cuando las distintas TNP-NOW chocan contra una tarea de relleno programada TR(PDA)
¿TC(EME) vs TR?
TC(EMERGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás mirando los horarios de tren disponibles para un viaje laboral que tienes que hacer próximamente (TR) y, de repente, se derrama la botella de agua sobre la mesa del ordenador TC(EME). ¿Qué haces? Lo dejas todo y te ocupas de minimizar los daños ocasionados por el agua.
Con tarea personal:
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, suena la alarma y empiezas a oler a quemado TC(EME). ¿Qué haces? Salir pitando.
¿TC(URG) vs TR?
TC(URGENCIA)
Con tarea laboral:
Estás mirando los horarios de tren disponibles para un viaje laboral que tienes que hacer próximamente (TR) y, de repente, recibes un mensaje en el que se te informa de que tu jefe convoca a todos los empleados a una reunión urgente en su despacho TC(URG). ¿Qué haces? Dejas lo de los trenes para otro momento y acudes a la llamada de la dirección.
Con tarea personal:
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, entra alguien en la oficina avisando de que la grúa está multando a los coches aparcados en la calle donde lo tienes tú TC(URG).¿Qué haces? Lo dejas todo y te vas pitando a ver si aún llegas a tiempo para evitar la multa.
¿TL(IMP) vs TR?
TL(IMPREVISTO)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, recibes una llamada de un compañero de trabajo pidiéndote por favor que le ayudes en un problema que tiene (IMP). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estás haciendo y le echas un cable al compañero.
¿TL(INT) vs TR?
TL(INTERRUPCIÓN)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, escuchas la notificación de entrada de un nuevo correo de Recursos Humanos TL(INT). ¿Qué haces? Lees el correo y dejas de consultar la cartelera.
¿TP(IMP) vs TR?
TP(IMPREVISTO)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, recibes una llamada de un amigo pidiéndote por favor que le ayudes en un problema que tiene TP(IMP). ¿Qué haces? Dejas de hacer lo que estás haciendo y le echas un cable a tu amigo.
¿TP(INT) vs TR?
TP(INTERRUPCIÓN)
Estás consultando la cartelera de cines para decidir qué película ir a ver este fin de semana (TR) y, de repente, escuchas la notificación de un whatsapp de tu pareja TP(INT). ¿Qué haces? Lees el mensaje y dejas de consultar la cartelera.
CAPACIDAD DE IMPROVISACIÓN
La realidad de nuestro día a día viene cargada de nuevos inputs. En muchas ocasiones, éstos colisionan con compromisos que han sido previamente asumidos, y para los cuales ya teníamos reservado un tiempo. Ser capaz de reaccionar de inmediato y reasignar huecos en la agenda a medida que se van produciendo cambios, sin que se resienta la productividad, no es tarea fácil. A base de coger más y más práctica en el circuito, llegaremos a interiorizar la dinámica del WORKFLOW y sistematizaremos la secuencia que aquí se expone, lo cual nos permitirá estar más capacitados para improvisar.
DEFINICIÓN
“Improvisa el que puede, no el que quiere”
Para entender qué es la capacidad de improvisación nos viene bien partir desde la definición del término “Improvisar“. Según la RAE lo define como “Hacer algo de pronto, sin estudio ni preparación“. Quizá esta manera de expresar las cosas pudiera dar a entender que improvisar equivale a hacer las cosas sin orden ni concierto, de un modo atropellado.
Sin embargo, para poder improvisar tienes que manejarte con soltura en una serie de habilidades y estar bien adiestrado con mucha práctica para ejecutarlas. Las más relevantes serían:
- Escucha: destreza para captar el momento con atención plena e interpretarlo rápidamente y así poder ofrecer una respuesta inmediata.
- Intuición: Habilidad para percibir algo de manera clara, sin que intervenga el pensamiento racional.
- Aceptación: Actitud de asunción de la realidad tal y como se nos presenta, sin emplearnos en juicios de valor.
- Imaginación: Capacidad para establecer nexos entre diferentes conceptos y, a partir de ahí, crear nuevos significados.
- Espontaneidad: Autenticidad en la reacción ante estímulos externos.
CONCLUSIÓN
Así pues, es lógico entender que la capacidad de improvisación no está al alcance de todos. Está reservada a personas con un alto grado de preparación y profesionalidad en la materia. Basta situarnos mentalmente en un club de jazz. La música en directo con la que podemos deleitarnos, en muchos casos va a ser fruto de la improvisación. Pero no nace de la nada.
En primer lugar, el nivel de los profesionales que la ejecutan es muy alto. En segundo término, las técnicas que utilizan para improvisar se sujetan a patrones muy claros, previamente establecidos, que se repiten una y otra vez. Y por último, los ensayos previos necesarios para llegar a interiorizar los esquemas de escalas, arpegios, giros armónicos, riffs, etc… son infinitos.
Esta disciplina no es exclusiva del género musical. Existen verdaderos maestros del arte de la improvisación en el teatro, en la danza, en la poesía, en el mundo del rap, entre los profesionales de la oratoria, etc…
En cualquier caso, y a pesar de lo que pueda parecer, quienes disponen de capacidad de improvisación y se desenvuelven en su género con total libertad, no lo hacen como dice la RAE, sin estudio ni preparación: están respaldados por su gran maestría y una intensidad de entrenamiento muy alta.
CAPACIDAD DE IMPROVISACIÓN vs SISTEMATIZAR TOMA DE DECISIONES
Aquellos que sean capaces de hacerlo sobre la marcha con un resultado efectivo estarán demostrando que tienen capacidad de improvisación. No obstante, está claro que esto estará reservado, en exclusiva, a personas con mucha experiencia y preparación.
Para el resto de mortales, que somos la gran mayoría, existe un recurso menos exigente y más seguro, que es la SISTEMATIZACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES. Recordemos que éste era uno de los elementos a través de los cuales definíamos la variable MÉTODO (perteneciente al bloque interno y categorizada como diferencial). Además, utilizado como es debido, nos garantiza resultados, que es lo que al final se pretende.
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